RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCION DDC-000003 DE 2018

(Diciembre 05)

Por la cual se establecen lineamientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital

LA CONTADORA GENERAL DE BOGOTÁ D.C.

En uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confieren los literales b) y k) del artículo 38 del Decreto Distrital 601 del 22 de diciembre de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que los Artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las Entidades y Organismos del Sector Público.

Que el literal a) del Artículo 3 de la Ley 87 de 1993[1] establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva Entidad.

Que mediante el Título 21, Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública", se reglamenta el Sistema de Control Interno para todos los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, así como para los particulares que administren recursos del Estado.

Que el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, anexo a la Resolución No. 193 de 2016[2], expedida por la Contaduría General de la Nación, "orienta a los responsables de la información financiera de las entidades en la realización de las gestiones administrativas necesarias para garantizar la producción de información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel a que se refieren los marcos conceptuales de los marcos normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública".

Que el numeral 3.2.2 Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera del citado Procedimiento indica: "Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera".

Que el numeral 3.2.15 Depuración contable permanente y sostenible del citado Procedimiento establece que "las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información".

Que con la entrada en vigencia de la Resolución No. 193 de 2016, se hace necesario definir los lineamientos generales para que las entidades adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la depuración permanente y sostenible de un sistema contable relevante y que represente fielmente la realidad de los hechos económicos.

Que el numeral 52 del Artículo 48 de la Ley 734 de 2002[3], señala como falta gravísima "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.”

Que en virtud de los anteriores considerandos, se requiere derogar la Resolución No. DDC-000001 del 30 julio de 2010, teniendo en cuenta que la base normativa expedida por la Contaduría General de Nación que dio origen a la misma perdió vigencia.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Objeto. Establecer los lineamientos para la sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. a través de sus Entes Públicos Distritales[4], en cumplimiento de lo indicado en el procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable anexo a la Resolución No. 193 de 2016.

Artículo 2°. Alcance. Los lineamientos incorporados en esta Resolución son de obligatorio cumplimiento para los Entes Públicos Distritales que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C. y de voluntaria observancia por las demás Entidades Públicas Distritales[5] incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP).

Ver Resolución 204 de 2022, Secretaría Jurídica Distrital.

Artículo 3°. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Determinar que los Entes Públicos Distritales conformen o actualicen el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuyo fin es recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre: i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores[6] con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos; iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable, entre otros aspectos que se establezcan dentro de su reglamento interno; lo anterior, sin perjuicio del deber que tienen los responsables directos de las áreas de gestión correspondientes.

Este Comité debe estar conformado por los servidores públicos responsables de las áreas financieras, técnicas, administrativas, de gestión, el Contador o Jefe de Contabilidad y los demás servidores que en razón de sus funciones deban participar del mismo.

Parágrafo 1°. Las demás Entidades Públicas Distritales podrán conformar o actualizar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable bajo los parámetros aquí indicados.

Parágrafo 2°. El Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el responsable jurídico que tenga la competencia funcional sobre el tema a analizar, deben ser invitados permanentes al Comité con voz y sin derecho a voto.

Parágrafo 3°. Si no existe normatividad contraria, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable puede reemplazar otros comités existentes para la depuración contable, solo si le son asignadas las responsabilidades o funciones de dichos comités.

Ver Resolución 204 de 2022, Secretaría Jurídica Distrital.

Artículo 4°. Depuración ordinaria y extraordinaria de saldos contables. Definir la depuración ordinaria como aquella que se fundamenta en el cumplimiento de las normas legales aplicables a cada caso en particular, en las políticas de operación y en los documentos idóneos establecidos para su reconocimiento contable. Para este tipo de depuración se deben establecer[7] los casos sobre los cuales el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable debe emitir su recomendación, la instancia que debe efectuar la aprobación y el documento que la soporta.

