RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 001 DE 2020

 

(Abril 21)

 

Por medio se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaria Distrital de Planeación

 

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE PLANEACIÓN

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 y el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que la Ley 23 de 1991 "Por medio de la cual se crean mecanismos para descongestionar los Despachos Judiciales, y se dictan otras disposiciones" establece en su artículo 65B, adicionado por el Artículo 75 de la Ley 446 de 1998, que las entidades de Derecho Público del orden distrital deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen.

 

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 "Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2007", en su artículo 16 establece que el Comité de Conciliación, es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009 y el numeral 10 del artículo 2.2.4.3.1.2.5. del Decreto Nacional 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho", establecen como función del comité de conciliación de las entidades de derecho público, la de darse su propio reglamento.

 

Que mediante el Decreto Nacional 1167 de 2016, se modificaron y suprimieron algunas disposiciones del Decreto Nacional 1069 de 2015, respecto de los asuntos susceptibles de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativa, miembros del comité de conciliación, del medio de control de repetición y otros asuntos.

 

Que mediante el Acuerdo 002 de 15 de diciembre de 2017, el Comité de Conciliación de la Secretaria Distrital de Planeación, adoptó su Reglamento Interno.

 

Que mediante el Decreto Distrital 839 de 2018 se establecieron directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital que deben ser aplicadas y tenidas en cuenta por la Secretaría Distrital de Planeación.

 

Que los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación, en sesión de 13 de febrero de 2020, decidieron que dada la expedición del Decreto Distrital 839 de 2018, se hace necesario revisar y actualizar el Acuerdo 002 de 2017,

 

En mérito de lo expuesto se acuerda,

 

CAPÍTULO I

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1.- Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de Planeación y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de la igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad; y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Artículo 2.- Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaria Distrital de Planeación tendrá las siguientes funciones:

 

1. Conocer y decidir sobre la viabilidad de las conciliaciones que se adelanten con ocasión de los actos, contratos, hechos, omisiones u operaciones que la entidad expida, realice o en que incurra o participe, o que se relacionen con asuntos inherentes a cada uno de ellos, conforme a su objeto y funciones.

 

Lo anterior con sujeción estricta a las normas sustantivas, procedimentales y de control vigentes y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos.

 

2. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a cargo de la entidad.

 

3. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director de Gestión Judicial de la Secretaria Jurídica Distrital.

 

4. Emitir posición frente a la procedencia o improcedencia de presentar fórmulas de arreglo, en los casos en los que la Secretaría Jurídica Distrital ejerza la representación judicial y/o extrajudicial de una o más entidades u organismos distritales,

 

5. Determinar la procedencia del medio de control de repetición, en las conciliaciones, condenas o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, de conformidad con la Ley 678 de 2001 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen, así como de los lineamientos y directrices establecidos en la Directiva No. 005 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, o en las que la modifiquen.

 

6. Estudiar la viabilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 Ley 1437 de 2011 -CPACA-, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

7. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Secretaría Distrital de Planeación.

 

8. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa judicial de los intereses de la entidad.

 

9. Recomendar adelantar o no procesos judiciales en contra de terceros, correspondiendo allá la Secretario/a Distrital de Planeación determinar si se inicia o no la actuación correspondiente.

 

10. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

11. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

12. Dictar su propio reglamento.

 

13. Las demás que le sean asignadas por las normas o que resulten necesarias para el cumplimiento de sus funciones.

 

Artículo 3.- Modificado por el art. 1, Acuerdo 001 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Conformación del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

 

1. El/la Secretario/a Distrital de Planeación o su delegado/a, quien lo preside.

 

2. El/la Subsecretario/a de Gestión Institucional.

 

3. El/la Subsecretario/a Jurídico/a.

 

4. El/la Director/a de Defensa Judicial.

 

5. El/la Director/a de Desarrollo del Suelo.

 

En el evento en que el/la Presidente/a del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o le sea imposible asistir a la misma, ésta será ejercida por el/la Subsecretario/a Jurídico/a, y ante ausencias simultáneas de uno y otro, los miembros asistentes a la respectiva sesión deberán decidir quién la asume, dejándose la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo cuórum.

Parágrafo 1. Serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto, los siguientes:

 

1. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno.

