RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 136 DE 2023

 

(Marzo 03)

 

Por la cual se modifican las disposiciones sobre conformación, funcionamiento y reglamento interno del Comité de Conciliación

 

EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO,

 

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confieren el inciso segundo del artículo 115 y el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, el numeral 10 del artículo 19 del Decreto Nacional 1716 de 2009, así como los literales b) del artículo 5º del Acuerdo No. 275 de 2007 del Concejo de Bogotá, D.C. y del artículo 18 del Acuerdo No. 01 de 2007 de la Junta Directiva,

 

CONSIDERANDO:

 

 

Que la Constitución Política de Colombia, en su artículo 90, señala que el Estado responde patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables, causados por la acción o la omisión de las autoridades públicas; y el artículo 209 establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

 

Que el artículo 4º de la Ley 678 de 2001 determinó la obligatoriedad para los comités de conciliación de decidir sobre el ejercicio de la acción de repetición, así como sobre el llamamiento en garantía para fines de repetición, conforme los requisitos legales para ello.

 

Que, mediante el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, se estableció la conciliación extrajudicial como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa cuando se pretenda promover las acciones de los artículos 138, 140 y 141 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

Que la Ley 2220 de 2022 fijó las normas sobre Comités de Conciliación en el Capítulo III, y en su artículo 115 indicó que son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, entre ellas, los organismos públicos del orden distrital y sus entes descentralizados.

 

Que el inciso segundo del artículo 115 de la Ley 2220 de 2022 señaló que las (sic) los entes públicos deben modificar el funcionamiento de los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecieron en dicha ley.

 

Que mediante el Decreto Nacional 1716 de 2009 se reglamentaron aspectos sobre los comités de conciliación, entre ello, lo referente a acciones de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición; todo lo cual se encuentra actualmente compilado en el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho 1069 de 2015.

 

Que en el artículo 117 de la Ley 2220 de 2022 se definió al Comité de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la respectiva entidad, teniendo la facultad de decidir en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro método alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a la normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público.

 

Que, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, es función de los comités de conciliación darse su propio reglamento.

 

Que, mediante la Resolución No. 015 del 27 de enero de 2010 de la Dirección General del Instituto Distrital de Turismo, se creó el Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo y se establecieron sus funciones generales.

 

Que, a través de la Resolución No. 125 del 19 de agosto de 2016 de la Dirección General del Instituto Distrital de Turismo, se modificó parcialmente la Resolución No. 015 de 2010 anterior, en cuanto a su integración, asuntos susceptibles de conciliación extrajudicial en materia contencioso administrativa y acción de repetición.

 

Que, mediante la Resolución No. 137 del 18 de septiembre de 2020 de este Despacho, se modificaron las disposiciones sobre conformación, funcionamiento y reglamento interno del Comité de Conciliación.

 

Que, por medio de la Resolución No. 183 del 18 de agosto de 2022 de la Dirección General del Instituto Distrital de Turismo, se modificó el artículo 5º de la Resolución No. 137 de 2020 de este Despacho, referente a las funciones del Comité de Conciliación, adicionando las responsabilidades de que trata el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021, concernientes a la implementación del Plan Maestro de Acciones Judiciales para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital.

 

Que el Comité de Conciliación adoptó su primer reglamento interno con documento interno del 22 de diciembre de 2014, aprobado en sesión ordinaria (Acta 22 de 2014).

 

Que, con posterioridad a la Resolución No. 137 del 18 de septiembre de 2020 de la Dirección General del Instituto Distrital de Turismo y a la Resolución No. 183 del 18 de agosto de 2022 de la misma instancia, que constituyen las disposiciones sobre conformación, funcionamiento y reglamento interno del Comité de Conciliación, se ha expedido la Ley 2220 de 2022 -Estatuto de Conciliación- y el Decreto Distrital 73 de 2023 -que establece directrices y lineamientos dirigidos a los Comités de Conciliación del Distrito Capital-, los cuales tienen impacto en el funcionamiento del Comité de Conciliación del Instituto.

 

Que con el Acuerdo 7 de 2022 de la Junta Directiva del Instituto Distrital de Turismo se modificó su estructura organizacional y funcional, cambiando las denominaciones de varias dependencias y reorganizando sus funciones.

 

Que con el propósito de modificar y actualizar en un solo cuerpo normativo todas las disposiciones relacionadas con la composición y regulación del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo, garantizando el funcionamiento y toma de decisiones acorde a las disposiciones de la Ley 2220 de 2022, del Decreto Distrital 73 de 2023 y a la actual estructura organizacional y funcional dispuesta en el Acuerdo 7 de 2022 de la Junta Directiva del Instituto; se hace necesario expedir una nueva regulación sobre conformación, funcionamiento y reglamento interno, de tal forma que se facilite su entendimiento y aplicación, procediendo a la compilación de las disposiciones de las Resoluciones 137 de 2020 y 183 de 2022, de forma armónica con la nueva normativa.

 

Que como al Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo le corresponde el cumplimiento de la función de darse su propio reglamento, el contenido de esta resolución fue discutido y aprobado en sesión ordinaria del 21 de marzo de 2023 (Acta 6 de 2023).

 

Que como señala el Protocolo para la Gestión de los Comités de Conciliación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado del 2017, al representante legal de la entidad corresponde la expedición del documento mediante el cual se adopta el reglamento del Comité.

 

Que de acuerdo con los parágrafos de los artículos 3º y 5º del Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá D.C., al establecer lineamientos generales sobre producción normativa en la entidad, definió que los actos que expide la Junta Directiva del Instituto se denominan acuerdos, mientras que los actos administrativos de la Dirección General se denominan resoluciones.

