RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 181 DE 2019

 

(Marzo 22)

 

Por medio del cual se adopta el reglamento del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

 

En uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial las conferidas por el Acuerdo 4 de 1978, la Ley 446 de 1998, el Decreto 1069 de 2015 y demás normas relacionadas con el funcionamiento del Comité de Conciliación y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, "La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones. (…)".

 

Que el funcionamiento de los Comités de Conciliación, se fundamentan en la Ley 23 de 1991 “Por medio de la cual se crean mecanismos para descongestionar los Despachos Judiciales, y se dictan otras disposiciones” , Ley 446 de 1998 "Por la cual se adoptan como legislación permanente algunas normas del Decreto 2651 de 1991, se modifican algunas del Código de Procedimiento Civil, se derogan otras de la Ley 23 de 1991 y del Decreto 2279 de 1989, se modifican y expiden normas del Código Contencioso Administrativo y se dictan otras disposiciones sobre descongestión, eficiencia y acceso a la justicia", Ley 640 de 2001 "Por la cual se modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras disposiciones", Ley 678 de 2001 "Por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición", Ley 1285 de 2009 "Por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Administración de Justicia", Ley 1395 de 2010 "Por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial", Decreto 1818 de 1998 Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, Decreto 2511 de 1998 "Por el cual se reglamenta la conciliación extrajudicial contencioso administrativa y en materia laboral previstas en la Parte III, Título l, capítulos 1, 2 y 3, Secciones 1, 2 y 3 de la Ley 446 de 1998, y en los artículos 19, 21 y 22 del Código Procesal del Trabajo" y el Decreto 1716 de 2009 "Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001" compilado mediante Decreto 1069 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del sector Justicia y del Derecho", modificado parcialmente por el Decreto 1167 de 2016 "Por el cual se modifican y se suprimen algunas disposiciones del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho".

 

Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el artículo 2.2.4.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015 modificado parcialmente por el Decreto 1167 de 2016, establecen que en las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un comité de conciliación conformado por funcionarios del nivel directivo.

 

Que el artículo 33 del Decreto Nacional 019 de 2012 dispone: "ACTAS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Las decisiones de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los votos emitidos en cada caso (...)".

Que el Decreto 1069 de 2015, modificado parcialmente por el Decreto 1167 de 2016, establece las funciones de los comités de conciliación y dentro de las cuales señala: "(...) 10. Dictar su propio reglamento"

 

Que el Decreto 430 de 2018 expedido por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., adoptó el Modelo de Gestión Jurídica Pública del Distrito Capital, el cual, entre otras disposiciones, señala que se debe expedir la política de prevención del daño antijurídico atendiendo los lineamientos de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que mediante Resolución No. 104 de 2018, "Por la cual se establecen los parámetros para la administración, seguridad y la gestión de la información jurídica a través de los Sistemas de Información Jurídica", señala sobre la corresponsabilidad de los Comités de Conciliación en el manejo del SIPROJ WEB.

 

Que la Procuraduría General de la Nación expidió la Circular Informativa No. 0006 de 2018, la cual brinda lineamientos para el ejercicio de la Acción de Repetición y el llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

Que la Directiva No. 025 de 2018, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, estableció los lineamientos metodológicos para la adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación.

 

Que mediante el Decreto 839 de 2018, el Alcalde Mayor de Bogotá D.C, estableció directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital.

Que la Resolución No. 104 de 2018, expedida por la Secretaria Jurídica Distrital, estableció los parámetros para la administración, seguridad y la gestión de la información jurídica a través de los Sistemas de Información Jurídica.

 

Que la Circular 010 de 2019, expedida por la Secretaría Jurídica Distrital, instituyó el Modelo de Gestión Jurídica Distrital y otros instrumentos para el desarrollo de actividades jurídicas, la cual compila los instrumentos normativos con lineamientos para atender los diferentes temas y asuntos que atañen a la actividad administrativa del Distrito Capital.

 

Que mediante Resolución 691 de 2011 se unificó el régimen legal y el reglamento del Comité de Conciliación del Instituto, y a través de las Resoluciones 222 de 2012 y 842 de 2013 se efectuó su modificación.

