RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCION 5633 DE 2016

 

(Junio 29)

 

Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil

 

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

 

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el artículo 15 del Acto Legislativo número 01 de 2003, el artículo 26 del Decreto 2241 de 1986, el artículo 25 del Decreto 1010 de 2000 y el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, y

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con el artículo 266 de la Constitución Política modificado por el Acto Legislativo 01 del 3 de julio de 2003, en concordancia con el Decreto-ley 2241 de 1986 y el Decreto-ley 1010 de 2000, corresponde a la Registraduría Nacional del Estado Civil ejercer, entre otras, la función de organizar y dirigir el Registro Civil y la Identificación de los colombianos, así como organizar las elecciones.

 

Que la Registraduría Nacional del Estado Civil formuló desde el año de 1994 un Plan Integral de Modernización Tecnológica “PMT”, que incluyó la modernización de los sistemas de identificación ciudadana, registro civil y electoral, con el fin de mejorar la gestión institucional y garantizar una mayor transparencia administrativa.

 

Que el artículo 18 del Decreto 019 de 2012 estableció:

 

“Verificación de la huella dactilar por medios electrónicos. En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, esta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

“Si el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán con la Registraduría Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de la información requerida. Cuando por razones físicas la persona que pretenda identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual forma se procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento.

 

“La comprobación de identidad a través de la Registraduría Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la entidad pública o el particular que ejerza funciones administrativas”.

 

Que el Gobierno Nacional sancionó y promulgó la Ley 1753 de 2015, “Por la cual se expide Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”.

 

Que el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015 consagró: “Obligatoriedad de suministro de información. Modifíquese el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011, el cual quedará así:

 

“Artículo 227. Obligatoriedad de suministro de información. Para el desarrollo de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan Nacional de Desarrollo y en general para el ejercicio de las funciones públicas, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, pondrán a disposición de las entidades públicas que así lo soliciten, la información que generen, obtengan, adquieran o controlen y administren, en cumplimiento y ejercicio de su objeto misional. El uso y reutilización de esta información deberá garantizar la observancia de los principios y normas de protección de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, así como las demás normas que regulan la materia.

 

El suministro de la información será gratuito, deberá solicitarse y realizarse respaldado en estándares que faciliten el proceso de intercambio y no en tecnologías específicas que impidan el acceso, no estará sujeto al pago de tributo, tarifa o precio alguno y las entidades públicas solo podrán cobrar los costos asociados a su reproducción o los derivados de la aplicación de procesamientos o filtros especiales. Las entidades públicas propenderán por la integración de los sistemas de información para el ejercicio eficiente y adecuado de la función pública.

 

Las obligaciones a las que hace referencia este artículo constituyen un deber para los servidores públicos en los términos del artículo 34 del Código Disciplinario Único y los términos para su cumplimiento deberán atender lo dispuesto en la Ley Estatutaria del Derecho de Petición.

 

Las curadurías urbanas entregarán a los entes territoriales que lo soliciten la información pertinente sobre las solicitudes, expediciones y aprobaciones de todos los actos administrativos de licenciamiento urbanístico, a fin de que estos puedan ejercer con oportunidad y eficacia los respectivos procesos de vigilancia y control del desarrollo urbanístico e inmobiliario. Para el efecto, cada ente territorial acordará con las curadurías urbanas respectivas los medios para el reporte de la información.

 

Parágrafo 1°. Para el reconocimiento de derechos pensionales y el cumplimiento de la labor de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), esta tendrá acceso a la información alfanumèrica y biográfica que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como a la tributaria de que trata el artículo 574 y el Capítulo III del Título II del Libro V del Estatuto Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La UGPP podrá reportar los hallazgos a las Administradoras del Sistema de Protección Social, para que adelanten las acciones bajo su competencia. Para estos efectos la UGPP requerirá a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, dentro de lo de su competencia, para obtener la información necesaria.

 

Paragrafo 2°. La Registraría Nacional de Estado Civil, permitirá el acceso a la información alfanumérica, biográfica y biométrica que soliciten las administradoras del sistema de seguridad social integral en pensiones, salud y riesgos laborales, para que adelanten las accione estrictamente relacionadas con el cumplimiento de su objetivo misional.

 

Las entidades públicas o particulares con funciones públicas que quieran verificar la plena identidad de los ciudadanos contra la base de datos biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional de Estado Civil, podrán implementar su propia infraestructura para acceder directamente o a través de un aliado tecnológico certificado por la Registraduría para consultar en línea las minucias dactilares.

 

Los particulares que desarrollen las actividades del artículo 335 de la Constitución Política y los demás que autorice la ley, podrán acceder a las réplicas de las bases de datos de identificación de la Registradora y consultar en línea minucias dactilares, utilizando infraestructura propia o a través de un aliado tecnológico certificado por la Registraduría. Para ello deberán previamente cubrir los costos que anualmente indique la Registraduría, por concepto de Administración, soporte, mantenimiento de las aplicaciones y de las actualizaciones de las bases de datos”.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 6128 del 8 de octubre de 2007, creó el Comité para la fijación de Tarifas y Precios por los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el objeto de estudiar y proponer para la aprobación y adopción por parte del Registrador Nacional del Estado Civil, el valor de las tarifas y precios por los servicios que presta la Entidad.

