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Circular 018 de 2021 Secretaría Jurídica Distrital

Fecha de Expedición:
24/12/2021
Fecha de Entrada en Vigencia:
Medio de Publicación:
N/A
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR 018 DE 2021 

(Diciembre 24)

Para: SECRETARIA DE DESPACHO, SUBSECRETARIO, DIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y SERVIDORES/AS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

Asunto: REPORTE DE SITUACIONES ADMINISTRATIVAS

Para efectos de organización administrativa, presupuestal y con el fin de garantizar mayor oportunidad en el trámite de los procesos de nómina en la Dirección Gestión Corporativa, a continuación, se relacionan las situaciones administrativas y se establecen los lineamientos para el reporte de novedades de nómina: 

1. REPORTE DE NOVEDADES DE NÓMINA

La recepción de todas las novedades que afecten la liquidación de la nómina se realizarán de acuerdo con el cronograma de nómina establecido por la Dirección de Gestión Corporativa anexo al presente memorando.

Las novedades deberán presentarse a través de memorando electrónico, a más tardar el tercer día hábil del respectivo mes, las que se reciban con posterioridad al plazo señalado, se incluirán en la nómina del mes siguiente, a excepción de las horas extras, las cuales no pueden ser acumuladas.

En lo que se refiere a traslados de Fondos de Pensiones y Cesantías, Entidades Promotoras de Salud y Entidades Bancarias, deben ser comunicadas con antelación al cierre de novedades del mes correspondiente en la Dirección de Gestión Corporativa.

2. CUPO DE DESCUENTO POR NÓMINA

Las novedades por concepto de créditos, libranzas, planes de medicina prepagada, embargos, cuota sindical, las novedades por concepto de convenios para Ahorro de Fomento a la Construcción (AFC), Aportes Voluntarios a Pensión (AVP), sanciones pecuniarias impuestas al servidor/a con sujeción a los procedimientos que regulan las sanciones disciplinarias, están a cargo de la Dirección de Gestión Corporativa y todos los trámites deben adelantarse ante las personas encargadas de la nómina. En caso de que la Secretaría Jurídica Distrital no consigne el total de la cuota acordada entre la entidad acreedora y el deudor, por cualquiera que sea el motivo, es responsabilidad del deudor pagar directamente en la entidad acreedora los saldos pendientes.

El numeral 5 del Artículo 3˚ de la Ley 1527 de 2012, con respecto a la capacidad de descuento de nómina, señala lo siguiente: 

"(...) la libranza o descuento directo se efectúe, siempre y cuando el asalariado o pensionado no reciba menos del cincuenta por ciento (50%) del neto de su salario o pensión, después de los descuentos de ley Las deducciones o retenciones que realice el empleador o entidad pagadora, que tengan por objeto operaciones de libranza o descuento directo, quedarán exceptuadas de la restricción contemplada en el numeral segundo del artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo"

Cabe precisar que el salario al que se hace referencia el artículo anterior, corresponde al cargo del cual es titular, es decir, si el servidor se encuentra encargado, el cupo de endeudamiento es el correspondiente al salario del cargo en el que es titular y no al del encargo.

3. VACACIONES

3.1 Programación Semestral de Vacaciones

La o el Director o jefe de cada dependencia u oficina presentará la programación semestral de las vacaciones del personal a cargo en el formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones"), de la siguiente manera:

- Las vacaciones que serán disfrutadas entre los meses de marzo a julio de 2022 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 3 de febrero de 2022.

- Las vacaciones que serán disfrutadas en los meses de agosto de 2022 a febrero de 2023 deberán radicarse en la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el día 7 de julio de 2022.

En todos los casos cada dependencia tendrá que organizar las vacaciones de sus servidores de manera que se garantice la prestación del servicio.

Para efectos de organización administrativa y presupuestal, se establecen para el disfrute de las vacaciones las siguientes condiciones:

1. Las y los servidores de la Entidad no podrán acumular más de dos (2) periodos de vacaciones.

Por lo tanto, los funcionarios que a la fecha tengan vacaciones acumuladas o días pendientes, deberán solicitar el disfrute dentro de la vigencia 2022, sin que haya lugar a interrupción de las mismas, bajo ninguna circunstancia, y en caso de ser necesario la Entidad podrá autorizarlas de oficio, teniendo en cuenta que la ley faculta al competente para conceder vacaciones oficiosamente, (Decreto 1045 de 1978 Articulo 12).

