RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CONCEPTO UNIFICADOR 008 DE 2018

 

 (Enero 01)

 

SANEAMIENTO CONTABLE DE CHEQUES ANULADOS Y NO RECLAMADOS

 

Tema: Saneamiento contable de cheques anulados y no reclamados

 

Problema jurídico: ¿Cuál es lineamiento jurídico para adelantar la depuración contable por cheques girados por la Tesorería Distrital que no fueron reclamados por sus beneficiarios?

 

Fuentes formales: Ley 1753 de 2015, Ley 1819 de 2016, Resolución 107 de 2017 de la Contaduría General de la Nación, Acuerdo Distrital 645 de 2016, Código del Comercio, Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, Decreto 714 de 1996, Estatuto Tributario Nacional, Decreto Distrital 807 de 1993, Resolución SDH-243 de 2016.

 

IDENTIFICACIÓN DE LA CONSULTA:

 

El presente concepto se emite con el fin de responder el siguiente problema jurídico:

 

¿Cuál es lineamiento jurídico para adelantar la depuración contable por cheques girados por la Tesorería Distrital que no fueron reclamados por sus beneficiarios?

 

ANTECEDENTES:

 

La Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Tesorería, en cumplimiento del principio de Unidad de Caja que establece el artículo 13 del Decreto Distrital 714 de 1996 y de la Cuenta Única Distrital que señala el artículo 83 del mismo texto legal, en concordancia con el artículo 8 del Decreto Distrital 216 de 2017, realiza los pagos que disponen los diferentes ordenadores del gasto de las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital.

 

Dado lo anterior, la Dirección Distrital de Tesorería gira cheques a favor del beneficiario que establece la respectiva orden de pago librada por el ordenador del gasto, sin que estos últimos se presente a reclamar el cheque, quedando saldos en la cuenta de terceros.

 

Dado lo anterior la Dirección Distrital de Tesorería ha solicitado en repetidas oportunidades lineamiento jurídico al fin de efectuar depuración contable en la citada cuenta, a fin de liberar y disponer de estos saldos.

 

Respecto del tema la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda se ha referido respecto del tema en diferentes oportunidades, así: Concepto 2017IE25908 del 18 de Diciembre de 2017 ya se refirió respecto a la prescripción de los derechos laborales, a los derechos que surgen por una relación contractual con la administración distrital (órdenes de prestación de servicios y otras tipologías contractuales), en materia tributaria se emitió el concepto 2017IE21114 del 23 de octubre de 2017

Por ultimo mediante conceptos 2018IE20000 del 27 de julio de 2018 y 2018IE20731 del 3 de agosto de 2018, se analiza el tema relacionado con el pago mediante cheque por parte de la Dirección Distrital del Tesorería, análisis que a juicio de este Despacho complementa el tema relacionado con el saneamiento contable de cheques anulados y no reclamados, como quiera que aduce al cheque como medio de pago de forma excepcional.

CONSIDERACIONES:

 

Respecto al saneamiento contable de cheques anulados y no pagados el Concepto 2018IE20000 del 27 de julio de 2018, menciono:

 

“(…)

 

1. Normas que sustentan el saneamiento contable para los entes territoriales

 

Respecto a la depuración contable por parte de las entidades públicas, esta Dirección mediante el Concepto 2017IE5908 del 18 de diciembre se refirió al régimen legal aplicable a estas actuaciones:

 

“Se han expedido normas que reglamentan el saneamiento contable de las Entidades Territoriales, como son: el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015, el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y la Resolución 107 de 2017 de la Contaduría General de la Nación.

 

- Ley 1753 de 2015 “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”.

 

“Artículo 261. Depuración contable. Modifíquese el artículo 59 de la Ley 1739 de 2014. Depuración contable. La Unidad Administrativa Especial – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) adelantará, en un plazo máximo de cuatro (4) años contados a partir de la vigencia de la presente ley, las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad.

 

Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan su patrimonio depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminación o incorporación de conformidad con los lineamientos de la presente ley. (…)” (subrayas fuera de texto)

 

- Ley 1819 de 2016 “Por medio de la cual se adopta una Reforma Tributaria estructural, se fortalecen los mecanismos para la lucha contra la evasión y la elusión fiscal, y se dictan otras disposiciones.”

