RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR  021 DE 2020

 

(Marzo 25)

 

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS ENCARGADOS DEL TRAMITE DE CONTRATOS.

 

ASUNTO:  ALCANCE A CIRCULAR  20 DE  2020 – AJUSTES EN PROCEDIMIENTO INTERNO PARA RADICACIÓN Y ELABORACIÓN DE MINUTAS DE CONTRATOS EN VIRTUD DE LA EMERGENCIA SANITARIA GENERADA POR LA PANDEMIA DE COVID-19.

 

Como complemento a las necesidades institucionales y con el fin de contar con medios y herramientas más expeditas y concretas para avanzar con los procedimientos internos, en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del CODIV-19, se elabora esta circular de alcance.

 

El pasado 11 de marzo de 2020, la Organización Mundial de la Salud clasificó el virus COVID-19 como una pandemia, esto es que la enfermedad se ha propagado a nivel mundial, registrándose en más de 120 países afectados.

 

El Ministerio de Salud y Protección Social mediante el Decreto 385 del 12 de marzo de 2020, declaro la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional.

 

Que, mediante la Directiva Presidencial No 2 de 2020 se impartieron medidas para atender la contingencia generada por el COVID 19 a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones-TIC

 

Que, mediante la expedición del Decreto 081 de 11 de marzo de 2020, expedido por la Alcaldesa de Bogotá, Claudia Nayibe López Hernández, adoptó medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica causada por el Coronavirus (COVID-19) en Bogotá, D.C., y dicta otras disposiciones.

 

Que, el Decreto 084 de 12 de marzo de 2020, expedido por la Alcaldesa de Bogotá, Claudia Nayibe López Hernández, adicionó un parágrafo transitorio al Decreto 842 de 2018, para establecer la posibilidad de flexibilizar el horario de trabajo durante el tiempo que dure la alerta por la propagación del COVID -19.

 

La Circular 024 de 12 de marzo de 2020, expedida por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Estableció los lineamientos distritales para la contención del Virus COVID-19 en entidades y organismos distritales en el marco del Decreto Distrital 081 de 2020.

 

Que, el Presidente de la República mediante decreto 417 del 17 de marzo de 2020,  declaró “el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo  el territorio nacional, por  el término de treinta (30)  días” con el fin de adoptar todas aquellas medidas necesarias para conjurar la crisis e impedir la extensión de los efectos derivados de la pandemia COVID-19.

 

Que, el Instituto Para la Economía Social – IPES, mediante las circulares No 14 y 15 adoptó medidas respecto a contener la propagación del virus COVID -19 y prevenir el aumento de enfermedades asociadas a enfermedades respiratorias, estableciendo los horarios flexibles y teletrabajo extraordinario para servidores públicos y contratistas.

 

Que, el Decreto 090 del 19 de marzo de 2020, expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá adoptó medidas transitorias para garantizar el orden público en el Distrito Capital  con  ocasión  a la  declaratoria  de calamidad pública  y limitó  totalmente  la libre circulación de vehículos y personas en el territorio del distrito capital entre el día 19 de marzo a las 23:59  horas, hasta el lunes 23 de marzo a las 23:59  horas, vigencia que fue ampliada hasta el día 24 de marzo de 2020,  por el Decreto 091 de 2020.

 

Que, el Instituto Para la Economía Social – IPES, mediante Circular No. 019 adopto el Decreto 090 de 2020.

 

Que, el Presidente de la República, el 20 de marzo de 2020, anunció el aislamiento preventivo obligatorio en todo el territorio nacional desde el 24 de marzo a las 23:59 horas hasta el 13 de abril a las 00:00 horas.

 

Que, a través del decreto 440 de 2020, el Presidente de la República adoptó medidas de urgencia en materia de contratación estatal con ocasión del estado de emergencia económica, social y ecológica derivada de la pandemia COVID-19.

 

Que, como parte de las medidas de urgencia impuestas por el mencionado decreto legislativo, se estableció que las audiencias públicas que deban realizarse en los procedimientos de selección podrán hacerse a través de medios electrónicos, garantizando el acceso a los proponentes, entes de control y a cualquier ciudadano interesado en participar.

