RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

DIRECTIVA 006 DE 2020

(Octubre 05)

PARA: JEFES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO O DEPENDENCIAS QUE HAGAN SUS VECES DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DEL SERVICIO DE SALUD E.S.E DEL DISTRITO, Y ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

DE: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA EL TRÁMITE DE LOS PROCESOS DISCIPLINARIOS BAJO LA VIGENCIA DE LA EMERGENCIA SANITARIA OCASIONADA POR LA PANDEMIA COVID-19.

La Organización Mundial de la Salud, en adelante OMS, declaró el 11 de marzo de 2020 que el brote de COVID-19 es una pandemia, por lo cual instó a los Estados a tomar acciones urgentes y decididas para la identificación, confirmación, aislamiento, monitoreo de los posibles casos y el tratamiento de los casos confirmados, así como la divulgación de las medidas preventivas, a efectos de mitigar el contagio del referido virus.

Por tal razón, el Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resolución No. 385 del 12 de marzo de 2020, declaró la emergencia sanitaria en todo el territorio nacional hasta el 30 de mayo de 2020.

En tal virtud, la señora alcaldesa mayor de Bogotá, D.C. a través del Decreto Distrital No. 087 del 16 de marzo de 2020, declaró la situación de calamidad pública en la ciudad hasta por el término de 6 meses, en razón a la situación presentada en el distrito con ocasión de la pandemia COVID- 19.

Por Decreto No. 417 del 17 de marzo de 2020, el gobierno nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio colombiano por el término de 30 días.

Mediante el Decreto No. 491 del 28 de marzo de 2020, el gobierno nacional adoptó las medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplieran funciones públicas, y tomó medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.

En el artículo 3 de dicha disposición se recomendó evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permaneciera vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, las autoridades públicas en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado, y a los particulares cuando cumplan funciones públicas velarán por prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Adicionalmente, el artículo 6 del referido decreto facultó a las entidades estatales para suspender, mediante acto administrativo, los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales en sede administrativa, afectando todos los términos legales, incluidos aquellos establecidos en términos de meses o años.

También señaló que la suspensión de términos se podría hacer de manera parcial o total en algunas actuaciones o en todas o en algunos trámites o en todos, sea que los servicios se prestarán de manera presencial o virtual, conforme al análisis que las autoridades hicieran de cada una de sus actividades y procesos, previa evaluación y justificación de la situación concreta.

En el mismo sentido, el citado artículo estableció que en todo caso los términos de las actuaciones administrativas o jurisdiccionales se reanudarían a partir del día hábil siguiente a la superación de la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, indicando que durante el término que durara la suspensión y hasta el momento en que se reanuden las actuaciones no correrán los términos de caducidad, prescripción o firmeza previstos en la Ley que regule la materia.

A través de la Resolución No. 844 del 26 de mayo de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social, prorrogó la emergencia sanitaria en todo territorio nacional hasta el 31 de agosto de 2020.

A su vez, mediante la Resolución 1462 de 2020, el Ministerio de Salud y Protección Social estableció la prórroga de la emergencia sanitaria por COVID-19 hasta el 30 de noviembre de 2020.

En relación con la suspensión de términos en las actuaciones administrativas, sancionatorias y disciplinarias, la alcaldesa mayor de Bogotá, D.C. expidió los siguientes decretos distritales que rigieron para las entidades y organismos del sector central y localidades:

1.) Decreto Distrital No. 093 del 25 de marzo de 2020, modificado por el artículo 1 del Decreto Distrital 108 de 2020, desde el 25 de marzo al 27 de abril de 2020.

2.) Decreto Distrital No. 121 del 26 de abril de 2020, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del lunes 27 de abril de 2020 hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día lunes 11 de mayo de 2020.

3.) Decreto Distrital No. 126 del 10 de mayo de 2020, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del lunes 11 de mayo de 2020 hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día lunes 25 de mayo de 2020.

4.) Decreto Distrital No. 128 del 24 de mayo de 2020, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del lunes 25 de mayo de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del lunes I de junio de 2020.

5.) Decreto Distrital No. 131 del 31 de mayo de 2020, a partir de las cero horas (00:00 a.m.) del lunes 1 de junio de 2020, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del lunes 16 de junio de 2020.

De acuerdo con lo anterior a partir del 16 de junio, si las entidades distritales no dispusieron otra cosa, reiniciaron los términos suspendidos de las actuaciones administrativas, sancionatorias y disciplinarias en el distrito.

Por otro lado y en atención a la recomendación realizada por el gobierno nacional de velar para prestar los servicios a su cargo mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y las comunicaciones con el fin de evitar el contacto entre las personas, propiciar el distanciamiento social hasta tanto permaneciera vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, la Procuraduría General de la Nación como autoridad disciplinaria expidió la Resolución No. 216 del 25 de mayo de 2020, por la cual fijó criterios para aplicar tecnologías de la información y las comunicaciones al trámite de procesos disciplinarios adelantados por esa entidad.

