RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 012 DE 2021

 

(Marzo 25)

 

Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores de corporaciones, asociaciones, fundaciones, instituciones de utilidad común y demás entidades privadas sin ánimo de lucro que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

De: Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

Asunto: Instrucciones para el reporte de la información jurídica, financiera y contable de las vigencias 2019 y 2020 a las entidades distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá, D.C.

 

Radicado: 2-2021-4830

 

La Secretaría Jurídica Distrital en coordinación con las secretarías distritales de la Alcaldía Mayor de Bogotá que ejercen la función de inspección, vigilancia y control de entidades sin ánimo de lucro, en adelante ESAL, domiciliadas en Bogotá D.C, de conformidad con lo establecido en el numeral 16 del artículo 5º del Decreto Distrital 323 de 2016, imparte lineamientos y establece las fechas para la presentación de información jurídica y financiera de las vigencias 2019 y 2020, teniendo en cuenta, lo dispuesto en los artículos 10, 12 y 15 de la Ley 1314 de 2009^[1] y con fundamento en las facultades establecidas en el Decreto Nacional 1318 de 1988, así como en los Decretos Distritales 848 de 2019 y 323 de 2016.

 

1. Responsabilidades de la ESAL.

 

De conformidad con la normativa contable vigente, la ESAL es la responsable de la preparación de los estados financieros, presentación de reportes de información financiera que le sea aplicable, así como de establecer las medidas internas de control necesarias para que los estados financieros estén libres de incorreciones materiales. Todo lo anterior, en concordancia con lo estipulado en los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995.

 

Por lo anterior, las entidades sin ánimo de lucro con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, D.C., deberán presentar la información jurídica, financiera y contable de las vigencias establecidas en la presente circular, ante el respectivo ente de inspección, vigilancia y control, independientemente del régimen tributario al que pertenezcan, de conformidad con lo estipulado en el inciso tercero del artículo 364-3 del Estatuto Tributario^[2].

 

A su vez, de conformidad con lo establecido en los artículos 181 y 422 del Código de Comercio las entidades sin ánimo de lucro deberán llevar a cabo por lo menos una vez al año asamblea general ordinaria para aprobar o improbar los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de destinación de excedentes de la vigencia anterior.

 

Las asambleas o juntas de socios ordinarias de las que trata el artículo 422 del código de comercio, correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 y 2020 que aún se encuentren pendientes de realizar, se deberán llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto Nacional 176 de 2021.

 

2. Responsabilidad de los revisores fiscales.

 

De conformidad con la aplicación extensiva señalada en el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009, la obligatoriedad del revisor fiscal para este tipo de entidades, se encuentra establecida ante la existencia de alguna de las siguientes condiciones:

 

- Cuando dicho cargo se estipule en los estatutos acorde a lo establecido en el numeral 3º del artículo 203 del Código de Comercio.

 

- Cuando los: “(…) activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos (…)”, tal como se enuncia en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990.

 

Cuando la entidad se encuentre en alguno de los dos supuestos antes mencionados, requerirá de revisor fiscal, quien será responsable de realizar una labor de seguimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales, de los marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales^[3], en relación con el dictamen de los estados financieros.

 

Para realizar esta labor, el revisor fiscal debe ser idóneo, conocer la normativa vigente y comprender su debida aplicación por parte de los preparadores de información.

 

3. Reporte de información a la respectiva entidad de inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., conforme al marco normativo contable del Decreto Reglamentario 2420 de 2015 y sus modificatorios.

 

3.1. Reporte de información.

 

El reporte de información se hará directamente ante la secretaría distrital que ejerce la función de inspección, vigilancia y control, de conformidad con las competencias establecidas en los artículos 24 al 28 del Decreto Distrital 848 de 2019^[4].