 

Que mediante Resolución número 4890 del 17 de junio de 2011 se modificaron las funciones del Comité para la fijación de tarifas y precios de los servicios que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil, adicionando en el artículo 1° las funciones de “b) Presentar oportunamente al Registrador Nacional del Estado Civil el estudio correspondiente al sistema para la determinación de los costos asociados a la reproducción para el acceso a los datos y las bases de datos que administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, así como los que se generen para procesamientos o filtros especiales adicionales a la información publicada en las bases de datos de la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 227 de la Ley 1450 de 2011 y demás normas concordantes y pertinentes; c) Verificar el efectivo cumplimiento de lo dispuesto en las Leyes 1163 de 2007 y 1450 de 2011 y demás disposiciones que regulan la prestación de los servicios de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió la Resolución número 3341 del 16 de abril de 2013, “Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso de entidades públicas a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió las Resoluciones 3632 del 23 de abril de 2013 y 14247 del 27 de diciembre de 2013, por medio de las cuales se da alcance, modifica y aclara la Resolución 3341 de 2013.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió la Resolución número 8410 del 22 de agosto de 2013, “Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para la expedición física de la información no sujeta a reserva legal de la base de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI) de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que requieran los particulares”.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió las Resolución 14826 del 21 de octubre de 2014, por medio de la cual se adicionó el artículo 5° de la Resolución 8410 del 22 de agosto de 2013.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil expidió la Resolución número 10690 del 23 de septiembre de 2015, “Por la cual se reglamentan las condiciones y el procedimiento para el acceso a la bases de datos dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil, para el uso de los particulares autorizados por la ley, en el proceso de autenticación biométrica.”.

 

Que el Registrador Nacional del Estado Civil, mediante Resolución 4173 del 20 de mayo de 2016, fijó las exigencias y políticas de seguridad de la información para la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Que los servicios para el acceso y consulta a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil se deben prestar en condiciones de calidad, eficiencia, seguridad, desempeño, auditoría, concurrencia, integridad, debiendo tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil, como las entidades públicas o particulares con funciones públicas y particulares autorizados por la ley, garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva, así como, no permitir el uso indebido de la información al tenor de lo previsto en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 relacionadas con la protección de datos personales, y las políticas de seguridad informática establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Que con fundamento en todo lo anterior, las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas y particulares autorizados por la ley que requieran consultar las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán cumplir con los requerimientos descritos mediante el presente acto administrativo y sus respectivos anexos.

 

Que acogiendo las recomendaciones señaladas tanto por el Comité para la fijación de las tarifas y precios por los servicios que presta la entidad, el Comité de Seguridad de la Información de la entidad, así como los pronunciamientos de las áreas misionales y de apoyo técnico, este Despacho

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO I

OBJETO, CAMPO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES

 

ARTÍCULO 1°. Objeto y campo de aplicación. La presente resolución tiene por objeto reglamentar las condiciones y procedimientos a seguir por parte de las entidades públicas, de los particulares que ejerzan funciones públicas y de los particulares autorizados por la ley, para el acceso y consulta a los datos y las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

ARTÍCULO 2°. Definiciones. Con el fin de poner a disposición la información de los datos y las bases de datos que produce y administra la entidad, se precisan los siguientes términos:

 

Acceso a datos Web: Está relacionado con el medio de acceso para realizar las consultas vía WEB, entendiéndose como tal, el uso de Internet.

 

Aliado tecnológico: Persona jurídica que apoya a la entidad pública, al particular con funciones públicas o particulares autorizados por la ley en todos los aspectos relacionados con las tecnologías de la información para el proceso de autenticación biométrica.

 

Autenticación Biométrica: Es el proceso tecnológico de verificación y validación de la identidad de las personas por medio de las huellas dactilares.

 

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

Codificación: Proceso mediante el cual se genera la minucia de las huellas dactilares en los formatos pertinentes para el proceso de cotejo.

 

Colocation Compartido: Modalidad en la que la Registraduría Nacional del Estado Civil podrá disponer de un centro de datos y de infraestructura tecnológica para albergar la base de datos biográfica y biométrica que inter-operará con la infraestructura de cotejo dispuesta por las entidades públicas o particulares que ejerzan funciones públicas, interesadas en el proceso.

 

Consulta vía Web: Es el servicio que presta la Registraduría Nacional del Estado Civil para acceder vía WEB a la información contenida en las bases de datos.

 

Contrato: Acto jurídico generador de obligaciones, celebrado entre la Registraduría Nacional y un particular, con el objeto de permitir la consulta a las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Convenio: Acto administrativo celebrado entre la Registraduría Nacional y una entidad pública o particular con funciones públicas, con el objeto de permitir la consulta a las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Cruce de Información: Aplicación sistemática de una serie de operaciones de consultas sobre la base de datos, para extraer la información solicitada por parte de las diferentes Entidades.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Entidad interesada: Entidad pública, particular que ejerce funciones públicas o particular autorizado por la ley, interesado en el acceso para la consulta de las bases de datos que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Housing o Colocation: Modalidad en la que la Registraduría Nacional del Estado Civil podrá disponer de un centro de datos y de infraestructura tecnológica para prestar el servicio de autenticación biométrica.