 

Que a través de una debida defensa judicial y extrajudicial del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, se minimiza el riesgo de pérdida de procesos judiciales, condenas en contra de la entidad y el inicio del medio de control de repetición en contra de exfuncionarios y funcionarios del Instituto.

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. 

Que, en consecuencia, es necesario expedir un nuevo reglamento del Comité de Conciliación, el cual debe ser observado y cumplido sin excepción alguna por los servidores públicos y apoderados de la entidad.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> OBJETO: Conformar el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos –MASC-, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, salvaguardando el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las altas cortes en esta materia.

PARÁGRAFO. Créase el Pre-Comité de Conciliación como una instancia previa a las sesiones del Comité de Conciliación del IDRD, convocada a petición de parte por el Presidente del Comité de Conciliación, Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o el abogado a cargo de la representación judicial o extrajudicial; integrada por los profesionales jurídicos y administrativos designados e informados por escrito a la Secretaría Técnica del Comité Conciliación por cada uno de los miembros permanentes o invitados del comité para analizar, estudiar y revisar desde el ámbito técnico-jurídico las fichas de conciliación que serán presentadas en las sesiones del Comité.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 1: Adoptar el presente reglamento, el cual regula el funcionamiento del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, en adelante Instituto, en los siguientes términos:

ARTÍCULO 2: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023.  <El nuevo texto es el siguiente> INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Recreación y Deporte – IDRD estará integrado, por los siguientes funcionarios:

• El (la) Director (a) General o el (la) Secretario (a) General, este último (a) como delegado, quien ejercerá la presidencia.

 

• El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo, la defensa de los intereses litigiosos del Instituto.

 

• El (la) Subdirector (a) del área, donde se originó el tema objeto de decisión.

 

• El (la) Subdirector (a) Financiero y Administrativo

 

• El (la) Subdirector (a) de Contratación.

PARÁGRAFO 1: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023.  El Comité en ejercicio de sus funciones designará al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

El texto original era el siguiente:

PARÁGRAFO 1: La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del Director del Instituto, quien ha delegado en el Secretario General.

 

PARÁGRAFO 2: En el evento en que el (la) Presidente(a) del Comité deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la Presidencia del Comité será ocupada por la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo, la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, dejándose para ello la constancia en la respectiva acta o excusa, sin que ello implique la delegación de su asistencia o voto.

 

PARÁGRAFO 3: Concurrirán sólo con derecho a voz pero sin voto: 1- El Jefe de la Oficina de Control Interno quien apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en la sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del Decreto 1716 de 2009, compilado mediante Decreto 1069 de 2015, modificado parcialmente por el Decreto 1167 de 2016; 2- Los funcionarios que por su condición funcional deban asistir según el caso concreto; 3- El apoderado que en cada caso o proceso represente los intereses del Instituto; 4- El Secretario Técnico del Comité y 5- Los demás asesores que sean invitados como apoyo para tomar decisiones o para brindar mayor comprensión de los asuntos materia de su consideración. La asistencia con base en las invitaciones efectuadas será de obligatorio cumplimiento y deberá ser consignada en la respectiva acta.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 2: INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación, estará integrado por los siguientes funcionarios:

•El (la) Director (a) General o el (la) Secretario (a) General como su delegado, quien será su Presidente (a).

•El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo, la defensa de los intereses litigiosos del Instituto. 

•El (la) Subdirector (a) del Área, donde se originó el tema objeto de decisión.

•Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza, que se designen conforme a la estructura orgánica del Instituto.

PARÁGRAFO 1: La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del Director del Instituto, quien ha delegado en el Secretario General.

ARTÍCULO 3: FUNCIONES. El Comité de Conciliación ejercerá las siguientes funciones:

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del Instituto.

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos, el índice de condenas, los tipos de daño por los cuales resulte demandado o condenado; y las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijas directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

6. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

 

7. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

8. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité preferiblemente un profesional del Derecho.

 

9. Dictar su propio reglamento.

 

PARÁGRAFO: Las decisiones tomadas por el Comité constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del apoderado del Instituto.