 

Que, con base en la declaratoria de emergencia sanitaria nacional, la declaratoria del estado de emergencia económica, social y ecológica, y el anuncio de asilamiento preventivo obligatorio, corresponde a esta entidad adoptar medidas extraordinarias, estrictas y urgentes relacionadas con  la contención del virus y su mitigación, con el fin de garantizar la debida protección de la salud de sus servidores públicos, contratistas y de la ciudadanía en general.

 

Que la emergencia sanitaria por  causa de la presencia del virus COVID-19 en el territorio nacional, impone el deber de la administración de adoptar las medidas transitorias que garanticen la seguridad de la salud de los servidores, y la protección de los ciudadanos, así como  el respeto por  la seguridad jurídica y el debido proceso de los usuarios e interesados en las actuaciones del Instituto para la Economía Social, para lo cual se deben adecuar las condiciones de prestación del servicio frente a la inminencia de la situación y su posible interrupción.

 

Este fenómeno de salud pública, tiene el potencial de afectar numerosos aspectos de la vida cotidiana, influyendo en el empleo, por lo cual la Subdirección Jurídica y de Contratación  y desde la Dirección  General  se prevé y presentan una serie  de procedimientos y lineamientos  respecto a la radicación  y elaboración  de minutas de contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión,  que se deben cumplir con el fin de proteger la actividad productiva, adoptando mecanismos que permitan el cumplimiento de las funciones y la efectiva continuidad de labores y actividades propias de su cargo, acudiendo a las herramientas tecnológicas de la información y las comunicaciones:

 

NOTA: Los Subdirectores y/o jefes de las dependencias junto con el ordenador del gasto deberán evaluar la necesidad de tramitar contratos de cualquier naturaleza durante el periodo del aislamiento obligatorio, gestionando únicamente los contratos que sean estrictamente necesarios para cumplir con las funciones de su cargo.

 

Las Subdirecciones, en coordinación con el ordenador de gasto, deberán evaluar medios alternativos para tramitar los contratos, dando uso a herramientas tecnológicas garantizando siempre las disposiciones legales y la seguridad jurídica y contractual.

 

1. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN SJC.

 

1.1. Las carpetas contractuales definitivas, junto a todos y cada uno de los anexos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad, y con los documentos personales de cada contratista serán radicadas por las Subdirecciones al correo electrónico  del  Director  (lasprillal@ipes.gov.co), los documentos pueden venir en “ORIGINAL FIRMADO” de acuerdo con los pronunciamientos de Colombia Compra Eficiente;  se aclara,  que cuando sean remitidos  los  documentos  por  correo electrónico el área correspondiente deberá certificar y manifestar lo siguiente: “bajo gravedad de juramento declaro la real existencia de los    documentos debidamente suscritos”.

 

El enlace responsable del área solicitante se compromete a allegar el expediente completo a la Subdirección Jurídica y de Contracción con las firmas en Original, una vez se haya levantado las medidas transitorias.

 

1.2. Posteriormente el Director, revisara la documentación y aprobará la elaboración del contrato vía correo electrónico enviado a la Subdirección Jurídica y Contractual, al correo (ycbejaranop@ipes.gov.co).

 

1.3. Todos los documentos que se radican electrónicamente para la elaboración de contratos de prestación de servicios  profesionales  o  de apoyo a  la gestión, se enviarán por medio del correo institucional antes señalado, al abogado asignado en la Subdirección Jurídica y de Contratación mediante reparto.

 

1.4. Los abogados asignados por reparto, solicitaran vía correo electrónico número consecutivo del proceso para SECOP II a la contratista Magda Benjumea (mlbenjumeap@ipes.gov.co).

 

1.5. En  caso de que exista  un  error o  que falte  un  documento, el  abogado responsable de elaborar la minuta enviara por medio del correo electrónico institucional a la contratista Carolina Bejarano (ycbejaranop@ipes.gov.co )el requerimiento correspondiente, quien a su vez se comunicara con  el enlace respectivo.