 

Infraestructura tecnológica: Hace referencia al software y hardware que la entidad pública, particular con funciones públicas o el tercero autorizado por éstas, deben disponer para prestar el servicio de autenticación biométrica a sus clientes.

 

Infraestructura propia: Modalidad en la que el hardware y software deberá ser provisto por la Entidad Pública, el particular que ejerza funciones públicas o el tercero autorizado por ésta, acorde con lo descrito en el Anexo Técnico número 2 denominado “Infraestructura tecnológica para el proceso de autenticación biomètrica”, los cuáles serán instalados en un data center certificado TIER 3 o superior, o que cumpla, homologue o supere la Norma ANSI TIA 942 categoría TIER 3, ubicado en el territorio nacional.

 

Modalidad de prestación del servicio para la Autenticación Biomètrica: Se entiende por modalidad de prestación del servicio aquellos modelos de arquitectura tecnológica relacionados con el esquema de Housing o Colocation, Colocation compartido o infraestructura propia. Cualquier modalidad de prestación del servicio para la autenticación biomètrica, no implica bajo ninguna circunstancia la entrega de los datos y las bases de datos de carácter reservado y sensible de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Movilidad: Consulta de la base de datos biográfica y biomètrica de la Registraduría Nacional del Estado Civil efectuada por medio de dispositivos móviles.

 

Procesamientos o filtros especiales adicionales: Es la consulta de información realizada sobre una base de datos, bajo criterios específicos, que implica destinar recursos adicionales por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil para la generación de los resultados respectivos.

 

CAPÍTULO II

 

ACCESO A LA INFORMACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

 

ARTÍCULO 3°. Autorización y disposición para el acceso a la información de las bases de datos de la Entidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil autorizará y pondrá a disposición de las entidades interesadas, la consulta de las bases de datos que produce y administra para el cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales (entidades públicas y particulares con funciones públicas) o con el objeto social (particulares autorizados por la ley), según el caso. Dicha disposición estará sujeta al ejercicio de la función a su cargo, a la modalidad de prestación del servicio y a la observancia de las limitaciones técnicas de la Registraduría Nacional del Estado Civil, teniendo en cuenta los tèrminos, procedimientos y condiciones establecidas en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas a la protección de datos personales, al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva.

 

Parágrafo. La Registraduría Nacional del Estado Civil, bajo ninguna circunstancia, cederá total o parcialmente los datos ni las bases de datos que produce y administra, como tampoco cederá su administración.

ARTÍCULO 4°. Acceso a la información de las bases de datos. Las entidades interesadas en acceder y consultar los datos y las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán presentar solicitud escrita, indicando el tipo de información requerida, el propósito y las razones en que se fundamenta la necesidad sobre dicha información, las cuales deben estar relacionadas con la función pública que legal y constitucionalmente desarrollan (entidades públicas y particulares con funciones públicas) o con su objeto social (particulares autorizados por la ley).

ARTÍCULO 5°. Plataforma de comunicaciones y seguridad informatica. Las entidades interesadas deberán proveer el canal de comunicaciones, así como la infraestructura tecnológica requerida para el servicio, garantizando el cumplimiento de las políticas de Seguridad de la Información de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

ARTÍCULO 6°. Acceso prioritario a la información de las bases de datos. El acceso y consulta a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, estarán supeditados a la disponibilidad de los recursos conforme a las prioridades en la prestación de los servicios que la Registraduría Nacional del Estado Civil debe proveer a las Registradurías, Consulados, Notarías y Hospitales.

 

Parágrafo. Por razón de los procesos electorales, todos los servicios de acceso y consulta de información, podrán ser limitados o suspendidos unilateralmente por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, a excepción del servicio de autenticación biométrica.

ARTÍCULO 7°. Acceso a la información. La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá el acceso y la consulta de los datos y las bases de datos de la información que produce y administra, una vez cumplidos los requisitos exigidos en la presente resolución, y la suscripción y legalización del convenio o contrato respectivo.

 

Parágrafo. La Registraduría Nacional del Estado Civil dará prioridad a las solicitudes de acceso y consulta a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra, que sean requeridas por autoridad competente, en los términos previstos en el artículo 213 del Decreto 2246 de 1986 “por el cual se adopta el Código Electoral” y la Ley 1437 de 2011 “por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.

ARTÍCULO 8°. Vigencia del acceso a la información. El plazo de acceso y consulta a los datos y a las bases de datos de la información que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, será estipulado de común acuerdo por las partes en el convenio o contrato que se suscriba, estará sometido a la normativa vigente y las limitaciones presupuestales que permitan el mantenimiento o contratación de los servicios de infraestructura que se requieran.

