RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2023

 

(Febrero 08)

 

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 y el numeral 10° del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, y,

 

CONSDERANDO:

 

Que la Ley 2220 de 2022, "por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones", en su capítulo III del título V, reguló el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los comités de conciliación, señalando que es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de las entidades estatales.

 

Que el Decreto Distrital 430 de 2018 adoptó el modelo de gestión jurídica pública -MGJP-, el cual es un sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito Distrital en busca de alcanzar altos estándares de eficiencia y seguridad jurídica que faciliten la toma de decisiones, la protección de los intereses del Distrito Capital y la prevención del daño antijurídico.

 

Que el Decreto Distrital 839 de 2018 estableció las directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital.

 

Que el Decreto Distrital 556 de 2021, por el cual se adoptó el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital, en su artículo 20 señaló las responsabilidades de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos distritales, en el marco de las funciones de diseñar las políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

Que la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, estableció los parámetros para la administración, seguridad y la gestión de la información jurídica a través de los Sistemas de Información Jurídica, entre ellos, el Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. SIPROJ-WEB el cual es de obligatorio cumplimiento para las (los) apoderados y las (los) Secretarias (os) Técnicas (os) de los Comités de Conciliación.

 

Que teniendo en cuenta las disposiciones en mención, es necesario actualizar el reglamento interno del Comité de Conciliación, con el fin de incluir las responsabilidades adicionales a cargo de dicha instancia a la luz de la Ley 2220 de 2022, del Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital, y a la nueva composición del mismo.

 

Que el texto del presente reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación No. 3 del 8 de febrero de 2023.

 

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo primero.- Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social contenido en los artículos siguientes.

 

Artículo segundo.- Principios Rectores. Los miembros permanentes del Comité de Conciliación de la Secretarla Distrital de Integración Social y las (los) servidoras (es) públicas (os) que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Artículo tercero.- Funciones: El Comité de Conciliación de la Secretarla Distrital de Integración Social ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar políticas generales que orienten la defensa judicial de los intereses de la entidad.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaria Distrital de Integración Social, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; con el fin de formular, aprobar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento a la política de prevención del daño antijurídico.

 

4.4. (sic) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar la procedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el (la) representante legal o el (la) apoderado(a) actuará en las audiencias de conciliación, previo análisis de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que sirvan de fundamento para la evaluación de la posible conciliación en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el comité de conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Determinar dentro de un término no superior a cuatro (4) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuada por la entidad pública, sobre la procedencia mediante decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición en los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad.

 

7. (sic) Determinar la procedencia del llamamiento en garantía en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial o con fines de repetición, de acuerdo con el informe que deberá ser presentado por el apoderado del litigio.

 

8. Analizar y decidir sobre los casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad, así como estudiar la viabilidad de aprobar los argumentos que sustenten la oposición o no de los principios de oportunidad, los preacuerdos, las negociaciones e incidentes de reparación integral, que serán presentados ante el juez penal correspondiente-

 

9. Definir los criterios para que la Oficina Jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público.

 

10. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del daño.

 

11. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

12. Designar a la (al) funcionaria (o) que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, quien será una (un) Profesional de la Oficina Jurídica.

 

13. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden distrital sean sometidos al trámite de la mediación ante la Secretaría Jurídica Distrital y/o ante la Procuraduría General de la Nación.

 

14. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

15. Dictar su propio reglamento.

 

Parágrafo. Adicional a las funciones dispuestas en este artículo, el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social tendrá las competencias especiales establecidas por los Decretos Distritales que adoptan el modelo de gestión jurídica pública -MGJP-, los lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación y el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio.

 

CAPÍTULO II

 

SECRETARÍA TÉCNICA

 

Artículo cuarto. - Secretaria (o) Técnica (o) del Comité Conciliación: La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social estará a cargo de la Oficina Jurídica, quien a través de la (el) jefe propondrá al Comité el nombre de una (un) abogada (o) de su dependencia para que sea designada (o) en el desempeño de dicha labor.

