RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 014 DE 2020

DE: Gerencia General Secretaria General

PARA: Empleados Públicos y Trabajadores Oficiales

ASUNTO: Lineamientos y directrices para el personal que sale a vacaciones/ Medidas transitorias y excepcionales con ocasión de la situación epidemiológica causada por el coronavirus (covid-19) / Decreto Legislativo 488 del 27 de marzo de 2020 “Por el cual se dictan medidas de orden laboral, dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”

I. Marco Normativo

Teniendo en cuenta que Colombia es un Estado Social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizada, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática participativa y pluralista, fundada en el respeto de la dignidad humana, en el trabajo y la solidaridad de las personas que integran y en la prevalencia del interés general.

Que, el artículo 49 de la Constitución Política determina, entre sus aspectos, que toda persona tiene el deber de procurar el cuidado integral de la salud y la de su comunidad y el artículo 95 del mismo ordenamiento, dispone que las personas deben “obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias, ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud”.

Igualmente, la Corte Constitucional en Sentencia C-767 de 2014 se refirió al principio de solidaridad, definiéndola como: “Un deber, impuesto a toda persona por el solo hecho de su pertenencia al conglomerado social, consistente en la vinculación del propio esfuerzo y actividad en beneficio o apoyo de otros asociados o en interés colectivo”. La dimensión de la solidaridad como deber, impone a los miembros de la sociedad la obligación de coadyuvar con sus congéneres para hacer efectivos los derechos de éstos, máxime cuando se trata de personas en situación de debilidad manifiesta, en razón a su condición económica, física o mental”. (Negrilla fuera del texto).

Que la Ley 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamente a la salud y se dictan otras disposiciones”, regula el derecho fundamental a la salud y dispone entre otros aspectos lo siguiente:

“(…) ARTÍCULO 2o. NATURALEZA Y CONTENIDO DEL DERECHO

FUNDAMENTAL A LA SALUD. El derecho fundamental a la salud es autónomo e irrenunciable en lo individual y en lo colectivo.

Comprende el acceso a los servicios de salud de manera oportuna, eficaz y con calidad para la preservación, el mejoramiento y la promoción de la salud. El Estado adoptará políticas para asegurar la igualdad de trato y oportunidades en el acceso a las actividades de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación y paliación para todas las personas. De conformidad con el artículo 49 de la Constitución Política, su prestación como servicio público esencial obligatorio, se ejecuta bajo la indelegable dirección, supervisión, organización, regulación, coordinación y control del Estado.

ARTÍCULO 4o. DEFINICIÓN DE SISTEMA DE SALUD. Es el conjunto articulado y armónico de principios y normas; políticas públicas; instituciones; competencias y procedimientos; facultades, obligaciones, derechos        y deberes; inanciamiento; controles; información y evaluación, que el Estado disponga para la garantía y materialización del derecho fundamental de la salud.

ARTÍCULO 5o. OBLIGACIONES DEL ESTADO. El Estado es responsable de respetar, proteger y garantizar el goce efectivo del derecho fundamental a la salud; para ello deberá: Abstenerse de afectar directa o indirectamente en el disfrute del derecho fundamental a la salud, de adoptar decisiones que lleven al deterioro de la salud de la población y de realizar cualquier acción u omisión que pueda resultar en un daño en la salud de las personas;(…)”

Que el 30 de enero de 2020 la Organización Mundial de la salud declaró emergencia en salud pública de importancia internacional (ESPII), la situación epidemiológica por el brote de enfermedad por el COVID-2019.

Mediante la Circular 017 del 24 de febrero de 2020 expedida por el viceministro de relaciones laborales e inspección encargado del despacho del Ministro del Trabajo, ante la eventual incursión en Colombia de casos de enfermedad por el COVID-19 se establecieron los lineamientos mínimos a implementar en materia de promoción y prevención para la preparación, respuesta y atención que se deben aplicar de manera obligatoria en los ambientes laborales y demás actividades económicamente productivas, en el marco del Sistema General de Riesgos Laborales.

En igual sentido a través de la Circular 018 del 10 de marzo de 2020 expedida por el Ministro de Trabajo, Ministro de Salud y de la Protección Social frente a la presencia de la enfermedad COVID-19 en Colombia, se dictaron instrucciones complementarias a las señaladas en la Circular 017 del 24 de febrero de 2020, para la intervención, respuesta y atención del COVID-19.