 

3.1.1. Posterior a su registro.

 

Las ESAL domiciliadas en el Distrito Capital y que estén vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., que tengan la obligación de registrarse ante la Cámara de Comercio de Bogotá y que no estén reguladas por norma especial para su registro, deberán aportar al ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, de conformidad con lo establecido entre otras disposiciones, en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 15 de la ley 1314 de 2009, el artículo 2 del Decreto 1318 de 1988 y el parágrafo del artículo 2.2.2.40.1.12 del Decreto 1074 de 2015, los siguientes documentos:

 

1. Acta de constitución y estatutos.

 

2. Balance de Apertura, firmado por Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal (Si lo hay) - acorde con los aportes reportados en el momento de su registro.

 

3. Copia de la tarjeta profesional y del certificado de antecedentes disciplinarios, vigente, expedido por la Junta Central de Contadores del contador y revisor fiscal.

 

4. Proyecto de presupuesto.

 

5. Informe del grupo de las normas internacionales de Información financiera - NIIF, al cual se acoge la entidad.

 

6. Copia del certificado de registro de libros de actas expedido por el órgano de registro de acuerdo con lo establecido en el art. 175 del Decreto Ley 019 de 2012.

 

3.1.2. De fin de ejercicio. 

 

De conformidad con los artículos 34, 36 y 37 de la Ley 222 de 1995 las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar ante el organismo distrital que ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control, la siguiente información:

 

i) Estados financieros de propósito general:

 

a) Estado de situación financiera o balance general comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay.

 

b) Estado de resultados integral o estado de resultados complementado con otro denominado "Otros resultados integrales”, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay.

 

c) Estado de cambios en el patrimonio o estado de cambios en el activo neto, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay.  Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

 

d) Estado de flujo de efectivo, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.

 

e) Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normativa contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.

 

f) Certificación de estados financieros que deberá contener el nombre, firma del representante legal y contador, así como el número de tarjeta profesional de este último.

 

g) Dictamen del revisor fiscal (si lo hay), acorde con el contenido establecido en el artículo 208 del Código de Comercio, el artículo 38 de la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables.

 

ii) Copia del acta del máximo órgano de la entidad, firmado por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación o improbación de los estados financieros, del informe de gestión y del proyecto de destinación de los excedentes, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y artículos 46 y 47 de la Ley 222 de 1995, la cual debe ser tomada del libro de actas registrado ante la entidad competente.

 

iii) Informe de gestión que corresponda al aprobado por el máximo órgano de administración, en los términos del artículo 47 de la ley 222 de 1995.

 

iv) Certificado de registro de libros para las entidades que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá conforme a lo establecido en el artículo 175 del Decreto - Ley 019 de 2012.

 

v) Informe detallado de ejecución del proyecto de excedentes de la vigencia anterior, el cual debe ser acorde con lo aprobado por el máximo órgano de dirección, suscrita por representante legal y contador.

 

vi) Copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores, para los contadores y revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros presentados.

 

vii) Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo 2.3.4.11, Decreto Nacional 1075 de 2015 (únicamente para las Asociaciones de Padres de Familia).

 

viii) En caso de haber realizado reformas estatutarias, deberá aportar copia del acta que aprueba la modificación y copia íntegra y vigente de los estatutos donde haya incorporado las modificaciones realizadas, de conformidad con el parágrafo del Artículo 2.2.2.40.1.12 del Decreto 1074 de 2015.

 

Lo anterior sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuida a la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., bajo la cual podrá, en cualquier tiempo, requerir la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre el particular (artículo 23, del Decreto 848 de 2019).

 

Las ESAL exceptuadas de registro en la cámara de comercio de Bogotá deberán remitir a la respectiva secretaría que ejerza la función de inspección vigilancia y control la copia del medio de convocatoria de la reunión del máximo órgano directivo a que hacen referencia los numerales ii y viii de la presente circular y copia completa de Registro Único Tributario. (con fecha de impresión no mayor a 30 días al día de radicación)

 

3.1.3. De disolución o liquidación.

 

Los documentos a presentar ante los entes de control serán los indicados por el artículo 23 y 34 del Decreto Distrital 848 de 2019 a saber:

 

1. Copia del acta por medio de la cual se aprueba el nombramiento del liquidador.

 

2. Estado de la situación financiera y estado de resultados integral, con estado complementario a la fecha de disolución, firmados por el liquidador, revisor fiscal (si lo hay) y contador, así como el documento en que conste el trabajo de liquidación de la entidad, con firma del liquidador y revisor fiscal (si aplica) o por el contador público. Este documento deberá ser aprobado por el órgano al que estatutariamente corresponda acordar la disolución, según acta, suscrita por presidente y secretario de la reunión. 

