RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 471 DE 2022

(Noviembre 28)

Por la cual se adopta la Política Cero Papel de la Secretaría Jurídica Distrital y se dictan otras disposiciones

EL SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los numerales 1 1 y 13 del artículo 5 del Decreto Distrital 323 de 2016 y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en el título ll capítulo 3 "De los Derechos Colectivos y del Ambiente" consagra, el deber del Estado de proteger la diversidad e integridad del entorno, prevenir y controlar los factores de deterioro y fomentar la educación ambiental.

Que el artículo  21 de la Ley 594 de 2000, establece que "las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos".

Que la Ley 1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su artículo 53 determina que, "los procedimientos y trámites  administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos   suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos".

Que mediante la Circular Externa 005 de 2012, expedida por el Archivo General de la Nación, se establecen recomendaciones para llevar a cabo procesos de  digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa de Cero Papel.

Que mediante la Circular Externa 043 de 2013, expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, la Administración Distrital pretende fortalecer los principios de transparencia, eficacia y eficiencia administrativa, a través de la implementación de acciones, en cumplimiento de la iniciativa "Cero Papel”

Que el Decreto Distrital 165 de 2015, reglamenta y establece la figura del Gestor Ambiental, prevista en el Acuerdo Distrital 333 de 2008, en todas las entidades del Distrito Capital, con el objetivo principal de realizar acciones contundentes a la reducción  de los costos ambientales producidos por el desarrollo de las actividades.

Que el artículo 2.2.22.1.1 del Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto 1499 de 2017, define el Sistema de Gestión como el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información, y establece que, su objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad. 

Que el artículo 2.2.22.3.8 ídem, precisa que, "En cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG (…)", el cual tendrá entre sus funciones, la de articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora de dicho modelo.

Que, de conformidad con lo anterior, la Secretaría Jurídica Distrital expidió la Resolución 054 de 2018, creando el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para tratar los temas que se deriven en los comités que tienen relación con el MIPG y que no sean obligatorios por mandato legal.

Que el artículo 2 ídem, dispone que este comité está integrado, entre otros, por el Secretario Jurídico Distrital o su delegado, quien lo preside.

Que el artículo 30 de la Resolución 054 de 2018, modificado por el artículo 1 de la Resolución 097 de 2020, y en los numerales 9, 10 y 11, se señalan las siguientes funciones del mencionado comité: 

"9. Implementar, operar, hacer seguimiento y evaluar la política de gestión documental y de archivos de la Secretaría Jurídica Distrital.

10. Realizar las actividades necesarias para el desarrollo, implementación y seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría Jurídica Distrital.

11. Definir y adoptar el Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA de la Secretaría Jurídica Distrital, una vez éste sea aprobado concertadamente con la Secretaría Distrital de Ambiente — SDA”.

Que la Secretaría Jurídica Distrital en armonía con las directrices dadas en materia de Gestión Ambiental en el Distrito Capital[1] de los Sistemas Integrados de Gestión[2] del Modelo Integrado de Planeación y Gestión[3] y del Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA[4] , adoptó su Política Ambiental mediante la Resolución 156 de 2019, teniendo en cuenta la responsabilidad que tiene esta entidad con la protección y preservación del medio ambiente, la minimización de los impactos ambientales que puedan ser generados a partir del desarrollo de las actividades institucionales, y el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente.

Que el artículo 5 ídem, determina como uno de los objetivos de la política ambiental la de: "optimizar el uso eficiente de los recursos, incluyendo el uso racional del papel, a través la definición de lineamientos institucionales en los diferentes procesos de la Entidad”

Que con fundamento en lo expuesto, se encuentra procedente adoptar la Política de Cero Papel y demás acciones definidas en el marco de la Eficiencia Administrativa y Cero Papel, con el propósito de definir las acciones y estrategias para el uso eficiente del papel.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1.- Adopción: Adóptese la Política Cero Papel de la Secretaría Jurídica Distrital.

Artículo 2.- Compromiso: La Secretaría Jurídica Distrital se compromete con la disminución del uso de papel, mediante la implementación de diferentes estrategias para promover cambios de hábitos en los funcionarios y colaboradores y mejorar la gestión administrativa bajo los principios de efectividad, eficiencia y eficacia.

Artículo 3.- Objetivos: La Política Cero Papel de la Secretaría Jurídica Distrital tiene como objetivos, los siguientes:

a) Promover entre los funcionarios y colaboradores de la entidad el sentido de responsabilidad del uso eficiente del papel, el manejo de tecnologías y herramientas existentes. 

c) Establecer actividades y compromisos frente al Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Papel, como instrumento de gestión documental, desde el análisis de cada uno de los procesos y procedimientos de la Secretaría Jurídica Distrital.

Artículo 4.- Designación del líder o lideresa: La Secretaría Jurídica Distrital designa como líder/lideresa de la política Eficiencia Administrativa y Cero Papel de la Entidad, a el/la jefe/a de la Oficina Asesora de Planeación, quien será el/la responsable de la implementación de la presente política.

Artículo 5.- Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Papel: La Secretaría Jurídica Distrital adopta a través de la presente resolución, el Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Papel, el cual forma parte integral del presente acto administrativo e incluye las acciones y estrategias de la política de "Cero Papel".

Parágrafo. - El Plan podrá ser actualizado o modificado cuando se requiera, de conformidad con la normativa y requisitos aplicables. Las actualizaciones. modificaciones del "Plan de Ahorro y Uso Eficiente del Papel", a que haya lugar serán aprobadas directamente por el/la Líder de Eficiencia Administrativa y Cero Papel de la Secretaría Jurídica Distrital, a quien le corresponderá realizar los trámites pertinentes de conformidad en el procedimiento que se defina.

Artículo 6.- Conformación del Equipo de la Política Eficiencia Administrativa y Cero Papel: La Secretaría Jurídica Distrital establece el Equipo de Eficiencia Administrativa y Cero Papel el cual estará conformado por:

1. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación como líder/lideresa de la política Eficiencia Administrativa y Cero Papel.

2. El (la) Director(a) de Gestión Corporativa.

3. El (la) Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

4. Un (a) profesional del proceso de gestión documental, quien deberá ser designado por el jefe del área correspondiente.

5. Un (a) profesional de la Oficina de Tecnologías de las Información y las Comunicaciones, quien deberá ser designado por el jefe del área correspondiente.

6. Un (a) profesional del proceso de gestión ambiental, quien deberá ser designado por el jefe del área correspondiente.

7. Un (a) profesional del proceso de gestión administrativa, quien deberá ser designado por el jefe del área correspondiente.

Parágrafo. - El equipo de trabajo podrá reunirse las veces que requiera.

Artículo 7.- Funciones del Equipo de la Política Eficiencia Administrativa y Cero Papel:

1. Identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de optimizar las actividades que requieren el uso de papel, a través de la implementación de estrategias de desmaterialización de trámites, productos o servicios.

2. Coordinar la realización de las acciones necesarias para garantizar la adecuada implementación y avance de la presente política, así como de presentar los avances y resultados de las iniciativas y requerimientos que  se requieran.

3. Formular un Plan de Eficiencia Administrativa en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con cronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros.

4. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las metas encaminadas a mejorar el consumo de papel en la entidad.

5. Cumplir con todos los lineamientos establecidos en la presente política.

Artículo 8.-Comunicación: La Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría Jurídica Distrital comunicará la presente resolución a todos los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, y a todos los funcionarios y Continuación de los colaboradores de la Entidad.

Artículo 9.- Vigencia. La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá D.C., a los 28 días del mes de noviembre del año 2022.

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Nota: Ver norma original en Anexos

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