RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

ACUERDO 002 DE 2022

(Noviembre 30)

Por el cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital

EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas por el numeral 10° del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, y,

 Ver Acuerdos 001 de 2016 y 001 de 2018 Secretaría Jurídica Distrital - Comité de Conciliación

CONSIDERANDO:

 

Que el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Que el artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 señala que el Comité de Conciliación ejercerá, entre otras funciones, las de: “1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico; 2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad; (…) 4. Fijar directrices institucionales para la aplicación  de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto;  5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación (…); 7. Evaluar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición;  8.  Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos (…)”. 

 

Que mediante Acuerdo Distrital 01 de 2016, se adoptó el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital, el cual fue modificado y adicionado por el Acuerdo Distrital 01 de 2018.

 

Que el Decreto Distrital 839 de 2018 establece las directrices y lineamientos en materia de conciliación y comités de conciliación en el Distrito Capital. Además, el artículo 10° de la citada norma define las competencias especiales del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Que con ocasión de la expedición del Decreto Distrital 556 de 2021, por el cual se adopta el Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital, se hace necesario actualizar el reglamento interno del Comité de Conciliación, dado que en dicha norma se atribuyen responsabilidades adicionales a los precitados Comités de las entidades y organismos distritales, en el marco de las funciones relativas al diseño de las políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad y la determinación de directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

Que se expidió la Ley 2220 de 2022, “por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación y se dictan otras disposiciones”, la cual, en su capítulo III del título V, regula el campo de aplicación, los principios, conformación y funcionamiento de los comités de conciliación de la entidades públicas, norma que entrará a regir a partir del 30 de diciembre de 2022, siendo necesario realizar adecuaciones en los reglamentos de los comités de conciliación para que al momento de su entrada en vigencia se dé cumplimiento a los parámetros en ella exigidos.

 

Que el texto del presente reglamento se discutió y aprobó en sesión del Comité de Conciliación No. 11 del 15 de junio de 2022, y debido a modificaciones posteriores en cuanto a la conformación y la secretaria técnica del Comité, se sometió a consideración de esta instancia nuevamente en sesión de fecha 30 de noviembre de 2022, en la que fue aprobado y firmado.

 

En mérito de lo expuesto, los miembros del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital,

 

ACUERDAN

 

Capítulo I

 

Disposiciones Generales

 

Artículo 1°. - Adopción. Adoptar el Reglamento Interno del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital contenido en los artículos siguientes.

 

Artículo 2°. - Principios Rectores. Los miembros permanentes del Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones, en calidad de invitados, obrarán inspirados en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.

 

Artículo 3°. - Funciones del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Estudiar y evaluar las deficiencias en las actuaciones administrativas con el fin de formular, aprobar, ejecutar y propender por la aplicación de políticas de prevención del daño antijurídico al interior de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

2. Realizar la evaluación, seguimiento y ajuste de las políticas de prevención del daño antijurídico de la entidad.

 

3. Diseñar políticas generales que orienten la defensa judicial de los intereses de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

4. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Secretaría Jurídica Distrital, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados(as), con el objeto de proponer correctivos.

 

5. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción, la conciliación, la mediación, el arreglo directo, la amigable composición, el arbitraje y demás mecanismos alternativos de resolución de conflictos.

 

6. Determinar la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el (la) representante legal o el (la) apoderado(a) actuará en las audiencias de conciliación y de pacto(s) de cumplimiento, previo análisis de las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que sirvan de fundamento para la evaluación de la posible conciliación en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada, atendiendo lo establecido en el numeral 5 del artículo 2.2.4.3.1.2.5 del Decreto Nacional 1069 de 2015, y en la Directiva Presidencial 05 de 2009.

 

7. Determinar dentro de un término no superior a cuatro (4) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuada por la entidad pública, sobre la procedencia mediante decisión motivada de iniciar o no la acción de repetición en los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad.

 

8. Determinar la procedencia del llamamiento en garantía en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial o con fines de repetición, de acuerdo al informe que deberá ser presentado por el apoderado del litigio. 

 

9. Analizar y decidir, a solicitud de alguno de sus miembros, sobre casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital.