2. La notificación a la o el servidor de la resolución que concede las vacaciones se realizará con antelación al inicio del disfrute de las mismas. 

3. El pago de los conceptos de vacaciones se realizará con antelación al inicio del disfrute.

4. Una vez reconocido el disfrute de las vacaciones, éstas deben ser disfrutadas en su totalidad, no deberán ser autorizados aplazamientos o interrupciones. (salvo casos excepcionales y por necesidades del servicio).

3.2 Aplazamiento

Si por circunstancias excepcionales sobrevinientes a la programación de las vacaciones, una o un servidor debe reprogramar la fecha del disfrute, el aplazamiento se realizará por solicitud escrita dirigida a la Directora de Gestión Corporativa y con el visto bueno del jefe inmediato, mencionando las razones concretas en que se fundamenta el aplazamiento, y deberá presentarse con antelación de diez (10) días calendario al inicio del disfrute.

Una vez se concerté con el jefe inmediato una nueva fecha en que iniciará las vacaciones la cual deberá ser posterior a la fecha inicialmente programada, debe ser informada mediante comunicación escrita

3.3 Interrupción

Son causales de interrupción de vacaciones las siguientes:

a) Estricta necesidad del servicio.

b) Incapacidad ocasionada por enfermedad general o enfermedad profesional o accidente de trabajo.

c) Incapacidad por aborto

d)  Licencia por luto

e) Licencia de paternidad o Licencia de maternidad

g) Otorgamiento de una comisión de servicios

h) El llamamiento a filas

En cuanto al literal a) la solicitud de la interrupción la realiza el jefe inmediato a través del formato establecido (Formato 2311300-FT-021 Versión 01 "Programación de Vacaciones"), anotando una breve descripción del motivo y mínimo con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha en la cual se solicita el reintegro de la o el servidor. En este mismo formato se debe indicar la fecha en la que reanudará las vacaciones.

Los días de disfrute por reanudación, no podrán ser aplazados o interrumpidos, motivados por necesidades del servicio.

Las y los servidores que soliciten interrupción de las vacaciones por las causales de los literales b) a la h), deben anexar el soporte que justifique la interrupción de manera oportuna; si la o el servidor se encuentra disfrutando de sus vacaciones y tiene una incapacidad médica debe hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el certificado de la incapacidad para la interrupción automática de sus vacaciones y posterior reanudación.

4. HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS

Las y los servidores con derecho al reconocimiento y pago del trabajo suplementario o de horas extras, deben solicitar la autorización respectiva ante este Despacho, previa justificación del jefe inmediato, por lo que se deberá tener en cuenta lo siguiente:

- El trabajo suplementario o de horas extras, es aquel que, por razones especiales del servicio, es necesario realizar en horas distintas de la jornada ordinaria de trabajo. 

- Este se deberá autorizar y remunerar o compensar, teniendo en cuenta los requisitos exigidos en el Decreto Nacional 1042 de 178 (sic) y sus modificatorios.

- Destinatarios: Las y los servidores que pertenezcan a los niveles asistencial y técnico.

El pago de horas extras o reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, y de descanso compensatorio está sujeto a las siguientes reglas:

1. Existencia de razones especiales del servicio: Las horas extras corresponden a una situación laboral temporal y encuentra justificación en la realización de trabajos urgentes y extraordinarios que no pueden ser realizados dentro de la jornada ordinaria, por lo que es deber de los jefes de las dependencias verificar que el cumplimiento del trabajo suplementario sea únicamente para el desarrollo de labores institucionales.

2. Solicitud previa para laborar horas extras: La o el jefe inmediato remitirá a la Dirección de Gestión Corporativa, para su autorización, comunicación escrita en la que indicará las razones especiales (plan de trabajo mes a mes) que justifican la solicitud y las actividades a realizar. En la solicitud y autorización de las horas extras, primará el adecuado uso de los recursos públicos.

La autorización de horas extras se hará en forma mensual y la solicitud se deberá radicar dentro de los tres (3) primeros días hábiles de cada mes, de conformidad con el numeral anterior.

