RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 002 DE 2018

(Marzo 05)

Resolución Informativa acerca de proyecto de ERP (Enterprise Resource Planning) para el Distrito y su fase inicial en la Secretaría Distrital de Hacienda

LA COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS - CDS

En ejercicio de sus facultades y en especial de las conferidas en el numeral 3 del artículo 6 y el artículo 7 del Decreto 680 de 2001

CONSIDERANDO:

Que por medio del parágrafo 3 del artículo 18 del Acuerdo 20 de 1989, el Concejo de Bogotá, D.C. facultó al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., para crear y reglamentar la Comisión Distrital de Sistemas (en adelante “CDS”), la cual fue creada mediante Decreto 443 de 1990, el cual fue derogado el Decreto 680 de 2001.

Que mediante Acuerdo 057 de 2002 se organizó la CDS como el “organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito Capital, será además el asesor técnico de la Administración Distrital en dichas materias”. El artículo 10 del referido Acuerdo 057 de 2002 dispone que “las políticas, estrategias y recomendaciones de la Comisión Distrital de Sistemas, serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades del Distrito Capital que conformen la misma”.

Que los objetivos y funciones de la CDS fueron definidos por los artículos 6 y 7 del Acuerdo 057 de 2002 y los artículos 2 y 3 del Decreto 680 de 2001.

De conformidad con el artículo 1 del Acuerdo 409 de 2009 la CDS es presidida por el Alcalde Mayor o su delegado (actualmente, el Director/a Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, tal como se estableció en la Resolución 22 de 2016)

Que en virtud del Decreto Distrital 56 de 2013, la Secretaría Técnica está en cabeza de la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones (“TIC”), de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Que el artículo 125 del Acuerdo 645 de 2016, por medio el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2016-2020 “Bogotá Mejor Para Todos” señala que el distrito “diseñará, promoverá e implementará los planes, programas y proyectos que permitan la unificación de sistemas de información, la interoperabilidad de las plataformas y bases de datos de las entidades distritales”.

Que el estudio de arquitectura empresarial realizado en el marco del contrato de consultoría 4130000-3742017 celebrado entre la Secretaría General y GPPG Consultoría, se identificó la necesidad de implementar soluciones transversales en sistemas de información, con el fin de resolver problemas o necesidades comunes a las entidades del distrito con el fin de desarrollar economías de escala en el uso de esta solución. Lo anterior incluye los sistemas de información de procesos de apoyo, en los cuales se encuentra el ERP (Entreprise Resource Planning) Distrital.

Que la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría General han concluido que resulta necesario implementar un nuevo ERP Distrital que sea integral, multi-entidad y único, acorde a las necesidades actuales para el funcionamiento en la nube y alineado a estándares y mejores prácticas y que reemplace la herramienta ERP denominada SI CAPITAL.

Que en 1998 entró en operación la herramienta ERP SÍ-CAPITAL, como desarrollo in house y a la medida por la Secretaría Distrital de Hacienda, para satisfacer las necesidades de administración de la información en entidades del Distrito Capital. Actualmente el sistema de información SI-CAPITAL soporta los procesos administrativos y financieros de la Secretaría de Hacienda y adicionalmente se encuentra implementado de manera independiente (de forma total o parcial) en 37 entidades distritales. Las demás entidades distritales tienen limitaciones para implementarlo o han adoptado proyectos alternativos sobre el particular. Adicionalmente, la Secretaría Distrital de Hacienda concluyó que SI-CAPITAL es una herramienta de comunicación asíncrona que presenta dificultades, reprocesos y tiempos altos de análisis, procesamiento y consolidación de información a nivel distrital.

Que la herramienta ERP SÍ-CAPITAL, a la fecha completa un ciclo de vida de alrededor de 20 años, lo cual es un elemento de consideración teniendo en cuenta el acelerado crecimiento de las tecnologías de software en términos de versiones de los aplicativos y de sistemas operativos que soportan la herramienta. Por tanto puede considerarse que la herramienta ERP SÍ-CAPITAL, ha entrado ya en una etapa de declive y por tanto es pertinente proceder a la actualización tecnológica para mantener la operación eficiente acorde a las nuevas tecnologías disponibles para tal efecto. 

