RESOLUCIÓN 075 DE 2022

 

Por medio de la cual se determina la conformación y funciones del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, y se dictan otras disposiciones

LA SECRETARIA DISTRITAL DE LA MUJER

 

En ejercicio de las competencias asignadas por los artículos 17 y 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009, Decreto 1069 de 2015, Decretos Distritales 428 de 2013, 839 de 2018, 556 de 2021, y

Ver Resolución 161 de 2022, Secretaría Distrital de la Mujer. Acuerdo 013 de 2023 - Secretaría Distrital de la Mujer Comité de Conciliación.

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Decreto Nacional 1716 de 2009 “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, el cual fue compilado por el Decreto 1069 de 2015 establece en el Artículo 2.2.4.3.1.2.2 que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Disponiendo en el Artículo 2.2.4.3.1.2.3 - modificado por el Art. 2º, Decreto Nacional 1167 de 2016- el nivel de los funcionarios que deben integrar los Comités de Conciliación. Previendo en el numeral    2.2.4.3.1.2.5 las funciones de los comités de conciliación dentro de las cuales se incluye la de formular políticas de prevención, diseñar políticas que orienten la defensa, fijar directrices institucionales para la aplicación de mecanismos de arreglo directo, determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación, evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición, dictar su reglamento y designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité.

 

Que mediante la Resolución No. 0215 del 30 de julio de 2013 se creó el Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, acto administrativo que fue objeto de modificaciones a través de las resoluciones 0456 del 16 de diciembre de 2013 y 147 del 04 de abril de 2016.

 

Que la Secretaría Distrital de la Mujer mediante la Resolución No. 478 del 30 de diciembre de 2013, adoptó el reglamento interno del Comité de Conciliación, el cual debe actualizarse en concordancia con las disposiciones expedidas con posterioridad, como son los Decretos Distritales 839 de 2018 y 556 de 2021, y Directivas 02 y 05 de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que el Decreto Distrital 839 de 2018 “Por medio del cual se establecen directrices y lineamientos en materia de conciliación y Comités de Conciliación en el Distrito Capital” se definieron los lineamientos para los comités de conciliación en el Distrito Capital, señalando éste como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Refriéndose a las normas nacionales y distritales que definen las funciones de los Comités de Conciliación.

Que para a partir de la expedición de nuevas disposiciones distritales correspondientes al Decreto Distrital 839 de 2018, y Distrital y Decreto Distrital 556 de 2021, es necesario actualizar, unificar y consolidar el marco aplicable al Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer En mérito de lo expuesto.

 

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1. ARTÍCULO PRIMERO. (Sic) Modificar el artículo 2º de la Resolución 215 del 30 de julio de 2013, en consecuencia la conformación del Comité de Conciliación, quedará así:

 

Artículo Segundo: Conformación del Comité de Conciliación.

 

Serán integrantes permanentes del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer quienes concurrirán con voz y voto, las siguientes funcionarias o funcionarios:

 

1. La/el Secretaria(o) de la Mujer o su delegada (o), quien presidirá la sesión del Comité.

 

2. La/el Subsecretaria(o) de Gestión Corporativa

 

3. La/el jefa(e) de la Oficina Asesora Jurídica

 

4. El/la directora de Talento Humano y

 

5. La/el Jefa (e) de la Oficina Asesora de Planeación

 

Parágrafo 1º La participación de los integrantes será indelegable, salvo las excepciones previstas para los funcionarios descritos en los numerales 1 y 3 del presente artículo.

 

Parágrafo 2º Serán convocados como invitados permanentes a las sesiones la(el) Jefa(e) de Control Interno y profesional de la Secretaría Jurídica Distrital designado para el acompañamiento al Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer, concurriendo solamente con derecho a voz.

 

Parágrafo 3º También podrán ser convocados como invitados(as), las personas y/o servidoras(es) de la entidad o de otras entidades cuya presencia se considere necesaria, para la mejor comprensión de los asuntos técnicos o especiales que deban ser objeto de estudio, debate y decisión en el Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO 2.(sic) Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital de la Mujer ejercerá las atribuciones y funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 o de la norma que la sustituya o complemente, así como las que se definan en las disposiciones distritales, de las cuales se destacan las previstas en el artículo  6 del Decreto Distrital 839 de 2018, el cual contempla:

 

1. Conocer y decidir sobre la viabilidad de las conciliaciones judiciales y extrajudiciales que se adelanten con ocasión de los actos, contratos, hechos, omisiones u operaciones que la entidad realice o en que incurra o participe, o que se relacione con asuntos inherentes a la entidad, conforme a su objeto y funciones.

 

2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, previa solicitud del Director Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Cuando en los medios de control para la protección de los derechos colectivos, concurran varias entidades u organismos distritales y los Comités de Conciliación de cada una presenten posturas diferentes, o no unificadas, o la naturaleza, impacto o interés del asunto lo amerite, la(el) Directora(or) Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico, deberá solicitar al Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital conocer del tema, el cual decidirá en última instancia.