 

Artículo quinto.- Funciones de la (del) secretaria (o) técnica (o): La (El) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité de la Secretaría Distrital de Integración Social desempeñará las siguientes funciones:

 

1. Convocar a los miembros del Comité a sesiones ordinarias según la programación aprobada por los miembros del Comité para dichas sesiones, así como citar a las sesiones extraordinarias cuando las circunstancias así lo demanden, y enviar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

 

2. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales suscribirán la (el) Presidenta (e) y la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

3. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

4. Preparar el informe de gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, el cual será presentado en la segunda sesión de los meses de enero y julio de cada vigencia y una vez aprobado por los miembros del Comité, será entregado al representante legal de la Entidad. Una copia del informe será remitida a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

5. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de la defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

6. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

7. Expedir dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su adopción, las certificaciones sobre las decisiones del Comité de Conciliación para cada caso en particular y aquellas que se requieran cuando se aplique alguna de las políticas de prevención del daño antijurídico adoptadas por el Comité, antes de la fecha programada para la respectiva Audiencia de Conciliación.

 

8. Registrar y diligenciar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a cada sesión del Comité de Conciliación, las respectivas actas aprobadas en el en el Módulo de Conciliación del Sistema de Información Sistema Único De Información De Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB.

 

9. Verificar que los apoderados de la Secretaría Distrital de Integración Social, cumplan con el diligenciamiento del Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB, con la finalidad de obtener los datos necesarios para presentar los informes de litigiosidad y prevención del daño antijurídico.

 

10. Enviar a la Secretaría Jurídica Distrital, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, así: Remitir copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de los Comités de Conciliación; Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los servidores públicos, señalando claramente el presidente del mismo; Copia del Reglamento Interno del Comité de Conciliación; Informar nombre, cargo, correo electrónico y número del fax de quien ejerce la Secretaría Técnica; actas suscritas por los respectivos Comités de Conciliación, las cuales no se hayan incorporado al sistema SIPROJ; actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá"; relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de alto impacto.

 

11. Verificar que las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios sean publicadas en la Web de la Secretaría Distrital de Integración Social dentro del término previsto en el artículo 27 de la Ley 2220 de 2021 y/o la norma que la sustituya.

 

12. Las demás que le sean asignadas por el Comité de Conciliación.

 

Parágrafo. La designación o el cambio de la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité deberá ser informado inmediatamente a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

CAPÍTULO III

 

ACCIÓN DE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN

 

Artículo sexto.- De la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición: El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social, conocerá y decidirá sobre la procedencia de la acción de repetición y del llamamiento en garantía con fines de repetición, para el efecto revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen. Así mismo, al evaluar cada caso, deberá tener en cuenta, además, los lineamientos y directrices establecidos en la Directiva No. 005 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, o en aquella que la sustituya o complemente.

 

Parágrafo primero. El Comité de Conciliación, deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición en un término no superior a cuatro (4) meses, contados a partir del pago total o el pago de la última cuota efectuado por la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

Para tal efecto, el pagador, al día siguiente del pago total del capital de una condena de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la Secretaría Distrital de Integración Social, deberá registrar en Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB la información requerida por la herramienta electrónica.

 

Adoptada la decisión por parte del Comité y, de ser procedente, la (el) abogada (o) responsable y/o apoderada (o) deberá presentar el medio de control de repetición dentro de los dos (2) meses siguientes.

 

Parágrafo segundo. En el evento en que se decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8° de la Ley 678 de 2001, la Secretaría Técnica del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

Parágrafo tercero. El Comité de Conciliación deberá hacer seguimiento, respecto a verificar que la demanda de repetición se presente dentro los dos (2) meses siguientes a la decisión de iniciarla.