 

CAPÍTULO III

 

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LA BASE DE DATOS DEL ARCHIVO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN (ANI) Y DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE REGISTRO CIVIL (SIRC)

ARTÍCULO 9°. Consulta De Información al ANI. Las entidades interesadas que requieran consultar la información no sujeta a reserva legal del Archivo Nacional de Identificación (ANI), deberán elevar solicitud escrita de intención de celebrar convenio o contrato, según el caso, indicando el propósito y las razones de la solicitud, las cuales deben estar relacionadas con la función pública que legal y constitucionalmente desarrollan (entidades públicas y particulares con funciones públicas) o con su objeto social (particulares autorizados por la ley). Dichas entidades deberán acogerse a las modalidades, herramientas y formatos habilitadas para tal fin por la Registraduría Nacional.

 

La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá la consulta de la información no sujeta a reserva legal, teniendo en cuenta los términos, procedimientos, condiciones establecidas en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y, en general, toda aquella información que tenga el carácter de reserva o sensible.

 

Parágrafo. Los casos de procesamiento de consultas masivas se realizarán por medio de cruces de información contra las bases de datos del Archivo Nacional de Identificación (ANI) de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, a través del Grupo de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, y la Gerencia de Informática, evaluarán la pertinencia de la suscripción de convenio o contrato, atendiendo la periodicidad y volúmenes de consulta requeridas por una misma entidad solicitante.

ARTÍCULO 10°. Consulta De Información al SIRC. Las entidades interesadas solicitarán la consulta del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) a la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante las modalidades, herramientas y formatos habilitadas para tal fin. Para ello las entidades deberán acoger las condiciones establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

La Registraduría Nacional del Estado Civil permitirá la consulta de la información no sujeta a reserva legal, teniendo en cuenta los términos, procedimientos, condiciones establecidas en la presente resolución, garantizando el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva o sensible.

 

Parágrafo. Los casos de procesamiento de consultas masivas, se realizarán por medio de cruces de información contra la base del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para lo cual no será necesaria la suscripción de convenio. Sin embargo, la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación a través del Grupo de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, y la Gerencia de Informática evaluarán la pertinencia de la suscripción del mismo, atendiendo la periodicidad y volúmenes de consulta requeridas por una misma entidad solicitante.

ARTÍCULO 11. Coordinación del servicio. Se deberá establecer un único interlocutor por entidad, responsable de gestionar ante la Registraduría Nacional del Estado Civil los requerimientos de información que se hagan por parte de diferentes seccionales u oficinas de una misma entidad.

ARTÍCULO 12. Canales para las consultas. La Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo con su disponibilidad técnica, establecerá los canales de comunicación o los medios para la realización de las consultas, las cuales pueden ser por vía web (internet), por canales dedicados o por redes privadas, mediante servicio de acceso remoto, webservices, entre otros. De igual manera, definirá el número de usuarios autorizados por entidad para el acceso en línea a las bases de datos.

ARTÍCULO 13. Procesamientos o filtros especiales. Si las consultas implican condiciones o criterios especiales que requieran la realización de un proceso adicional a la información publicada, se deberá adelantar una reunión técnica entre la entidad solicitante y la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de establecer el tipo de información requerida y el procedimiento a seguir de acuerdo a viabilidad legal y técnica.

 

CAPÍTULO IV

 

PROCEDIMIENTO PREVIO PARA EL ACCESO Y CONSULTA DE LOS DATOS Y LA BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN BIOMÉTRICA

ARTÍCULO 14. Solicitud de acceso y consulta a la base de datos para el proceso de Autenticación Biométrica. Las entidades interesadas en acceder y consultar los datos y la base de datos con la información biográfica y biométrica que produce y administra la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de realizar procesos de autenticación biométrica, deberán elevar solicitud escrita a la Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la Secretaría General, indicando la modalidad escogida, si accede a través de aliados tecnológicos (operador biométrico y administrador de la base de datos y web service), el tipo de información requerida, la finalidad y las razones en que se fundamenta la necesidad sobre dicha información, la cual debe estar relacionada con el objeto de las funciones legales que desarrollan y certificar el cumplimiento de la normatividad vigente en protección de datos personales y la política de seguridad de la información de las entidades interesadas.

 

Parágrafo. Las entidades que pretendan funcionar con infraestructura propia y los Aliados Tecnológicos (operadores biométricos) deberán contar con experiencia certificada en procesos de autenticación biométrica, infraestructura tecnológica y superar la prueba técnica dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil, lo anterior de conformidad con la presente resolución, sus anexos técnicos y sus actualizaciones.

ARTÍCULO 15. Capacidad legal para los AliadosTecnológicos. El Aliado Tecnológico (operador biométrico) deberá adjuntar con su solicitud el Certificado de Existencia y Representación Legal, el cual deberá ser expedido en un término no mayor a noventa (90) días calendario y el Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio dónde se encuentra inscrito, el cual para la fecha de presentación de la respectiva solicitud debe encontrarse en firme.