 

“Artículo 355. Saneamiento contable. Las entidades territoriales deberán adelantar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 59 de la Ley de 2014 (sic), modificado por el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015. El término para adelantar dicho proceso será de dos (2) años contados a partir de la vigencia de la presente ley. El cumplimiento de esta obligación deberá ser verificado por las contralorías territoriales.”

 

- Resolución 107 de 2017 de la Contaduría General de la Nación, “Por la cual se regula el tratamiento contable que las entidades territoriales deben aplicar para dar cumplimiento al saneamiento contable establecido en el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016 y se modifican los catálogos generales de cuentas vigentes para los años 2017 y 2018”.

 

“Artículo. 5º—Las entidades territoriales, en los términos del artículo 286 de la Constitución Política, que deban realizar el proceso de depuración contable a que se refiere el artículo 355 de la Ley 1819 de 2016, aplicarán el siguiente procedimiento.

 

1. Identificación de los bienes, derechos u obligaciones objeto de depuración.

 

Las entidades territoriales adelantarán las gestiones administrativas necesarias para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros de los periodos contables 2016 y 2017, a fin de garantizar que la información financiera que se presente en sus primeros estados financieros conforme al marco normativo para entidades de gobierno, es decir, aquellos que se presenten con corte al 31 de diciembre de 2018, cumplan con las características cualitativas fundamentales de la información financiera (Relevancia y representación fiel) de que trata el marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera del marco normativo para entidades de gobierno.

 

Para el efecto, deberá establecerse la existencia real de bienes, derechos u obligaciones, y, mediante la incorporación y retiro de las partidas a que haya lugar, evitar que la información financiera revele situaciones tales como:

 

Bienes y derechos

a) valores que afecten la situación financiera y no representen derechos o bienes para la entidad territorial;

 

b) derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva;

 

c) derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción;

 

d) derechos e ingresos reconocidos, sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad territorial;

 

e) valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan;

 

f) valores que no estén incorporados en la información financiera y representen derechos o bienes para la entidad territorial;

 

Obligaciones

 

g) obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio;

 

h) obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro por parte de terceros;

 

i) obligaciones que jurídicamente se han extinguido, o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación; y

 

j) valores que no estén incorporados en la información financiera y representen obligaciones para la entidad territorial”. (Subrayas fuera de texto)

 

Vale recordar que en el Plan de Desarrollo Distrital vigente “Bogotá Mejor para todos” - Acuerdo 645 de 2016, se estableció en el (Capítulo VII), Eje Transversal 4: Gobierno Legítimo y Eficiente, artículo 121 lo siguiente:

 

“Para fortalecer la gestión de cobro, la Administración Distrital podrá concentrar la actividad de cobro coactivo, en relación con las acreencias a favor de las entidades distritales del sector central y sector descentralizado por servicios. Esta concentración se realizará de manera gradual y selectiva.

 

En términos de eficiencia institucional, se deberán implementar planes de depuración y saneamiento de cartera de cualquier índole a cargo de las entidades distritales, mediante la provisión y castigo de la misma, en los casos establecidos por el parágrafo 4 del artículo 238 de la Ley 1450 de 2011, modificado por el artículo 163 de la Ley 1753 de 2015.

 

Así mismo se autoriza al Alcalde Mayor de Bogotá para realizar la venta de la cartera de las entidades del nivel central del Distrito”. (Subrayas fuera de texto)

 

Por lo anterior, la Administración Distrital tiene el deber de adelantar esfuerzos para implementar procesos de depuración contable adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la Entidad, para lo cual debe establecerse la existencia real de bienes, derechos u obligaciones que afectan su patrimonio, depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso, a su eliminación o incorporación.”

 

De conformidad con la normatividad legal a que se ha hecho referencia, no cabe duda de la procedencia general del saneamiento contable y, en especial, en relación con cheques que han sido expedidos por la entidad, pero que no han sido reclamados por los respectivos beneficiarios.

 

2. Ordenación de gasto, de pago y giro de recursos en el marco orgánico presupuestal del Distrito Capital.

El artículo 2º del Decreto 714 de 1996, “Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital”, establece dos (2) niveles: Un primer nivel denominado Presupuesto Anual del Distrito Capital que comprende el Presupuesto del Concejo, la Contraloría, la Personería, la Administración Central Distrital, los Establecimientos Públicos Distritales y los Entes Autónomos Universitarios.