Que en virtud de lo anterior, la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría General suscribieron el convenio interadministrativo No. 052 de 2017 cuyo objeto consiste en aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros con el fin de “diseñar, promover, impulsar o gestionar proyectos de tecnologías de información y comunicaciones para soportar la planificación y gestión de los procesos y los recursos institucionales que sean integrales, alineados a estándares y mejores prácticas de desarrollo y seguridad informática”.

Que a la luz del anterior convenio marco, la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría General suscribieron el convenio número 413000-663-2017, cuyo objeto es “aunar esfuerzos para el mejoramiento de la gestión pública, a través de la adquisición e implementación de soluciones tecnológicas que soporten la operación financiera del Distrito Capital”. El desarrollo del convenio corresponde a los aspectos señalados en el alcance del objeto, así: (i) la adquisición e implementación se circunscribe a la solución tecnológica para la Secretaría Distrital de Hacienda y el acceso de los usuarios autorizados de las entidades del distrito, a los módulos de tesorería, contabilidad y presupuesto; (ii) la plataforma tecnológica propende por la interoperabilidad, buscando la eficiencia de la gestión contable, presupuestal y de tesorería, para la sostenibilidad del Distrito Capital; (iii) La plataforma debe ser una herramienta robusta para la gestión tributaria y con un sistema de información que la integre adecuadamente a la gestión administrativa y financiera, permitiendo el desarrollo de los objetivos y actividades en el marco del Plan de Desarrollo 20162020 y de las metas de los Proyectos de Inversión 111, 1084 y 1087, según lo registra el Plan Anual de Adquisiciones de las respectivas entidades para esta vigencia”.

Que, se identificó la necesidad de que la solución de gestión tributaria se “relacione con los módulos de tesorería, presupuesto y contabilidad, lo que permite contar con una visión financiera global de la gestión hacendaria de la ciudad, que puede ser replicada a las entidades del distrito”. Por consiguiente, este proyecto que lidera la Secretaría Distrital de Hacienda es del mayor interés de las distintas entidades del Distrito.

Que el desarrollo del proyecto entre la Secretaría Distrital de Hacienda y la Secretaría General busca generar una optimización de la infraestructura de la Secretaría de Hacienda Distrital, que incluya aspectos tales como:

• Diseño de la arquitectura de integración basada en la arquitectura orientada a servicios (SOA)

• Definición de estándares de integración y servicios para intercambio de información con el core tributario y las entidades distritales, particularmente durante la transición del SÍ Capital

• Definición e implementación de políticas de gestión de la información en términos de calidad, datos abiertos y seguridad

• Implementación de arquitectura empresarial y definición la alineación de datos, sistemas de información e infraestructura.

• Definición de gobierno TI, Gobierno de datos, metadatos con miras a mejorar la gobernabilidad de las TIC en el Distrito y permitir avances de integración de información que apoyen los servicios del Distrito

• Identificación y clasificación de las necesidades de los usuarios

• Diseño e implementación de sistema de información gerencial que integre y automatice las áreas de presupuesto, contabilidad, pago a proveedores y tesorería

• Implementación de sesiones de formación de usuarios del sistema

• Desarrollo de una estrategia específica de gestión de cambio

• Implementación y despliegue de los componentes financieros del ERP en las entidades distritales

• Diseño de una base de datos centralizada

• Diseño e implementación de un sistema de información gerencial que integre y automatice las áreas de talento humano, gestión contractual, administración de proveedores, administración de activos y correspondencia

• implementación de sesiones de formación a usuarios del sistema

• desarrollo de una estrategia específica para el despliegue de los componentes operativos del sistema a las entidades del Distrito dentro del marco de TI.

Que en virtud de lo anterior, la Secretaría Distrital de Hacienda adelantó el proceso de selección número SDH-LP-05-2017, cuyo objeto es “adquirir e implementar el CORE Tributario y el ERP Distrital para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de optimizar los procesos de la Entidad”.