 

10. Estudiar la viabilidad de aprobar el análisis y los argumentos que sustenten la oposición o no de los principios de oportunidad, los preacuerdos, las negociaciones e incidentes de reparación integral, que serán presentados ante el juez penal correspondiente; así como, analizar y decidir frente a la oposición de la solicitud de preclusión presentada por la Fiscalía o por la defensa. Lo anterior, de acuerdo con los posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad.

 

11. Aprobar el Plan Anual de Acciones para la recuperación del patrimonio público en el primer bimestre de cada año, de conformidad con la Circular 021 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital o aquella que la sustituya o adicione.

 

12. Analizar y decidir, con sustento en la recomendación del Director Distrital de Gestión Judicial o a solicitud de alguno de los miembros del Comité, sobre las solicitudes ciudadanas que pongan en conocimiento casos en los que se hayan presentado posibles daños o delitos que afecten el patrimonio de la entidad u organismo distrital. Para el efecto, tendrá un (1) mes para tomar la decisión.

 

13. Solicitar a la Dirección Distrital de Gestión Judicial, en los casos en los que se haya generado un daño, un análisis de la pertinencia del ejercicio del medio de control o acción judicial procedente, y de la constitución como víctima en el proceso penal, la cuantía de los daños y un análisis sobre la pertinencia, conducencia y eficacia de las pruebas que se harán valer por parte de la entidad u organismo distrital.

 

14. Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

15. Designar al funcionario(a) que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, quien será un (una) Asesor(a) del Despacho de la Secretaría Jurídica Distrital o un Profesional de la Dirección Distrital de Gestión Judicial.

 

16. Definir criterios para que la Dirección Distrital de Gestión Judicial analice el costo beneficio de iniciar un medio de control o acción judicial y la constitución como víctima en el proceso penal para la recuperación del patrimonio público, de acuerdo con los siguientes parámetros: i) cuantía del daño para la entidad y los gastos del proceso, ii) la connotación pública o social, iii) la existencia de pruebas o documentos que soporten el daño, iv) el valor de los honorarios del abogado y del perito, de ser necesario, v) que provenga de hechos o conductas corruptas, y vi) la complejidad del problema jurídico.

 

17. Solicitar y requerir al Director Distrital de Gestión Judicial informes sobre el análisis e implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para emitir las recomendaciones correspondientes.

 

18. Dictar su propio reglamento.

 

Parágrafo. Adicional a las funciones dispuestas en este artículo, el Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital tendrá las competencias especiales reconocidas por virtud del artículo 10º del Decreto Distrital 839 de 2018, o aquel que lo modifique, adicione o sustituya.

 

Artículo 4°.- Integración del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

1. El (la) Secretario(a) Jurídico(a) Distrital, quien lo preside o su delegado

 

2. El (la) Director(a) Distrital de Gestión Judicial.

 

3. El (la) Director(a) de Gestión Corporativa.

 

4. El (la) Directora(a) Distrital de Política Jurídica.

 

5. El (la) Director(a) Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos.

 

Parágrafo Primero. La asistencia de los miembros permanentes del Comité de Conciliación es obligatoria y no es delegable, excepto para el Secretario Jurídico Distrital.

 

Parágrafo Segundo. El Jefe de la Oficina de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital concurrirá como invitado a las sesiones del Comité, previa convocatoria, solo con derecho a voz, y participará para verificar el cumplimiento del artículo 2.2.4.3.1.2.12 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la Ley 2220 de 2022, vigente a partir del 30 de diciembre de 2022, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

 

Parágrafo Tercero. Asistirán como invitados a las sesiones del Comité, los(as) servidor(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para la mejor comprensión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité de Conciliación. Las invitaciones efectuadas a los (las) servidores(as) públicos(as) distritales serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

 

Artículo 5°. - Secretaría Técnica del Comité de Conciliación. La Secretaría Técnica estará a cargo de un(a) Asesor(a) de Despacho de la Secretaría Jurídica Distrital o de un(a) Profesional de la Dirección Distrital de Gestión Judicial.