 

ARTÍCULO 4: FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Las sesiones del Comité serán presididas por el Director General o su delegado, quien tendrá a su cargo:

 

1. Presidir las sesiones del Comité.

 

2. Suscribir conjuntamente con el Secretario Técnico las actas, que se elaboren con ocasión de las reuniones del Comité.

 

3. Las demás que sean asignadas por la autoridad competente o que se deriven de la aplicación de la ley.

 

ARTÍCULO 5: SECRETARÍA TÉCNICA: La Secretaría Técnica será ejercida por un profesional del derecho, que para tal efecto designe el Comité.

 

ARTÍCULO 6: FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO: El Secretario Técnico tendrá las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses.

 

4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

 

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

 

ARTÍCULO 7: IMPARCIALIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ADOPCIÓN DE DECISIONES. Para garantizar el principio de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las estatuidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en los artículos 11 y 12, el artículo 40 de Ley 734 de 2002 (Derogada a partir del 28 de mayo de 2019 por el artículo 265 de la Ley 1952 de 2019, artículo 44), y demás normas pertinentes y concordantes.

 

ARTÍCULO 8: TRÁMITE DE IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Si alguno de los miembros del Comité de Conciliación, se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento citadas en el artículo anterior o las demás que la ley fijare, deberá informarlo previamente al Comité por escrito y de ello se dejará constancia en la respectiva acta. De igual manera, los miembros del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento. El trámite se adelantará en lo que proceda, de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Si se admitiera la causal de impedimento o recusación y no existe quórum para deliberar o tomar la decisión, el Presidente del Comité designará un miembro ad hoc, que reemplace a quien se haya declarado impedido o recusado, que para el efecto participará con voz y voto.

 

ARTÍCULO 9: PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. El Jefe de la Oficina de Control Interno apoyará la gestión de los miembros del Comité y participará en las sesiones del mismo, especialmente para verificar el cumplimiento de las disposiciones del artículo 26 del Decreto Nacional 1716 de 2009, en concordancia con el artículo 2.2.4.3.1.2.12. del Decreto Nacional 1167 de 2016 (sic), relativos a la acción de repetición.

 

El citado funcionario podrá presentar iniciativas encaminadas a promover una mayor efectividad y eficiencia en el cumplimiento de las funciones que corresponden a este Comité.

 

ARTÍCULO 10: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> PERIODICIDAD DE REUNIONES. El Comité de Conciliación se reunirá por lo menos dos (2) veces al mes, o cuando las circunstancias lo exijan.

  

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, por parte del apoderado judicial, aportando copia de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

  

El Comité de Conciliación podrá reunirse a través de cualquier medio electrónico que permita una comunicación simultánea o sucesiva, de manera sincrónica o asincrónica. Para este caso, los miembros del comité deberán expresar su voto y/o ejercer su derecho de voz dentro del mismo día en el que haya iniciado la reunión, en los términos del orden del día propuesto.

PARÁGRAFO: La asistencia al Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el caso del Director General quien podrá delegarla en el Secretario(a) General.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 10. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité de Conciliación, se reunirá de forma ordinaria dos (2) veces al mes y en forma extraordinaria cuando las circunstancias lo exijan.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

ARTÍCULO 11: QUÓRUM DELIBERATORIO y DECISORIO. El Comité de Conciliación sesionará con un mínimo de tres (3) de sus integrantes. En todos los casos las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

 

ARTÍCULO 12: INASISTENCIA A LAS SESIONES. Cuando alguno de los miembros del Comité no te sea posible asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la Secretaría Técnica la correspondiente excusa e informando los motivos de la ausencia.

 

En la respectiva acta de cada sesión del Comité, el Secretario Técnico dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y en caso de inasistencia así lo señalará.

 

ARTÍCULO 13: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> - CONVOCATORIA. El Comité de Conciliación será convocado, por el Secretario (a) Técnico (a), a través del medio más expedito, con al menos tres (3) días hábiles de anticipación.

  

La convocatoria se remitirá a cada miembro del Comité indicando el día, la hora y el lugar y/o el medio electrónico a través del cual se realizará la reunión. Así mismo, se remitirá el orden del día y las fichas de conciliación que serán objeto de discusión.

 

PARÁGRAFO. Se podrán convocar con derecho a voz a aquellos funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del Distrito Capital en cada proceso y el Jefe de la Oficina de Control Interno.