Nota: Se exceptúan de los numerales 1 y 2 las y los servidores que desempeñen el cargo de conductor. En cuanto a la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse hasta que la liquidación de las horas extras o trabajo suplementario no supere el cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual del respectivo empleo.

Teniendo en cuenta que, al momento de liquidar las horas extras, éstas no podrán pagarse más del cincuenta por ciento (50%) de la asignación básica mensual. Para las y los servidores con funciones de conductores, que superen dicho valor, el excedente de horas les será reconocido en tiempo compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho (8) horas de trabajo.

Las solicitudes para el reconocimiento de horas extras se deben radicar en el formato establecido (Formato 2311300 - FT - 029 Versión 01) "Planilla horas extras y recargos"), debidamente diligenciado y acompañado del informe de actividades de las mismas, so pena de ser devueltas y no generarse el pago.

5. CERTIFICADOS PARA DEDUCIBLE DE LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 2022

Para aquellos servidores/as que son sujetos de retención en la fuente, los certificados que disminuyen la base gravable de retención por concepto de intereses o corrección monetaria por efectos de la adquisición de vivienda, pagos de salud (Medicina Prepagada o Planes Complementarios de Salud), así como, la Declaración Juramentada de Dependientes, deben ser enviados a la Dirección de Gestión Corporativa a más a tardar el 31 de marzo de 2022 para ser aplicado a partir de la nómina del mes de abril de 2022, por cuanto los deducibles del año anterior estarán vigentes hasta el 31 de marzo de 2022.

De conformidad con el Artículo 387 del Decreto 624 de 1989 [1] modificado por el artículo 15 de la Ley 1607 de 2012, que establece lo siguiente:

"En el caso de trabajadores que tengan derecho a la deducción por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda, la base de retención se disminuirá proporcionalmente en la forma que indique el reglamento.

El trabajador podrá disminuir de su base de retención lo dispuesto en el inciso anterior; los pagos por salud, siempre que el valor a disminuir mensualmente, en este último caso, no supere dieciséis (16) UVT mensuales; y una deducción mensual de hasta el 10% del total de los ingresos brutos provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria del respectivo mes por concepto de dependientes, hasta un máximo de treinta y dos (32) UVT mensuales. Las deducciones establecidas en este artículo se tendrán en cuenta en la declaración ordinaria del Impuesto sobre la Renta. Los pagos por salud deberán cumplir las condiciones de control que señale el Gobierno Nacional:

a) Los pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a empresas de medicina prepagada vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud, que impliquen protección al trabajador, su cónyuge, sus hijos y/o dependientes.

b) Los pagos efectuados por seguros de salud, expedidos por compañías de seguros vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con la misma limitación del literal anterior.

PARÁGRAFO 1°. Cuando se trate del Procedimiento de Retención número dos, el valor que sea procedente disminuir mensualmente, determinado en la forma señalada en el presente artículo, se tendrá en cuenta tanto para calcular el porcentaje fijo de retención semestral, como para determinar la base sometida a retención.

PARÁGRAFO 2°. DEFINICIÓN DE DEPENDIENTES. Para propósitos de este artículo tendrán la calidad de dependientes:

1. Los hijos del contribuyente que tengan hasta 18 años de edad.

2. Los hijos del contribuyente con edad entre 18 y 23 años, cuando el padre o madre contribuyente persona natural se encuentre financiando su educación en instituciones formales de educación superior certificadas por el ICFES o la autoridad oficial correspondiente; o en los programas técnicos de educación no formal debidamente acreditados por la autoridad competente.

3. Los hijos del contribuyente mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal.

4. El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentre en situación de dependencia sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal, y, los padres y los hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia, sea por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a doscientas sesenta (260) UVT, certificada por contador público, o por dependencia originada en factores físicos o psicológicos que sean certificados por Medicina Legal."

En ese mismo sentido el numeral 2° del Articulo 388 ibídem señala lo siguiente:

"Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributaría y las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas. En todo caso, la suma total de deducciones y rentas exentas no podrá superar el cuarenta por ciento (40%) del resultado de restar del monto del pago o abono en cuenta los ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional imputables. Esta limitación no aplicará en el caso del pago de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones y las devoluciones de ahorro pensiona]. "

6. CESANTÍAS

Para los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro (FNA) y Fondos Privados, las solicitudes de retiro parcial de cesantías se tramitarán así:

- La o el servidor/ puede solicitar la carta para el retiro parcial de las cesantías para la compra de vivienda o lote, construcción o mejora de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario, para financiar los pagos por concepto de matrículas de estudio de educación superior del servidor, su cónyuge, compañera/o permanente, sus hijos, en entidades de educación superior reconocidas por el Estado. La o el servidor debe presentar la solicitud en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando anexando los soportes que justifiquen la solicitud.