 

Artículo 6°. - Participación de la Dirección Distrital de Política Jurídica. La Dirección Distrital de Política Jurídica presentará, a petición del Comité, el análisis jurisprudencial existente sobre una temática específica. Para tal efecto, la Dirección Distrital de Gestión Judicial, a solicitud de la Dirección Distrital de Política Jurídica, le remitirá la información sobre los fallos proferidos sobre el tema a discutir, a efectos de que se adelante el respectivo estudio con información actualizada que repose en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB.

 

Artículo 7°. - Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. A efectos de garantizar los principios de imparcialidad y autonomía en la adopción de sus decisiones, a los(as) integrantes del Comité les serán aplicables las prohibiciones, causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente los artículos 39 al 45 de la Ley 1952 de 2019 y el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, y las disposiciones que los reemplacen o sustituyan.

 

Artículo 8°.- Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los(as) integrantes del Comité de Conciliación se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento de que trata el artículo anterior, deberá informarlo al Comité previo a comenzar la deliberación de los asuntos sometidos a su consideración. En este evento, los demás integrantes del Comité decidirán en la misma sesión sobre la procedencia del impedimento y de ello se dejará constancia en la respectiva acta.

 

De igual manera, los integrantes del Comité podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento.

 

Si se admitiere la causal de impedimento o recusación, y como consecuencia de ello se afectare el quórum, el (la) Presidente(a) del Comité podrá designar de los servidores públicos de la Secretaría Jurídica Distrital miembros ad hoc para reemplazar a quien(es) se ha(n) declarado impedido(s) o hayan sido recusados, los cuales deberán ser del nivel directivo o asesor.

 

Parágrafo. La designación que se efectúe de miembros ad hoc se realizará en la misma sesión, de lo cual se dejará constancia en el acta.

 

Capítulo II

 

Funcionamiento del Comité

 

Artículo 9°. - Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá dos (2) veces al mes y las sesiones se llevarán a cabo en el Despacho de la Secretaría Jurídica Distrital o en el lugar indicado en la respectiva citación.

 

Presentada una petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días hábiles a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación expedida por el (la) Secretario(a) Técnico(a).

 

El Comité se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio lo requieran, o cuando lo estime conveniente su Presidente(a) o delegado(a), el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule la Secretaría Técnica, en los términos señalados en este reglamento.

 

Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuar a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.

 

Artículo 10°.- Convocatoria. De manera ordinaria, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité procederá a convocar a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Asimismo, extenderá la invitación a los(as) funcionarios(as) o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité, sin perjuicio de lo previsto en los parágrafos primero y segundo del artículo 2.2.4.3.1.2.3 del Decreto Nacional 1069 de 2015.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada miembro del Comité las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos que efectúe el abogado a quien corresponda la presentación del caso o tema puesto a consideración en el orden del día del Comité.

 

Artículo 11°. - Formalidad de la convocatoria. Los integrantes del Comité de Conciliación podrán abstenerse de recibir la citación cuando no esté acompañada del respectivo orden del día y las fichas técnicas, ayudas de memoria o conceptos de que trata el artículo anterior.

 

Artículo 12°. - Quórum deliberatorio y adopción de decisiones. El Comité deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus miembros permanentes. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.

 

En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el (la) Presidente(a) del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el desempate.

 

Artículo 13°. - Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo en oportunidad por cualquier medio verificable, al (a la) funcionario(a) que ejerza la Secretaría Técnica, indicando las razones de su inasistencia.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el (la) Secretario(a) Técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando la justificación presentada.

 

Artículo 14°.- Desarrollo de las sesiones. En el día, hora y lugar señalados, el (la) Presidente(a) del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité informará al (a la) Presidente(a) sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del (de la) Presidente(a)

 

Los(as) abogados(as) y/o apoderados(as) realizarán la presentación de los casos ante los integrantes del Comité de Conciliación, otorgando los elementos de juicio necesarios para la posterior deliberación y decisión absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen, si a ello hubiere lugar.

 

Una vez se haya surtido la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de la entidad.

 

Efectuada la deliberación, el (la) Secretario(a) Técnico(a) procederá a preguntar a cada uno de los integrantes el sentido de su voto.