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 13. CONVOCATORIA. De manera ordinaria, el Secretario Técnico del Comité de Conciliación procederá a convocar a los miembros del Comité por lo menos con tres (3) días de anticipación a la fecha prevista para la celebración del Comité, indicando día y hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

El plazo de la convocatoria para las sesiones extraordinarias podrá ser inferior, para lo cual se pondrá a disposición de los miembros del Comité los documentos e información necesarios para tomar las decisiones.

Así mismo, extenderá la invitación a los funcionarios o personas que se requieran para la complementar (sic) adopción de las decisiones a tomar.

Al efectuar la convocatoria, el Secretario Técnico del Comité deberá remitir las fichas técnicas elaboradas por el abogado designado en el Sistema de Información de Procesos Judiciales de Bogotá D.C. (SIPROJ WEB), junto con los soportes que las acompañen.

La convocatoria se efectuará de forma previa y por escrito para lo cual se podrá hacer uso de los medios electrónicos, requisito sin el cual no podrá llevarse a cabo la sesión correspondiente.

 

ARTÍCULO 14: Modificado por el art. 1, Resolución 040 de 2023. <El nuevo texto es el siguiente> – SESIONES DEL COMITÉ.  El Comité de Conciliación podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual o presencial, por convocatoria que haga la Secretaría Técnica, para lo cual se tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

  

1. Las sesiones virtuales podrán realizarse a través de medios electrónicos, informáticos, telefónicos, audiovisuales o cualquier medio idóneo que cumpla con los atributos de seguridad necesarios de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) y demás requerimientos señalados en el presente acto administrativo, que permitan comunicación simultánea o sucesiva, de manera sincrónica o asincrónica entre los miembros del Comité.

  

2. Una vez allegado el caso al Secretario (a) Técnico (a) del Comité, se verificará la pertinencia del asunto a efectos de convocar la respectiva sesión, para lo cual enviará citación respectiva a los miembros del Comité, apoderados e invitados, citación que podrá hacerse por cualquier mecanismo, siempre y cuando se conserve una constancia por escrito del medio utilizado.

  

3. La citación deberá especificar el medio que será utilizado para realizar la sesión (virtual o presencial), el objeto y se anexará el orden del día, la presentación y la ficha que elabore el abogado a quien corresponda la presentación del caso o el tema puesto a consideración del Comité.

  

4. A la citación de la sesión se deberá anexar la documentación enviada por el área donde se origina el caso y la ficha elaborada por el abogado a quien corresponda su presentación, la cual debe contener como mínimo los hechos, la exposición de los argumentos del convocante o demandante, el análisis jurídico y la recomendación respectiva.

  

5. Le corresponde a la Secretaría Técnica del Comité la verificación del quórum e informar sobre la existencia del requerido para la toma de decisiones ya sean en sesiones presenciales o virtuales.

  

6. Cada integrante del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración. En el caso de sesiones virtuales, remitirá su decisión por el medio de transmisión de mensajes de datos señalado en la convocatoria a la Secretaría Técnica, dentro del horario fijado para la realización de la respectiva sesión.

   

7. Una vez obtenida la participación de los miembros del Comité, la Secretaría Técnica de manera inmediata informará el resultado de las decisiones adoptadas por la mayoría de los integrantes, actividad que se realizará por el medio de transmisión de mensajes de datos señalado en la convocatoria, a todos los miembros y procederá a levantar el acta correspondiente, a la cual se adjuntarán las intervenciones de los participantes dejando constancia de las decisiones adoptadas y del medio utilizado.

  

PARÁGRAFO. Cualquier miembro del Comité podrá solicitar la realización de sesión extraordinaria cuando considere y justifique que un caso amerita o requiere un estudio especial. De suceder lo anterior, dicho asunto será excluido del orden día y será discutido en sesión la cual se deberá realizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes o en todo caso antes de la fecha de la diligencia.

 

El texto original era el siguiente:

ARTÍCULO 14. SESIONES VIRTUALES. Las sesiones ordinarias o extraordinarias del Comité podrán efectuarse en forma no presencial, siempre y cuando se encuentren en el ejercicio de sus funciones y exista comunicación simultánea o sucesiva. En dicho evento se utilizarán los medios tecnológicos que permitan acreditar las deliberaciones y decisiones de las reuniones que se efectúen de manera no presencial dejando constancia de lo actuado por ese medio usando los medios necesarios para asegurar su autenticidad, conservación y consulta.