 

2. El/la Director/a Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital o su delegado.

 

3. El/la Secretario/a Técnico/a.

 

4. EI/IA apoderado/a de la entidad y/o responsable de la ficha técnica, cuya invitación será de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Parágrafo 2. Serán invitados ocasionales, con voz, pero sin voto, los/as Subsecretarios/as y Directores/as de las áreas técnicas, que por su condición jerárquica y funcional deban asistir; así mismo, podrán ser invitados ocasionales, con la mencionada facultad, servidores/as, ex servidores/as contratistas y/o ex contratistas de la Secretaría Distrital de Planeación, así como de otras entidades, que debido a su conocimiento sobre un tema técnico que se trate en el Comité, deban asistir.

El texto original era el siguiente:

Artículo 3. Conformación del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación está conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El/la Secretario/a Distrital de Planeación o su delegado/a, quien lo preside.

2. El/la Subsecretario/a de Gestión Corporativa,

3. El/la Subsecretario/a Jurídico/a.

4. El/la Director/a de Defensa Judicial.

5. El/la Directora/a de Norma Urbana.

En el evento en que el/la Presidente/a del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o le sea imposible asistir a la misma, ésta será ejercida por el/la Subsecretario/a Jurídico/a, y ante ausencias simultáneas de uno y otro, los miembros asistentes a la respectiva sesión deberán decidir quién la asume, dejándose la constancia en la respectiva acta, sin que ello implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum.

Parágrafo 1. Serán miembros e invitados permanentes, con derecho a voz, pero sin voto, los siguientes:

1. El/la Jefe de la Oficina de Control Interno.

2. El/la Director/a Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital o su delegado.

3. El/la Secretario/a Técnico/a.

4. El/la apoderado/a de la entidad y/o responsable de la ficha técnica, cuya invitación será de obligatoria aceptación y cumplimiento.

Parágrafo 2. Serán invitados ocasionales, con voz, pero sin voto, los/as Subsecretarios/as y Directores/as de las áreas técnicas, que por su condición jerárquica y funcional deban asistir; así mismo, podrán ser invitados ocasionales, con la mencionada facultad, servidores/as, ex servidores/as, contratistas y/o ex contratistas de la Secretaría Distrital de Planeación, así como de otras entidades, que debido a su conocimiento sobre un tema técnico que se trate en el Comité, deban asistir.

 

Artículo 4.- Causales de impedimento y recusación. A efecto de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación que generan un conflicto de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las instituidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012 (CGP), el artículo 40 de Ley 734 de 2002 y el artículo 104 de la Ley 1952 de 2019, cuando entre en vigencia.

 

Artículo 5.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento y recusación que generen un conflicto de intereses de que trata el artículo anterior, deberá informarlo a la Secretaría Técnica del Comité, previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a estudio.

 

Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento, y de ello se dejará constancia en la respectiva acta, continuando la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si como consecuencia de haber procedido causal de impedimento o recusación en miembros del Comité de Conciliación, se afectare el quorum para adoptar decisiones, se suspende la sesión y el/la Presidente/a del Comité, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un servidor de la entidad, del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en reemplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado. Una vez realizado lo anterior, se reanudará la sesión.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Articulo 6.- Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá ordinariamente dos (2) veces al mes y las sesiones se llevarán a cabo en el despacho de la Subsecretaría Jurídica o en el lugar indicado en la respectiva citación.

 

El Comité se reunirá en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la Secretaría Técnica.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco (5) días lábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Artículo 7.- Convocatoria. De manera ordinaria, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité procederá a convocar a los miembros del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

El plazo de la convocatoria para las sesiones extraordinarias podrá ser inferior, dadas las circunstancias especiales para su realización.

 

Asimismo, convocará a los invitados ocasionales de conformidad con el parágrafo segundo del artículo 3 del presente Acuerdo.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaborada por el apoderado o profesional del caso, los cuales serán puestos a consideración en el Orden del Día.

 

Artículo 8.- Obligatoriedad de la asistencia. La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para los miembros enunciados en los numerales 1 y 3 del artículo 3 del presente Acuerdo.

 

Artículo 9.- Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a Lina sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité el escrito antes señalado.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Artículo 10.- Cancelación de las sesiones. Cuando por motivo alguno se deba cancelar la celebración de una sesión programada, se dará aviso por el medio más eficaz a los miembros e invitados del Comité, informando a su vez el día, hora y lugar de la reprogramación de la misma.

 

Artículo 11.- Desarrollo de las sesiones. En el día, hora y lugar señalados, el/la Presidente/a del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité informará al/a la Presidente/a sobre la extensión de las invitaciones a la sesión y las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del de la Presidente/a.