 

Parágrafo. El Aliado Tecnológico (operador biométrico) deberá acreditar una experiencia de por lo menos tres años en el Registro Único de Proponentes (RUP), en actividades directamente relacionadas con las especificaciones descritas en los anexos técnicos y sus actualizaciones.

ARTÍCULO 16. Capacidad financiera del Aliado Tecnológico (operador biométrico). El Aliado Tecnológico (operador biométrico) deberá cumplir con la capacidad financiera, certificada por la Cámara de Comercio en el Registro Único de Proponentes (RUP), expedido bajo los parámetros del Decreto 1082 del 26 de mayo de 2015.

 

Parágrafo. Los Indicadores financieros y capacidad organizacional a verificar son los siguientes:

 

INDICADORES FINANCIEROS

 

1. LIQUIDEZ:

 

 

La liquidez mínima que deben acreditar los Aliados Tecnológicos, debe ser igual o superior a 1.2 veces.

 

2. NIVEL DE ENDEUDAMIENTO:

 

 

El nivel de endeudamiento máximo requerido para los Aliados Tecnológicos deberá ser igual o menor a 65%.

 

3. CAPITAL DE TRABAJO:

 

El capital de trabajo mínimo que deben acreditar los Aliados Tecnológicos, debe ser igual o mayor a una (1) vez el presupuesto oficial.

 

4. RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES:

 

 

La razón de cobertura mínimo que deben tener los Aliados Tecnológicos debe ser igual o mayor a 3.5

 

CAPACIDAD ORGANIZACIONAL

 

1. RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO:

 

 

La Rentabilidad del Patrimonio que debe acreditar mínimo los Aliados Tecnológicos, debe ser igual o mayor a 0.05

 

2. RENTABILIDAD DEL ACTIVO:

 

 

La Rentabilidad del Activo que deben acreditar mínimo los Aliados Tecnológicos, debe ser igual o mayor a 0.03

 

ÍNDICES FINANCIEROS DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES:

 

Para los casos de Uniones Temporales y Consorcios, los indicadores financieros se calcularán así:

 

- LIQUIDEZ: La sumatoria de la liquidez de cada uno de sus integrantes, de acuerdo al porcentaje de participación.

 

- NIVEL DE ENDEUDAMIENTO: La sumatoria del nivel de endeudamiento de cada uno de sus integrantes, de acuerdo al porcentaje de participación.

 

- CAPITAL DE TRABAJO: La sumatoria del capital de trabajo de cada uno de sus integrantes.

 

- RAZÓN DE COBERTURA DE INTERESES: La sumatoria del indicador de la Razón de cobertura de intereses de cada uno de sus integrantes, de acuerdo al porcentaje de participación.

 

- RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO: La sumatoria del indicador de Rentabilidad del patrimonio de cada uno de sus integrantes, de acuerdo al porcentaje de participación.

 

- RENTABILIDAD DEL ACTIVO: La sumatoria del indicador de rentabilidad del activo de cada uno de sus integrantes de cada uno de sus integrantes de acuerdo al porcentaje de participación.

 

ARTÍCULO 17. Reuniones de carácter técnico. Recibida la solicitud de acceso a la base de datos biométrica por parte del interesado, la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación, a través el Grupo de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales o quien haga sus veces, y la Gerencia de Informática, realizarán las reuniones aclaratorias al proceso de autenticación biométrica y sobre la prueba técnica que debe presentar la respectiva entidad con su o sus aliados tecnológicos (operadores biométricos) si los hubiera.

 

ARTÍCULO 18. Presentación y evaluación de la prueba técnica. El interesado, con su o sus aliados tecnológicos (operadores biométricos), si los hubiera, presentará la prueba técnica en las fechas establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien realizará la evaluación de la misma, con el fin de medir la seguridad, funcionalidad, desempeño, eficiencia, calidad del servicio y de acceso, y demás aspectos que debe cumplir la plataforma tecnológica.

 

La prueba técnica se llevará a cabo en las condiciones establecidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, contenidas en el Anexo Técnico número 1 denominado “Evaluación técnica de interoperabilidad y cotejo biométrico con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil”.

 

Los niveles de servicio y disponibilidad de la infraestructura tecnológica (modalidad infraestructura propia), serán responsabilidad de la respectiva entidad y su aliado tecnológico (operador biométrico), si lo hubiera.

 

Parágrafo. Cuando el aliado tecnológico (operador biométrico) de la entidad interesada ha presentado la prueba técnica de forma satisfactoria y se encuentra vigente la certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil que le acredita como operador biométrico, no será necesaria la realización de una nueva prueba, si el aliado tecnológico es presentado y autorizado por escrito por otra entidad interesada ante la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

ARTÍCULO 19. Certificación De La Prueba Técnica. La Registraduría Delegada para Registro Civil y la Identificación a través del Grupo de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales, o quien haga sus veces, y la Gerencia de Informática, certificarán por escrito al aliado tecnológico (operador biométrico) si lo hay o, en su defecto a la entidad interesada, la aprobación de la prueba técnica presentada. Esta certificación tendrá una vigencia de dos (2) años a partir de la aprobación de la prueba técnica.