ARTÍCULO 15: DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señaladas, el (la) Presidente(a) del Comité instalará la sesión. A continuación, el Secretario Técnico del Comité informará al (la) Presidente (a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual, será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del Presidente.

 

El abogado designado expondrá de forma verbal su concepto contenido en la ficha técnica al Comité y resolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

 

Una vez se haya surtido la intervención del abogado designado, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el Secretario Técnico procederá a preguntar a cada uno de 105 (sic) miembros el sentido de su voto.

 

ARTÍCULO 16: TRÁMITE DE PROPOSICIONES. Las recomendaciones presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionar las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la reforma del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Una vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes no podrán ser modificadas, salvo que se efectúe el requerimiento por parte del Comité en la sesión respectiva, caso en el cual se dejará constancia indicando un término prudencial para complementarla, ajustarla o corregirla. El Secretario Técnico verificará que los ajustes requeridos se realicen.

 

Así mismo se podrán proponer requerimientos a las dependencias correspondientes, así como decidir dar traslado a organismos de control.

 

ARTÍCULO 17: SALVAMENTO Y ACLARACIÓN DE VOTO. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia de manera explícita en la respectiva acta.

 

ARTÍCULO 18: OBLIGATORIEDAD DE LAS DECISIONES DEL COMITÉ. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

ARTÍCULO 19: EXPEDICIÓN DE CIRCULARES. En ejercicio de las funciones del Comité en materia de conciliación, defensa judicial o prevención del daño antijurídico, se expedirán lineamientos suscritos por el (la) Presidente (a) del Comité, los cuales deberán ser observados por los servidores públicos del Instituto, sin excepción.

 

ARTÍCULO 20: ACTAS DEL COMITÉ. De todas las reuniones del Comité ordinarias o extraordinarias se levantará un acta en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes y/o requerimientos a las propuestas o documentos soportes solicitados por el Comité y podrá dejarse las anotaciones que se consideren pertinentes.

 

En todos los casos se dejará constancia de la inasistencia de los miembros del Comité, así como de la asistencia o inasistencia de los invitados y la calidad en que intervienen. Sin excepción, se dejará por escrito el motivo de inasistencia al Comité.

 

Las fichas técnicas, la totalidad de los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, sus ajustes, correcciones o complementos, así como las excusas presentadas por los miembros del Comité o los invitados, constituirán parte integral del acta respectiva,

 

En caso de presentarse impedimentos de alguno de los miembros del Comité se comunicará por escrito y se tramitará de acuerdo a lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

ARTÍCULO 21: TRÁMITE DE APROBACIÓN DE ACTAS. El Secretario Técnico deberá remitir, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, el proyecto de acta dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión, por el medio más idóneo, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones. Si dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto de acta, no se elevan las respectivas consideraciones a ésta, se entenderá acogida por todos los miembros.

 

Recibidas las respectivas observaciones, o de no presentarse ninguna dentro del término establecido, se elaborará el acta definitiva la cual será firmada por el Presidente y el Secretario Técnico, antes de cumplirse el término de los cinco (5) días hábiles previsto en la ley y sin que sea necesaria su aprobación en sesión siguiente del Comité.

 

ARTÍCULO 22: ARCHIVO DE DOCUMENTOS DEL COMITÉ. El archivo de los documentos producidos por el Comité y el de su Secretaria Técnica reposarán en la Oficina Asesora Jurídica de la entidad.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Oficina Asesora Jurídica del Instituto. Para la consulta de tales documentos, el interesado solicitará autorización al Secretario Técnico, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente. Las solicitudes de copias de las actas deberán efectuarse por escrito y la expedición de certificaciones sobre las mismas será tramitada por el Secretario Técnico del Comité.

 

ARTÍCULO 23: CUSTODIA DEL ARCHIVO. La custodia de las actas, fichas técnicas, soportes, las comunicaciones expedidas y demás documentos relacionados con el Comité, estarán a cargo de la Secretaría Técnica, quien respecto de éstas procederá a efectuar su traslado al archivo cuando haya finalizado su trámite de conformidad con las normas vigentes referentes a tablas de retención documental.

