RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 1644 DE 2022

(Diciembre 30)

 

Por la cual se modifica el reglamento interno del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá y se dictan otras disposiciones

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral IO del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que de acuerdo con el artículo 90 de la Constitución Política de Colombia, el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades.

 

Que en desarrollo del marco Constitucional y legal, se debe asegurar la efectividad y respeto de los derechos y garantías de las personas, en especial el poder acceder a una pronta administración de justicia, empleando técnica, racional y eficientemente los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

Que la Ley 2220 de 2022, "Por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones", en su capítulo III del título V regula el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los Comités de Conciliación de las entidades públicas.

 

Que la Ley 2195 de 2022 "Por medio de la cual se adoptan medidas en materia de transparencia, prevención y lucha contra la corrupción y se dictan otras disposiciones", modificó la Ley 678 de 2001 en Io relacionado con la acción de repetición.

 

Que el Decreto 1167 de 2016 "Por el cual se modifican y se suprimen algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho", en el artículo 1° definió los asuntos susceptibles de conciliación extrajudicial en materia contenciosa administrativa.

 

Que de conformidad con el artículo 2.2.4.3.1.2.1. del Decreto Nacional 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho", el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

             

Que el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 "Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, establece como una de las funciones de los Comités de Conciliación "Dictar su propio reglamento" texto que fue copilado mediante el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 que en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 numeral 10 mantiene como función del Comité de Conciliación, dictar su propio reglamento.

 

Que el citado Decreto N° 1716 de 2009, en su artículo 17, estableció la integración de los Comités de Conciliación en las Entidades Públicas, compilado el artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto 1069 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho modificado por el artículo 2 del Decreto Nacional 1167 de 2016 y, precisado por la Ley 2220 de 2022.

 

Que el Decreto Distrital 839 de 2018 "Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital" define los lineamientos para los comités de conciliación en el Distrito Capital, señalando éste como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Refriéndose a las normas nacionales y distritales que definen las funciones de los Comités de Conciliación.

 

Que el Decreto Distrital 838 de 2018, "Por el cual se establecen lineamientos para el cumplimiento de providencias judiciales y de acuerdos derivados de la aplicación de un Mecanismo Alternativo de Solución de Conflictos- MASC, a cargo de las entidades y organismos distritales, se efectúan unas delegaciones y se dictan otras disposiciones", contempla en el artículo 11 la responsabilidad frente al oportuno cumplimiento de las decisiones judiciales y acuerdos derivados de la aplicación de un MASC.

 

Que el Decreto Distrital 430 de 2018, "Por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones", en su artículo 24 define la defensa judicial como una actividad que tiene por objeto la protección de los intereses de las entidades y organismos distritales discutidos en sede jurisdiccional o a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, bien sea actuando como demandantes, como demandados o vinculados.

 

Que el Decreto Distrital N° 359 de 2022 modifica el Decreto Distrital 555 de 2011 "Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Unidad Administrativa Cuerpo Oficial de Bomberos y se dictan otras disposiciones".

 

Que el Decreto Distrital 556 de 2021 "Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital", establece algunas responsabilidades para las entidades y organismos distritales; en su artículo 19 precisa las responsabilidades de las áreas y dependencias jurídicas y en el artículo 20 numeral 7° determina como responsabilidad de los Comités de Conciliación la de "Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año"

 

Que a través de la Directiva 002 de 2017, emitida por la Secretaría Jurídica Distrital, se establecen "Directrices sobre Comités de Conciliación"

 

Que mediante Resolución interna N° 297 de 2013 se adoptó el reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.

 

Que por Resolución Interna N° 142 de 2015 se modificó el artículo primero de la Resolución 297 de 2013.

 

Que para efectos de mayor eficiencia en el funcionamiento del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos se hace necesario modificar las disposiciones contenidas en la Resolución 297 del 31 de mayo de 2013 modificada por la Resolución 142 de 2015 - Reglamento Interno del Comité de Conciliación, referidas a la actualización normativa.

 

Que, en mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 1°. MODIFICAR el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá, adoptado mediante Resolución N° 297 de 2013.

 

ARTÍCULO 2°. PRINCIPIOS RECTORES. Los miembros del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

ARTÍCULO 3°. COMPETENCIA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Así mismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

 

PARÁGRAFO 1°: La decisión de conciliar tomada en los términos establecidos en el presente artículo, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

 

PARÁGRAFO 2°: La decisión del Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

 

ARTÍCULO 4^°. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos estará integrado por:

 

1. Director de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos o su delegado quien Io presidirá.

 

2. El Subdirector de Gestión Corporativa de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.

 

3. El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado

 

4. El Subdirector de Gestión Humana

 

5. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

 

PARÁGRAFO 1°. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y será indelegable, salvo las excepciones previstas para el Director y el Jefe de la Oficina Jurídica de la Unidad.