 

Parágrafo cuarto. Informes sobre el estudio de procedencia llamamientos en garantía: Las (los) apoderadas (os) de la Secretaría Distrital de Integración Social, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro del término de traslado de la demanda y antes contestación.

 

CAPÍTULO IV

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

Artículo séptimo.- Prevención del daño antijurídico: En el informe semestral deberán incluirse los análisis que permitan identificar el seguimiento a la política de prevención del daño antijurídico, señalando el número de demandas y condenas del periodo, la tasa de éxito procesal y el impacto, de conformidad con la herramienta adoptada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ANDJE mediante Circular 005 de 2019 y la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Parágrafo primero. La política sobre prevención del daño antijurídico y los lineamientos de defensa de los intereses de la Secretaría Distrital de Integración Social se adoptara mediante Acuerdo que suscriban los miembros que integren el Comité de Conciliación, de lo cual se dejará constancia en el acta de la sesión en la que se tome la respectiva decisión. Se deberá remitir copia de la Política adoptada a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Parágrafo segundo. La (el) Jefe de la Oficina Jurídica, queda facultada (o) por el Comité de Conciliación para dar aplicación a los lineamientos de defensa judicial aprobadas por el mismo, en casos concretos y análogos donde se den los presupuestos establecidos tal efecto.

 

Artículo octavo.- Líneas decisionales del comité de conciliación: Sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto, el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social, autoriza a las (os) apoderadas (os), para presentar en los respectivos

 

a) Asistirán con ánimo conciliatorio:

 

1. Cuando sean evidentes y está sustentada y acreditada probatoriamente la responsabilidad de la Secretaría Distrital de Integración Social en los actos, hechos u omisiones demandados.

 

2. Cuando se trate de un caso en el que exista extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

4. Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de esta.

5. Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital.

 

b) Asistirán sin ánimo conciliatorio:

 

1. Cuando los empleados públicos soliciten se les hagan extensivos beneficios extralegales o convencionales propios de los trabajadores oficiales, y viceversa.

 

2. Cuando se controvierta la facultad de la administración para realizar modificación de la planta de personal.

 

3. Cuando se demande el pago de la prestación social "Quinquenio".

 

4. Cuando se demande el pago de la "prima de riesgo" y su efecto en las prestaciones sociales.

 

5. En los procesos de fuero sindical, cuando los empleados públicos demanden la reinstalación de condiciones salariales y prestacionales que hayan sido modificadas por el legislador, especialmente las derivadas de la Ley 4 de 1992, el Decreto Nacional 1919 del 2002 y demás normas concordantes, pues con base en estas fue necesaria la inaplicación por inconstitucionalidad e ilegalidad de normas distritales expedidas sin competencia en materia salarial y prestacional.

 

6. Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables al Distrito Capital por no existir legitimación en la causa por pasiva del Distrito Capital. De igual modo, si se demandan acciones u omisiones de entidades descentralizadas del Distrito Capital y se ha vinculado al sector central en el proceso y viceversa.

 

7. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción; el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales, en cuyo caso no será requisito haberse interpuesto los medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado.

 

8. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

9. Cuando el retiro de un servidor público nombrado en provisionalidad, haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

10. Si se debate la construcción de una obra aduciendo que la misma carece de licencia de construcción y esta última ha sido aportada al proceso por parte del apoderado de la Secretaría Distrital de Integración Social.

 

11. En aquellos casos en los que la controversia gire en torno a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

12. Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

c) En los procesos adelantados ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo - audiencia inicial:

 

En estos procesos, con ocasión a la primera etapa del proceso y vencido el término de traslado de la demanda o de la reconvención según sea el caso, una vez se proceda a adelantar la Audiencia Inicial de la que trata el artículo 180 de la Ley 1437 de 2011- Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y específicamente en lo relacionado con el numeral 8° del referido artículo (Posibilidad de Conciliación), el apoderado de la Secretaría Distrital de Integración Social, asistirá teniendo en cuenta la decisión con la que la Entidad se presentó ante la Procuraduría General de la Nación (Procuraduría Delegada para asuntos Administrativos) a la Audiencia de Conciliación Extrajudicial.