Que el numeral B de la norma ídem, se señala que organismos y entidades públicas y privadas deberán evaluar la adopción de medidas temporales y excepcionales de carácter preventivo como: autorizar el Teletrabajo, adoptar horarios flexibles, disminuir el número de reuniones presenciales o concentraciones, evitar áreas o lugares con aglomeraciones en los que se pueda interactuar con personas enfermas.

Que mediante Decreto 081 del 11 de marzo de 2020 la Alcaldesa Mayor de Bogotá, adoptó medidas sanitarias y acciones transitorias de policía para la preservación de la vida y mitigación del riesgo con ocasión de la situación epidemiológica por el brote de la enfermedad (COVID-19) en Bogotá D.C.

A través de la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 el Ministerio de Salud y Protección Social, declaró la emergencia sanitaria por causa del coronavirus, en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020 o hasta que desaparezcan las causas que le dieron origen.

La Ley 489 de 1998, en su artículo 85º. define las Empresas industriales y comerciales del Estado como organismos creados por la ley o autorizados por ésta, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley que reúnen las siguientes características: Personería jurídica, Autonomía administrativa y financiera y Capital independiente de servicios, y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución.

El artículo 68 de la norma ibídem, señala que la autonomía administrativa y financiera de las empresas industriales y comerciales del Estado se ejercerá conforme a los actos que las rigen; en el cumplimiento de sus actividades, se ceñirán a la ley o norma que las creó o autorizó y a sus estatutos internos y además de las actividades o actos allí previstos, podrán desarrollar y ejecutar todos aquellos que sean necesarios para el cumplimiento del objeto asignado.

El Acuerdo 001 de 2007 “Por el cual se aprueba una reforma a los Estatutos de la LOTERÍA DE BOGOTÁ”, estable la naturaleza jurídica de la Lotería de Bogotá, como una Empresa Industrial y Comercial del Distrito con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio y se encuentra integrada al sector de Hacienda como Empresas descentralizada vinculada.

La Circular 004 del 13 de marzo de 2020 expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda de manera transitoria y excepcional, implementó para la prenombrada Secretaría, acciones de promoción y prevención, tales como: Teletrabajo, Horarios Flexibles y Otras Medidas.

Que el Presidente de la Republica, mediante el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, declaró un estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional, indicando, entre otras cosas, que "las medidas sanitarias resultan en una reducción de los flujos de caja de personas y empresas. Los menores flujos de caja conllevan a posibles incumplimientos pagos y obligaciones, rompiendo relaciones de largo plazo entre deudores y acreedores que se basan en la confianza y pueden tomar periodos largos en volver a desarrollarse. “(…) "Que los efectos económicos negativos a los habitantes del territorio nacional requieren de la atención a través de medidas extraordinarias referidas a aliviar las obligaciones de diferente naturaleza, como tributarias, financieras, entre otras, que puedan verse afectadas en su cumplimiento de manera directa por efectos de la crisis." (…) "Que con el propósito de limitar las posibilidades de propagación del nuevo virus Covid-19 y de proteger la salud del público en general y de los servidores públicos que los atienden, se hace necesario expedir normas de orden legal que flexibilicen la atención personalizada al usuario y se permita incluso la suspensión de términos legales en las actuaciones administrativas y jurisdiccionales"

Que mediante la expedición del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 “Por el cual se imparte instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”; el Gobierno Nacional, ordenó aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia a partir de las cero horas (00:00 am) del 25 marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 am) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.

La Lotería de Bogotá en el marco de sus competencias y con ocasión de la situación epidemiológica causada por la propagación del coronavirus (COVID-19) adoptó de manera transitoria y excepcional, las siguientes medidas al interior de la entidad:

Que mediante Circular No. 01 de 2020 con asunto “Medidas Preventivas Contagio Coronavirus (COVID 19)” con número de radicado interno de correspondencia 3-2020-379 implementó medidas para enfrentar el mismo.

Así mismo, mediante la Circular No.02 de 2020 con asunto “MEDIDAS TRANSITORIAS Y EXCEPCIONALES CON OCASIÓN DE LA SITUACIÓN EPIDEMIOLÓGICA CAUSADA POR EL CORONAVIRUS (COVID-19), con número de radicado interno de correspondencia 3-2020-392, la Gerencia General adoptó medidas en cuanto al trabajo en casa (Teletrabajo).