Que la documentación del proceso de selección número SDH-LP-2017 está publicada en el portal de contratación del Estado (SECOP) y se puede acceder al mismo a través del siguiente enlace: https:// www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=17-1-179301

Que en la sesión de 7 de noviembre de 2017 de la CDS, la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH) informó a las entidades distritales las características de la referida licitación SDH-LP-05-2017. Reseñó las dificultades que presenta el ERP actual (Sí Capital), presentó el complejo proceso de estructuración de tal licitación (con acompañamiento del Banco Mundial, cotejando experiencias internacionales). En dicha sesión la SDH resaltó que el ERP tendrá relevancia módulos de tesorería, presupuesto, contabilidad y terceros y que el proceso se ha estructurado de tal forma que las demás entidades del Distrito tengan la oportunidad de aprovechar el desarrollo de ERP que se derive de esta licitación. Hizo énfasis en que el proyecto se estructuró sobre los ejes de interoperabilidad, economía de escala y servicio al ciudadano.

Que en dicha sesión de la CDS también se resaltó que sin perjuicio de la autonomía de las entidades Distritales para definir sus procesos de compra, resulta altamente conveniente que se aprovechen las economías de escala y la estructura que el ERP Distrital presentará en el largo plazo. De esta forma, señaló que si existen procesos de adquisición de ERP o herramientas similares al interior de las entidades, es conveniente que cada entidad evalúe si a la luz de las características propias de la entidad o los requerimientos operativos que le son propios, es necesario ajustar los procesos de compra (o el término de los mismos), teniendo en mente la contratación del ERP Distrital.

Que la referida licitación SDH-LP-05-2017 fue adjudicada mediante Resolución No. DIT-00002 de 6 de diciembre de 2017, proferido por el Director de Informática y Tecnología de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C., a la Unión Temporal Core Tributario SDH conformada por Informática El Corte Inglés S.A. Sucursal Colombia y Sinergia de Negocio Consultores.

Que en virtud de lo anterior, la Secretaría de Hacienda suscribió con la referida Unión Temporal el Contrato No. 170351-0-217, cuyo objeto es implementar el CORE Tributario y el ERP para la Secretaría Distrital de Hacienda con el fin de optimizar los procesos de la entidad. En virtud del mismo, el Contratista se obliga, entre otros, a cumplir con lo previsto en los estudios previos o en el pliego de condiciones, así como en la propuesta presentada.

Que en virtud del artículo 50 de la Resolución CDS 305 de 2008, modificada por el Artículo 13 de la Resolución CDS 004 de 2017 define directrices de racionalización del gasto en el Distrito Capital, señalando que las compras que realicen las diferentes entidades del Distrito deben considerar procesos de contratación, lo cual permitirá generar eficiencias y contar con referentes técnicos, financieros o contractuales.

Que teniendo en cuenta el diseño del ERP Distrital contratado por la Secretaría de Hacienda Distrital en el marco de la Licitación SDH-LP-05-2017 tiene la vocación de generar una visión financiera global del Distrito, teniendo impacto positivo en los módulos de tesorería, presupuesto y contabilidad, es posible que el modelo sea aprovechado en las diferentes entidades del distrito, generando así economías de escala y ahorros en el gasto público.

Que por consiguiente, la Secretaría de Hacienda Distrital proyecta el siguiente cronograma estimativo para la implementación del Core Tributario y el ERP Distrital y para la generación de soluciones que puedan ser aprovechadas por las demás entidades del Distrito:

Tabla 1. Cronograma estimativo, ERP Distrital y economías de escala

Que en virtud de lo anterior, considerando la obligatoriedad de las decisiones de la CDS y sin perjuicio de la autonomía de cada una de las entidades que conforman la Comisión, se considera pertinente que todas las entidades representadas en la Comisión conozcan el proyecto de ERP Distrital y efectúen la planificación de TIC teniendo presente dicho proceso, de tal forma que, sin perjuicio de la posibilidad de implementar soluciones temporales, se evite incurrir en gastos redundantes en el largo plazo, sobre aspectos que deberán ser cubiertos por el ERP Distrital.

Que el proyecto de resolución fue sometido a consideración de los miembros, el cual fue aprobado por los mismos, según consta en el acta de la Sesión Plenaria firmada por el Presidente y el Secretario Técnico, el 12 de febrero de 2018, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución CDS 01 de 2017.  Igualmente, el proyecto en mención fue publicado para comentarios públicos por parte de la Secretaría Técnica de la CDS.