 

Adiciona en su artículo 60 que “La ejecución pasiva del presupuesto se realizará mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan los requisitos señalados en las disposiciones vigentes. La ordenación de gastos conlleva la ordenación del pago.

 

Por su parte, el artículo 83 del mencionado Estatuto dispone que “A partir de la vigencia del presente Acuerdo, los Órganos y Entidades que hacen parte del Presupuesto Anual sólo podrán depositar sus recursos en la Cuenta Única Distrital que para el efecto se establezca a nombre de la Tesorería Distrital, o a nombre de ésta seguido del nombre de la Entidad o en las Entidades que ordene la Secretaría de Hacienda, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Distrital.”

 

El artículo 87 en relación con la ordenación del gasto y la autonomía de las entidades establece:

 

“ARTÍCULO 87º.- De la Ordenación del Gasto y la Autonomía. Los Órganos y Entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital, tendrán la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurídica de la que, hacen parte y ordenar el gasto en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en su presupuesto, lo que constituye la autonomía presupuestal a que se refieren la Constitución Política y la Ley. Estas facultades estarán en cabeza del Jefe de cada Entidad quien podrá delegarlas en funcionarios del nivel directivo y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.”

 

Conforme a las normas transcritas, el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital reconoce expresamente la competencia jurídica de las entidades sujetas a éste para ordenar el gasto ejecutando los recursos apropiados mediante contratos de adquisición de bienes y servicios con terceros y con la expedición de actos administrativos.

 

En desarrollo de esas capacidades, el Decreto Distrital 216 de 2017, “Por el cual se reglamentan el Decreto 714 de 1996, Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones”, precisa:

 

“Artículo 8°. Pagos, compensaciones y devoluciones. Las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital y Fondos de Desarrollo Local remitirán a la Dirección Distrital de Tesorería las órdenes de pago, órdenes de tesorería, relaciones de autorización, así como las devoluciones y las compensaciones, los pagos asociados, los descuentos de ley, las liquidaciones y los pagos de carácter tributario y demás obligaciones que requieran ser giradas o legalizadas a través de la Cuenta Única Distrital, estableciendo para ello las fuentes de financiación, según sea el caso, mediante los mecanismos que para el efecto establezca la Dirección Distrital de Tesorería.

 

La Dirección Distrital de Tesorería efectuará la disposición y giro de los recursos que correspondan al inciso anterior, según la respectiva orden o instrucción recibida mediante diligenciamiento y aprobación en el Sistema de Información que para el efecto se establezca y su suscripción por parle del ordenador del gasto y el responsable de presupuesto de la respectiva entidad o unidad ejecutora, quienes serán los responsables de la legalidad de los citados gastos.

 

(…) Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las entidades mencionadas en el artículo anterior, el seguimiento y control de las órdenes de pago, órdenes de tesorería y relaciones de autorización radicadas en la Dirección Distrital de Tesorería, así corno la aclaración oportuna de los rechazos que se presenten.

 

En este orden de ideas, de conformidad con las reglas mencionadas, existen dos niveles:

 

a) Ordenar el gasto y el pago que corresponde a las entidades que conforman el presupuesto anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local y;

 

b) Efectuar el giro de tales recursos a los destinatarios que determinen las órdenes de pago, previamente referenciados en la Dirección Distrital de Tesorería.

 

3. Funciones de la Secretaría Distrital de Hacienda y de la Dirección Distrital de Tesorería en relación con la función de pago de obligaciones a cargo de las entidades que conforman el presupuesto anual y los Fondos de Desarrollo Local.

 

El artículo 62 del Acuerdo Distrital 257 de 2006^[1] determina que “La Secretaría Distrital de Hacienda es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación, ejecución y seguimiento de las políticas hacendarias y de la planeación y programación fiscal para la operación sostenible del Distrito Capital y el financiamiento de los planes y programas de desarrollo económico, social y de obras públicas” y que tiene dentro de sus funciones  “e. Formular, orientar, coordinar y ejecutar las políticas tributarias, presupuestal, contable y tesorería.”

 

Con fundamento en este Acuerdo Distrital, se expidió el Decreto Distrital 601 de 2014, “Por el cual se modifica la estructura interna y funcional de la Secretaría Distrital de Hacienda, y se dictan otras disposiciones.”