 

PARÁGRAFO 2°. En el evento de delegación de la participación en el Comité de Conciliación, se deberá efectuar en un funcionario diferente a los miembros del Comité, con el objeto de mantener la pluralidad en las decisiones que se pretendan adoptar.

 

ARTÍCULO 5^°. INVITADOS PERMANENTES A LAS SESIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Serán invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto, los siguientes funcionarios:

1. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos,

 

2. El Secretario Técnico del Comité.

 

3. El Abogado que represente los intereses de la entidad en cada proceso.

 

PARÁGRAFO 1°. Podrán ser convocados como invitados los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional se considere necesarios para la mejor comprensión de los asuntos técnicos o especiales que deban ser objeto de estudio, debate y decisión del Comité de Conciliación. Una vez los invitados terminen su intervención, se retirarán del recinto danto lugar a la deliberación correspondiente

 

PARÁGRAFO 2^°. Los invitados a que hace alusión el parágrafo anterior, serán citados por medio de la Secretaría Técnica, previo requerimiento escrito radicado por el miembro del Comité que considere pertinente su asistencia. Las invitaciones efectuadas a los servidores públicos de la Unidad serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

ARTÍCULO 6°. PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Unidad apoyará la gestión de los miembros del Comité, especialmente en Io relacionado con el cumplimiento de la normativa sobre conciliación y la ejecución plena de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, debiendo presentar un informe sobre dichos aspectos.

 

El citado funcionario podrá presentar Iniciativas encaminadas a promover una mayor eficacia y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

 

ARTÍCULO 7°. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar las políticas sobre prevención del daño antijurídico de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Unidad

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción, la conciliación y demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos, pactos de cumplimiento, así como los procesos sometidos a arbitramento.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o por intermedio del apoderado actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento, previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

6. Enviar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaria Jurídica Distrital, el informe semestral de gestión judicial SIPROJ-WEB y a la Oficina de Control Interno de la Unidad, dentro de la primera semana de enero y la primera semana de julio de cada año.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la Unidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en Io Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

9. Aprobar en el primer bimestre de cada vigencia, el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público.

 

10. Dejar constancia de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

 

11. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y someter la selección de estos para su aprobación.

 

12. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del derecho.

 

13. Dictar su propio reglamento.

 

ARTÍCULO 8°. IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. A efecto de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente el artículo 44 de Ley 1952 de 2019 y en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, o en las normas que las modifiquen o sustituyan.

 

ARTÍCULO 9°. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en una de las causales de impedimento de que trata el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 0 aquella que la modifique o sustituya, deberá informarlo a la Secretaría Técnica del Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio y consideración.

 

Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de intereses, y se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

Los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

Si se admite la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el Presidente del Comité, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un servidor del nivel directivo o asesor de la Unidad, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado, en tal caso se suspende la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación.

 

CAPÍTULO ll

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

ARTÍCULO 10°. SESIONES. El Comité de Conciliación se reunirá de manera ordinaria dos (2) veces al mes, y de manera extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

Las sesiones se llevarán a cabo en el Despacho del Director de la Unidad, o en sesión virtual o en el lugar indicado en la respectiva citación.

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio Io requieran, o cuando Io estime conveniente su Presidente, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

 

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará por parte del abogado designado en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

El Comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 11°. SESIONES VIRTUALES O PRESENCIALES. El Comité de Conciliación de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos podrá deliberar, votar y decidir los asuntos sometidos a su consideración, en sesión virtual o presencial, previa convocatoria del Secretario Técnico del Comité utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de Io actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con Io establecido en el artículo 63 del CPACA, o la norma que Io modifique o sustituya.

PARÁGRAFO: Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión que se suspende.

 

ARTÍCULO 12°. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité procederá a convocar a través del medio más expedito a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día. Este plazo podrá ser inferior cuando las circunstancias lo ameriten.

 

Asimismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

Con la convocatoria se deberán remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memorias o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el Orden del día del Comité.

 

PARÁGRAFO. Cuando las circunstancias Io exijan o cuando los miembros del Comité Io estimen conveniente podrán reunirse de manera extraordinaria, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 13°. FORMALIDAD DE LA CONVOCATORIA. Los integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo Orden del Día y de las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

 

ARTÍCULO 14°. INASISTENCIA A LAS SESIONES. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito y en oportunidad, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión, al funcionario que ejerza la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia.