 

Una vez evacuados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el (la) Secretario(a) Técnico(a) informará al (a la) Presidente(a) que todos los temas han sido agotados, para que este proceda a levantar la sesión.

 

Artículo 15°.- Sesiones no presenciales. El Comité de Conciliación de la Secretaría Jurídica Distrital podrá decidir los asuntos sometidos a su consideración mediante la realización de sesiones presenciales o no presenciales.

 

Las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se realizarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

 

1. El (la) Presidente(a) o su delegado(a), podrá solicitar al (a la) Secretario(a) Técnico(a) que se adelante la sesión no presencial.

 

2. El (la) Secretario(a) Técnico(a)  convocará a la sesión no presencial mediante cualquier medio que garantice la recepción de la información a todos los miembros del Comité, así como a los abogados e invitados especiales que deban participar en el mismo. En dicha convocatoria se deberán precisar los asuntos a tratar y anexar la información requerida para adoptar las respectivas decisiones.

 

3. Cada uno de los miembros del Comité deberá, de manera clara y expresa, manifestar su posición frente a los asuntos sometidos a su consideración y remitir su voto por correo electrónico u otro medio tecnológico que se encuentre a su disposición al Secretario Técnico.

 

4. Una vez adoptada la decisión, en los términos descritos en el presente Reglamento, el (la) Secretario(a) Técnico(a) la informará a todos los miembros del Comité.

 

5. De las sesiones adelantadas a través del procedimiento antes descrito, se levantará la correspondiente acta, en la cual se deberá dejar constancia del medio utilizado, así como de las decisiones adoptadas.

 

6. A las sesiones no presenciales del Comité de Conciliación se les aplicará en lo pertinente, lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

 

Artículo 16°.- Discusión de asuntos de impacto distrital o de interés de otro organismo o entidad distrital. Cuando se sometan a consideración del Comité de Conciliación asuntos de impacto distrital o en los que tenga interés otra entidad u organismo distrital, podrá convocarse al Comité de Conciliación como invitado especial con derecho a voz pero sin voto, al menos a un (1) representante del organismo o entidad distrital comprometida en el caso, quien debe pertenecer al nivel directivo y ser designado por el (la)  Secretario(a) de Despacho, Director(a) de Departamento Administrativo o Alcalde(sa) Local, según corresponda.

 

Estas invitaciones serán previamente coordinadas por la Secretaría Técnica del Comité con el (la) Director(a) Distrital de Gestión Judicial.

 

Artículo 17°.- Trámite de Proposiciones. Las recomendaciones de las fichas técnicas presentadas por los apoderados se tramitarán como proposiciones para la deliberación y decisión de los miembros del Comité de Conciliación.

 

Los miembros o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o aditivas a las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la adopción del reglamento y de las directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Artículo 18°.-  Acuerdos y resoluciones. Las disposiciones generales adoptadas por el Comité de Conciliación serán Acuerdos sancionados por todos sus miembros.

 

Las disposiciones de carácter particular serán Resoluciones y se suscribirán por el (la) Presidente(a) del Comité y el (la) Secretario(a) Técnico(a).

 

Artículo 19°.- Salvamento y aclaración de votos. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por mayoría, deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en el Acta o en documento separado, a solicitud del disidente. Así mismo, podrán manifestar las consideraciones que estimen convenientes para explicar los fundamentos que sustentan su voto cuando aquel coincida con la decisión mayoritaria.

 

Capítulo III

 

Elaboración y Presentación de Fichas e Informes

 

Artículo 20°.- Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos ante el Comité, el (la) abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá agotar el trámite previo y satisfacer los requisitos de forma y de contenido mínimo, que se establezcan en el instructivo que expedirá la Secretaría Jurídica Distrital para el efecto.