 

4. En los casos en los que la Secretaría Jurídica Distrital ejerza la representación judicial y/o extrajudicial de una o más entidades u organismos distritales, es obligación del Comité de Conciliación pronunciarse sobre la procedencia o improcedencia de presentar fórmulas de arreglo.

 

5. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, los Comités de Conciliación respectivos deberán remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos.

 

Para estos efectos, la persona apoderada que tenga a su cargo la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el pronunciamiento del(los) respectivo(s) Comité(s) de Conciliación, lo cual servirá de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento según sea el caso.

 

6. El Comité de Conciliación deberá implementar estrategias que permitan establecer los asuntos susceptibles de conciliación o de acuerdo de terminación anticipada de procesos, atendiendo el precedente judicial en los casos de pérdida reiterada por supuestos fácticos análogos, a efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse.

 

7. Estudiar y evaluar las actuaciones administrativas con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la entidad haciendo énfasis en los Métodos Alternativos de Solución de Conflictos -MASC.

 

8. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias favorables o condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad, a fin de evaluar el impacto de los mismos, y así mismo determinar las acciones preventivas o correctivas como estrategia de prevención del daño antijurídico.

 

9. Cuando en la entidad se justifique la necesidad de seleccionar abogados externos para el ejercicio de la defensa judicial, el Comité de Conciliación deberá definir los criterios que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 del CPACA, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

11. Acorde con lo establecido en el artículo 7 del Decreto Distrital 839 de 2018 corresponde al Comité de Conciliación adoptar políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo-espacial, cuando sea del caso.

 

12. De conformidad con lo dictado en el artículo 8 del Decreto 839 de 2019, es competencia del Comité de Conciliación decidir sobre la procedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición y de la acción de repetición, para lo cual revisará que se reúnan los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen.

 

En el evento en que el Comité de Conciliación decida no iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001, la(el) Secretaría Técnica(o) del Comité deberá comunicar al día siguiente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

El Comité de Conciliación al momento de evaluar cada caso, con el fin de adoptar la decisión sobre la procedencia de iniciar o no las acciones de repetición, deberán tener en cuenta, además, los lineamientos y directrices establecidos en la Directiva N° 005 de 2017 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital y lo establecido en el Decreto Distrital 556 de 2021.

 

En los casos en que la representación judicial o extrajudicial la haya ejercido la Secretaría Jurídica Distrital, y la Secretaría Distrital de la Mujer efectúe el pago, es obligación del Comité de Conciliación decidir sobre la procedencia de la acción de repetición; de ser afirmativa la decisión, la Secretaría Distrital de la Mujer interpondrá y llevará la representación judicial de la acción de repetición con cargo a su presupuesto.

 

Así mismo se deberá exigir al(os) abogado(s) que cumplan la representación judicial, el diligenciamiento en el módulo de conciliación de SIPROJ WEB, de la respectiva ficha técnica de análisis de Acción de Repetición. (Art. 14 Decreto 839 de 2018).

 

13. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados/as, con el objeto de proponer correctivos.

 

14. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción, la conciliación y demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos.

 

15. Dictar su propio reglamento.

 

16. Acorde con lo establecido en el art. 20 del Decreto Distrital 556 de 2021, corresponde al Comité  de Conciliación:

 

16.1 Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del jefe/a de la oficina asesora jurídica, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un mes para tomar la decisión.

 

16.2 Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.

 

16.3 Solicitar a la oficina asesora jurídica de la entidad, en los casos en los que se haya generado un  daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad.

 

16.4 Definir criterios para que la oficina asesora jurídica analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas y vi) la complejidad del problema jurídico.

 

16.5 Solicitar y requerir al jefe/a de la oficina jurídica informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

16.6 Informar sobre las decisiones tomadas respecto de las solicitudes ciudadanas a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

16.7 Aprobar el Plan Anual de Acciones para la Recuperación del Patrimonio Público en el primer bimestre del año que presente la(el) Jefa(e) de la Oficina Asesora Jurídica acorde con lo establecido en el artículo 19 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

17. En concordancia con lo establecido en el artículo 14 y 47 numerales 3 y 6 del Decreto Distrital 556 de 2021, decidirá sobre el inicio de las acciones judiciales y extrajudiciales, presentación de demandas o la constitución como víctima en los procesos penales de acuerdo con un análisis de costo - beneficio con sustento en los criterios definidos por el comité de conciliación.