 

2.   ELABORACIÓN DE MINUTA

 

2.1. El abogado asignado al contrato, lo elaborara de manera ordinaria a través de la plataforma SECOP II, y lo enviara al proveedor para que este cargue los documentos confidenciales y no confidenciales.

 

2.2. Posterior a esto, el abogado enviara a flujo el contrato para que este sea aprobado e informara a la Subdirectora Jurídica y de Contratación.

 

2.3. En caso de que la minuta sea rechazada, la Subdirectora Jurídica y de Contratación se comunicará con el abogado asignado, para que éste envíe correo electrónico a la contratista Carolina Bejarano, quien, a su vez, se comunique con  el enlace del área responsable y hagan las correcciones pertinentes.

 

2.4. Si,  por  otra parte, la  minuta  es aprobada por  el  Director,  este  enviara  vía correo electrónico a los contratistas Magda Benjumea (mlbenjumeap@ipes.gov.co),  Wilmer  Santamaría (wasantamariam@ipes.gov.co)  y  Carolina  Bejarano  para que carguen el contrato en la  plataforma  GOOBI  y  se informe  al  funcionario correspondiente en la Subdirección Administrativa y Financiera para que realice la expedición del Registro Presupuestal.

 

2.5. La Subdirección Administrativa y Financiera informará vía correo electrónico al enlace de cada área la expedición del RP, con copia al Director, quienes serán los encargados de solicitar al contratista el cargue de la póliza en la plataforma SECOP II.

 

2.6. Cuando el proveedor cargue la póliza, informará al enlace, el cual inmediatamente enviará vía correo electrónico  al  abogado  responsable, quien a su vez remitirá a flujo de aprobación la póliza a la Subdirectora Jurídica y de Contratación, quien verificará su cobertura y demás requisitos y  la  aprobará o  rechazará. En este segundo caso, vuelve a manos del abogado responsable para sus correcciones y/o ajustes con el proveedor.

 

2.7. Posteriormente, la Subdirectora Jurídica y de Contratación enviara mediante correo electrónico a los contratistas Magda Benjumea y Wilmer Santamaría el reporte de aprobación de póliza para el cargue en el sistema GOOBI.

 

2.8. Los contratistas Magda Benjumea y Wilmer Santamaría, enviarán correo electrónico a la Subdirección Administrativa y Financiera, con copia al enlace, informando que se puede generar la afiliación de ARL y elaborar ACTA DE INICIO, quien adelantará el seguimiento en esta etapa.

 

Valga aclarar, que el acta de inicio es responsabilidad del supervisor designado en el contrato o en los documentos previos.

 

Es de recordar que se debe utilizar las herramientas tecnológicas que tenemos a nuestro alcance para poder continuar con el cumplimiento de nuestras labores y actividades propias de nuestra oficina en el horario laboral ordinario de la entidad; por tal razón y en aras de dejar una trazabilidad de lo realizado, todo se comunicara a través de correo electrónico institucional.

 

TRÁMITE REVISIÓN Y RADICACIÓN PROCESOS DE CONTRATACIÓN IPES 2020

 

El IPES, dando cumplimiento  a lo  establecido  en el Decreto legislativo 440 del 2020  por  medio  el  cual  se modifican  algunas leyes de la República en temas contractuales,  establece el proceso de radicación virtual de los procesos de selección con el fin de no paralizar la actividad contractual.

 

1. La remisión de los estudios y documentos previos deberá realizarse vía correo electrónico a la Subdirección jurídica y de contratación en cabeza de la Dra.  Diana Gálvez al siguiente correo electrónico: dcgalvezr@ipes.gov.co, quien   asignará el abogado encargado de la revisión y publicación del proceso de contratación.

 

2. Una vez revisados los estudios y documentos previos por la Subdirección Jurídica y de Contratación se solicitarán los respectivos ajustes al área correspondiente, quienes deberán atenderlos y radicar vía correo electrónico a  dcgalvezr@ipes.gov.co  los  documentos  definitivos,  junto  a todos y cada uno  de los anexos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad.