Definir la depuración extraordinaria como aquella que se aplica cuando una vez agotada la gestión administrativa e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables, no es posible establecer la procedencia u origen de estos. Al respecto, el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable debe recomendar al Representante Legal, o a quien haga sus veces, para que se apruebe la depuración extraordinaria correspondiente mediante acto administrativo. Esto sin perjuicio de las acciones administrativas o disciplinarias a que haya lugar.

Parágrafo 1°. El proceso de depuración de la información contable pública distrital de que trata el presente artículo debe estar soportado en los documentos que evidencien la gestión administrativa, técnica, jurídica, etc., realizada y, para los casos en que aplique, en el Acta elaborada por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y el Acto administrativo de aprobación de la depuración.

Parágrafo 2°. Cuando se establezca que el saldo objeto de depuración ordinaria o extraordinaria se origina en un error, la identificación y corrección de este procederá, de conformidad con lo indicado en los Marcos Normativos incorporados en el Régimen de Contabilidad Pública, en el Manual de Políticas Contables aplicable y en los lineamientos adicionales emitidos por la contaduría General de la Nación o de la Dirección Distrital de Contabilidad.

Parágrafo 3°. Si el hecho económico a depurar no se origina en un error, la depuración, sea ordinaria o extraordinaria, se debe hacer según el tratamiento definido en las políticas de operación establecidas.

Parágrafo 4°. Las políticas de operación o los procedimientos administrativos en donde se describan los hechos económicos asociados a la depuración ordinaria, deben elaborarse dentro de un plazo máximo de un (1) año, contado a partir de la expedición de la presente Resolución. Entre tanto las políticas o procedimientos se implementen, toda depuración debe seguir los lineamientos dados en el presente artículo para la depuración extraordinaria.

Artículo 5°. Políticas contables y de operación. Establecer que los Entes Públicos Distritales creen o actualicen las políticas contables y de operación atendiendo los lineamientos dados en el anexo de la Resolución No. 193 de 2016. Es decir, deben incorporar los lineamientos requeridos para la preparación de información contable pública bajo las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

Parágrafo 1°. Las demás Entidades Públicas Distritales deben atender lo establecido en la Resolución No. 193 de 2016 con relación a las Políticas contables y de operación.

Artículo 6°. Evaluación y Seguimiento. Enfatizar la responsabilidad de los Jefes de Control Interno o quienes hagan sus veces, de evaluar y hacer seguimiento permanente respecto de la existencia y efectividad de los controles al proceso contable, necesarios para optimizar la calidad de la información financiera.

Lo anterior es aplicable para los Entes y las Entidades Públicas Distritales de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, en el Decreto 1083 de 2015[8] y sus modificaciones, y en el literal i) del numeral 1.2. del Anexo de la Resolución No. 193 de 2016.

Artículo 7°. Plan de Sostenibilidad Contable. Determinar que los Entes Públicos Distritales elaboren un plan de Sostenibilidad Contable, el cual se concibe como el marco general de acciones a ejecutar por las áreas de gestión para optimizar sus procesos y procedimientos, que debe incluir como mínimo: las actividades, fechas de cumplimiento, áreas involucradas, los responsables del logro de las metas propuestas, las limitantes presentadas y los avances obtenidos medidos en forma cuantitativa y cualitativa.

Parágrafo 1°. Las demás Entidades Públicas Distritales podrán elaborar su Plan de Sostenibilidad Contable según la definición y contenidos aquí indicados.

Artículo 8°. Asistencia técnica. La Subdirección de Consolidación, Gestión e Investigación de la Dirección Distrital de Contabilidad, tendrá la responsabilidad de apoyar el proceso de implementación de lo dispuesto en la presente Resolución, en cumplimiento de sus funciones y de conformidad con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y la Dirección Distrital de Contabilidad.

Artículo 9°. Vigencia. La presente Resolución rige a partir del día siguiente de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución No. DDC-000001 del 30 de julio de 2010.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 05 días del mes de diciembre del año 2018.

MARCELA VICTORIA HERNÁNDEZ ROMERO

Contadora General de Bogotá D.C.

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