 

Los/as abogados/as y/o apoderados/as realizarán la presentación de los casos y darán su concepto ante los integrantes del Comité de Conciliación, suministrando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión. Asimismo, absolverán las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Efectuada la deliberación, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a informará al/ a la Presidente/a que todos los temas han sido agotados, para que este proceda a levantar la sesión.

 

Artículo 12.- Trámite de proposiciones, Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los abogados y/o apoderados se tramitarán como proposiciones para la deliberación y decisión de los miembros del Comité de Conciliación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y para la adopción de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Una vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes no podrán ser modificadas, salvo que se efectúe el requerimiento por parte del Comité en la sesión respectiva, caso en el cual se dejará constancia indicando un término prudencial para completarla, ajustarla o corregirla. El/la secretario/a técnico/a verificara que los ajustes requeridos se realicen

 

Así mismo, se podrán proponer requerimientos a las dependencias correspondientes, así como decidir dar traslado a la entidad competente.

 

Artículo 13.- Cuórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará con minino 3 de sus miembros permanentes con voz y voto. El/la secretario/a técnico/a procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto. Las proposiciones serán aprobadas por mayoría simple de los miembros a la sesión con voz y voto.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación, de persistir el empate el/la Presidente/a del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo 14.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente. Igual trámite se dará para la aclaración del voto.

 

Artículo 15.- Disposiciones generales. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Artículo 16.- Sesiones no presenciales. Las sesiones ordinarias o extraordinarias del Comité de Conciliación podrán efectuarse en forma no presencial, siempre y cuando exista comunicación simultánea o sucesiva.

 

En dicho evento se utilizarán los medios tecnológicos que permitan acreditar las deliberaciones y decisiones que adopte el Comité de manera no presencial, dejando constancia de lo actuado a través de los medios necesarios para asegurar su autenticidad, conservación y consulta.

 

Una vez adoptada la decisión por la mayoría de los miembros con voz y voto del Comité, el/la Secretario/a Técnico/a la informará a todos los miembros del Comité y dejará constancia de lo actuado en el acta de la sesión.

 

CAPÍTULO III

 

ESTUDIO DE LA PROCEDENCIA DEL MEDIO DE CONTROL DE REPETICIÓN

 

Artículo 17.- Procedencia del medio de control de repetición. El comité de conciliación, deberá evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad, con el fin de determinar la procedencia del medio de control de repetición, así verificarán los presupuestos definidos en la Ley 678 de 2001, a saber, la existencia de una condena en contra de la entidad por causación de un daño antijurídico, constancia del pago de la misma, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial, y prueba siquiera sumaria del supuesto fáctico que llevaría a constatar la aplicación de alguna de las presunciones establecidas por la citada ley en relación con la responsabilidad subjetiva del agente estatal.

 

En la evaluación y verificación de los presupuestos de procedencia desarrollados por la jurisprudencia constitucional y contenciosa, se deberán tener en cuenta además, lo establecido en el Decreto Nacional 1069 de 2015, la Directiva 005 de 27 de octubre de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital, el Decreto Distrital 839 de 2018, y demás normas y directivas que regulen el tema.

 

CAPITULO IV

 

SOBRE LOS DEBERES DE LOS APODERADOS FRENTE A LOS COMITES DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 18.- Deberes de los/as apoderados/as que ejercen la representación judicial de la Secretaría Distrital de Planeación. Adicional a los deberes que se desprenden de la ley y los reglamentos, así como el especial cumplimiento de las directrices establecidas en la Directiva 002 de 2017 proferida por la Secretaria Jurídica Distrital, corresponde a los/as apoderados/as que defienden los intereses de la Secretaría Distrital de Planeación y llevan representación judicial de procesos, lo siguiente:

 

18.1. Estudiar la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial a su cargo, presentando el informe pertinente ante el Comité de Conciliación en los términos del artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015.

 

18.2. Elaborar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ WEB, las fichas técnicas, dentro de los 15 días siguientes a la notificación del medio de control o la convocatoria de conciliación extrajudicial, siempre y cuando se tenga toda la información necesaria para el estudio del caso por parte del abogado/a asignado. En todo caso, la ficha técnica respectiva, deberá ser diligenciada con al menos 3 días de anticipación a la celebración del Comité de Conciliación.