 

Los(as) apoderados(as) de la entidad, en el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alterno de solución de conflictos, deberán tener en cuenta lo dispuesto en las Leyes 2220 de 2022, vigente a partir del 30 de diciembre de 2022, 446 de 1998, 640 de 2001 y 1564 de 2012, sus decretos reglamentarios, así como en las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 21°.- Fichas técnicas en materia de acción de repetición. El abogado que tenga a cargo la iniciación de la acción de repetición, deberá elaborar la correspondiente ficha técnica y presentarla al Comité de Conciliación.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB dispuesto por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del (la) abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 22°.- Informes sobre el estudio de procedencia de llamamientos en garantía de funcionarios públicos. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, modificado por el artículo 44 de la Ley 2195 de 2022, en armonía con el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Nacional 1069 de 2015, los apoderados de la Secretaría Jurídica Distrital deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial y presentar el informe con la respectiva propuesta al Comité de Conciliación de manera previa a la contestación de la demanda.

 

Los apoderados mantendrán actualizado el informe inicial, para lo cual expondrán de manera oportuna al Comité las novedades del caso.

 

Artículo 23°. Informes de gestión del Comité de Conciliación. El (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y presentado al Secretario Jurídico Distrital y a los miembros del Comité cada seis (6) meses.

 

El informe deberá contener una relación de las sesiones del Comité indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, el valor de las pretensiones, la decisión del Comité, el valor conciliado o aprobado para demandar en acción de repetición y la ejecución o desarrollo de la audiencia indicando si fue o no aprobado el acuerdo conciliatorio.

 

Capítulo IV

 

Secretaría Técnica, Actas y Archivo

 

Artículo 24°.- Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación tendrá a su cargo las siguientes funciones:

 

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deberán estar debidamente suscritas por el (la) Presidente(a) y el (la) Secretario(a) Técnico (a).

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al (a la) Secretario(a) Jurídico(a) Distrital o su delegado(a) y a los demás miembros del Comité cada seis (6) meses.

 

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

5. Informar la decisión de no instaurar la acción de repetición, en los casos en que esta se adopte, al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión a la dirección electrónica  www.procuraduria.gov.co. En todo caso, se deberá dejar constancia en el acta de las razones de la decisión de iniciar o no el proceso de repetición.

 

6. Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité se encuentren en estado terminado y sean remitidas mediante el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB, además de cumplir con los lineamientos y directrices señaladas en el presente Reglamento.

 

7. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como la introducción de esta información en el Sistema de Información de Procesos Judiciales - SIPROJWEB, de conformidad con los criterios establecidos en el Decreto Distrital 839 de 2018.

 

8. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

9. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

 

10. Enviar copia del reglamento del Comité de Conciliación a la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado del respectivo organismo o entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 15.4 del Decreto Distrital 839 de 2018.

 

11. Enviar a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital, la información para actualizar los sistemas jurídicos de Régimen Legal de Bogotá y Procesos Judiciales de Bogotá, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité, como lo prevé el artículo 16 del precitado Decreto.

 

12. Convocar en el primer bimestre de cada anualidad la sesión para presentar el proyecto del plan de acción que contendrá indicadores de gestión.

 

13. Elaborar y aportar al apoderado que presentó la ficha, el certificado con la decisión adoptada por parte del Comité de Conciliación, para que asista a la audiencia de pacto o de conciliación correspondiente.  

 

14. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Artículo 25º. Elaboración de Actas. Las actas serán elaboradas por el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de una síntesis de las deliberaciones y de las decisiones adoptadas por los miembros permanentes.

 

Las fichas técnicas y todos los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión serán parte integral de las respectivas actas.

 

Artículo 26º. Trámite de aprobación y suscripción de Actas. El (la) Secretario(a) Técnico(a) deberá remitir el proyecto de acta, a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesión, por escrito o por correo electrónico, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su celebración, con el objeto de que aquellos remitan sus observaciones, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.

 

Si dentro de este término el (la) Secretario(a) Técnico(a) no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto de acta fue aprobado.

 

Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos se elaborará el acta definitiva, la cual será suscrita por el (la) Presidente(a) o su delegado(a) y el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la respectiva sesión. En este mismo periodo, se deberá proceder al registro de la respectiva acta en SIPROJ WEB.

 

Artículo 27º. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el archivo de la Dirección Distrital de Gestión Judicial.