 

3. Los documentos se publicarán en ORIGINAL FIRMADO y será responsabilidad  de Subdirector del área interesada allegar a la Subdirección Jurídica y de Contratación los documentos debidamente suscritos  al  momento que se termine el estado de emergencia  económica, social y ecológica, se aclara que cuando sean remitidos los documentos por correo electrónico el área correspondiente deberá certificar y manifestar lo siguiente:  “bajo  gravedad de juramento  declaro  la  real  existencia  de los documentos debidamente suscritos”.

 

4. El abogado designado para adelantar el proceso de selección publicará en la plataforma SECOP II los documentos requeridos para iniciar el proceso de   contratación y posteriormente enviará vía correo electrónico el cronograma del proceso  al  jefe  y/o  Subdirector  del  Área  y  el  técnico designado por éste.

 

5. Las observaciones allegadas al proceso de selección en cada una de sus etapas serán remitidas por correo electrónico a la respectiva área, quienes deberán atenderlas de conformidad con el cronograma que gobierna el proceso.

 

6. Las solicitudes de adendas y alcance a los documentos previos deberán ser remitidas a través de correo electrónico a la Subdirectora jurídica y de contratación  a dcgalvezr@ipes.gov.co  con copia al abogado designado para llevar a cabo el tramite contractual.

 

7. Para la evaluación de las propuestas allegadas al cierre del proceso de selección se remitirán vía correo electrónico al área requirente para la realización  de la evaluación técnica  y  a la Subdirección  administrativa  y financiera para la realización de la evaluación financiera, quienes deberán remitir dicha evaluación en el plazo que se establezca  para ese efecto por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

 

8. Las subsanaciones allegadas en el marco del proceso de selección se remitirán vía correo electrónico al área requirente y a la Subdirección administrativa y financiera para que realicen la actualización del informe de evaluación definitivo,  quienes  deberán remitir  dicha  evaluación  en el  plazo que se establezca  para ese efecto por  parte de la Subdirección  Jurídica  y de Contratación.

 

9.  La  realización  de  las audiencias  de  adjudicación  y/o culminación del proceso de selección  se realizará  de  manera virtual  (acceso  Hangouts Meet) de conformidad con el instructivo de acceso que se  adjunta  al presente documento (procedimiento para la realización  de audiencia  de adjudicación y/o declaratoria desierto), dicha información se les comunicará a los interesados  mediante  mensaje  público  y se realizará  con  antelación una audiencia  de prueba, con el fin de garantizar el acceso a los proponentes, organismos de control y cualquier ciudadano interesado en participar.

 

PROCESOS DE CONTRATACIÓN QUE SE ENCUENTRAN EN CURSO

 

Para el caso de los procesos que se encuentran en curso y publicados en la plataforma SECOP II, todas sus etapas se surtirán de manera virtual siguiendo las siguientes reglas:

 

1. Las observaciones allegadas al proceso de selección en cada una de sus etapas serán remitidas por correo electrónico a la respectiva área, quienes deberán atenderlas de conformidad con el cronograma que gobierna el proceso.

 

2.Las solicitudes de adendas y alcance a los documentos previos deberán ser remitidas a través de correo electrónico a la Subdirectora jurídica y de contratación a dcgalvezr@ipes.gov.co con copia al abogado designado para llevar a cabo el trámite contractual.

 

3. Para la evaluación de las propuestas allegadas al cierre del proceso de selección se remitirán vía correo electrónico al área requirente para la realización de la evaluación técnica y a la Subdirección administrativa y financiera para la realización de la evaluación financiera, quienes deberán remitir dicha evaluación en el plazo que se establezca para ese efecto por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

 

4. Las subsanaciones allegadas en el marco del proceso de selección se remitirán vía correo electrónico al área requirente y a la Subdirección administrativa y financiera para que realicen la actualización del informe de evaluación definitivo, quienes deberán remitir dicha evaluación en el plazo que se establezca para ese efecto por parte de la Subdirección Jurídica y de Contratación.