 

18.3. Presentar, en las correspondientes fichas técnicas, los aspectos fundamentales del caso concreto, la exposición de sus argumentos y conclusiones, así como un estudio sobre los antecedentes y jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar por la especialidad del caso. Así mismo, es responsabilidad del/ de la apoderado/a de la entidad solicitar, previo a la elaboración de la ficha, el apoyo del área técnica competente.

 

18.4. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación, serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la Secretaría.

 

CAPÍTULO V

 

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE FICHAS E INFORMES

 

Artículo 19.- Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos, el/la abogado/a que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá agotar el trámite previo a su presentación, elaborando una ficha técnica, la cual deberá satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que se establezcan en el instructivo que expida la Secretaria Jurídica Distrital.

 

Los apoderados de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 446 de 1998, 640 de 2001 y 794 de 2003, sus decretos reglamentarios, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ, o el sistema que se designe para dicho fin.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/la abogado/a que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 20.- Fichas técnicas en materia de repetición. Para facilitar la presentación de los respectivos casos, el/la abogado/a que tenga a cargo la iniciación de la demanda de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica y presentarla al Comité de Conciliación.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema mencionado en el artículo anterior.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 21.- Ficha técnica de llamamiento en garantía. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 27 del Decreto Nacional 1716 de 2009, los/as apoderados/as de la Secretaria Distrital de Planeación, deberán estudiar la procedencia o no del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

Dicho estudio se deberá realizar en la ficha técnica, la cual se presentará al Comité de Conciliación dentro del término de traslado de la demanda.

 

Cuando en el transcurso del proceso judicial se presenten novedades que puedan cambiar la decisión tomada por el Comité de Conciliación sobre el llamamiento en garantía, los apoderados deberán presentar una actualización de la ficha técnica estudiada.

 

Artículo 22.- Informes de gestión del Comité de Conciliación. Con el propósito de dar cumplimiento a los numerales 3 del artículo 20 del Decreto Nacional 1716 de 2009, 3 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto Nacional 1069 de 2015 y 15.2 del Decreto Distrital 839 de 2018, el/la Secretario/a Técnico/a del Comité deberá realizar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al/a la Secretario/a Distrital de Planeación y presentado a los miembros del Comité en sesión ordinaria, una vez por semestre, en los meses de enero y julio, sesiones a las que se deberá invitar al Director/a de Gestión Financiera de la entidad. Se remitirá copia de dicho informe a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos empleado, la decisión del Comité, el valor total e individual de las sumas impuestas a favor ylo en contra, el valor aprobado para demandar en el medio de control de repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio, así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

CAPÍTULO VI

 

SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y ARCHIVO

 

Artículo 23.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica será ejercida por el/la profesional del derecho de la Dirección de Defensa Judicial que designe el Comité.

 

Artículo 24.- Funciones del/la Secretario/a Técnico/a del Comité. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6. del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, tendrán a su cargo las siguientes:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité y subirlas al sistema Siproj Web, según las directrices dadas en el presente reglamento,

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar el informe de gestión señalado en el artículo 22 del presente reglamento.

 

4. Presentar a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaria Distrital de Planeación.

 

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición. En caso de que la decisión sea negativa, se deberá informar a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el capítulo anterior y en las normas respectivas

 

7. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el Comité de Conciliación.

 

8. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ o el sistema designado para tal fin.

 

9. Expedir las certificaciones referentes a las actas y sesiones del Comité de Conciliación, dentro de los 3 días hábiles siguientes a la celebración de la sesión, las cuales serán remitidas a los apoderados de cada caso.

 

10. Informar de la modificación y/o actualización que se realice al reglamento del Comité de Conciliación a los abogados de la Dirección de Defensa Judicial de la entidad,

 

11. Tramitar las diferentes solicitudes que se presenten al Comité de Conciliación referentes a trámites administrativos.

 

12. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital, cuando las circunstancias así lo ameriten, la información relacionada a continuación, con el fin de mantener actualizados los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá:

 

12.1. Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica del Comité de Conciliación.

 

12.2. Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el presidente del mismo.

 

12.3. Copia del Reglamento Interno del Comité de Conciliación, así como su modificación y/o actualización.

 

12.4. Nombre, cargo, correo electrónico y número de teléfono de quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité

 

12.5. Actas del Comité de Conciliación que no se hayan incorporado al sistema SIPROJ.

 

12.6. Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

12.7. Relación de las políticas y líneas de decisión que tengan que ver con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de alto impacto.

