RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 411 DE 2023

(Noviembre 29)

Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos, plazos y características de envío a la Contaduría General de la Nación y se deroga la Resolución número 706 de 2016

El Contador General de la Nación,

en ejercicio de las facultades establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política de Colombia, las conferidas por la Ley 298 de 1996 y los numerales 1, 3, 7 y 8 del artículo 4° del Decreto número 1693 de 2023, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 354 de la Constitución Política de 1991 señala que habrá un Contador General, y le confiere, entre otras, la función de determinar las normas contables que deben regir en el país. Este artículo fue desarrollado por la Ley 298 de 1996 que, entre otras disposiciones, crea la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación (CGN).

Los artículos 1° y 5° de la Resolución CGN 354 de 2007, modificados por el artículo 1° de la Resolución número 156 de 2018 y por el artículo 1° de la Resolución número 195 de 2021, respectivamente, establecen la conformación y el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP).

La Resolución número 706 de 2016, expedida por la CGN, establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envió a la CGN.

La Resolución CGN 193 de 2016, incorporó en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable el cual contiene las orientaciones para su elaboración y presentación.

La Resolución número 037 de 2018, fija los parámetros para el envío de información a la UAE Contaduría General de la Nación relacionada con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

El artículo 4° de la Resolución número 193 de 2020, adicionó el parágrafo 3° al artículo 16 de la Resolución número 706 de 2016, en el cual se precisa que “El juego completo de estados financieros que incluyen las notas que las entidades presentan a la Contaduría General de la Nación en archivo pdf con corte al cierre de la vigencia, deberán ser presentados a más tardar el día 28 de febrero del año siguiente al del período contable a reportar”.

Es necesario actualizar los requisitos, plazos y características de envío de información por parte de las entidades públicas a la CGN, en concordancia con las actualizaciones realizadas a los marcos normativos y derogar la Resolución número 706 de 2016.

La CGN y los usuarios de la información financiera contemplados en los marcos normativos vigentes, requieren información de saldos, movimientos y variaciones significativas, que les permita utilizarla en sus procesos de análisis y toma de decisiones.

Por lo anterior, es pertinente establecer la información a reportar por parte de las entidades públicas, los requisitos para dicha transmisión, así como los plazos y características de envío a la CGN.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Aspectos Generales

Artículo 1 °. Ámbito de Aplicación. La información, requisitos, plazos y características que se establecen en la presente resolución, son de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del RCP.

Artículo 2°. Categorías de información a reportar. Se definen las siguientes categorías de información para el reporte a la CGN: Información Contable Pública - convergencia (ICPC); Evaluación del Control Interno Contable (ECIC); y, Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

Artículo 3°. Medio de presentación. El Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) es el único medio de reporte oficial de las categorías enunciadas en el artículo 2° de la presente resolución.

Artículo 4°. Responsables. El representante legal y el contador público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad y en los casos que aplique, el revisor fiscal, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los requisitos, plazos y características para el reporte de la información a la CGN.

La responsabilidad del contador público se circunscribe a las normas que al respecto establece la Ley 43 de 1990, el Decreto número 2420 de 2015 y demás normas vigentes que le apliquen.

La responsabilidad del revisor fiscal se circunscribe a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, la Resolución número 172 de 2023 expedida por la CGN, los estatutos de la entidad a la cual está vinculado y las demás normas vigentes que le apliquen.

El reporte del informe ECIC, es responsabilidad del Representante Legal de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, de conformidad con el procedimiento transversal para la evaluación del control interno contable.

Artículo 5°. Categoría Información Contable Pública - Convergencia (ICPC). Esta categoría se relaciona con la información financiera de carácter contable que reportan las entidades públicas a la CGN respecto a los saldos y movimientos, operaciones recíprocas y variaciones trimestrales significativas, en aplicación de los marcos normativos vigentes.

Artículo 6°. Formularios de la Categoría ICPC. Son los medios a través de los cuales las entidades públicas reportan la información financiera de naturaleza cuantitativa y cualitativa. Esta categoría está conformada por los siguientes formularios:

- CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA

- CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCI

- CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS

Parágrafo 1°. Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de los formularios listados son los indicados en el “Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública - convergencia, a la CGN, a través del Sistema CHIP”.

Parágrafo 2°. El formulario CGN2016C01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_ SIGNIFICATIVAS, debe reportarse en los cortes de marzo, junio, septiembre y diciembre, teniendo en cuenta las instrucciones que al respecto imparta la CGN.

Parágrafo 3°. Modificado por el art. 1, Resolución 038 de 2024. <El nuevo texto es el siguiente> El juego completo de estados financieros de la entidad pública hará parte de esta categoría, atenderá lo establecido en la norma de estados financieros de cada marco normativo, y se reportará en formato pdf en los plazos establecidos en esta resolución.

La “PLANTILLA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN UNIFORME DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS”, la cual se acompaña de anexos de apoyo para la preparación de estas, hacen parte de esta resolución.