 

En aquellos casos, en los que la (el) apoderada (o) de la Secretaría, habiendo realizado la calificación del riesgo procesal verifique que la probabilidad de pérdida es alta, deberá presentar una propuesta de conciliación en la Audiencia Inicial, por lo cual, procederá a realizar la ficha de estudio de conciliación en sede judicial, argumentando los motivos por los que recomienda conciliar. En ese orden procederá el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social a tomar decisión frente al tema, en la sesión que corresponda.

 

d) En los procesos en los que se profiere sentencia condenatoria.

 

Cuando el agente del ministerio público solicite la celebración de audiencia de conciliación previamente a conceder el recurso de apelación, el apoderado deberá realizar ficha de estudio de conciliación en sede judicial, en la cual esboce las consideraciones de la condena y los argumentos que motivan la celebración de audiencia, con la finalidad de someter a consideración del Comité de Conciliación el caso, para que este determine la procedencia o improcedencia de presentar fórmula conciliatoria.

 

En caso de no presentarse fórmula conciliatoria, la Secretaria (o) Técnica del Comité de Conciliación debe suministrar a la (el) apoderada (o) copia del acta del Comité en la que conste el estudio de los argumentos fácticos y normativos que justifican la decisión.

 

Artículo noveno.- Procedimiento en caso de aplicación de línea decisional: La aplicación de las líneas decisionales del Comité de Conciliación, requiere de la elaboración de la ficha técnica por parte de la (el) apoderada (o) en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB y la solicitud expresa de aplicarla al caso concreto.

 

Se faculta a la (el) Jefe de la Oficina Jurídica, para aprobar la aplicación de la línea, quien comunicará tal aprobación por escrito a la (el) Secretaria (o) Técnica del Comité de Conciliación, con el fin de que se elabore la certificación denominada "Aplicación de línea de decisión del Comité de Conciliación al caso concreto".

 

Parágrafo. Cuando la política no sea aplicable al caso concreto o por la importancia e impacto del mismo para la Entidad sea inconveniente su aplicación, el Comité podrá analizar la solicitud de conciliación motivando las razones por las que se aparta de la línea decisional y/o evaluar la necesidad de modificar la política establecida. Para lo anterior, la (el) apoderada (o) deberá proceder con la presentación de la ficha de estudio ante el Comité.

 CAPÍTULO V

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ Y DESARROLLO DE LAS SESIONES

Artículo décimo.- Sesiones: El Comité de Conciliación se reunirá en sesiones ordinarias mínimo dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

Artículo décimo primero.- Convocatoria: De manera ordinaria, la (el) Secretaria (o) Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros permanentes del mismo con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y si la sesión se realizará de forma presencial (lugar de la reunión), digital o electrónica o mixta y el respectivo orden del día.

 

Así mismo, la (el) Secretaria (o) Técnico del Comité de Conciliación extenderá la invitación a los servidores públicos o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

Con la convocatoria, la (el) Secretaria (o) Técnico del Comité de Conciliación, remitirá las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y preparación de los temas por parte de los miembros e invitados al Comité de Conciliación.

 

Artículo décimo segundo.- Inasistencia: Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité, el escrito antes señalado. En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, La (el) Secretaria (o) Técnica (o) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Artículo décimo tercero.- Quórum deliberatorio y adopción de decisiones: El Comité deliberará con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes; la (el) Secretaria (o) Técnica (o) procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto; las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el Presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo décimo cuarto. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones - trámite de impedimentos, recusaciones y/o conflicto de intereses: Con el fin de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, si alguno de los integrantes del Comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses, previstas en el artículo 11 del CPACA, deberá informar a la Secretaría Técnica del Comité a más tardar cuando se realice la exposición del asunto en la sesión correspondiente.