En concordancia con lo anterior y cumplimiento Decreto 090 de 2020 “Por el cual se Adoptan Medidas Transitorias para Garantizar El Orden Público en el Distrito Capital, con ocasión de la Declaratoria De Calamidad Pública Efectuada Mediante Decreto Distrital 087 De 2020”, la Gerencia y Secretaria General de la Lotería de Bogotá expidieron Circular No.05 del 19 de marzo de 2020 con numero interno de radicado interno 3-2020-404, en la cual se señaló: “(…) Como una medida excepcional y transitoria, se autoriza el teletrabajo, para lo cual; agradecemos a los servidores, que tomen las medidas correspondientes con el fin de adelantar las actividades laborales que tengan programadas para el 20 de marzo de 2020 de manera virtual desde sus residencias(…)”.

El Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar expidió Acuerdo 541 de 2020 suspendió temporalmente la realización de sorteos ordinarios y extraordinarios del juego de lotería tradicional o de billetes por el periodo de cuarentena obligatoria, decretada por el Gobierno Nacional, dada la Emergencia Económica, Social y Ecológica por COVID 19, con la posibilidad de ampliarla de acuerdo a las medidas que sobre la misma se decreten; lo cual impide desarrollar el objeto social y misional de la Lotería de Bogotá, siendo esta una de las fuentes principales de ingresos para la operación y funcionamiento de la empresa.

Con ocasión a las anteriores medidas, en el territorio nacional no se está operando el juego de Loterías ni de apuestas permanentes, toda vez que la Concesión (Contrato No. 068 de 2016) del monopolio rentístico opera con los resultados de las Lotería de Bogotá y de otras Loterías; razón por la cual Lotería de Bogotá como operadora del Juego de Lotería y administradora del Juego de apuestas permanentes o chance, actualmente tiene suspendida toda la ejecución de su operación misional.

Que a través de Resolución No.000037 del 17 de marzo de 2020. “Por la cual se suspenden términos legales de las actuaciones administrativas, disciplinarias, sancionatorias y de cobro coactivo por motivos de salud pública cursados en la Lotería de Bogotá, como consecuencia de la emergencia sanitaria epidemiológica causada por el coronavirus (COVID-19).

Que mediante la Resolución No.040 del 31 de marzo de 2020. “Por medio del cual se prorroga la medida de suspensión de términos de las actuaciones administrativas sancionatorias, disciplinarias y de cobro coactivo que se adelantan en la Lotería de Bogotá, adoptada mediante la Resolución No. 000037 de 17 de marzo de 2020, por motivos de salud pública como consecuencia de la emergencia sanitaria epidemiológica causada por el coronavirus (covid-19), y se informan otras medidas administrativas relacionadas con la ampliación de términos para dar respuesta a los derechos de Petición”

Que los servicios que presta la entidad de manera presencial se han suspendido en cumplimiento de las disposiciones establecidas por el Gobierno Distrital y Nacional.

Mediante la expedición del Decreto 457 del 22 de marzo de 2020 “Por el cual se imparte instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público”; el Gobierno Nacional ordenó el aislamiento preventivo obligatorio de todas las personas habitantes de la República de Colombia a partir de las cero horas (00:00 am) del 25 marzo de 2020, hasta las cero horas (00:00 am) del día 13 de abril de 2020, en el marco de la emergencia sanitaria por causa del Coronavirus COVID-19.

El Gobierno Distrital, mediante Decreto No. 092 de 24 de marzo de 2020, imparte órdenes e instrucciones necesarias para la ejecución de la medida de aislamiento obligatorio ordenada mediante Decreto 457 de 2020 por el Gobierno Nacional.

Con ocasión a las medidas nacionales y distritales decretadas mediante los Decretos 457 de 2020 y 092 de 2020, mediante Circular 009 de 2020, se adoptaron MEDIDAS URGENTES TRANSITORIAS Y EXCEPCIONALES con el objeto de garantizar la debida protección de la salud de los trabajadores oficiales y empleados públicos, y para dar cumplimiento a las decisiones adoptadas por las autoridades Nacionales y Distritales, considerando necesario ampliar las medidas preventivas sanitarias como el trabajo en casa y Teletrabajo, debido a la propagación del coronavirus (COVID-19); así como establecer mecanismos para que se siga prestando el servicio a través del uso de tecnologías de la información.