A partir del corte de presentación del informe de cierre para la vigencia 2023, las entidades públicas incluidas en el ámbito del Régimen de Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 1° y 5° de la Resolución CGN 354 de 2007, modificados por el artículo 1° de la Resolución número 156 de 2018 y por el artículo 1° de la Resolución número 195 de 2021, deberán presentar sus notas a los estados financieros cumpliendo con la estructura uniforme detallada en el documento anexo denominado “PLANTILLA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN UNIFORME DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS”, el cual incluye aspectos para la preparación de las notas y hace parte de la presente resolución, estableciendo su obligatoriedad en los siguientes parámetros:

a) La numeración y denominación de la nota deberá presentarse de acuerdo con el modelo propuesto en la plantilla.

Ejemplos:

NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE

NOTA 5. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO.

b) En relación con los subtítulos incluidos en cada nota que le sean aplicables a las entidades, solo se exige conservar el nombre indicado en la plantilla. Su numeración interna debe ser consecutiva al orden que requiera la entidad.

Las entidades y empresas en la preparación de sus notas podrán complementar o ampliar el detalle sobre las propuestas por la CGN, pero conservando la denominación y numeración establecidos en la plantilla y garantizando el cumplimiento mínimo de las revelaciones requeridas en cada marco normativo.

Para las Empresas que Cotizan en el Mercado de Valores, o que Captan o Administran Ahorro del Público, no es obligatoria la presentación de las Notas a los EE.FF. en la estructura uniforme propuesta por la CGN; sin embargo, si presentan una numeración y denominación de las notas diferente, deberán diligenciar como parte integral de sus notas generales, la tabla detallada en el Anexo “Homologación de estructura para empresas cotizantes”, que hace parte de la presente resolución.

La Contaduría General de la Nación pone a disposición de las entidades, anexos de apoyo en formato Excel, que tienen como objetivo facilitar la preparación de las notas a los Estados Financieros, los cuales se relacionan con las revelaciones establecidas en cada marco normativo. Estos anexos no son objeto de reporte a la CGN.

Aquellas entidades y empresas que dispongan de aplicativos u otras bases de datos con mayor detalle de información o diseños diferentes, podrán omitir, ajustar o complementar el uso de estos anexos para la preparación de sus notas. Estos anexos son:

i. Anexo N_5 - Efectivo y Equiv_al_Efectivo

ii. Anexo N_6 - Inversiones e Instr_Derivados

iii. Anexo N_7 - Cuentas por cobrar

iv. Anexo N_8 - Préstamos por cobrar

v. Anexo N_9 - Inventarios vi. Anexo N_10 - Propiedades, planta y equipo

vii. Anexo N_11 - Bienes Uso público, histór y culturales

viii. Anexo N_12 - Rec_Nat No Renovables

ix. Anexo N_13 - Propiedades de inversión

x. Anexo N_14 - Activos intangibles

xi. Anexo N_15 - Activos biológicos

xii. Anexo N_l 6 - Otros derechos y garantías

xiii. Anexo N_17 -Arrendamientos

xiv. Anexo N_18 - Costos de financiación

xv. Anexo N_19 - Emisión y colocación de títulos de deuda

xvi. Anexo N_20 - Préstamos por pagar

xvii. Anexo N_21 - Cuentas por pagar

xviii. Anexo N_22 - Beneficios a empleados y plan de activos

xix. Anexo N_23 - Provisiones

xx. Anexo N_24 - Otros pasivos

xxi. Anexo N_25 - Activos y pasivos contingentes

xxii. Anexo N_26 - Cuentas de orden (otras)

xxiii. Anexo N_27 - Patrimonio

xxiv. Anexo N_28 - Ingresos

xxv. Anexo N_29 - Gastos

xvi. Anexo N_30 - Costos de ventas

xvii. Anexo N_31 - Costos de transformación

xviii. Anexo N_32 - Acuerdos de concesión

xxix. Anexo N_33 – Admón Rec_de Seg_Soc en Pensiones

xxx. Anexo N_34 - Var tasa de cambio moneda extranjera

xxxi. Anexo N_35 - Impuesto a las ganancias

La “PLANTILLA PARA LA PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN UNIFORME DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS”, en formato Word y los “Anexos de apoyo para la preparación de las notas a los estados financieros” en formato Excel, debidamente actualizados, se publicarán para su descarga en la web institucional: www.contaduria.gov.co como anexos de la presente resolución”.

El texto original era el siguiente:

Parágrafo 3°. El juego completo de estados financieros de la entidad pública hará parte de esta categoría, atenderá lo establecido en la norma de presentación de estados financieros de cada marco normativo, y se reportará en formato pdf en los plazos establecidos en la presente resolución.

Artículo 7°. Categoría Evaluación de Control Interno Contable (ECIC). Esta categoría se relaciona con la información correspondiente al Procedimiento transversal para la Evaluación del Control Interno Contable que hace parte del RCP.

Artículo 8°. Formulario de la Categoría ECIC. Es el medio a través del cual las entidades públicas reportan la información que se relaciona con la evaluación del control interno contable. Para el efecto, se define el formulario CGN2016_EVALUACIÓN_ CONTROL_INTERNO_CONTABLE. Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de este formulario se establecen en la Guía para el reporte categoría evaluación de control interno contable, contenida en las guías para la elaboración de los formularios CHIP categorías CGN.