De acuerdo con el numeral 4 del artículo 9 del Decreto 262 de 2000, se estableció como función del Ministerio Público, emitir conceptos unificados en materia disciplinaria, cuando a ello hubiere lugar, con el fin de orientar el cumplimiento de las funciones de tal naturaleza por parte de las diferentes dependencias de la Procuraduría General de la Nación, las personerías y los organismos de control interno disciplinario.

En efecto, el artículo 98 de la Ley 734 de 2002, habilita el uso de medios técnicos para la práctica de pruebas y en el desarrollo de la actuación disciplinaria siempre y cuando con su uso no atente contra los derechos y garantías constitucionales. Al respecto, indica que las pruebas y diligencias pueden ser recogidas y conservadas en dichos medios y su contenido se consignará por escrito sólo cuando sea estrictamente necesario.

Igualmente, la norma señalada faculta la evacuación de audiencias, diligencias en general y la práctica de pruebas en lugares diferentes al del conductor del proceso, a través de medios como la audiencia o comunicación virtual, siempre que otro servidor público controle materialmente su desarrollo en el lugar de su evacuación, para lo cual se dejará constancia expresa en el acta de la diligencia.

De otra parte, el artículo 102 de la Ley 734 de 2002, autoriza la notificación por medios de comunicación electrónicos, fijando que las decisiones que deban notificarse personalmente podrán ser enviadas al número de fax o a la dirección de correo electrónico del investigado o de su defensor, si previamente y por escrito, hubieren aceptado ser notificados de esta manera. La notificación se entenderá surtida en la fecha que aparezca en el reporte del fax o en que el correo electrónico sea enviado. La respectiva constancia será anexada al expediente.

El presidente de la República expidió el Decreto Legislativo 806 de junio 4 de 2020, por medio del cual se adoptaron medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica.

La OMS dentro de las orientaciones provisionales dirigidas a sus estados miembros ha considerado como el supuesto más probable del comportamiento y evolución epidemiológica de la pandemia del COVID-19, la producción en el mediano plazo de "oleadas epidémicas recurrentes (de mayor o menor intensidad)" lo que significa que, hasta tanto no se cuente con una intervención farmacéutica específica y eficaz (tratamiento o vacuna) reconocida por la comunidad científica, las medidas de salud pública que se han venido implementando en el mundo, tales como: la protección personal, el distanciamiento fisico, la restricción de viajes o el aislamiento social, deberán mantenerse, adecuarse, modificarse, suspenderse o volverse a implementar en diversos grados de intensidad de acuerdo con las necesidades que arrojen los análisis de riesgo especifico que se realicen en cada país, ciudad o zona geográfica, con base en los indicadores sobre trasmisión, morbilidad y mortalidad correspondientes.

Que las condiciones de salubridad y salud pública del Distrito con ocasión de la pandemia generada por la COVID-19, requieren promover el uso de mecanismos alternativos y complementarios para el desempeño de las funciones públicas, en especial para que el ejercicio de la función disciplinaria a cargo entidades distritales, se preste con sujeción a las normas y directrices de la autoridad sanitaria del país, para lo cual se procede a consignar los lineamientos correspondientes:

1.) Notificaciones de las decisiones disciplinarias.

Se recomienda a los operadores disciplinarios distritales adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de las normas vigentes, en cuanto a autorización y procedimiento para la realización de notificaciones o comunicaciones por mecanismos electrónicos o virtuales, teniendo especial cuidado de dejar constancia de ello en los expedientes correspondientes, así como la autorización previa del sujeto procesal cuando se requiera. Los servidores a quienes corresponda llevar a cabo la función de notificación o comunicación, deberán realizarlas a través de la dirección de correo electrónico reportada por parte del servidor comisionado.

Si el dato con el que se cuenta es un teléfono fijo o celular, procederá a llamar a su destinatario con el fin de que autorice y suministre una dirección de correo electrónico que permita surtir la correspondiente diligencia. De esta actividad se deberá dejar constancia dentro del contenido del mensaje que se envíe, para efectos de llevar a cabo la notificación o comunicación.

En caso de que haya sido necesario comunicarse a los teléfonos de contacto, se incluirá en el mensaje, el respectivo número y el nombre de la persona con la que se realizó el contacto y su calidad en la actuación procesal (quejoso/investigado/apoderado), indicándose la dirección de correo electrónico suministrada para efectuar la respectiva diligencia y se adicionará, como mínimo, la siguiente información:

1. La identificación del acto procesal que se notifica o comunica;

2. La copia electrónica de la providencia;

3. Se indicará que la notificación o comunicación quedará surtida en el momento en que el mensaje de datos ingrese en el sistema de información designado por el sujeto o interviniente procesal, conforme lo disponen los artículos 23 y 24 de la Ley 527 de 1999. La fecha y la hora de ingreso del mensaje en el sistema de información designado, deberá ser certificado por la entidad emisora del mensaje. Por lo que se recomienda a las entidades la implementación del correo electrónico certificado.