 

De lo anterior, se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

Parágrafo primero. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento por parte de los profesionales que ejerzan la representación extrajudicial o judicial de la Secretaría Distrital de Integración Social.

Parágrafo segundo. Las decisiones del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto.

 

Artículo décimo quinto.- Desarrollo de la reunión: En el día y hora de la sesión, la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité de Conciliación instalará la sesión, previa verificación del quórum y aprobación del orden del día. La reunión se desarrollará así:

 

1. Subsiguientemente, informará sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité.

 

2. Posteriormente, informará sobre la presentación de impedimentos o recusaciones. De presentarse impedimentos o recusaciones, se dará aplicación a lo contemplado en el artículo 5 del Decreto Distrital 839 de 2018.

 

3. La (el) abogada (o) y/o apoderada (o) designada (o) en el respectivo asunto, hará la presentación del del caso, su concepto y la recomendación al Comité. Así mismo, absolverá las inquietudes que se le formulen, si a ello hubiera lugar.

 

4. Acto seguido los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos y/o apoderados de la Entidad.

 

5. Una vez se haya efectuado la deliberación, la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité procederá a preguntar a cada uno de los integrantes su voto.

 

6. Evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la (el) Secretaria (o) Técnica (o) informará que todos los temas han sido agotados, procediendo a terminar la sesión.

 

Parágrafo primero. Cuando se presenten al Comité casos que no hayan sido previamente agendados en el orden del día, ni enviada la correspondiente ficha técnica, se deberá justificar la situación. El Comité adoptará la decisión frente al estudio del caso.

 

Artículo décimo sexto.- Decisiones: Las decisiones adoptadas en el Comité de Conciliación, en cada caso concreto, hacen parte de la actividad de la administración, por lo tanto, están sometidas a los principios de la función administrativa y a los fines del buen servicio, así mismo, deben obedecer a motivos objetivos previamente contemplados en la ley.

 

Parágrafo primero. Las decisiones sobre la procedencia de la conciliación se harán con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. En este sentido, los miembros del Comité de Conciliación deberán ajustar sus posiciones al ordenamiento jurídico, por lo tanto, la decisión de conciliar, por si sola, no da lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni acciones de repetición, ni constituye ordenación del gasto.

 

Parágrafo segundo. El desconocimiento de los parámetros legales y principios de la función pública, así como cualquier motivación subjetiva alejada de las razones del buen servicio, hacen responsables a los miembros del Comité de Conciliación, pues estos desarrollan una actividad pública susceptible de control.

 

Artículo décimo séptimo.- Elaboración de actas: En desarrollo de las reuniones del Comité y las decisiones del mismo se harán constar en actas que serán certificadas por la (el) Secretaria (o) Técnica (o).

 

Artículo décimo octavo.- Trámite de aprobación de actas: La (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité, deberá remitir el proyecto de acta a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión por correo electrónico, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones.

 

Si dentro del término la (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado, procediendo con la aprobación del documento dentro del término de cinco (5) días, conforme lo prevé el artículo 121 de la Ley 2220.

 

Las actas de las sesiones serán suscritas por la (el) Presidenta (e) del Comité y la (el) Secretaria (o) Técnica (o).

 

CAPÍTULO VI

 

DE LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

Artículo décimo noveno.- De la solicitud de conciliación: Presentada una petición de conciliación ante la Secretaría Distrital de Integración Social, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la Audiencia de Conciliación, aportando copia de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

Parágrafo primero. La (el) abogada (o) y/o apoderada (o) a quien se le asigna el estudio de la solicitud de conciliación y correspondiente elaboración de la ficha de análisis, contará con diez (10) días hábiles, contados a partir del momento de recibo de la referida solicitud en la Secretaría Distrital de Integración Social, para proceder con el respectivo estudio y recomendación respecto al caso bajo examen.