 

Parágrafo. Las entidades certificadas como operadores biométricos que en el término de un (1) año contado desde la aprobación de la prueba técnica no sean vinculadas como aliados tecnológicos por las entidades interesadas que hayan formalizado convenio o contrato con la Registraduría Nacional, deberán presentar nuevamente la prueba técnica referida en el presente capítulo, para ser certificadas nuevamente como operadores biométricos.

 

ARTÍCULO 20. Renovación de la certificación. La entidad certificada como operador biométrico que se encuentre realizando cotejo biométrico contra la base de datos de la Registraduría Nacional, deberá solicitar la renovación de su certificación cada dos (2) años a partir de la aprobación de la prueba técnica. Para esta renovación, la Registraduría Nacional tendrá en cuenta los siguientes aspectos:

 

1. Actualización de la versión del SDK vigente en el MINEX.

 

2. El porcentaje de efectividad en el cotejo.

 

3. Cumplimiento de las políticas de seguridad de la información y debido tratamiento de datos personales, acorde a la normatividad vigente.

 

Parágrafo. Las entidades certificadas como operador biométrico que antes de la expedición de la presente resolución se encuentren vinculadas como aliados tecnológicos por las entidades interesadas que tengan convenio o contrato vigente con la Registraduría Nacional, se les renovará la certificación por un período de dos (2) años a partir de la fecha de expedición de este acto administrativo, previa verificación de los requisitos exigidos en la presente resolución, anexos técnicos y sus actualizaciones. La Registraduría Nacional otorgará un plazo de 6 meses a partir de la publicación de este acto administrativo, para que las entidades certificadas a la fecha de esta resolución puedan implementar la totalidad de los requisitos técnicos y de seguridad exigidos.

 

ARTÍCULO 21. Modalidades de acceso a la base de datos Biométrica. La entidad interesada que requiera el servicio de consulta a la base de datos para autenticación biométrica, podrá tener acceso bajo cualquiera de las siguientes modalidades:

 

Housing o Colocation: La Registraduría Nacional, contratará el servicio de housing con el proveedor del Data Center en donde dispondrá la base de datos biométrica. La plataforma de hardware, software, licenciamiento y software de cotejo (Matcher) será responsabilidad de la Registraduría Nacional para que las entidades autorizadas por la ley inter-operen con la base de datos biométrica de la Registraduría Nacional.

 

Esta modalidad tendrá viabilidad, solo cuando la Registraduría Nacional del Estado Civil cuente con los recursos que le permitan la implementación de la infraestructura tecnológica.

 

Housing Compartido: La Registraduría Nacional, contratará el servicio de housing con el proveedor del Data Center en donde dispondrá la base de datos biométrica. La plataforma de hardware, software y licenciamiento será responsabilidad de la Registraduría Nacional para que las entidades autorizadas, inter-operen con la base de datos biométrica de la Registraduría Nacional.

 

Las entidades públicas, particulares con funciones públicas o particulares autorizados por la ley, podrán solicitar el servicio de Colocation con el proveedor del Data Center en donde la Registraduría disponga la base de datos biométrica, con el fin de instalar y alojar en él, la infraestructura necesaria para inter-operar con el web service dispuesto por la Registraduría Nacional del Estado Civil para el proceso de autenticación biométrica.

 

La entidad pública, el particular con funciones públicas o el particular autorizado por la ley, serán los responsables de realizar el cotejo (Matcher) con la información suministrada por la Registraduría Nacional a través del web service.

 

Esta modalidad tendrá viabilidad, solo cuando la Registraduría Nacional del Estado Civil cuente con los recursos que le permitan la implementación de la infraestructura tecnológica.

 

Infraestructura propia: Las entidades públicas, particulares con funciones públicas o particulares autorizados por la ley que requieran el servicio de autenticación biométrica, podrán acceder a la base de datos de información biométrica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, implementando su propia infraestructura, previa presentación y aprobación de la prueba técnica referida en el artículo 18 de la presente resolución, para acceder directamente o a través de un aliado tecnológico certificado por la Registraduría

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Las entidades públicas, particulares con funciones públicas o particulares autorizados por la ley, deberán instalar en un data center certificado, o que homologue o supere las especificaciones de la Norma ANSI-TIA 942 -TIER 3, bajo su cuenta y riesgo, la plataforma tecnológica completa (sistema de almacenamiento, hardware, software y licenciamiento) definida por la Registraduría Nacional del Estado Civil).

 

Las especificaciones técnicas de la plataforma tecnológica completa que deberán proveer las entidades públicas, particulares con funciones públicas o particulares autorizados por la ley o el tercero autorizado por éstas, así como los lineamientos para el esquema de seguridad y comunicaciones, serán informadas a los interesados que hayan presentado la prueba técnica satisfactoriamente.