 

El artículo 41 de este decreto establece como una de las funciones de la Dirección Distrital de Tesorería, la de “Dirigir la gestión integral del Tesoro Distrital.”

 

El artículo 45 del mencionado decreto determina como una de las funciones de la Subdirección de Operación Financiera, dependencia de la Tesorería Distrital, la de “Dirigir el proceso de gestión de pago de las obligaciones a cargo de las entidades que hacen parte del Presupuesto Anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local.”

 

Por su parte, el artículo 46 del mencionado decreto determina que la Oficina de gestión de Pagos ejerce, entre otras funciones, la de “Dirigir el proceso de gestión de pago de las obligaciones a cargo de las Entidades que hacen parte del Presupuesto Anual del Distrito Capital y los Fondos de Desarrollo Local.”

 

Finalmente, el artículo 49 del Decreto 601 de 2014 determina como una de las funciones de la 0ficina de Operaciones Financieras, la de Asesorar al Subdirector de Operación Financiera en la formulación de las políticas, planes y programas en materia de custodia, administración, registro, valoración y cumplimiento de las operaciones financieras a cargo del Tesoro Distrital.

 

En consecuencia, la Dirección Distrital de Tesorería tiene dentro de sus funciones el giro de los recursos presupuestados cuyos pagos sean ordenados por los funcionarios competentes de las entidades distritales.

 

4. Naturaleza y características de los cheques

 

De conformidad con lo establecido en el Código del Comercio^[2], el cheque es un título valor^[3] regido por las disposiciones contenidas en el mencionado Código y revisado por la Corte Constitucional^[4], en los siguientes términos:

 

“La seguridad jurídica cobra una importancia particular al tratarse del cheque, no sólo por la cantidad de cheques que se emiten y circulan diariamente, en comparación con otros títulos valores, sino porque, al ser un instrumento de pago, que sirve de reemplazo al dinero en efectivo, es de uso generalizado en ámbitos que rebasan el del gremio de comerciantes.” (Resaltado fuera del texto)

 

El artículo 718 del Código de Comercio dispone que los cheques deberán presentarse para su pago dentro de los 15 días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición y el artículo 721 que “Aún cuando el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deberá pagarlo si tiene fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial, siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha.” Por su parte, el artículo 729 determina que “La acción cambiaria contra el librador y sus avalistas caduca por no haber sido presentado y protestado el cheque en tiempo, si durante todo el plazo de presentación el librador tuvo fondos suficientes en poder del librado y, por causa no imputable al librador, el cheque dejó de pagarse.”

 

Finalmente, el artículo 730 del citado Código de Comercio determina que “Las acciones cambiarias derivadas del cheque prescriben: Las del último tenedor, en seis meses, contados desde la presentación; las de los endosantes y avalistas, en el mismo término, contado desde el día siguiente a aquel en que paguen el cheque.”

 

En estos términos, de conformidad con el artículo 729 del Código de Comercio, la acción cambiaria contra el librador caduca por no haber sido presentado el cheque para su pago.

 

5. Cheques no reclamados ni presentados para su pago

 

Es importante tener como referente para resolver la consulta formulada la política de disminuir al máximo la utilización de los cheques, que se encuentra descrita en la parte considerativa de la Resolución 243 de 2016, expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda:

 

“Que el continuado uso de cheques para efectuar pagos con cargo a los recursos del Tesoro Distrital representa una práctica basada en el consumo de papel que constituye una fuente de costos y riesgos operacionales en las actividades de adquisición de chequeras, registros de firmas y de elementos de seguridad; manipulación, elaboración, impresión, firma y entrega de los cheques, verificación de identidades de beneficiarios o autorizados; custodia y arqueos de elementos; labores tesorales, contables y físicas para atender rechazos, anulaciones y reposición de cheques, todo lo cual exige la asignación permanente de talento humano, dotación, espacio y recursos físicos, medios de seguridad y otros gastos de funcionamiento para gestionar adecuadamente las tareas operativas y riesgos derivados de los pagos mediante cheque.”

 

En esta resolución se adopta los pagos electrónicos como política de la entidad, siendo excepcional el pago mediante la utilización de cheques. 

