RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 004 DE 2021

(Abril 06)

PARA: SUBSECRETARIOS(AS) JURÍDICOS(AS), DIRECTORES(AS) JURÍDICOS(AS), JEFES(AS) DE OFICINAS JURÍDICAS DE ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL SECTOR CENTRAL Y DESCENTRALIZADO.

DE: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL DECRETO DISTRITAL 69 DE 2021 Y DEL SISTEMA LEGALBOG

Radicado: 2-2021-5797

La Secretaría Jurídica Distrital, en atención a las funciones específicas otorgadas por el Decreto Distrital 323 de 2016, entre las cuales se encuentra revisar y evaluar la legalidad, pertinencia, coherencia y conveniencia de los decretos, resoluciones, directivas, circulares y en general todos los actos administrativos que deban ser suscritos por la alcaldesa mayor de Bogotá D.C., así como procurar el desarrollo, mantenimiento e implementación de los sistemas de información jurídica y con el fin de dar cumplimiento a la meta 429 del propósito 5 del Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas del distrito capital 2020-2024, consistente en incrementar en un 30% la participación ciudadana en la formulación de observaciones frente a los proyectos de actos administrativos distritales procede, de conformidad a lo definido en el Decreto Distrital No. 69 de 2021[1], a establecer los siguientes lineamientos para su implementación:

1. PORTAL ÚNICO DE PUBLICACIÓN DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS - LEGALBOG.

En desarrollo de la gerencia jurídica pública, la Secretaría Jurídica Distrital instauró el sistema integrado de información jurídica - LegalBog, que incluye una mejora y aumento de las funcionalidades tecnológicas de las que se disponía previamente, entre las cuales se encuentra el apoyo a la revisión de legalidad de proyectos de actos administrativos, que permitan atender las necesidades jurídicas de las entidades distritales y partes interesadas.

Por ello, es preciso recalcar que todos los actos administrativos de carácter regulatorio deberán publicarse a través de la plataforma LegalBog con el fin de que los ciudadanos o grupos de interés participen en el proceso de producción normativa a través de opiniones, observaciones, sugerencias o propuestas alternativas. Lo anterior, no exime a la entidad de adelantar las actuaciones relacionadas con el deber de información al público de conformidad con lo establecido en el numeral 8 del artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, de tal forma que se siga invitando a la ciudadanía a participar en la formulación de observaciones y sugerencias a los actos administrativos, a través de sus páginas institucionales, con el redireccionamiento a la plataforma LegalBog.

En el mismo sentido se precisa que, teniendo en cuenta la obligación de las entidades distritales de dar cumplimiento a lo establecido en el Anexo 2 de la Resolución 1519 de 2020[2] del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, específicamente en lo que se refiere al numeral 2.3[3] “Proyectos de normas para comentarios” contenido a su vez en el numeral 2.4.2 “Menú de Transparencia y acceso a la información pública”, y con el fin de armonizar el cumplimiento de las disposiciones esta información deberá redireccionar a plataforma única de publicación LegalBog.

A efectos de difundir el funcionamiento del sistema, la Secretaría Jurídica Distrital adelantará un proceso de invitación a la conformación de mesas de trabajo y ejecutará las demás herramientas de gestión de conocimiento que considere pertinentes, dentro de las cuales se encuentra el módulo de publicación de actos administrativos a que hace referencia la presente circular.

a) Creación de usuarios:

Cada entidad deberá solicitar a la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación de la presente directiva, a través del correo electrónico corespondencia@secretariajuridica.gov.co con copia al correo electrónico dsandoval@secretariajuridica.gov.co, la creación del usuario y contraseña para poder contar con el acceso al módulo de publicación de actos administrativos, remitiendo para el efecto los siguientes datos:

- Entidad solicitante

- Nombre completo del responsable

- No. de identificación

- Correo electrónico

- Dependencia

- Cargo

- Teléfono

De igual forma, con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014[4], solicitamos a funcionarios y contratistas diligenciar el formato "compromiso de confidencialidad de información", anexo a la presente directiva.

La responsabilidad por el uso del módulo quedará en cabeza del subsecretario, director y/o jefe de oficina jurídica de cada una de las entidades solicitantes cabezas de sector, y a través de las cuales se dará uso exclusivo del módulo de publicación de actos administrativos, el cual será obligatorio a partir del momento en que le sea asignado usuario y contraseña. Por lo anterior, para el caso de la publicación de los actos administrativos de iniciativa de las entidades descentralizadas, deberán ser tramitados de forma exclusiva y coordinada a través de su respectiva cabeza de sector. En ese sentido, dichas entidades no requerirán solicitar usuario para el uso del módulo.

b) Capacitaciones y cursos para el uso de la plataforma de publicación de actos administrativos.

La Secretaría Jurídica Distrital, ha dispuesto una capacitación online para todos aquellos que realizarán la administración y uso del módulo de publicación de actos administrativos. La misma se encuentra en la ruta URL legalbog.secretariajuridica.gov.co dispuesta para los cursos, el cual está compuesto por tres (3) videos instructivos. Por tal razón, se hace necesario que todos y cada de uno de los responsables en la gestión del mismo, realicen a satisfacción el curso dispuesto para su manejo, diligenciando al final del curso, la evaluación de contenido que se encuentra al final del mismo.