 

Parágrafo. La infraestructura tecnológica implementada en cualquiera de las modalidades de acceso a la base de datos biomètrica por parte de la entidad pública, particular con funciones públicas, particular autorizado por la ley o por el tercero autorizado para el proceso de autenticación biomètrica, debe ser exclusiva para cada operador. Bajo ninguna circunstancia se autoriza compartir la infraestructura descrita en el Anexo Técnico 2 entre terceros autorizados u operadores biométricos; lo anterior involucra la infraestructura definida para alojar la base de datos Réplica II facilitada por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

ARTÍCULO 22. Diseño Y Configuración De La Infraestructura Tecnológica. La entidad pública, el particular con funciones públicas, el particular autorizado por la ley o el tercero autorizado por éstos, diseñarán y administrarán su propia plataforma tecnológica para las capas de matcher, webservice de consumo e interfaz de usuario, las cuales permitirán interactuar con la base de datos para autenticación biométrica, conservando los mismos algoritmos en el matcher y características evaluadas en la prueba técnica, garantizando la trazabilidad y almacenamiento de todas las operaciones realizadas, al igual que las condiciones de seguridad de la información requeridas por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Parágrafo. Cuando la entidad pública, el particular que ejerza funciones públicas u otros particulares autorizados por la ley requieran el uso de dispositivos móviles para efectuar consultas a las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán garantizar el uso de canales de comunicación confiables, codificación de las imágenes de huellas y encriptación de los templates desde el captor biométrico.

 

ARTÍCULO 23. Mantenimiento y soporte técnico de la plataforma tecnológica. Todas las actividades referentes al mantenimiento y soporte técnico de la plataforma instalada por la entidad pública, particular con funciones públicas, particular autorizado por la ley o del tercero autorizado por éstas para el proceso de autenticación biométrica bajo la modalidad de infraestructura propia, estarán a cargo de las mismas. Los planes de mantenimiento de la plataforma son obligatorios, con el fin de mantener la información segura y actualizada, y evitando posibles reclamaciones de los titulares de la información.

 

ARTÍCULO 24. Administración del software. La Registraduría Nacional del Estado Civil en las modalidades de housing o colocation compartido, realizará la administración de la base de datos, el software y de los aplicativos dispuestos por ella, para garantizar el acceso y la utilización de la información.

 

Las entidades públicas, particulares que ejerzan funciones públicas o particular autorizado por la ley que operen a través del modelo de infraestructura propia, serán responsables de la administración de la base de datos, el software y los aplicativos en toda la solución. La Registraduría mantendrá el control de la información a través de los procedimientos y herramientas descritas en el Anexo Técnico número 2 “Infraestructura Tecnológica para el Proceso de Autenticación Biométrica - Ambiente de Producción”.

 

CAPÍTULO V

TRÁMITE PARA EL ACCESO A LOS DATOS Y A LAS BASES DE DATOS 

 

ARTÍCULO 25. Trámite de las peticiones. Las peticiones realizadas por las entidades interesadas en acceder a la información descrita en la presente resolución, deberán ser presentadas por escrito y serán tramitadas a través de la Secretaría General de la Registraduría Nacional del Estado Civil, quien las remitirá a la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación y a la Gerencia de Informática para su revisión, análisis y viabilidad técnica teniendo en cuenta las consideraciones y el objeto de las funciones legales que desarrolla, así como certificar el cumplimiento de la normatividad vigente en protección de datos personales y la política de seguridad de la información

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Parágrafo transitorio. Las solicitudes de acceso a la información que se encuentren en trámite a la fecha de expedición del presente acto administrativo y que hayan surtido los procesos de viabilidad jurídica y técnica para el acceso a la información, culminarán su trámite de conformidad con las resoluciones citadas en el artículo 34 de la presente resolución.

 

ARTÍCULO 26. Viabilidad técnica. En caso que la petición allegada por la entidad interesada cumpla con los requerimientos establecidos en la presente resolución y en los Anexos Técnicos, la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación a través del Grupo de Acceso a la Información de Protección de Datos Personales o quién haga sus veces y la Gerencia de Informática, emitirán la respectiva viabilidad técnica.

 

Parágrafo. En el evento en que la Registraduría Delegada para el Registro Civil y la Identificación no encuentre viable la solicitud, los documentos serán devueltos a la entidad interesada, con las razones técnicas de la negativa.

 

ARTÍCULO 27. Peticiones incompletas. En el evento en que la solicitud no contenga la totalidad de los documentos o la información necesaria, se remitirá comunicación a la entidad interesada para que allegue los documentos o requisitos faltantes, los cuales deberá subsanar en un término máximo de un (1) mes.

 

ARTÍCULO 28. Desistimiento. Al tenor de lo previsto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se entenderá que la entidad solicitante ha desistido de su solicitud, si ha pasado un (1) mes desde que la Registraduría informara sobre la necesidad de completar los requisitos, documentos o condiciones establecidas en el presente acto administrativo.