 

“Artículo 1. Adóptese la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital, por virtud de la cual, a partir del primero (1) de julio de 2016, todos los pagos a proveedores, las devoluciones tributarias y no tributarias y los pagos de la nómina distrital que realiza la Dirección Distrital de Tesorería se efectuarán exclusivamente por medio de abono a una cuenta bancaria previamente registrada u otros medios electrónicos de pago definidos por esa Dirección.”

 

En este orden de ideas, cuando la Secretaría Distrital de Hacienda utiliza la figura del cheque está, como es obvio, actuando como pagador. El Beneficiario del cheque, en las modalidades de “a la orden” o “al portador”, no tiene relación jurídica sustancial con la Secretaría Distrital de Hacienda, por la simple pero contundente razón que la relación sustancial de esta persona, la tiene con la entidad distrital que actúa como ordenadora de gasto y de pago, en los términos ya expuestos del artículo 60 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital, Decreto 714 de 1996.

 

En este sentido, el fundamento para la depuración de cartera de los cheques anulados es la caducidad de la operación cambiaria contra el librador por la no presentación del cheque a tiempo, prevista en el artículo 729 del Código de Comercio; y la prescripción de las acciones cambiarias derivadas del cheque, a que se refiere el artículo 730 del mencionado Código del Comercio.

 

En efecto, si es expedido un cheque por parte de la Dirección Distrital de Tesorería, y éste no es reclamado y presentado para su pago dentro de los seis meses siguientes a la expedición, caduca la operación cambiaria contra el librador, esto es, contra la Secretaría Distrital de Hacienda.

 

Lo anterior, como ya se ha manifestado, por cuanto una vez emitida la orden de pago por parte del respectivo ordenador en las entidades distritales, la Dirección Distrital de Tesorería expide el respectivo cheque, para que éste sea reclamado y presentado para su pago, por parte del respectivo beneficiario.

 

Esta actuación administrativa no es oculta para el beneficiario, por cuanto éste tiene una relación contractual o jurídica con la respectiva entidad distrital, ordenadora de gasto, razón por la cual, un mínimo de diligencia le impone reclamar el cheque que ha sido emitido a su favor y presentarlo para su respectivo pago.

 

Por tal razón, para la depuración de cheques anulados no reclamados, que se consulta, el fundamento jurídico se encuentra en las disposiciones del Código de Comercio, que se han mencionado. No resulta necesario, en consecuencia, analizar la prescripción del derecho sustancial, por cuanto, como ya se ha mencionado, la Secretaría Distrital de Hacienda no tiene relación sustancial con el beneficiario del cheque; esta entidad es, como ya se ha reiterado en este concepto, mero pagador de una relación sustancial que tienen las entidades ordenadoras de gasto y de pago con terceros.

 

Estas disposiciones del Código de Comercio que sirven de fundamento a la depuración de los cheques anulados tienen justamente una relación directa con el artículo 261 del Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1753 de 2015, que establece que es objeto central de la depuración contable, que “en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de la entidad.” (resaltado fuera del texto)

 

De esta manera, no tiene sentido que en los estados financieros de la entidad aparezca como una obligación de la secretaría, unos valores contenidos en cheques emitidos hace más de una década, cuando los mismos han debido ser reclamados y presentados para su pago, dentro de los seis meses siguientes a su expedición.

 

Específicamente, esta depuración tiene como soporte una de las condiciones establecidas por la ley del Plan para depurar valores contables, esto es, que “a. Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.”

 

No es una obligación cierta de la entidad la contenida en los cheques con las características que se han mencionado, esto es expedidos, y no reclamados y presentados para su pago, dentro de los seis meses siguientes a la fecha de su expedición.

 

De la misma manera, esta depuración de los cheques anulados no cobrados tiene relación con la causal establecida en la Resolución 107 de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación^[5], que permite la depuración, en relación con “obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro por parte de terceros;”

 

Esta última situación es la que se presenta con los cheques anulados no reclamados, en los términos de los artículos 729 y 730 del Código de Comercio.”

 

Por su parte el Concepto 2018IE20731 del 3 de agosto de 2018, que trato el tema de las devoluciones en materia tributaria en el Distrito Capital, hace énfasis en tema relacionado con las devoluciones en el Distrito Capital así:

 

“(…)

4.1   Devoluciones en el Distrito Capital

 

De manera similar a lo establecido en el Estatuto Tributario Nacional, el artículo 153 del Decreto Distrital 807 de 1993 establece que “La devolución de saldos a favor podrá efectuarse mediante cheque, título o giro.”