Lo anterior en virtud de la Ley 50 de 1990 adicionada por la Ley 1809 de 2016 que en ese sentido establece que:

"Parágrafo. El trabajador afiliado a un fondo de cesantías también podrá retirar las sumas abonadas por concepto de cesantías para destinarlas al pago de educación superior de sus hijos o dependientes, a través de las figuras de ahorro programado o seguro educativo, según su preferencia y capacidad".

Para los afiliados a FONCEP, las solicitudes de cesantías se tramitarán dentro de los siguientes términos:

- Mejoras de Vivienda: Una vez recibido el informe de visita técnica realizado por el  fondo, se dará trámite dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la radicación en la Dirección de Gestión Corporativa.

- Educación, compra de vivienda, abono o cancelación de Crédito Hipotecario: Se dará tramite dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la radicación de la solicitud en Dirección de Gestión Corporativa, siempre que los soportes estén en cumplimiento de los requisitos legales exigidos.

7. PERMISOS REMUNERADOS

Las y los servidores de la Secretaría Jurídica Distrital podrán solicitar permiso remunerado para ausentarse de sus labores, siempre que medie una justa causa. La solicitud del permiso se realiza a través del Formato 2311300-FT-028 versión 01 según la y el servidor competente para concederlo.

En tal sentido el artículo 2.2.5.10.16 del Decreto Nacional 1083 de 2015 establece:

"Permiso: El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos."

Con relación a la norma anterior, el procedimiento para la solicitud y aprobación del permiso remunerado en la Secretaría Jurídica Distrital es la siguiente:

a) Hasta por dos (2) días, el competente para concederlo o negarlo es el Jefe Inmediato, previa solicitud escrita del servidor, con antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, y debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada.

b) Hasta por tres (3) días, el competente para concederlo o negarlo es la Directora de Gestión Corporativa, por solicitud escrita del servidor con el visto bueno del jefe inmediato y antelación no menor a un (1) día hábil a su inicio, debe presentar el soporte que permita determinar la justa causa invocada y visto bueno del jefe inmediato.

7.1 Permiso por estudio

El jefe inmediato deberá autorizar los permisos por estudio a las y los servidores a su cargo, y concertar la forma de reposición del tiempo laboral. Obligatoriamente la o el servidor debe hacer la solicitud formal de permiso por estudio a través de memorando dirigido a la o el Director de Gestión Corporativa. En la solicitud debe indicar la forma de reposición del tiempo laboral, anexar los soportes con que se pueda constatar que efectivamente se encuentra matriculado en un programa académico, con antelación no menor a tres (3) días hábiles a la iniciación del estudio.

El control sobre la reposición de tiempo de la jornada laboral lo ejercerá el jefe inmediato quien informará mensualmente a la Dirección de Gestión Corporativa respecto al cumplimiento del tiempo laboral compensado; el incumplimiento frente a las obligaciones acordadas para conceder el permiso, debe ser informado por el jefe inmediato a la Dirección de Gestión Corporativa.

8. LICENCIAS REMUNERADAS

8.1 Licencia de maternidad

Para el reconocimiento de la licencia de maternidad ante la EPS, la servidora al iniciar la licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico, enviado al correo institucional del jefe inmediato, es su deber, además, entregar o hacer llegar el original la licencia y/o la incapacidad en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de un memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento de la o el hijo.

Debe anexar los siguientes soportes:

- Licencia de Maternidad

- Registro Civil de Nacimiento

- Certificado de Nacido Vivo

- Para las madres adoptantes, fotocopia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 

-ICBF o institución autorizada para la adopción.

8.2 Licencia de paternidad 

El esposo o compañero permanente tiene derecho a dos (2) semanas de licencia remunerada de paternidad. El inicio de la licencia se contará a partir del día de nacimiento del hijo, en caso de que este día no sea hábil, iniciará desde el primer día hábil posterior al nacimiento, el servidor en licencia debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito y enviar un mensaje al correo institucional del jefe inmediato. Además, es su deber radicar el soporte para el reconocimiento de la licencia de paternidad en la Dirección de Gestión Corporativa, a través de memorando dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al nacimiento del hijo.