 

Los documentos que integran el archivo del Comité de Conciliación son públicos y podrán ser consultados en la Dirección Distrital de Gestión Judicial, salvo lo previsto en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014 y 129 de la Ley 2220 de 2022, vigente a partir del 30 de diciembre de 2022, según el cual los apartes de las actas en donde consten las estrategias de defensa, así como las opiniones o puntos de vista del proceso deliberativo de los miembros y/o invitados que integran el Comité o que intervienen en las sesiones del mismo, o los informes que sean catalogados como secreto profesional, gozan de reserva.

 

Para la consulta de tales documentos, los interesados deberán solicitar autorización al (a la) Secretario(a) Técnico(a), quien dará las instrucciones respectivas al funcionario responsable del archivo, quien deberá revisar que los documentos sean devueltos íntegramente.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el (la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité.

 

Parágrafo primero. La reserva no podrá ser oponible a los agentes del Ministerio Público.

 

Parágrafo segundo. Para efectos de lo dispuesto en este artículo, se entenderá que las estrategias de defensa jurídica nacional e internacional son los documentos, conceptos, lineamientos e información a los que acude la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y/o las entidades públicas encargadas de hacer efectiva la defensa jurídica del Estado y de proteger sus intereses litigiosos.

 

Capítulo V

 

Seguimiento y Control a las Decisiones del Comité

 

Artículo 28º. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al (a la) Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité, para lo cual presentará a los miembros informes cada seis (6) meses, de conformidad con lo normado en el numeral 15.2. del Decreto Distrital 839 de 2018.

 

Los abogados que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al (a la) Secretario(a) Técnico(a) un informe sobre el resultado de las respectivas audiencias y de las acciones de repetición iniciadas.

 

Los(as) apoderados(as) adjuntarán a sus informes una copia de la diligencia y del auto que aprobó o improbó la respectiva conciliación.

 

Capítulo VI

 

Prevención del Daño Antijurídico

 

Artículo 29º. Prevención del daño antijurídico y políticas para la defensa judicial de la Secretaría Jurídica Distrital. Sin perjuicio de las demás funciones encomendadas al Comité de Conciliación, éste deberá reunirse mínimo dos (2) veces al año, con el objeto de proponer los correctivos que se estimen necesarios para prevenir la causación de los daños antijurídicos en que ha sido condenada la Secretaría Jurídica Distrital o en los procesos que haya decidido conciliar.

 

Para tal propósito se adelantará el procedimiento establecido en la Directiva 25 de 2018 “a través de la cual se emiten lineamientos metodológicos para la formulación y adopción de la Política de Prevención del Daño Antijurídico por parte de los Comités de Conciliación de organismos y entidades distritales”.

 

Adicionalmente, y considerando las funciones trasversales establecidas en el numeral 10.1 del Decreto Distrital 839 de 2018, el (la) Directora(a) Distrital de Gestión Judicial presentará el análisis de temáticas de interés o impacto distrital para que sean analizadas previo a su adopción como política distrital.

 

Artículo 30º. Indicador de gestión. En concordancia con lo establecido en el artículo 2.2.4.3.1.2.7 del Decreto Nacional 1069 de 2015, la prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la Secretaría Jurídica Distrital. El Comité de Conciliación efectuará seguimiento respecto de este indicador.

 

Capítulo VII

 

Disposiciones Finales

 

Artículo 31º. Vigencia y Derogatorias. El presente acuerdo regirá a partir del día siguiente a la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga los Acuerdos 01 de 2016, 01 de 2018 y las demás disposiciones que lo contraríen.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días del mes de noviembre del año 2022.

 

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

 

Presidente- Secretario Jurídico Distrital

 

CAMILO ANDRÉS PEÑA CARBONELL

 

Director de Gestión Corporativa (E)

 

PAULA JOHANNA RUIZ QUINTANA

 

Directora Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

 

ZULMA ROJAS SUAREZ

 

Directora Distrital de Política Jurídica

 

LUZ ELENA RODRIGUEZ QUIMBAYO

 

Directora Distrital de Gestión Judicial

 

SONIA TERESA ROA SILVA

 

Secretaria Técnica Ad Hoc

NOTA: Norma original en Anexos.