 

18. Decidir sobre el estudio de la viabilidad de conciliar o no judicial o extrajudicialmente, cuando exista ánimo del agente generador del daño para reconocer su valor. Este análisis debe comprender la propuesta de pago, la determinación del capital adeudado, el cual no podrá ser inferior a lo determinado por la entidad o por el perito, o a lo acordado en la conciliación o en cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de tal forma que no se genere lesión a los intereses de la entidad. Lo anterior, en observancia de lo establecido en el artículo 47 numeral 6 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

19. Decidir sobre los asuntos que presente la/el jefa/e de la Oficina Asesora Jurídica, de acuerdo con lo previsto en el artículo 19 del Decreto Distrital 556 de 2021.

 

ARTÍCULO TERCERO. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica estará a cargo de la(el) servidora(o) pública(o) que se le designe mediante acto administrativo.

 

Parágrafo 1. La designación o el cambio de la(el) secretaria(o) técnica(o) deberá ser informada a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

ARTÍCULO CUARTO. Funciones de la Secretaría Técnica. Además de las funciones previstas en el artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015, artículo 15 del Decreto Distrital 839 de 2018 y disposiciones concordantes, la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité de Conciliación, tendrán a su cargo las siguientes funciones:

 

1. La obligatoriedad de elaborar y subir las respectivas Actas del Comité de Conciliación, en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, las cuales deben incluir las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por las(os) integrantes permanentes. Las actas serán suscritas por la(el) Secretaria(o) Técnica(o) y la(el) Presidenta(e) del Comité de Conciliación, previa aprobación de cada una(o) de las(os) integrantes.

 

2. Presentar por lo menos una vez por semestre, en sesiones ordinarias del Comité de Conciliación, un informe de gestión sobre los mecanismos alternativos de solución de conflictos que han sido empleados por la entidad. Este informe relacionará el número total de sesiones, de casos resueltos indicando el mecanismo alternativo de solución de conflictos empleado, terminación favorable o desfavorable, valor total e individual de las sumas impuestas a favor y en contra; así como los criterios o directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos. En estos Comités se invitará a la Directora de Gestión Administrativa y Financiera de la Secretaría Distrital de la Mujer o quien haga sus veces. Copia de dicho informe deberá ser remitido a la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación, y velar porque efectivamente las(os) apoderadas(os) de la Secretaría Distrital de la Mujer realicen el diligenciamiento de las fichas de conciliación y de pacto de cumplimiento en el sistema SIPROJ WEB.

 

4. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Defensa Judicial y Prevención del Daño Antijurídico de la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderada(o) de la entidad.

 

5. Enviar, a la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, por lo tanto, deben remitir:

 

5.1 Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica de Comité de Conciliación.

 

5.2 Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente la(el) presidenta(e) del mismo.

 

5.3 Copia del Reglamento Interno del Comité de Conciliación.

 

5.4 Nombre, cargo, correo electrónico y número de contacto de quien ejerce la Secretaría Técnica.

 

5.5 Actas suscritas por el Comité de Conciliación, las cuales no se hayan incorporado al sistema SIPROJ.

 

5.6 Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios de las entidades y organismos distritales, a fin de asegurar su publicación en la Web en el Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

5.7 Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico, la viabilidad de la conciliación y/o de la acción de repetición en asuntos reiterativos o de alto impacto.

 

6. Proyectar la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaría, acorde con lo previsto en el Acuerdo 001 de 2021 del Comité de Conciliación y en concordancia con lo dispuesto en la Directiva  025 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital o en la normativa que se emita sobre el particular.

 

7. En cumplimiento de lo previsto en el numeral 3 del artículo 2.2.4.3.1.2.6 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la(el) Secretaria(o) Técnica(o) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y presentado a la(el)l Secretaria(o) de Despacho e integrantes del Comité cada seis (6) meses.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de actas, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité sobre las fichas de conciliación estudiadas, la relación de procesos en los cuales la Secretaría Distrital del a Mujer hubiere sido condenada, y reporte de casos estudiados sobre acción de repetición.

 

8. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto Distrital 839 de 2018, la(el) secretaria(o) técnica(o) del Comité de Conciliación de la Secretaría Distrital del a Mujer se asegurará de verificar que la entidad publique en la Web, las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Para tal efecto la (el) jefa(e) jurídica(o) remitirá oportunamente en medio magnético las citadas actas a la Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá".

 

Parágrafo 1. La información referida en el numeral 5 deberá actualizarse cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité.

 

ARTÍCULO QUINTO. Las disposiciones generales que apruebe el Comité de Conciliación serán adoptadas mediante Acuerdo, suscrito por las(os) integrantes del Comité de Conciliación.

 

ARTÍCULO SEXTO. Vigencia y Derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la Secretaría Distrital de la Mujer, y deroga la Resolución   456 del 16 de diciembre de 2013, Resolución No. 478 del 30 de diciembre de 2013, Resolución 147 del 04 de abril de 2016, y de la Resolución 215 del 20 de julio de 2013 se derogan los artículos 3 a 7.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de marzo del año 2022.

  

Diana Rodríguez Franco

 

Secretaria Distrital de la Mujer