Son soportes para el reconocimiento de la licencia de paternidad los siguientes:

- Certificado de Nacido Vivo, Registro Civil de Nacimiento 

- Para los padres adoptantes copia del acta de entrega en adopción del niño (a) o adolescente expedida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o institución autorizada para la adopción.

8.3 Licencia Por Luto

En caso de fallecimiento del cónyuge o compañero (a) permanente o de un familiar hasta segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, el servidor/a tiene derecho a una licencia remunerada por cinco (5) días hábiles.

La licencia se concede desde el día del fallecimiento; en caso de que no sea día hábil se contará a partir del siguiente día hábil posterior. El servidor/a debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato. Es deber del funcionario presentar ante la Dirección de Gestión Corporativa dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del fallecimiento, los siguientes documentos:

- Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente y los documentos que acrediten el parentesco con la persona fallecida.

9. LICENCIAS NO REMUNERADA ORDINARIA

Los servidores de la Secretaría Jurídica Distrital tienen derecho a licencia no remunerada hasta por sesenta (60) días hábiles continuos o discontinuos al año, prorrogables por treinta (30) días más, y procede si concurre una justa causa a juicio de la Directora de Gestión Corporativa. Al momento de concederla se tendrán en cuenta las necesidades del servicio.

La solicitud debe ser presentada mediante memorando, y debe llevar la autorización del jefe inmediato, acompañada de los documentos que la justifiquen. Se debe radicar con antelación no menor de ocho (8) días hábiles a su inicio.

En virtud del artículo 2.2.5.5.5 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el artículo   del Decreto Nacional 648 de 2017, que señala lo siguiente:

"Artículo 2.2.5.5.5 Licencia ordinaria. La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá elevarse por escrito al nominador, y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera.

Cuando la solicitud de esta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. 

La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador. "

En caso de que un servidor/a decida renunciar a la licencia no remunerada, debe presentar la solicitud por escrito ante la Dirección de Gestión Corporativa con antelación mínima de tres (3) días hábiles a la fecha de suspensión.

9.1 Licencia no remunerada por estudios

La licencia no remunerada para adelantar estudios será concedida por la Directora de Gestión Corporativa dentro de los mismos términos y plazos del numeral anterior, pero adicionalmente el servidor/a debe reunir los siguientes requisitos:

- Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad.

- Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de la Evaluación de Desempeño correspondiente al último año de servicio.  

-Acreditar la duración del programa académico.

- Aportar copia del comprobante de pago de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia. (Art. 2.2.5.5.6 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017).

10. INCAPACIDADES

10.1 Incapacidad por enfermedad general

La servidora o el servidor que se encuentra en incapacidad médica, tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato. Además, es su deber entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original del Certificado de Incapacidad Médica Original emitido por la IPS adscrita a la Entidad Promotora de Salud en la que se encuentra afiliado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad.

Serán recibidas las incapacidades emitidas por los servicios de salud cubiertos por los planes complementarios de salud, medicina prepagada o médicos particulares, de manera provisional, dando un plazo de tres (3) días hábiles para su transcripción desde el inicio de la incapacidad y una vez transcrita la incapacidad debe ser remitida a la Dirección de Gestión Corporativa para que dé inicio al trámite del reconocimiento económico ante la EPS respectiva, de acuerdo a lo establecido en la Circular Externa No. 017 de 2019, del Departamento Administrativo del Servicio Distrital - DASCD.

En el caso de que la servidora o el servidor se encuentre hospitalizado, tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato y se requiere que solicite el certificado de incapacidad intrahospitaria dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la hospitalización.

Por lo anteriormente expuesto, se concluye que toda incapacidad provisional expedida por el médico u odontólogo no autorizado para ello por la EPS y que no sea transcrita por la EPS, no será válida y la Entidad no la aceptará como ausentismo justificado y no estará en la obligación de reconocer el pago de auxilio por enfermedad. Esto de acuerdo con lo establecido en el concepto 424851 de 2020 del Departamento Administrativo de la Función Pública.