 

El Secretario Técnico dejará constancia en la correspondiente acta de la sesión del Comité sobre la asistencia de los miembros e invitados; en caso de inasistencia así lo señalará indicando la justificación presentada.

 

ARTÍCULO 15^°. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día, hora y lugar señalados para la sesión del comité, el Presidente del Comité instalará la sesión de manera presencial o virtual.

A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al Presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

Los apoderados realizarán la presentación verbal de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, suministrando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión y absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación del caso, los miembros del Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Unidad

 

La deliberación del caso por parte del Comité no podrá exceder de 30 minutos, los cuales podrán ser prorrogados si así Io estima la mayoría de sus miembros asistentes.

 

Efectuada la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

 

Ninguno de los integrantes del Comité de Conciliación podrá abstenerse de emitir su voto en la respectiva sesión, salvo que haya manifestado algún impedimento o conflicto de intereses en los términos de ley y que este haya sido aceptado por el comité.

 

Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el Secretario Técnico informará al Presidente que todos los temas han sido agotados, para que este proceda a levantar la sesión.

 

PARÁGRAFO. Las sesiones del Comité deberán ser registradas en Actas por el secretario técnico del Comité, en las que se evidencie el desarrollo de la sesión conforme a las disposiciones que se indican en el presente acto administrativo.

 

ARTÍCULO 16°. QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité deliberará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité tendrá la función de decidir el desempate.

ARTÍCULO 17°. DISCUSIÓN DE ASUNTOS DE IMPACTO DISTRITAL O DE INTERÉS DE OTRO ORGANISMO O ENTIDAD DISTRITAL. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, podrá convocarse al Comité de Conciliación como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un representante del organismo o entidad distrital comprometida en el caso, quien debe pertenecer igualmente al nivel directivo y será designado por el Secretario de Despacho, Director de Departamento Administrativo o Alcalde Local, según corresponda.

 

Dichas invitaciones serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité.

 

ARTÍCULO 18°. TRÁMITE DE PROPOSICIONES. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para la deliberación y decisión de los miembros del Comité de Conciliación.

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

ARTÍCULO 19°. SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTOS. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta,

 

ARTÍCULO 20°. DENOMINACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS POR EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación se denominarán Resoluciones y serán suscritas todos sus miembros.

 

Las disposiciones de carácter particular se denominarán Resoluciones y se suscribirán por el Presidente del Comité y el Secretario Técnico.

 

CAPÍTULO III

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

ARTÍCULO 21°. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE CONCILIACIÓN. El abogado que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá realizar según el formato contenido en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB as fichas técnicas y los informes que deban presentarse. Esta presentación se debe realizar ante la Secretaria Técnica del Comité, con una antelación no menor a cinco (5) días hábiles previos a la fecha en que se deba adelantar la correspondiente citación a comité. El diligenciamiento de las fichas y de los informes que no sean presentados según estos formatos, no serán estudiadas por el Comité.

 

Los apoderados de la Unidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en la legislación vigente, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 22°. FICHAS TÉCNICAS EN MATERIA DE ACCIÓN DE REPETICIÓN Los apoderados que tengan a cargo el inicio de la acción de repetición, deberán elaborar la respectiva ficha técnica en el formato y con los requisitos de forma y de contenido determinados en el SIPROJ, remitiéndola a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación con una antelación no menor a cinco (5) dias hábiles previos a la fecha en que se deba realizar la correspondiente citación a la sesión.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB dispuesto por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

ARTÍCULO 23°. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN O DE ACCIONES DE REPETICIÓN CONTRA FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Los apoderados de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, deberán presentar un informe al Comité de Conciliación para que éste determine la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

De no ser viable el llamamiento en garantía, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

 

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual remitirán al Comité un informe trimestral con las novedades del caso.

 

El Comité de Conciliación deberá priorizar el estudio de procedencia de las acciones de repetición, con ocasión del daño antijurídico generado por agentes estatales en donde se presuma la conducta dolosa o gravemente culposa.

 

CAPÍTULO IV

 

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

 

ARTÍCULO 24° SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. La Secretaría Técnica estará a cargo de un Asesor de Despacho o de un Profesional Especializado de la Oficina Jurídica de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos, designado mediante acto administrativo.

 

PARÁGRAFO. La designación o el cambio de la secretaria técnica deberá ser informada a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO 25°. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Realizar la convocatoria a las sesiones del Comité de Conciliación, de conformidad con Io establecido en el presente reglamento.