En mérito de lo expuesto, la CDS

RESUELVE:

Artículo 1°- Modificado por el art. 1, Resolución 001 de 2019.  Con el fin de avanzar hacia sistemas únicos de información en el Distrito e implementar las políticas de racionalización de gasto y aprovechamiento de economías de escala, las entidades distritales deberán analizar y evaluar la adquisición o arrendamiento de software o soluciones que en el mediano o largo plazo brinden soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) que sean interoperables con el ERP Distrital contratado por la Secretaría Distrital de Hacienda, a través del proceso de licitación SDHLP-05-2017 y el correspondiente contrato 170351-0-217, incluyendo sus modificaciones o adiciones.

En la planificación de la compra o arrendamiento de soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) que proyecten realizar las entidades del Distrito, las entidades podrán analizar las características del referido proceso de licitación y el contrato en mención, identificando la posibilidad de contratar o arrendar soluciones interoperables con el mismo, con el fin de generar economías de escala.

PARÁGRAFO PRIMERO.  Las entidades Distritales podrán formular a la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C., quien en caso de considerarlo necesario podrá solicitar el apoyo de la Alta Consejería Distrital de TIC, las consultas que consideren pertinentes respecto a la solución ERP (Enterprise Resource Planning) que se está implementando con el fin de asegurar la interoperabilidad de las soluciones. Las respuestas que se brinde a tales consultas serán informativas y no vinculantes y cada entidad mantendrá la responsabilidad y autonomía que le corresponde en materia de gestión del gasto.

PARÁGRAFO  SEGUNDO:  Lo dispuesto en el presente Artículo se aplicará en el momento en que la Secretaría Distrital de Hacienda finalice la salida a producción y estabilización del ERP BOGDATA y además se garantice la completa interoperabilidad con las entidades distritales, en los módulos previstos en la fase I, en todo caso, mientras esta condición ocurra, las entidades deberán propender para que sus soluciones de ERP sean interoperables con el ERP BOGDATA considerando las alternativas que disponga la Secretaría Distrital de Hacienda.

El texto anterior era el siguiente:

Con el fin de avanzar hacia sistemas únicos de información en el Distrito e implementar las políticas de racionalización de gasto y aprovechamiento de economías de escala, las entidades distritales deberán abstenerse de adquirir o arrendar software o soluciones que en el mediano o largo plazo brinden soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) que puedan ser cubiertas por el ERP Distrital contratado por la  Secretaría de Hacienda Distrital a través del proceso de licitación SDHLP-05-2017 y el correspondiente contrato No. 170351-0217, incluyendo sus modificaciones o adiciones.

En la planificación de la compra o arrendamiento de soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) que proyecten realizar las entidades del Distrito, las entidades deben analizar las características del referido proceso de licitación y el contrato en mención, identificando la posibilidad de contratar o arrendar soluciones derivadas del mismo, con el fin de generar economías de escala.

Parágrafo: Las entidades Distritales deberán formular a la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C., quien en caso de considerarlo necesario podrá solicitar el apoyo de la Alta Consejería Distrital de TIC, las consultas que consideren pertinentes antes de efectuar adquisición o arrendamiento de soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) de mediano o largo plazo, en caso de considerar que las mismas no están cubiertas por el ERP Distrital. Las respuestas que se brinde a tales consultas serán informativas y no vinculantes y cada entidad mantendrá la responsabilidad que le corresponde en materia de gestión del gasto. En caso de requerir la expedición de lineamientos obligatorios, se presentarán y aprobarán a través de la Comisión Distrital de Sistemas.

Artículo 2°- Modificado por el art. 2, Resolución 001 de 2019. La Comisión Distrital de Sistemas podrá evaluar las solicitudes, comentarios y observaciones que sus diferentes miembros tengan sobre el alcance de esta Resolución, teniendo en cuenta el reglamento previsto para el funcionamiento de la Comisión

El texto anterior era el siguiente:

La presente Resolución rige a partir de su publicación. Las restricciones aquí señaladas no son aplicables a soluciones que hayan sido contratadas con anterioridad a la publicación de esta Resolución, pero en todo caso las entidades contratantes deberán planear los mecanismos de interoperabilidad que permitan la integración de las soluciones con el ERP.

Artículo 3° - Adicionado por el art. 3, Resolución 001 de 2019. La presente Resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 05 días del mes de marzo del año 2018.

CÉSAR OCAMPO CARO

Presidente

SERGIO MARTÍNEZ MEDINA

Secretario Técnico