10.2 Incapacidad por enfermedad profesional o accidente de trabajo

Si la servidora y servidor se encuentra dentro de su horario habitual, debe reportar el accidente de trabajo a la Dirección de Gestión Corporativa como dependencia encargada del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los empleados de la Entidad, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la ocurrencia del accidente, a efecto de diligenciar el formulario de Reporte del Accidente de Trabajo, ante la Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

Cuando el accidente ocurre fuera de la jornada de trabajo habitual, pero con ocasión a las funciones que desempeña en la Entidad, el funcionario debe reportarlo directamente a la ARL POSITIVA, en la línea atención al cliente número 601-3307000, en donde podrá solicitar también atención médica si lo requiere.

La servidora y el servidor tiene la obligación de avisar oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico enviado al correo institucional del jefe inmediato; es su deber además entregar o hacer llegar a la Dirección de Gestión Corporativa el documento original de la Incapacidad Médica emitida por la IPS inscrita a la Administradora de Riesgos Laborales, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de inicio de la incapacidad por accidenté de trabajo.

11. COMISIÓN

11.1 Comisión de servicios al interior del país

La solicitud deberá ser radicada mediante memorando en la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital, con siete (7) días hábiles de antelación a la fecha de inicio de la comisión y debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:

- Indicar el nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia.

- Visto Bueno del jefe inmediato y concepto favorable para la comisión.

- Indicar el objetivo de la comisión.

- Indicar el término de duración de la comisión artículo 2.2.5.10.22 del Decreto 1083 de 2015.

- Justificación del porqué la asistencia del servidor es importante para la Secretaría.

11.2 Comisión de estudios

Se puede conceder comisión de estudios al interior o al exterior del país, para que la y el servidor/ reciba formación, capacitación o perfeccionamiento en el ejercicio de las funciones propias del empleo del que es titular, o en relación con los servicios o competencias a cargo de la Secretaría. La solicitud debe ser radicada a través de memorando en la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días de antelación al inicio de la misma.

Para las solicitudes de comisiones de estudios al interior y exterior del país, la o el servidor debe cumplir con las siguientes condiciones:

- Invitación o convocatoria al evento al que se pretende asistir, en idioma español.

- Prestar sus servicios a la entidad por el doble del tiempo de duración de la comisión.

- Estar vinculado en un empleo de libre nombramiento o remoción o acreditar derechos de carrera administrativa.

- Acreditar por lo menos un (1) año continuo de servicio en la Entidad. 

- Acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio.

- Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado y un (1) mes más, y por el ciento por ciento (100%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante el tiempo que dure la comisión, cuando es de tiempo completo.

- Suscribir póliza de garantía de cumplimiento que ampare la obligación anterior, por el término señalado en el aparte anterior y un (1) mes más, y por el cincuenta (50%) del valor total de los gastos en que haya incurrido la entidad con ocasión de la comisión de estudios y los salarios y prestaciones sociales que el servidor pueda devengar durante la comisión, cuando ésta es de medio tiempo.

11.3 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de instituciones privadas

La solicitud de comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros debe ser radicada a través de memorando en la Dirección de Gestión Corporativa, por lo menos con quince (15) días hábiles de antelación al inicio de la misma. Así mismo, debe cumplir las siguientes condiciones y anexar para su trámite los siguientes documentos:

- Invitación al evento al que se pretende asistir, en idioma español.

- Visto Bueno del jefe inmediato y concepto favorable para la comisión.

- Justificación de la comisión donde se indiquen las razones por las cuales es importante la asistencia del servidor y la importancia para la Secretaría.

- Decreto del Gobierno Nacional, autorizando aceptación de invitación de Gobierno Extranjero u organismos internacionales o privados en los casos a que haya lugar. 

- Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.5.11.4 del Decreto 1083 de 2015.

- Discriminación de los gastos indicando por quien serán sufragados Decreto 648 de 2017 artículo 2.2.5.5.40.

- Certificación de tiempo de servicios.

- Certificación de Antecedentes de la Personería de Bogotá D.C.

- Certificación de Antecedentes de la Contraloría General de la República

- Certificación de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.