 

13. Las demás que le sean asignadas por el comité.

 

Artículo 25.- Elaboración de actas. Las actas del Comité de Conciliación, deben ser elaboradas y registradas, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ dentro de los 5 días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, y contendrán una síntesis de las deliberaciones de los asistentes y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes con voz y voto.

 

Las actas serán suscritas por el/la Presidente/a y el/la Secretario/a del Comité, previa aprobación de cada uno de sus miembros.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión son parte integral de las respectivas actas.

 

Artículo 26.- Trámite de aprobación de actas. El acta deberá estar elaborada y suscrita por el/la Presidente/a y Secretario/a Técnico/a del Comité, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la correspondiente sesión,

 

El/la Secretario/a Técnico/a deberá remitir a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta por correo electrónico, a más tardar el segundo día hábil siguiente a su celebración, con el objeto que se remitan las observaciones en un término igual, a partir de recibo del proyecto. Si dentro de este término el/la Secretario/a Técnico/a no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado, por lo cual el/la Secretario/a Técnico/a, elaborará el acta definitiva y procederá, a recoger la firma del/ de la Presidente/a del Comité en la respectiva sesión, sin que puedan presentarse objeciones a la misma.

 

Luego de firmada el acta, el/la Secretario/a Técnico/a procederá a finalizar el registro de la misma en el sistema SIPROJ, o en el sistema designado para tal fin.

 

Artículo 27.- Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación estará conformado por las actas firmadas y demás documentos físicos que hagan parte integral de cada sesión y a cargo de la Dirección de Defensa Judicial de la Secretaria Distrital de Planeación.

 

Así mismo, el archivo estará conformado por las actas, fichas y documentos digitales, que fueron objeto de estudio del comité, los cuales reposarán en el Sistema de Información de Procesos Judiciales de la Alcaldía Mayor de Bogotá (SIPROJ) y en el Sistema de Procesos Automáticos (SIPA) de la SDP.

 

CAPÍTULO VII

 

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS DECISIONES DEL COMITÉ

 

Artículo 28.- Cumplimiento y verificación de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al/a la Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

Los/as abogados/as que tengan a su cargo los respectivos asuntos, deberán informar al/ a la Secretario/a Técnico/a, a través de correo electrónico, sobre el cargue en el sistema Siproj Web, de la copia del acta de la audiencia de conciliación, para lo cual cuentan con el término de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de la audiencia. Así mismo, deberán presentar informe sobre las demandas de repetición iniciadas.

 

En caso que se llegue a un acuerdo conciliatorio, los/as apoderados/as deberán informar al/ a la Secretario/a Técnico/a, a través de correo electrónico, sobre el cargue en el sistema Siproj Web, de la copia del auto emitido por el despacho judicial competente, que aprobó o improbó la respectiva conciliación. En estos casos, el/la Secretario/a Técnico/a informará, en la sesión inmediatamente posterior del Comité, dicho evento.

 

CAPÍTULO VIII

 

PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

 

Artículo 29.- Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaria Distrital de Planeación. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, este deberá adoptar las políticas necesarias para prevenir la causación de los daños antijurídicos y ejercer la defensa judicial, cada vez que se detecten situaciones que lo requieran, de acuerdo a lo establecido en el Decreto Nacional 1069 de 2015, Decreto Distrital 430 de 2018 y la Directiva 025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, y en las demás normas que regulen este tema.

 

CAPÍTULO IX

 

LÍNEAS DECISIONALES DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN

 

Artículo 30. Líneas decisionales para el Comité de Conciliación. En cumplimento de lo establecido en el Decreto Distrital 839 de 2018, se adoptan las siguientes líneas decisionales, con el fin de autorizar a los/as apoderados/as, para que asistan con o sin ánimo conciliatorio a las respectivas diligencias judiciales o extrajudiciales, así:

 

30.1. Con ánimo conciliatorio

 

30.1.1. Cuando se encuentre sustentada y acreditada la responsabilidad de la entidad.

 

30.1.2. Cuando se trate de un caso en el que exista extensión de jurisprudencia o en casos análogos con sentencias desfavorables para la entidad u organismo distrital.

 

30.1.3. Cuando el fallo de primera instancia haya resuelto de manera suficiente, probatoria y sustantivamente los extremos de la responsabilidad de esta entidad.