 

Dentro del término en mención, la (el) apoderada (o) requerirá a la(s) dependencia(s) correspondiente(s) los insumos que considere necesarios para analizar el caso. Esta información deberá ser entregada por la(s) dependencia(s) respectiva(s) a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en la cual el(la) abogado(a) solicite los insumos.

 

Parágrafo segundo. La (el) abogada (o) y/o apoderada (o) deberán diligenciar las fichas de análisis de conciliación y/o repetición en el Módulo de Conciliaciones M.A.S.C. del Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB y remitirlas a la Secretaría Técnica del Comité de conformidad con lo previsto en el manual de la herramienta electrónica.

 

CAPÍTULO VII

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL

 

Artículo vigésimo.- Seguimiento a las decisiones. La (el) Secretaria (o) Técnica (o) del Comité de Conciliación verificará dentro de los cinco (5) días siguientes a la celebración de Audiencia de Conciliación que la (el) apoderado cargue en Sistema Único de Información de Procesos Judiciales del D.C. - SIPROJ-WEB la evidencia de la diligencia.

 

Lo anterior, será informado en sesión del Comité de Conciliación y se verificará que en los asuntos en los cuales la decisión del comité implique una erogación económica, se realice el registro contable correspondiente, por lo cual, deberá informarse la decisión a la Subdirección Administrativa y Financiera.

 

Artículo vigésimo primero.- Deberes de las (los) apoderadas (os): Las (los) apoderadas (os) deben observar las obligaciones fijadas en la ley y los reglamentos, especialmente las contenidas en los Decretos Distritales 838 de 2018 (art. 3), 839 de 2018 (art. 14 y s.s.) y 556 de 2021, Resolución 104 de 2018 y demás normas complementarias y/o que los sustituyan.

 

Artículo vigésimo segundo.- Asistencia de las (los) apoderadas (os) de la entidad a las audiencias: Es obligatoria la asistencia de la (del) apoderada (o) de la Entidad a las respectivas audiencias con el objeto de exponer la decisión del Comité de Conciliación junto con las razones de hecho y de derecho dejando constancia en el acta de la audiencia.

 

Las (los) apoderadas (os) podrán solicitar el aplazamiento de las audiencias cuando no haya sido posible presentar el estudio a consideración del Comité de Conciliación de la Entidad, bien sea porque no se haya recibido la citación para la audiencia, cuando se haya recibido solicitud sin sus anexos, o cuando la citación se reciba con una antelación que no permita realizar el estudio y presentarlo a consideración del mismo.

 

CAPÍTULO VIII

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo vigésimo tercero.- Integración normativa: El presente acto administrativo está integrado por el marco normativo aplicable a la conciliación, contenido en las leyes y decretos, así como resoluciones, directivas y circulares expedidas por la Entidad y por la Secretaría Jurídica Distrital, o la que haga sus veces, y/o por el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Integración Social, las cuales serán de obligatorio cumplimiento, sin perjuicio de las demás disposiciones que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

 

Artículo vigésimo cuarto.- Publicación: El presente acuerdo deberá ser publicado en el link de Transparencia y Acceso a la información Pública, de la página web de esta entidad, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto Nacional 103 de 2015, y enviado a la Secretaría Jurídica Distrital para su publicación en la plataforma web de "Régimen Legal de Bogotá"

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C., a los 08 días del mes de febrero del año 2023.

 

CARLOS JAVIER MUÑOZ SÁNCHEZ

 

JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

 

PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

FRANCI LILIANA CLAVIJO

 

DELEGADA DE LA SECRETARÍA DEL DESPACHO

 

GINA ALEXANDRA VACA

 

DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

MARÍA CAMILA DÍAZ MARÍN

 

SUBDIRETORA DE CONTRATACIÓN

 

EDGAR DAVID MOTTA REVOLLO

 

ASESOR DESPACHO - SUBSECRETARÍA

 

DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

 

BRAIAN MORENO MONCAYO

 

SECRETARIO TÉCNICO

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.