Artículo 9°. Categoría Boletín de deudores morosos del Estado (BDME). Esta categoría se relaciona con las deudas morosas (Ley 901 de 2004) y con el incumplimiento de acuerdos de pago (Ley 1066 de 2006), desarrollos contemplados en la Resolución número 037 de 2018 expedida por la CGN y sus modificaciones.

Artículo 10. Formularios de la Categoría BDME. Son los medios a través de los cuales las entidades públicas reportan la información que se relaciona con los deudores morosos del estado y los incumplimientos de pago respectivos. Teniendo en cuenta el objetivo de esta categoría, se han definido los siguientes formularios para el reporte de la información:

- CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL

- CGN2009_BDME_INCUMPLIMIENTOS_ACUERDO_PAGO_SEMESTRAL

- CGN2009_BDME_RETIROS -2009_BDME_CANCELACION_ACUERDOS_DE_PAGO

- CGN2011_BDME_ACTUALIZACION

Los aspectos relacionados con el diligenciamiento de estos formularios se establecen en la Guía para la elaboración de los formularios CHIP categoría BDME.

Artículo 11. Plazos para el reporte de la información a la CGN. Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de la presente resolución reportarán la información de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:

Parágrafo 1°. El representante legal y el contador público que tengan a su cargo la contabilidad de una entidad pública y la agregación de la información de otras entidades públicas y organismos sin personería jurídica, adoptarán los criterios administrativos y operativos internos que consideren necesarios para efectos de elaborar, de forma oportuna, los formularios agregados de las categorías ICPC y BDME para reportarlos a la CGN, en las fechas definidas en el presente artículo.

Así mismo, para el reporte de la categoría ECIC, la responsabilidad en las entidades públicas de la agregación corresponde al representante legal y al jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

Parágrafo 2°. La CGN otorgará prórrogas para el reporte de la categoría de Información Contable Pública - convergencia (ICPC), únicamente cuando condiciones de materialidad o situaciones contingentes demostradas, afecten el proceso de consolidación. Para tal efecto, la CGN emitirá el respectivo acto administrativo señalando las entidades y los plazos para presentar la información.

CAPÍTULO II

Otras Disposiciones

Artículo 12. Aprobación de informes por órganos corporativos. Las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del RCP deberán remitir a la CGN la información financiera con fecha de corte 31 de diciembre, en los plazos establecidos en el artículo 11 de la presente Resolución, con independencia de que esta requiera ser aprobada por el órgano corporativo que corresponda. Cuando la información sea modificada por solicitud del órgano corporativo deberá presentarse nuevamente dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.

Parágrafo. La información reportada con posterioridad a la fecha del proceso definitivo de consolidación no hará parte de los informes consolidados. Por tanto, solo se tendrá en cuenta para efectos estadísticos y de control.

Artículo 13. Modificación de información. Si en cumplimiento de las funciones constitucionales de centralizar y consolidar la información, la CGN solicita a las entidades públicas la modificación de la información reportada, estas deberán proceder al envío inmediato de la categoría de información ajustada.

Si la entidad pública requiere modificar la información reportada a la CGN, podrá enviar nuevamente la categoría de información ajustada antes del cierre del sistema CHIP, debiendo justificar dicha situación. Una vez cerrado el sistema de forma definitiva, no se hará apertura para corrección, transmisión ni retransmisión de la información, salvo lo contemplado en el artículo 12 de la presente resolución.

Artículo 14. Reporte Extemporáneo. Se considera extemporáneo el primer reporte con estado “aceptado” en el sistema CHIP, cuando este sea posterior a los plazos establecidos en el artículo 11° de la presente resolución o aquellos plazos otorgados por la CGN en la resolución de prórroga.

Artículo 15. Reporte Individual. Las entidades públicas que hacen parte del ámbito de aplicación de la presente resolución y que consolidan información como grupo económico, reportarán la información contable de manera individual por cada entidad bajo el respectivo código institucional asignado. Las entidades públicas y organismos sin personería jurídica que son agregadas por otras entidades públicas para el reporte a la CGN atenderán los lineamientos de sus agregadoras, acorde con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 11 de la presente resolución.

Artículo 16. Presunción de la información reportada. Se presume que la información contable reportada a través del sistema CHIP corresponde a las cifras y datos tomados fielmente de los soportes y libros de contabilidad, que la misma se preparó conforme a la regulación establecida en el RCP y revela de forma fidedigna la situación financiera y los resultados del periodo. Es responsabilidad de la entidad pública la administración de los usuarios y la seguridad de la clave para el reporte a través del sistema CHIP. Así mismo, el Representante Legal y el Contador Público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad, deben garantizar la actualización permanente de los datos básicos registrados en el sistema CHIP.

Artículo 17. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998 y deroga la Resolución número 706 de 2016.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de noviembre del año 2023.

El Contador General de la Nación

MAURICIO GÓMEZ VILLEGAS

Nota: Ver norma original en Anexos.