 

En este marco, la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital se adoptó mediante Resolución SDH-243 de 2016^[6] que en su artículo 1º dispuso:

 

“Artículo 1. Adóptese la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital, por virtud de la cual, a partir del primero (1) de julio de 2016, todos los pagos a proveedores, las devoluciones tributarias y no tributarias y los pagos de la nómina distrital que realiza la Dirección Distrital de Tesorería se efectuarán exclusivamente por medio de abono a una cuenta bancaria previamente registrada u otros medios electrónicos de pago definidos por esa Dirección”. Negrilla fuera de texto.

 

Las únicas excepciones a la regla general de pagos mediante abono en cuenta bancaria estipulada en el artículo 1º de la resolución en mención, se encuentran previstas en los parágrafos 1º y 2º del mismo artículo, según los cuales sólo se podrán efectuar pagos con cheque, como medio de pago de contingencias, para cumplir con orden emitida por juez u otra autoridad, en los casos excepcionales autorizados por la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda y para los pagos de nómina a los servidores públicos distritales que manifiesten no poseer cuenta bancaria, mientras se implementan mecanismos financieros para traspasar los recursos y ponerlos a disposición de los beneficiarios de los pagos.

 

Según lo expresado en la parte considerativa de la citada resolución, “los pagos electrónicos hacen parte de las estrategias de bancarización tendientes a democratizar en el Distrito Capital las oportunidades económicas de los ciudadanos y a formalizar la economía”. De igual forma, señala que la política de pagos electrónicos permitirá mejorar significativamente la capacidad y la calidad del servicio a los usuarios que reciben sus pagos por medio electrónico, mediante abonos en sus cuentas bancarias, logrando “la disminución de la carga operativa, la simplificación de trámites y el ahorro de tiempo en que el tercero puede recibir su dinero en debida comodidad, seguridad y fiabilidad”.

 

En ese orden de ideas, conforme a la política de pagos electrónicos, a partir del 1º de julio de 2016, todas las devoluciones tributarias se efectuarán exclusivamente por medio de abono en cuenta bancaria previamente registrada u otros medios electrónicos de pago definidos por la Dirección Distrital de Tesorería. Por consiguiente, dada su finalidad, la Resolución SDH-243 de 2016 no contempla de manera alguna, el mecanismo de “pago por ventanilla”.

 

La Circular 015 de 29 de noviembre de 2016, expedida por la Dirección Distrital de Tesorería estableció un mecanismo adicional, para efectivizar las devoluciones tributarias, cuando las personas naturales manifiesten no poseer cuentas bancarias.

 

“Concepto de nómina (Relaciones de Autorización) y Ordenes de Devolución.

A partir del 1º de diciembre de 2016, las entidades distritales cuyos pagos se realizan a través de la Dirección Distrital de Tesorería tendrán habilitada en el aplicativo de información  OPGET una nueva de forma de pago denominada “Pago Ventanilla -V” la cual debe ser seleccionada únicamente cuando el beneficiario del pago sea una persona natural que manifieste no poseer cuenta bancaria.

 

Esta forma de pago le permitirá al beneficiario del pago presentarse ante una ventanilla en cualquiera de las oficinas o sucursales de Bancolombia a nivel nacional y retirar sus recursos en efectivo”

 

En la actualidad se encuentra vigente el convenio suscrito entre la Secretaría Distrital de Hacienda y el Banco de Colombia, el 30 de junio de 1998 “para el pago de Proveedores y Contratistas del Distrito Capital vía electrónica. Según lo estipulado en la cláusula PRIMERA del otrosí al Anexo de Comisiones por la Prestación de Servicios Bancarios del 2 de octubre de 2017, el término durante el cual los recursos estarían disponibles para su pago por ventanilla antes de ser anulado sería de seis (6) días.

 

A través del otrosí No. 2 al Anexo de Comisiones por la Prestación de Servicios Bancarios- Convenio para el pago de Proveedores y Contratistas del Distrito Capital, suscrito el 21 de junio de 2018 entre la Secretaría Distrital de Hacienda y el Banco de Colombia, se amplió el término para reclamar el pago en ventanilla a treinta (30) días calendario.