 

CAPÍTULO VI

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

ARTÍCULO 29. Confidencialidad de la información. La información que reposa en los archivos y en las bases de datos de la Registraduría Nacional se considera sensible y goza de reserva legal, por consiguiente se deberán respetar estos derechos, comprometiéndose la entidad consultante a utilizar dicha información para sus fines misionales o en desarrollo de su objeto social, con observancia de la Constitución Política de Colombia, del artículo 213 del Decreto 2241 de 1986, Decreto 1260 de 1970, artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, Ley Estatutaria 1581 de 2012, así como por las demás disposiciones que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas referidas a la protección de datos personales y al derecho a la intimidad.

 

Los interesados deberán garantizar la reserva, integralidad, seguridad y demás principios que la ley establezca para el acceso a la información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, establecida en la normatividad vigente, mediante la suscripción de un Acta de compromiso de reserva y confidencialidad.

 

Está totalmente prohibido recolectar, enrolar y almacenar huellas digitales o imágenes de éstas, o complementar bases de datos con la información consultada de las bases de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Parágrafo 1°. Para el proceso de autenticación biométrica, en ningún caso, la solución implementada puede utilizar las imágenes de las huellas dactilares, excepto cuando medie en la solicitud una orden judicial o que dicho proceso haya sido verificado y avalado por la Registraduría Nacional.

 

Parágrafo 2°. La Registraduría Nacional del Estado Civil se reserva el derecho de acceso a la información que produce y administra, el cual estará supeditado a la verificación y estricto cumplimiento por parte de las entidades interesadas, de las condiciones de legalidad, finalidad, seguridad y confidencialidad definidos por la Registraduría Nacional del Estado Civil, y que deberán ser implementados en las soluciones tecnológicas y procedimientos de acceso propuestos por los consultantes.

 

ARTÍCULO 30. Propiedad intelectual y licenciamiento. Los archivos y las bases de datos que contienen la información de los colombianos son propiedad exclusiva de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Igualmente, la estructura e información contenida en el código de barras de los documentos de identidad, gozan de protección legal, en virtud del registro efectuado ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor en el Libro 11 Tomo 99 Partida 454.

 

ARTÍCULO 31. Verificación de la confidencialidad y uso de la información. Teniendo en cuenta que la entidad usuaria de la información o los terceros autorizados por estas, no deberán permitir el uso indebido o la comercialización de la información a la cual se les permita el acceso y deberán garantizar el cumplimiento de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, asuntos de defensa y seguridad nacional, y en general toda aquella información que tenga el carácter de reserva.

 

La Registraduría Nacional del Estado Civil verificará el cumplimiento de las reglas de confidencialidad y el uso de la información y la aplicación de los respectivos mecanismos de seguridad establecidos en las políticas de seguridad de la información definidas por la entidad, de conformidad con lo señalado para cada caso en el convenio o contrato respectivo.

 

La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá en cualquier momento efectuar visitas técnicas a las entidades públicas, particulares que ejerzan funciones públicas, o particulares autorizados por la ley, y a sus aliados tecnológicos, con el propósito de verificar el cumplimiento de las exigencias técnicas plasmadas en esta resolución y sus anexos técnicos, o de verificar las condiciones de confidencialidad exigidas.

 

Parágrafo. Requerimiento de auditoría. La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá solicitar los informes de auditoría que ella determine para el cumplimiento del convenio o del contrato, los cuales serán generados por una firma especializada previamente aprobada por la Registraduría Nacional.

 

ARTÍCULO 32. Anexos técnicos. Hacen parte de esta resolución los documentos denominados Anexo Técnico número 1 denominado “EVALUACIÓN TÉCNICA DE INTEROPERABILIDAD Y COTEJO BIOMÉTRICO CON LA BASE DE DATOS DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL y Anexo Técnico número 2 denominado “INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA PARA EL PROCESO DE AUTENTICACIÓN BIOMÈTRICA. AMBIENTE DE PRODUCCIÓN”.

 

CAPÍTULO VII

 

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS PARA ENTIDADES PARTICULARES

 

ARTÍCULO 33. Facturación y cobro. Una vez suscrito el contrato, la Gerencia Administrativa y Financiera procederá de conformidad con el procedimiento establecido para la facturación y cobro de los costos asociados a la consulta de la información del Archivo Nacional de Identificación (ANI), del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) y de la Base de Datos Biográfica y Biométrica, acorde con lo dispuesto en la resolución vigente que fija las tarifas para los hechos generadores de cobro.

 

Parágrafo 1°. La facturación y cobro asociadas a la consulta de la información del Archivo Nacional de Identificación (ANI) y del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC) se realizará previo informe emitido por la Gerencia de Informática - Coordinación de soporte técnico de Registro Civil e Identificación y el Grupo de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales.

 

Parágrafo 2°. La facturación y cobro asociado a la consulta de la Base de Datos Biográfica y Biométrica dispuesta por la Registraduría Nacional del Estado Civil se realizará inmediatamente se suscriba el contrato, en los términos de este negocio jurídico.

 

ARTÍCULO 34. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad las Resoluciones números 3341, 3632, 8410 de 2013,14247,14826 de 2014 y 10690 de 2015, así como todas aquellas que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 29 dias del mes de junio del año 2016

 

El Registrador Nacional del Estado Civil,

 

JUAN CARLOS GALINDO VACHA