De lo anterior se dejará constancia en el expediente anexando las pruebas de impresión de los mensajes de datos a que haya lugar.

Las notificaciones por estado y edicto se fijarán virtualmente en la página institucional de cada entidad, con inserción de la providencia y no será necesario imprimirlos, ni firmarlos, ni dejar constancia con firma al pie de la providencia respectiva. De la misma forma podrán surtirse los traslados. Los ejemplares de los estados, edictos y traslados virtuales se conservarán en línea para consulta permanente por cualquier interesado.

2.) Práctica de pruebas testimoniales.

La recepción de las pruebas testimoniales podrá llevarse a cabo en la modalidad no presencial, de manera virtual, a través de herramientas tecnológicas. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos, con la debida antelación, a quienes van a intervenir en la diligencia, la fecha, hora y el canal de gestión, adoptando las medidas necesarias para garantizar la seguridad y conservación de las diligencias, lo anterior según lo dispuesto en el artículo 98 de la ley 734 de 2002.

En aquellos eventos en que los sujetos procesales no cuenten con los medios tecnológicos para la práctica de la prueba, deberán así manifestarlo previamente, de lo cual se dejará constancia en el expediente. En estos casos se deberá agotar la actuación de forma presencial, siempre que sea posible y se ajuste a las disposiciones que sobre el particular dicten el Ministerio de Salud y Protección Social.

3.) Versión libre.

Al igual que las pruebas testimoniales, las diligencias de versión libre se podrán adelantar a través de herramientas tecnológicas cuando el investigado así lo solicite en uso del derecho que le confiere la ley. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos, con la debida antelación, a quienes van a intervenir en la diligencia, la fecha, hora y el canal de gestión, adoptando las medidas necesarias para garantizar la seguridad y conservación de las diligencias.

4.) Celebración de las audiencias.

Las audiencias podrán realizarse en la modalidad no presencial de manera virtual, a través de las herramientas tecnológicas institucionales garantizando en todo caso, el debido proceso, la publicidad y el derecho de contradicción. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos y con la debida antelación, a quienes van a intervenir en la audiencia, la fecha, hora y el canal de gestión, adoptando las medidas operativas y necesarias para garantizar la participación abierta previo registro, en el caso de audiencias públicas.

5.) Recepción de solicitudes y recursos.

Los sujetos o intervinientes procesales, conforme las facultades que les otorga el Código Disciplinario Único, podrán realizar solicitudes o interponer recursos a través de la cuenta o buzón de correo electrónico que establezca la entidad distrital para tal fin, y dentro de los días y horarios de atención institucionales.

6.) Visitas especiales.

Las visitas especiales podrán llevarse a cabo en la modalidad no presencial a través de herramientas tecnológicas, cuando sea procedente y necesario. Para ello se deberá comunicar por medios electrónicos, con la debida antelación, a quienes van a atender e intervenir en la diligencia, la fecha, hora y el canal de gestión, adoptando las medidas necesarias para garantizar la seguridad y conservación de las diligencias.

Los documentos que se requieran se podrán aportar en copias digitales, a través de las herramientas tecnológicas de las que se disponga, o se remitirán en físico, aplicando las medidas de bioseguridad necesarias, a las dependencias disciplinarias competentes en el término de la distancia.

7.) Atención al público y revisión de expedientes.

Cuando necesariamente se deba atender público, se dispondrá el lugar para ello, respetando en su integridad las condiciones de bioseguridad adoptadas en el protocolo elaborado por cada entidad distrital que en todo caso se deben ajustar a las disposiciones que sobre el particular dicte el Ministerio de Salud y Protección Social. Para ello se podrán establecer jornadas específicas de acceso a la oficina, que permitan la revisión de expedientes físicos, cuando sea estrictamente necesario.

8.) Reserva de la actuación disciplinaria.

De conformidad con lo establecido en el artículo 95 de la Ley 734 de 2002, en el procedimiento disciplinario ordinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo. Por tal razón, las entidades a quienes aplique la presente directiva velarán y adoptarán las medidas correspondientes a efectos de dar cumplimiento a la garantía reseñada.

Cordialmente,

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Proyectó: Héctor Ferrer Leal, Contratista, Dirección Distrital de Asuntos Disciplinarios

Revisó: Elayne Liliana León Omaña, Directora Distrital de Asuntos Disciplinario

Paula: Johanna Ruiz Quintana, Directora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

Aprobó: Iván David Márquez Castelblanco, Subsecretario Jurídico Distrital