En todo caso, se ha dispuesto el correo soportelegalbog@secretariajuridica.gov.co, con el fin de atender dudas e inquietudes frente al uso de la plataforma.

c) De las consultas y audiencias públicas convenientes:

Cuando en razón al impacto de la temática, o incidencia de la participación ciudadana, la entidad promotora del proyecto considere conveniente la realización de consultas y/o audiencias públicas, tales iniciativas deberán estar debidamente sustentadas guardando la evidencia para ello, y anexándola como soporte a la participación ciudadana. En todo caso, previa realización de una audiencia pública, la misma deberá contar con los protocolos necesarios de bioseguridad, y no exceder el aforo máximo permitido en el marco de la emergencia sanitaria declarada como consecuencia por el Covid-19. De la audiencia deberá dejarse acta escrita, en la cual se resuman las observaciones presentadas, la respuesta brindada de manera inmediata en la que se indique: procede ajuste (Si/ No /Parcialmente), o la fijación del compromiso para la emisión de la respectiva respuesta al observante.

2. IMPLEMENTACIÓN MÓDULO DE DOCTRINA - LEGALBOG.

Con la entrada en funcionamiento del sistema LegalBog, también fue dispuesta la creación e implementación del módulo denominado “Doctrina”, a través del cual se gestionará la radicación de los trámites de revisión de legalidad de los actos administrativos a suscribir por parte de la alcaldesa mayor, pronunciamiento a proyectos de acuerdo, conceptos jurídicos, derechos de petición y todo trámite que corresponda a las competencias establecidas para la Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, conforme al artículo 11 del Decreto Distrital 323 de 2016, debiéndose allegar por los usuarios la documentación que contenga los requisitos mínimos de cada trámite, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 088 de 2018[5] expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

Por lo anterior, los usuarios habilitados en la gestión del módulo de actos administrativos, también dispondrán del acceso al módulo de “Doctrina” con el cual podrán gestionar la elaboración (según aplique) y la revisión de los trámites mencionados, quedando la responsabilidad a cargo del subsecretario, director y/o jefe de oficina jurídica de cada una de las entidades solicitantes, el seguimiento y oportunidad en la presentación de los trámites. Teniendo en cuenta que, para el presente caso, se trata de un módulo distinto al de actos administrativos, las entidades descentralizadas, con el fin de hacer gestión de radicación podrán solicitar usuario radicador, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la publicación de la presente directiva, remitiendo para el efecto los siguientes datos:

- Entidad solicitante

- Nombre completo del responsable

- No. de identificación

- Correo electrónico

- Dependencia

- Cargo

- Teléfono

Lo anterior, indicando de manera precisa que se trata de usuario radicador para la gestión del módulo de “Doctrina”. Una vez sea asignado usuario y contraseña la gestión de los trámites deberá efectuarse a través de dicho modulo.

3. CONSIDERACIONES GENERALES.

a) De las respuestas a las observaciones formuladas a través de LEGALBOG. 

Cada entidad a cargo de la publicación de un proyecto de acto administrativo de tipo regulatorio, deberá garantizar a todos y cada uno de los ciudadanos observantes en el proceso de participación ciudadana la respuesta integra, en la cual se exprese de manera clara si acepta o no la observación propuesta, o si se acepta de manera parcial. Todas las respuestas deberán ser justificadas para las opciones establecidas y deberán ser contabilizadas y clasificadas bajo este criterio.

Por lo anterior, se recomienda, previo análisis del contenido de la observación, que al momento de incorporar la respuesta en el comentario realizado por el observante, se adopte la siguiente estructura para su contestación:

1. Procede ajuste (Si/ No /Parcialmente)

2. Justificación

3. Conclusión

Para el caso de que las observaciones se hayan realizado mediante audiencia pública, se deberá dar cumplimiento a lo precisado en el acápite “De las consultas y audiencias públicas convenientes” del presente documento.

b) Diligenciamiento de ficha de diagnóstico y de la matriz de observaciones y respuestas a los proyectos:

Cada entidad, conforme al artículo séptimo del Decreto Distrital 69 de 2021, deberá diligenciar y allegar la ficha de diagnóstico y la matriz de observaciones y respuestas correspondiente a los proyectos de actos administrativos de los que se pretenda surtir el proceso de revisión de legalidad para su posterior firma por parte de la alcaldesa mayor. Para el efecto, la ficha de diagnóstico deberá ser allegada con un mínimo de tres (3) días hábiles de anticipación a la publicación del acto administrativo en la plataforma LegalBog. De igual forma, una vez finalice el periodo de publicación, cada entidad deberá remitir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización del término, la matriz de observaciones y respuestas, a fin de contar con la información en el término dentro del cual se vaya a reportar para el cumplimiento de la meta. En este orden, una vez se encuentre implementado el sistema, se derogará la Circular SJD 025 de 2020.

Se anexa el formato de ficha de diagnóstico y matriz de observaciones y respuestas para su conocimiento.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

NOTA: Ver Anexos.

Anexos: Formato "compromiso de confidencialidad de información" en dos (2) folios.

Ficha de diagnóstico y matriz de observaciones y respuestas en dos (2) folios.

Proyectó: Raisa Stella Guzmán Lázaro - Contratista, Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos.  

Revisó: Cristhian Felipe Yarce Barragán - Subsecretaría Jurídica Distrital.  

Revisó: Paula Johanna Ruiz Quintana - Directora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos.

Revisó: Francisco Javier Pulido Fajardo - Jefe Oficina de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones.

Aprobó: Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico.