RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR CONJUNTA 008 DE 2021

(Mayo 06)

Modificada por la Circular Conjunta 007 de 2022, en cuanto modifica la URL de acceso. 

La nueva URL es https://inventariobogota.sdp.gov.co (Abrir enlace en una pestaña nueva)

PARA: Secretarios (as) de Despacho, Directores (as) de Departamento, Directores (as) y Gerentes de Establecimientos Públicos, Unidades Administrativas, Empresas Industriales y Comerciales del Estado, Empresas Oficiales y Mixtas de Servicios Públicos Domiciliarios, Sociedades de Economía Mixta, Alcaldías Locales y Entes Universitarios Autónomos y Distritales, Empresas Sociales del Estado y Órganos de Control.

DE: Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y Secretaría Distrital de Planeación.

ASUNTO: Lineamientos del Funcionamiento y Coordinación del Portal www.inventariobogota.gov.co

La administración Distrital a través del Decreto Distrital 396 de 2010[1] adoptó medidas para optimizar los recursos del Distrito Capital destinados a la elaboración y divulgación de estudios, información, estadísticas, modelos e indicadores y unificar los criterios sobre su manejo, protección, intercambio y acceso; y estableció que la Comisión Intersectorial de Estudios Económicos y de Información y Estadísticas del Distrito Capital CIEEIE, a través de la Secretaría Técnica y de la Unidad Técnica de Apoyo, realizará un inventario de los estudios elaborados o contratados por los diferentes organismos y entidades distritales, a partir de la información suministrada por los mismos.

Durante el año 2019 la Secretaria Distrital de Planeación con el apoyo de la Alta Consejería Distrital TIC y la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico redefinió el portal www.inventariobogota.gov.co y generó un instrumento de recolección de la información de los estudios producidos por el Distrito Capital tras definir los atributos a capturar, y estableció una estrategia para obtener la información por parte de la entidades del Distrito. El objetivo de ese portal es brindar a los usuarios y a la ciudadanía información actualizada de los estudios realizados en el Distrito; y dado que es un inventario y no un repositorio, es un enlace de consulta para acceder a los estudios que deben ser publicados en la página web de la respectiva entidad productora.

La primera fase de rendición del portal desarrollada en 2019 incluyó a la Red de Observatorios Distritales (ROD), tras identificarlos como principales generadores de estudios en las entidades a las que pertenecen, por ello a través de la Coordinación de la ROD se socializó a los equipos técnicos de cada observatorio el portal www.inventariobogota.gov.co, su importancia estratégica para el Distrito y el instrumento de recolección de la información, de tal manera que contando con el apoyo de la Red de observatorios Distritales en diciembre de 2019 se presentaron los resultados del avance de esta primera fase de redefinición del portal en la sesión de CIEEIE, la cual incluyó una nueva imagen institucional y cambios en la forma de realizar consultas. Para diciembre de 2020 el portal contenía información de 1.131 estudios elaborados y publicados por entidades distritales.

El Plan de trabajo de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Secretaría Distrital de Planeación respecto al portal www.inventariobogota.gov.co para la vigencia 2021 incluye continuar con la actualización de la información de los estudios adelantados por los Observatorios Distritales y las entidades del Distrito.

Por su parte, el artículo 6 del Decreto Distrital 189 de 2020[2], estableció que las entidades distritales deben asegurar los archivos de información de los estudios, asesorías, consultorías, investigaciones que se realicen directamente por la administración o sean contratados, a través de su inclusión en el registro distrital de publicaciones técnicas y señaló que los que reposen en el actual “Inventario Bogotá” administrado por la Secretaria Distrital de Planeación, se articularan al Registro Distrital de Publicaciones Técnicas en coordinación con la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

De acuerdo con lo antes expuesto y conforme a lo previsto en la normatividad vigente, se imparten los siguientes lineamientos:

1. Las Direcciones o las oficinas asesoras de Planeación según corresponda, identificarán las direcciones o equipos técnicos que al interior de las entidades generen estudios, asesorías, consultorías e investigaciones.

2. Las direcciones o las oficinas asesoras de Planeación entregarán a los directores o líderes de los equipos técnicos identificados, el instrumento de recolección de información que se anexa a esta circular, el cual incluye un instructivo.

3. Los directores o líderes de los equipos técnicos identificados como productores de estudios, asesorías, consultorías e investigaciones coordinaran el diligenciamiento del instrumento de recolección de información anexo a esta Circular. Este debe ser diligenciado con la información de los estudios publicados y los informes finales y aprobados de asesorías, consultorías e investigaciones desarrolladas en la entidad en los últimos 5 años, con el fin de actualizar la información del portal www.inventariobogota.gov.co.

4. Las direcciones o las oficinas asesoras de Planeación, designarán una persona que será el enlace de la entidad con el portal www.inventariobogota.gov.co. El perfil de este enlace preferiblemente debe ser Bibliotecólogo y/o Archivista o la persona encargada de la gestión documental de la entidad. Las direcciones o las oficinas asesoras de Planeación informarán el nombre, cargo y el correo de contacto de la persona designada vía oficio dirigido a la Subsecretaría de Información y Estudios Estratégicos de la Secretaría Distrital de Planeación, el cual se debe remitir antes del 12 de mayo de 2021 y enviar copia al correo inventariobogota@sdp.gov.co.

5. La persona designada como enlace será la encargada de la consolidación de la información reportada por los equipos técnicos identificados en el numeral 1 en el instrumento de recolección y será convocada a una capacitación general sobre el portal www.inventariobogota.gov.co.

6. El Director o Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de cada entidad, enviará oficio a la Subsecretaría de Información y Estudios estratégicos de la Secretaría Distrital de Planeación con copia al correo inventariobogota@sdp.gov.co. Informando el total de estudios que fueron registrados en el instrumento de recolección por la entidad para realizar la verificación de éstos y tener certeza de la completitud del archivo, anexando el archivo del instrumento de recolección de información en formato Excel diligenciado con la información anotada. Esta información debe ser enviada antes del 12 de mayo de 2021.

7. Con el fin de mantener actualizada la información, las novedades o nuevos estudios, asesorías, consultorías o investigaciones, deberán reportarse mínimo cada tres (3) meses en los términos antes indicados.

8. Todos los estudios y documentos finales de resultado o producto de asesorías, consultorías o investigaciones deben ser enlistados y publicados en la página web de la entidad respectiva en la sección de transparencia de acuerdo con lo establecido en el Anexo 2 de la Resolución MINTIC 1519 de 2020, información que debe mantenerse actualizada de manera permanente conforme lo establece la Ley 1712 de 2014.

9. En caso de realizar cambios en la página web que altere el link que lleva al documento, éste debe ser informado al equipo coordinador del portal inventario Bogotá a través del enlace de la entidad.

Por último se debe señalar que, durante el año 2021, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y la Secretaria Distrital de Planeación coordinarán acciones para promover una solución tecnológica que permita a las entidades no solo registrar la información de los estudios y establecer enlaces a los documentos de las páginas de las entidades, sino que además se podrá incluir una copia digital de los mismos.  

Agradecemos la atención prestada a la presente circular, así como la ejecución de esta conforme a las reglas Constitucionales y reglamentarias referidas.

MARGARIA BARRAQUER SOÚRDIS

Secretaria General

MARÍA MERCEDES JARAMILLO GARCÉS

Secretaria Distrital de Planeación

NOTA: Ver Anexos

Proyectó: Diana Cuellar Orjuela - Profesional Especializado – Dirección de Estudios Macro – SDP

                Adriana Silva Ordoñez - Profesional Especializado – Dirección de Análisis y Conceptos Jurídicos – SDP

Revisó:   Daniela Pérez Otavo – Directora de Estudios Macro – SDP

                Álvaro Arias Cruz – Director Distrital de Archivo de Bogotá

                Alexandra Quitián - Profesional Especializado – Dirección Distrital de Desarrollo Institucional – Secretaría General

                Oswaldo Pinto García – Director de Análisis y Conceptos Jurídicos de la SDP

Aprobó:   Alexandra Rivera Pardo – Jefe de Oficina Asesora de Planeación – SG

                Patricia Rincón Mazo – Subsecretaria Técnica – SG

                Felipe Guzmán Ramírez – Consejero Distrital TIC

                Antonio Avendaño Arosemena – Subsecretario de Información y Estudios Estratégicos – SDP

                Gloria Edith Martínez – Subsecretaria Jurídica (E) - SDP