 

2. Asistir a las sesiones del Comité de Conciliación y elaborar las actas correspondientes.

 

3. Subir las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, las cuales deben incluir las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

4. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las decisiones y políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente los apoderados de la respectiva entidad u organismo realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y del pacto de cumplimiento en el sistema SIPROJ WEB

 

5. Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación, un informe de gestión sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la Unidad. Este informe relacionará el número total de sesiones, de casos resueltos indicando el mecanismo alternativo de solución de conflictos empleado, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra.

 

6. Preparar el informe semestral de gestión judicial SIPROJ-WEB, el cual debe remitirse a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaria Jurídica Distrital y a la Oficina de Control Interno de la Unidad, dentro de la primera semana de enero y la primera semana de julio de cada año.

 

7. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de Políticas de Prevención del Daño Antijurídico y de Defensa de los intereses de la Unidad

 

8. Proyectar el informe para el Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

9. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad.

 

10. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices de este reglamento.

 

11. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como el registro de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJWEB

 

12. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

ARTÍCULO 26°. ELABORACIÓN DE ACTAS. Las actas de las sesiones del Comité serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de la relación de los temas puestos a consideración, una síntesis de las deliberaciones, las decisiones adoptadas por los miembros permanentes, así como la justificación de inasistencia de los miembros del Comité a la respectiva sesión.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

ARTÍCULO 27°. TRÁMITE DE APROBACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DE ACTAS. El secretario técnico deberá remitir al segundo día hábil siguiente a la sesión, el proyecto del acta al correo de las personas que integraron el Comité. Los integrantes del Comité de Conciliación contarán hasta la finalización del tercer día hábil para exponer las observaciones que consideren deben ser incluidas en el Acta, o para expresar su aprobación.

 

En el caso que no se reciban comentarios o pronunciamiento dentro del término, se entenderá aprobada el Acta.

 

El día cuarto el secretario técnico consolidará el Acta con las observaciones recibidas y la enviará al Presidente del Comité para su firma.

 

El día quinto debe quedar firmada el Acta por el presidente y secretario técnico del Comité de Conciliación, la cual debe ser incorporada en el sistema SIPROJ, para terminar el Acta.

 

ARTÍCULO 28°. ARCHIVOS DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DE SU SECRETARÍA TÉCNICA. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Oficina Jurídica de la Unidad, bajo la responsabilidad del Secretario Técnico del Comité.

 

Las actas y grabaciones que integran el archivo del Comité de Conciliación, son públicos con sujeción a las restricciones en materia de reserva y confidencialidad de la información conforme a la normativa vigente.

 

Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la Unidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya. La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al Jefe de la Oficina Jurídica de la Unidad, quien dará las instrucciones respectivas al Secretario Técnico del Comité como responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el Secretario Técnico del Comité.

 

CAPÍTULO V

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

 

ARTÍCULO 29°. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para Io cual le presentará informes semestrales al Comité.

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

 

Los apoderados adjuntarán a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

 

ARTÍCULO 30°. ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad a las respectivas audiencias, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

CAPÍTULO VI

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

ARTÍCULO 31°. PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse un día en la última sesión ordinaria de los meses de enero y julio de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que ha sido condenada la Unidad o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito, se seguirán los lineamientos previstos por la Secretaría Jurídica Distrital en la normativa vigente que regule Io correspondiente.

 

ARTÍCULO 32°. INDICADOR DE GESTIÓN. En concordancia con lo establecido en el Decreto Nacional 1069 de 2015 p las normas que Io modifiquen o sustituyan, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Unidad, indicador respecto del cual el Comité de Conciliación efectuará seguimiento.

 

CAPÍTULO VII

 

DISPOSICIONES FINALES

 

ARTÍCULO 33°. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones internas N° 297 de 2013 y 142 de 2015.

 

Este reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación del 29 de diciembre de 2022.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 30 días del mes de diciembre del año 2022.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

DIEGO ANDRÉS MORENO BEDOYA

 

Director

 

Presidente Comité de Conciliación

 

MÓNICA YADIRA HERRERA CEBALLOS

 

Profesional Especializada

 

Secretaria Técnica Comité de Conciliación

 

MÓNICA MARIA PEREZ BARRAGÁN

 

Jefe Oficina Jurídica

 

Subdirectora de Gestión Humana (E)

 

Miembro Comité de Conciliación

 

HERNANDO IBAGE RODRÍGUEZ

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)

 

Miembro Comité de Conciliación

 

AMALÍN ARIZA MAHUAD

 

Subdirectora de Gestión Corporativa

 

Miembro del Comité de Conciliación 

           

 NOTA: Ver norma original en Anexo.