 

En este sentido, si bien las competencias de la Direcciones Distritales de Tesorería e Impuestos en relación con las devoluciones tributarias, en principio están claramente establecidas en las disposiciones citadas con anterioridad, en aras de una mejor comprensión de la controversia planteada por la DDT, la Subdirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda indagó con la Subdirección de Recaudación, Cobro y Cuentas Corrientes de la Dirección Distrital de Impuestos, sobre el  procedimiento de devolución, y las circunstancias que dan origen al rechazo de una orden de devolución, oportunidad en la cual se precisó que los rechazos que motivaron la controversia con la DDT son aquellos generados precisamente “sobre dineros pagaderos en las ventanillas” de las entidades financieras con quienes se tiene suscrito el convenio, los cuales están sujetos a su retiro por parte de los destinatarios de los actos administrativos de carácter particular, dentro de un término no superior a treinta (30) días calendario.

 

La Subdirección de Recaudación, Cobro y Cuentas Corrientes de la DIB enfatizó en que esta causal de rechazo obedece a que el contribuyente beneficiado con la decisión de la Administración Tributaria Distrital no acudía a la entidad financiera a reclamar los recursos dentro de los seis (6) días calendario, previstos para ello^[7], es decir, que el rechazo sería atribuible a la inactividad del contribuyente, más no por la existencia de errores de información en la identificación del beneficiario de la devolución o por fallas en el proceso de notificación del acto administrativo correspondiente, por lo que insiste que habiéndose emitido la orden de devolución por parte de la Oficina de Cuentas Corrientes y Devoluciones, la generación del rechazo por el mero transcurso del tiempo no debe derivar en el desarrollo de operaciones o reenvío de órdenes de devolución.

 

En consecuencia, sugiere que la no comparecencia del beneficiario al Banco a reclamar la suma a su favor sea excluida dentro de las causales de rechazo de la orden de devolución.

 

En este contexto, este Despacho entiende que el pago por Ventanilla es un mecanismo excepcional para realizar devoluciones tributarias, pues los mecanismos generales dispuestos en el Estatuto Tributario Nacional y en el Decreto Distrital 807 de 1993 son el giro, el cheque y el titulo.

 

Son entonces un mecanismo tesoral excepcional, razón por la cual, este pago por ventanilla sólo puede ser utilizado por una sola vez, esto es, dentro de los treinta días a que se refiere el convenio suscrito por la entidad con el Banco de Colombia.

 

En el documento en el que se le avise al interesado que la devolución tributaria se realizaría excepcionalmente a través de ventanilla, se le debe informar que si no reclama esta devolución en el mencionado término de treinta días, el mecanismo que utilizará la entidad será el abono en la cuenta que el interesado deberá suministrar. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 862 del Estatuto Tributario Nacional y el artículo 153 del Decreto 807 de 1993.

 

En este sentido, se considera importante realizar un ajuste a la Circular 15 de 2016, expedida por la Dirección Distrital de Tesorería.”

 

CONCLUSIONES:

 

Dado lo anterior, resulta procedente la depuración de los cheques anulados no reclamados, de conformidad con lo establecido en los artículos 729 y 730 del Código de Comercio, en consonancia con lo establecido en el artículo 261 de la Ley 1753 de 2015 y la Resolución 107 de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación.

 

Las obligaciones sustanciales que originaron el uso de cheque como medio de pago, son independientes y en consecuencia, la suerte del cheque y de los plazos de las acciones cambiarias, no las afecta ni las extingue.

 

Dado loa anterior, los beneficiarios de cheques depurados contablemente deben solicitar a la entidad ordenadora de gasto, para que ésta determine si se mantiene la exigibilidad de la obligación que lo originó y si fuera del caso, expida el acto administrativo respectivo y ordene nuevamente el pago, con soporte en los recursos de la vigencia presupuestal en curso.

 

Respecto al uso de cheque para el pago de obligaciones podemos concluir que este es un medio valido para realizar el pago, el cual debe realizarse de forma excepcional de conformidad de la política de pagos electrónicos con recursos del Tesoro Distrital que se adoptó mediante Resolución SDH-243 de 2016^[8].

 

Cordialmente,

 

LEONARDO ARTURO PAZOS GALINDO

 

Director Jurídico

 

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