 

30.1.4. Cuando se trate de responsabilidad objetiva y no exista causal eximente de ésta. 30.1.5. Cuando se refiera únicamente al pago de intereses o indexación sobre algún capital,

 

30.2. Sin ánimo conciliatorio

 

30.2.1. Cuando se demande el pago de la prestación social "Quinquenio"

 

30.2.2. Cuando se demanden actos, contratos, hechos, omisiones y operaciones administrativas realizados por entidades públicas del orden nacional, y personas jurídicas de régimen privado no imputables a la entidad por 110 existir legitimación en la causa por pasiva,

 

30.2.3. Cuando esté claramente demostrada la existencia de falta de jurisdicción o de competencia; caducidad; prescripción; agotamiento de jurisdicción, el hecho exclusivo y determinante de un tercero; fuerza mayor, cosa juzgada o transacción y la culpa o hecho exclusivo de la víctima. El requisito es haberse interpuesto tales medios exceptivos por parte del apoderado y que no exista decisión judicial que los haya desestimado. Esta política también aplicará en tratándose de conciliaciones extrajudiciales.

 

30.2.4. Si se constata la existencia de hecho superado o cuando no existe vulneración del derecho colectivo invocado, objetivamente demostrado desde el punto de vista jurídico y técnico, es decir, tiene que haber desaparecido el objeto del proceso.

 

30.2.5. Cuando el retiro de un empleado público nombrado en provisionalidad haya tenido origen en la provisión del respectivo cargo en desarrollo de un concurso de méritos de carrera administrativa.

 

30.2.6. Si se debate la construcción de una obra aduciendo que la misma carece de licencia de construcción y esta última ha sido aportada al proceso por parte del apoderado de la entidad.

 

30.2.7. En aquellos casos en los que la controversia gire en 1000 a la legalidad de actos administrativos y no exista contenido económico susceptible de ser conciliado.

 

30.2.8. Cuando no existan pruebas fehacientes o jurisprudencia de unificación desfavorable a la entidad.

 

CAPITULO X

 

SOBRE LA PUBLICACIÓN DE ACUERDOS CONCILIATORIOS

 

Artículo 31.- Publicación de Acuerdos Conciliatorios. El/la Secretario/a Técnico/a del Comité verificará que las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, sean publicadas en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", dentro de los 3 días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

 

Para tal efecto el Director de Defensa Judicial de la Secretaria remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Subsecretaría Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a fin de que se incorporen debidamente tematizadas a dicho sistema.

 

CAPÍTULO XI

 

INVENTARIO DE PROCESOS Y CONFLICTOS SUSCEPTIBLES DE SER RESUELTOS A TRAVÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE MECANISMOS ALTERNATIVOS DE RESOLUCIÓN.

 

Artículo 32.- El Comité de Conciliación, en coordinación con la Dirección de Defensa Judicial de la entidad, adelantará un inventario respecto de los procesos y conflictos actuales que sean susceptibles de ser terminados por medio de la utilización de un mecanismo alternativo de resolución de conflictos, ya sea por vía judicial o extrajudicial.

 

Dicho inventario deberá ser debatido al interior del Comité de Conciliación, y sobre los casos que sean encontrados como procedentes, se deberán iniciar los trámites técnicos, jurídicos y presupuestales necesarios a fin intentar y agotar las instancias judiciales o extrajudiciales respectivas.

 

Copia del inventario del que trata el presente artículo, deberá ser remitido a la Secretaria Jurídica Distrital, quien realizará el seguimiento a la implementación del misino.

 

CAPÍTULO XII

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 33.- Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación, y deroga expresamente las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Acuerdo 002 de 15 de diciembre de 2017 expedido por este Comité.

 

Este documento se discutió y aprobó en sesión ordinaria del Comité de Conciliación No. 06 de 21 de abril de 2020.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de abril del año 2020.

 

MARCELA ROCÍO MÁRQUEZ ARENAS

 

Presidenta del Comité de Conciliación

 

Delegada de la Secretaria Distrital de Planeación

 

MARCELA ROCÍO MÁRQUEZ ARENAS

 

Subsecretario de Gestión Corporativa

 

ÁNGELA ROCIÓ DÍAZ PÍNZÓN

 

Subsecretaria Jurídica

 

ARMANDO LOZANO REYES

 

Director de Norma Urbana

 

JOSÉ FRANCISCO ORTEGA BOLAÑOS