 

ARTÍCULO 24: EXPEDIENTES. La solicitud de conciliación extrajudicial, la citación a audiencia, oficios remisorios, copia del acta de conciliación extrajudicial surtida ante la respectiva Procuraduría, auto de aprobación o improbación, pago de la conciliación y demás documentos pertinentes a la conciliación extrajudicial, transacción o mecanismo de arreglo directo se archivarán en el respectivo expediente debidamente foliados de acuerdo a las tablas de retención documental, por el abogado a cargo y serán entregados en el archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica, cuando haya finalizado el trámite.

 

ARTÍCULO 25: FICHAS TÉCNICAS: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA D.C. - SIPROJ WEB. El abogado que tenga a cargo la representación del asunto en materia de conciliación judicial o prejudicial, medio de control de repetición, fórmula de Pacto de Cumplimiento, deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que para tales efectos ha establecido la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través del Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJ WEB.

 

La veracidad y fidelidad de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del abogado que elabore la correspondiente ficha técnica y la aplicación en debida forma de las normas vigentes, para cada caso en concreto.

 

ARTÍCULO 26: INFORMES SOBRE EL ESTUDIO DE PROCEDENCIA DE LLAMAMIENTOS EN GARANTÍA DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, en armonía con el artículo 2.2.4.3.1.2.1.4 (sic) del Decreto 1069 de 2015, los abogados del Instituto, a quienes se asigne la Representación Judicial para instaurar las acciones de repetición a que haya lugar, deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

De no ser viable el llamamiento en garantía, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe al Comité de Conciliación dentro de la primera sesión ordinaria siguiente a la presentación de la contestación de la demanda.

 

La presentación del referido informe, deberá satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que para tales efectos ha establecido el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Subdirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través del Módulo de Conciliación del Sistema de Información de Procesos Judiciales — SIPROJ WEB.

 

ARTÍCULO 27: INFORMES DE GESTIÓN DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto 1069 de 2015, el Secretario Técnico del Comité presentará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

Adicionalmente y según lo dispone el artículo 2.2.4.3.1.2.6. del Decreto 1069 de 2015, se relacionarán las actividades que ha ejecutado el Comité respecto de la prevención del daño antijurídico, mejoramiento y correctivos a la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. En este sentido, podrán relacionarse las circulares, oficios, directivas y en general todos aquellos documentos que contengan tales directrices.

 

De igual manera, informará las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público, ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.

 

ARTÍCULO 28: VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES ADOPTADAS POR EL COMITÉ. Corresponde al Secretario Técnico del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual presentará informes semestrales al Comité.

Los abogados que tengan a su cargo, los asuntos encomendados por el Comité de Conciliación, referentes a conciliaciones prejudiciales y acciones de repetición, deberán presentar un informe detallado del resultado de las respectivas audiencias y actuaciones surtidas, dentro de los 3 días hábiles siguientes a cualquiera de estos eventos.

Los apoderados allegarán adjunto a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

ARTÍCULO 29: ASISTENCIA DE APODERADOS DE LA ENTIDAD A LAS AUDIENCIAS. Es obligatoria la asistencia del apoderado de la entidad que efectuare el estudio de que se tratare el tema de citación, a las respectivas audiencias de conciliación, con el objeto de exponer los motivos por los cuales los miembros del Comité consideraron viable o no el acuerdo conciliatorio, y deberán dejar constancia en el acta de la audiencia de las razones de hecho y derecho expresadas por el Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 30: INDICADOR DE GESTIÓN. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7. del Decreto Nacional 1069 del 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

 

ARTÍCULO 31: PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y POLÍTICAS PARA LA DEFENSA JUDICIAL DEL INSTITUTO. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse durante el mes de febrero de cada año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que se ha visto condenado el organismo o en los procesos que haya decidido conciliar en el año inmediatamente anterior.

 

Para tal propósito el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, presentará un informe al Comité, de las demandas, sentencias y conciliaciones presentadas y notificadas en el respectivo año.

 

ARTÍCULO 32: VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente reglamento regirá a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga en su integridad las resoluciones No. 691 de 2011; 222 de 2012 y 842 de 2013.

 

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 22 días del mes de marzo del año 2019.

 

PEDRO ORLANDO MOLANO PÉREZ

 

Director General

 

Nota: Ver norma original en Anexos.