Mediante Decreto 488 de 27 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional adoptó una serie de medidas que promuevan la continuidad de las empresas y negocios, así como la conservación del empleo, la permanencia de los contratos de trabajo y el nivel de vida los trabajadores y sus familias entre estas facultó a los empleadores a otorgar vacaciones a los trabajadores, en los siguientes términos:

“Artículo 4. Aviso sobre el disfrute de vacaciones. Hasta tanto permanezcan los hechos que dieron lugar a la Económica, Social y Ecológica, el empleador dará a conocer trabajador, con al menos un (1) día de anticipación, la fecha a partir de la cual concederá las vacaciones anticipadas, colectivas o acumuladas. De igual manera el trabajador podrá solicitar en mismo plazo que se le conceda el disfrute de las vacaciones” (Negrilla fuera de texto)

Que los trabajadores oficiales de la Lotería de Bogotá, de conformidad con lo previsto en la Convención Colectiva de Trabajo Vigente tienen derecho al disfrute de quince (15) días hábiles de vacaciones más un (1) día adicional por cada dos (2) años de servicios después de cumplidos los tres (3) primeros años.

Que los trabajadores oficiales de la Lotería de Bogotá, adquieren el derecho al reconocimiento y pago de la prima de vacaciones de treinta y seis (36) días de salario, de conformidad con lo dispuesto en la Convención Colectiva de Trabajo Vigente.

El Gobierno Nacional el 9 de abril de 2020, expidió el Decreto 531, mediante el cual se imparten instrucciones para el cumplimiento del Aislamiento Preventivo Obligatorio de 14 días en todo el territorio colombiano, que regirá a partir de las cero horas del 13 de abril, hasta las cero horas del 27 de abril, en el marco de la emergencia sanitaria por causa de la pandemia del coronavirus Covid-19.

Que el artículo 25 de la Constitución Política señala que el trabajo "es un derecho y una obligación social y goza, en todas sus modalidades, de la especial protección del Estado. Toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas".

Que el artículo 215 de la Carta Política dispone también que, dentro del Estado de Emergencia, el Gobierno no podrá desmejorar los derechos sociales de los trabajadores mediante los decretos expedidos con ocasión de ella.

Que el Ministerio de Trabajo, con el objetivo de proteger el empleo, ha instado a los empleadores a usar otro tipo de mecanismos, tales como el "trabajo en casa", los permisos remunerados, las jornadas flexibles, el teletrabajo y el otorgamiento de vacaciones acumuladas, anticipadas y colectivas.

Las funciones de la mayoría de los trabajadores de la Lotería de Bogotá, están relacionas con el cumplimiento del objeto misional, estando a la fecha suspendido de conformidad con el Acuerdo 541 de 2020, expedido por el Consejo Nacional de Juegos de Suerte y Azar, no contando la Lotería con otras líneas de negocio que permitan ampliar el espectro para el cumplimiento de las funciones de los trabajadores de la Lotería a través de su ubicación en otras actividades, aunado a que la Entidad a la fecha no recibe ni recibirá ingresos durante el periodo que se encuentre suspendido la realización de los sorteos.

Que con el fin de garantizar los trámites administrativos de la Lotería de Bogotá, resulta pertinente que algunos servidores públicos de las diferentes áreas continúen prestando sus servicios a la entidad.

Que los efectos económicos negativos en la empresa requieren de atención a través de medidas extraordinarias y urgentes referidas a aliviar obligaciones de diversa naturaleza tales como laborales y financieras que se han visto afectadas de manera directa por los efectos de la crisis generada por el nuevo Coronavirus Covid-19, debido a las medidas tomadas ante la magnitud de la pandemia por el Gobierno Nacional, Distrital y los entes reguladores de los Juegos de Suerte y Azar.

Que para el cumplimiento de las obligaciones administrativas de la empresa, se hace necesario establecer lineamientos y directrices para los servidores públicos a los cuales se les concedió el disfrute de las vacaciones del personal de planta.

Que de conformidad Resolución No 041 “Por medio de la cual se toman medidas administrativas y se conceden vacaciones a algunos servidores públicos de la Lotería de Bogotá, en el marco de las medias adoptadas por el Gobierno Nacional a través de Decreto 531 de 2020 “Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento del orden público” en concordancia con el Decreto 488 de 2020 “Por el cual se dictan medidas de orden laboral, dentro del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”; se concedieron vacaciones a los servidores públicos de la Lotería de Bogotá, por sus servicios prestados a la entidad.