 

3. Constancia de publicación de tres (3) avisos en un periódico de amplia circulación, informando la disolución y estado de liquidación de la entidad, instando a los acreedores para hacer valer sus derechos.

 

4. Certificación expedida por la ESAL que recibe el remanente de los bienes de la entidad que se liquida, acerca de la efectividad y cuantía de la donación (si la hay).

 

Los estados financieros presentados de liquidación o disolución, deben considerar lo estipulado en el decreto 2101 de 2016, en relación con el cumplimiento del marco técnico normativo de información financiera, para entidades que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha.

 

La entrega de esta información es responsabilidad del liquidador, en desarrollo de sus obligaciones estipuladas en el Artículo 255 del Código de Comercio.

 

Las ESAL exceptuadas de registro en la cámara de comercio de Bogotá deberán remitir a la respectiva secretaría que ejerza la función de inspección vigilancia y control prueba del medio utilizado para la convocatoria de la asamblea o junta de socios en la cual se aprueba la cuenta final de liquidación.

 

3.2. Fechas para la entrega de la Información jurídica, financiera y contable de 2019 y 2020.

 

La información jurídica, financiera y contable con corte a 31 de diciembre de las vigencias 2019 y 2020 deberá ser presentada ante el ente de inspección, vigilancia y control el primer día hábil del mes de mayo de 2021 de conformidad con las facultades establecida en el Decreto Nacional 1318 de 1988, el artículo 422 del Código de Comercio y el artículo 1 del Decreto Nacional 176 de 2021.

 

Las ESAL sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Secretaria Jurídica Distrital presentaran la información de acuerdo con el siguiente cronograma, teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT sin incluir el número de verificación:

 

 

Sin perjuicio de lo anterior, aquellas entidades sin ánimo de lucro que se dediquen a las actividades descritas en la Ley 66 de 1968 y Decreto Nacional 2391 de 1989 y que estén sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Secretaría Distrital del Hábitat, deberán presentar la información financiera con corte 31 de diciembre a más tardar el primer día hábil del mes de mayo de 2021, en los términos previstos en la Resolución 1513 de 2015, ante dicha Secretaría. 

 

En caso de presentar información física, la documentación deberá cumplir los siguientes requisitos:

 

1. Foliación a lápiz parte superior derecha.

 

2. No debe presentar ganchos legajadores.

 

3. Documentos sin argollar.

 

En caso de hacer entrega de documentación por canales virtuales deberá adjuntar soportes en formato PDF, sin ninguna restricción, clave o contraseña que impidan su visualización, esta deberá hacerse únicamente a la entidad que ejerce las funciones de inspección, vigilancia y control, utilizando los canales dispuestos por cada entidad.

 

4. Otras disposiciones.

 

La información requerida en esta circular y las demás directrices emanadas por la Secretaría Jurídica Distrital no le son aplicables a las personas jurídicas sujetas al régimen de propiedad horizontal, reguladas por la Ley 675 de 2001.

 

Se reitera que las orientaciones dadas en esta circular, son de carácter informativo y no eximen a las entidades sujetas a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y a los entes de inspección, vigilancia y control distritales, de consultar la normativa vigente y atender de manera oportuna los requerimientos legales establecidos en la Ley 1314 de 2009 y los decretos reglamentarios expedidos sobre la materia.

 

Para efecto de publicidad, la presente circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ- y en la página web www.secretariajuridica.gov.co.

 

Cordialmente,

 

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

Proyectó: Carolina Medina Murillo - Profesional Universitario

                  Luz Dary Merchán Lara - Profesional Especializado

                  Oscar Alfonso Pineda - Contratista    

Revisó:     Rubén Darío Gallego González - Profesional especializado

Aprobó:    María Paula Marulanda Torres - Directora Distrital de Inspección Vigilancia y Control

                  Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico Distrital

 

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