- Certificación de Antecedentes de la Policía Nacional y Certificado del Sistema de registro Nacional de Medidas Correctivas RMNC

11.4 Comisión para desempeñar un empleo de libre nombramiento y remoción

La y el servidor en carrera administrativa, puede ser nombrado en libre nombramiento y remoción o de periodo, caso en el cual deberá informarlo a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando con antelación no menor a siete (7) días hábiles.

Debe anexar la información solicitada y cumplir con las siguientes condiciones:

- Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia.

- Calificación sobresaliente en la última evaluación de desempeño laboral (es facultativo del jefe de la entidad conceder comisiones a servidores con calificación satisfactoria sin alcanzar el nivel sobresaliente).

- Señalar el término de duración de la comisión.

Si se trata de la o el Secretario de Despacho, el oficio de solicitud de comisión, con el visto bueno del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., es deber informar:

- Nombre completo, identificación, denominación del cargo, dependencia y nombre de la entidad.

- Fechas de inicio y terminación.

- Fechas de ida y regreso al lugar de la comisión, cuando se trate de una comisión de servicios en el exterior del país. Decreto 1083 de 2015 y el Decreto 648 de 2017. 

- Indicar quien asume los gastos de los viáticos y si requiere que la entidad realice un traslado presupuestal para los mismos, en caso de que los gastos que genera la comisión sean asumidos en forma parcial por la entidad y un organismo, se debe indicar la diferencia.

- Justificación del porqué la asistencia del comisionado al evento es importante para la Secretaría. Adicionalmente debe exponerse la relación directa entre el objeto del evento y las funciones que realiza el servidor/a público comisionado.

12. ENCARGO

De conformidad con el artículo 1 de la Ley 1960 de 2019, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados en empleos de carrera administrativa vacantes, si cumplen con las siguientes condiciones:

- Acreditar los requisitos para el ejercicio del empleo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones vigente para la fecha de provisión del empleo en la Secretaría.

- Poseer las aptitudes y habilidades para su desempeño.

- No haber sido sancionado disciplinariamente en el último año.

- Haber obtenido calificación sobresaliente en la última evaluación del desempeño laboral.

- Encontrarse desempeñando en titularidad el empleo inmediatamente inferior al que se pretende proveer transitoriamente.

13. VACANCIA TEMPORAL POR NOMBRAMIENTO EN PERIODO DE PRUEBA EN OTRA ENTIDAD

La o el servidor que ha sido nombrado en periodo de prueba en otra entidad pública, luego de superar las etapas de un concurso de méritos para proveer el empleo en el sistema general o en un sistema especial de carrera, deberá informar a la Dirección de Gestión Corporativa a través de memorando con antelación no menor a cinco (5) días hábiles y debe anexar a la solicitud, copia del acto que lo nombra en periodo de prueba en otra entidad para proceder de clara la vacancia temporal del cargo del cual es titular del derecho.

14. RETIRO DEL SERVICIO

Para efectos de tramitar el proceso mediante el cual se da por terminada la vinculación por renuncia del servidor/a se establece lo siguiente:

14.1 Renuncia

La o el servidor puede presentar solicitud de renuncia irrevocable no motivada encualquier tiempo, debe hacerlo por escrito manifestando de manera inequívoca su voluntad de ser separado definitivamente del servicio, radicada a través de memorando y dirigido a la autoridad nominadora de la Entidad.

La fecha que se determine para el retiro podrá concederse hasta treinta (30) días siguientes de presentación de la renuncia; al cumplirse este plazo el empleado podrá separarse de su cargo sin incurrir en la causal de abandono del cargo.

La o el servidor, bien sea por renuncia o por retiro, debe hacer entrega formal del cargo al jefe inmediato o a la persona que este designe, además de diligenciar el formato de paz y salvo con cada una de las diferentes dependencias de la Entidad.

En caso de que la o el servidor tenga créditos con descuentos de nómina, del valor de la liquidación sobre todos los factores que constituyan salario, se consignará a las entidades con las que tiene obligaciones financieras en proporción a lo adeudado, efectuados los descuentos autorizados y los de ley; el saldo a favor de la o el servidor, si hubiere lugar a ello, será consignado en la cuenta bancaria registrada en la Entidad para efectos del pago del salario y demás emolumentos.

Cordialmente,

MAGDA MERCEDES AREVALO ROJAS 

Director de Gestión Corporativa

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:


[1] "Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales".

NOTA: Ver Anexos. Cronograma Nómina Vigencia 2022.