 

5. Para el caso de los procesos que se encuentran en curso bajo la modalidad de licitación pública, la audiencia de adjudicación se realizará utilizando los medios  electrónicos  (acceso   Hangouts  Meet)  de  conformidad  con el instructivo de acceso que se adjunta al presente documento; dicha información se les comunicará a los interesados mediante mensaje público y  se realizará  con   antelación  una  audiencia  de  prueba,  con   el  fin  de garantizar el acceso a los proponentes, organismos de control y cualquier ciudadano interesado en participar.

 

6. Para el caso particular de las subastas inversas presenciales que actualmente se encuentran  en curso y dando cumplimiento a lo establecidos en el decreto legislativo 440 de 2020, con el fin de evitar contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento individual durante el  estado de emergencia  económica, social y ecológica, las audiencias deberán ser realizadas a través de los medios electrónicos garantizando el acceso a los proponentes, organismos  de control  y  cualquier ciudadano interesado en participar. En este sentido se atenderá al procedimiento establecido por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente para adquisición bienes y servicios de características técnicas uniformes implementando las subastas electrónicas.[1]

 

En este caso se ajustará mediante adenda el cronograma de los procesos de contratación en esta modalidad otorgándole un tiempo prudencial a los proponentes para que conozcan las reglas para el desarrollo del evento de subasta electrónica. Así mismo  mediante   mensaje   público   se  dará  a conocer un documento por  medio  del cual  se explicarán  las  reglas  y las condiciones que se deben cumplir  para participar  en el  evento de subasta electrónica y la Guía rápida para participar en una subasta en el SECOP II https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documentos/guia_subasta_proveedor.pdf.

 

PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN Y/O DECLARATORIA DESIERTO

 

Con el propósito de participar virtualmente en la Audiencia de Adjudicación y/o Subasta Inversa de cada uno de los procesos de selección que así lo requieran, se deben realizar los siguientes pasos indicados por el Instituto para la Económica Social por todos y cada uno de los interesados:

 

El proponente o interesado deberá enviar un día antes de la audiencia un mensaje por SECOP II sección “Mensajes” informado el correo electrónico con la cuenta a la cual se le enviará el enlace para acceder a la audiencia. (Se recomienda cuentas de correo Gmail, Hotmail).

 

 

2. El Instituto para la Economía Social enviara una invitación por correo electrónico el día de la audiencia donde se adjunta el link de acceso a la audiencia virtual de adjudicación.

 

Al dar clic en el enlace indicado en el correo electrónico remitido por el Instituto para la Económica Social de conformidad con la información suministrada por el interesado, Hangouts Meet lo llevará a la siguiente interfaz donde podrá solicitar unirse a la audiencia virtual de adjudicación.

 

4. Al dar clic en “Solicitar unirse saldrá el siguiente mensaje "Te unirás a la llamada cuando alguien te permita entrar”.

 

5. Cuando del Instituto Para la Economía Social acepte a los usuarios ya tendrá acceso a la audiencia virtual

 

NOTA: el numeral uno (1) activa el audio de la conferencia.  Tenga en cuenta que el Instituto para la Económica Social indicará cuando active el sonido.

El numeral dos (2) activa la cámara.

El numeral tres (3) termina la participación de la audiencia virtual.

 

Recomendaciones:  Si quiere realizar la conferencia desde su celular puede descargar la aplicación “Hangouts Meet” Sistema operativo Android o IPhone instalar y desde allí podrá tener la audiencia de adjudicación. (Tenga en cuenta que debe tener el correo desde el celular para abrir el link que envía el IDPC). Ver numeral 2 del presente documento. Si tiene portátil tenga en cuenta la activación del micrófono y la cámara se encuentre encendida para poder participar de la audiencia de adjudicación virtual.

 

Nota: Previa a la realización de la audiencia de adjudicación se le comunicará a los interesados mediante mensaje público que la Entidad a efectos de garantizar el debido proceso y la transparencia en el proceso de contratación realizará una audiencia de prueba, con   el fin de garantizar el acceso a los proponentes, organismos de control y cualquier ciudadano interesado en participar.

 

DIANA CECILIA GALVEZ ROA,

 

Subdirectora Jurídica y de Contratación.

 

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