Que en el prenombrado acto administrativo, se dispuso:

(…) ARTÍCULO CUARTO: Ordenar a los servidores hacer entrega de un informe por escrito de actividades pendientes a la fecha, para ser entregado al jefe inmediato y al trabajador o contratista que este designe del área a la cual pertenezca, el cual también debe ser remitido con copia a talento humano y a control interno. En el precitado informe se deben señalar las actividades relevantes pendientes de realizar durante el periodo de disfrute de las vacaciones, claves y demás necesarios para que se cumplan las actividades relacionadas con el cargo. (…)

Conforme a lo anterior, se dictan los siguientes lineamientos:

LINEAMIENTOS VACACIONES

1. Entrega de informe al Jefe Inmediato

El servidor público al que se confiere el disfrute de las vacaciones, deberá presentar un informe mediante correo electrónico ante Jefe inmediato con copia a la Gerencia, a la Unidad de Talento Humano y a Control Interno dentro de día hábil siguientes al aviso de vacaciones, el cual debe contener como mínimo, la siguiente información:

1. Relación de las funciones a su cargo.

2. Las actividades pendientes de realizar.

3. Las actividades frente a las cuales existe obligación pendiente de realizar a corto mediano y largo plazo, tales como: estado de trámite de derechos de petición, actividades en trámite de los planes de trabajo, informes a entes de control y/o reportes que deban presentarse durante el periodo de disfrute vacaciones; respecto de los cuales debe por escrito dejarse las instrucciones sobre los procedimientos para su realización, la información que se necesita, rutas de ubicación de la información, claves y contactos, entre otros.

2. Empalme con el trabajador que apoyará las funciones en el periodo de vacaciones.

El Jefe inmediato previa aprobación de la Gerencia deberá designar el trabajador o contratista que apoyará las funciones realizadas por el trabajador que sale a disfrutar las sus vacaciones e indicarle a este el nombre de la persona con quien debe realizar el empalme

El trabajador que sale a disfrutar de sus vacaciones, deberá contactarse mínimo en el día hábil siguiente al aviso de vacaciones con el compañero de trabajo designado por el Jefe inmediato previa aprobación de la Gerencia con el fin de hacer entrega temporal de las actividades a su cargo a quien se le expondrá lo consignado en el informe y de ser el caso se explicará el manejo y funcionamiento de los bienes.

Este empalme, deberá en primera instancia realizarse a través del uso de las tecnologías de la información, sobre esta actuación se dejará constancia y evidencia a través de mensaje de datos correo electrónico.

3. Redireccionamiento del correo electrónico.

La Unidad de Talento Humano, deberá informar al área de sistemas los trabajadores que salen a vacaciones con el fin de que sus correos electrónicos sean direccionados al trabajador que está apoyando las funciones en el periodo de vacaciones.

4. Empalme, entrega presencial y temporal del informe

En caso de existir imposibilidad de realizarse el empalme mediante medios virtuales, estas gestiones deberán realizarse en las instalaciones de la Lotería de Bogotá, previo aviso a unidad de la Talento Humano Lotería de Bogotá.

Esta entrega deberá tramitarse con el cumplimiento de las medidas establecidas por el Gobierno Nacional en el Decreto 531 de 2020 y el Decreto Distrital 016 de 2020, estableciéndose en este, un sistema de restricción de la circulación de la ciudadanía en la ciudad de Bogotá D.C, basado en el sexo, dentro del cual se permite que las personas circulen de conformidad con su propia identidad de género.

La presentación de los trabajadores en la lotería de Bogotá deberá efectuarse teniendo en cuenta estrictamente las medidas sanitarias de protección y autocuidado, tales como uso de tapabocas, lavado de manos, uso del gel antibacterial, evitar movilizarse en transporte masivo, sustraerse de tener contacto personal, entre otros.

De igual forma el personal de la lotería de Bogotá, deberá estar plenamente identificado con su carnet.

Nota 1: Para garantizar el principio de publicidad de los canales de comunicación e información se dispone su divulgación en la página web de la entidad www.loteriadebogota.com; en los términos del literal a) del artículo  2 y artículo 6 de la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”, así como de los del Decretos 491 y 531 de 2020

LUZ MARY CARDENAS HERRERA

Gerente General

JENNY ROCÍO RAMOS GODOY

Secretaria General

Revisó: Martha Liliana Duran- Jefe de Talento Humano- Secretaría General