 

Que en mérito de lo anterior,

 

RESUELVE:

 

 

CAPÍTULO I

 

Disposiciones generales

 

Artículo 1. Objeto. Modificar las disposiciones contenidas en las resoluciones No. 137 del 18 de septiembre de 2020 y 183 del 18 de agosto de 2022 de la Dirección General del Instituto Distrital de Turismo, disponiendo su unificación y actualización en los siguientes artículos, los cuales conforman el reglamento interno del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo - en adelante IDT-.

 

Artículo 2. Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo - en adelante IDT- es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

 

Igualmente, decide en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no da lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de pretensiones de repetición contra los miembros del Comité.

 

Artículo 3. Principios orientadores. Los miembros del Comité y los servidores públicos o contratistas que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados obrarán inspirados en los principios del artículo 209 de la Constitución Política de Colombia y del artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), entre otros, los de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad e imparcialidad, orientados al propósito fundamental de proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público. En ese orden de ideas, deberán propiciar y promover la utilización exitosa de los métodos alternativos de solución de conflictos establecidos por la ley, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo.

 

De igual forma, en procura de hacer uso de las tecnologías de la información, las actuaciones que se surtan atenderán a los principios de oralidad y virtualidad, utilizando los medios tecnológicos con que se cuente, en aras de generar mayor eficiencia, celeridad y economía.

 

CAPÍTULO II

 

Conformación y funciones del Comité

 

Artículo 4. Integrantes, invitados permanentes, ocasionales y posibilidad de delegación. El Comité de Conciliación del IDT estará conformado por los siguientes servidores públicos:

 

a) Integrantes permanentes, que concurrirán con voz y voto:

 

1. El/la Director(a) General del Instituto Distrital de Turismo;

 

2. El/la Jefe de la Oficina Jurídica, quien lo preside;

 

3. El/la Subdirectora de Planeación;

 

4. El/la Subdirector(a) de Gestión Corporativa, y

 

5. El/la Subdirector(a) de Desarrollo y Competitividad.

 

La participación de los integrantes permanentes será indelegable, salvo la excepción permitida por el inciso final del artículo 118 de la Ley 2220 de 2022, esto es, la del/de la jefe de la Oficina Jurídica. En tanto el/la Director(a) General es ordenador(a) del gasto, su participación es indelegable.

 

b) Integrantes permanentes, con derecho a voz pero sin voto:

 

1. El/la Asesor(a) de Control Interno

 

2. El/la secretario(a) técnico(a) del Comité

 

3. Los servidores públicos o contratistas que realizan las fichas técnicas sometidas a discusión y aprobación del Comité de Conciliación.

 

c) Invitados, con derecho a voz pero sin voto:

 

1. El/la apoderado(a) que tenga a cargo la representación de un asunto en materia judicial o prejudicial del IDT.

 

2. Los servidores o contratistas o cualquier tercero cuya presencia se considere necesaria y pertinente para la compresión de los asuntos sobre los que deban debatir los miembros del Comité de Conciliación, por su condición jerárquica y funcional, según el caso, y/o por tener conocimiento, relación, experiencia y/o manejo técnico con el asunto a tratar en la respectiva sesión.

 

Para el efecto, a solicitud de algunos de los miembros, el Comité, por mayoría simple, decidirá si se hace la respectiva invitación; caso en el cual, esta se extenderá a través de la secretaría técnica.

 

3. El Subdirector o jefe de la oficina donde se originó la controversia, si así lo considera el Comité.

 

4. El Director Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital o su delegado, para prestar la colaboración o asesoría pertinente, relacionadas con la prevención del daño antijurídico y/o acciones o políticas de defensa judicial.

 

La participación de los invitados es de obligatorio cumplimiento, salvo la del Director Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital o su delegado, debiendo ser consignada en la respectiva acta.

 

Parágrafo 1º. En caso de ausencia definitiva o temporal de alguno de los integrantes permanentes o del/ de la Asesor(a) de Control Interno, quedará como delegado ante el Comité el servidor público designado por acto administrativo con las funciones del titular.

 

Parágrafo 2º. En caso de que el/la Jefe de la Oficina Jurídica deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el/la Director(a) General, dejándose para ello constancia en la respectiva acta, sin que esto implique la delegación de su asistencia y voto para efectos del respectivo quórum.

 

En el evento en que tanto el/la Director(a) General como la Jefe de la Oficina Jurídica no se encuentren presentes en la sesión, los demás integrantes asistentes designarán entre ellos y de común acuerdo el/la presidente de la misma. En todo caso, las decisiones deberán cumplir con el quórum decisorio establecido en esta resolución.

 

Artículo 5. Funciones del Comité. El Comité de Conciliación del IDT tendrá las siguientes funciones, las cuales se encuentran contenidas en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 y en los artículos 8º, 9º y 10º del Decreto Distrital 73 de 2023 y demás normas y disposiciones que los modifiquen o reglamenten.

 

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses del IDT-

 

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

 

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

 

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

 

6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la Delegatura de la Contraloría de Bogotá D.C. a la sesión del comité de conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de Conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.

 

7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición. Para lo anterior, se observarán las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición, observando las reglas y plazos establecidos en Ley 678 de 2001, modificadas por el capítulo VII de la Ley 2195 de 2022.

 

9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

 

10. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

 

11. Dictar su propio reglamento.

 

12. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden distrital sean sometidos al trámite de medicación ante la Secretaría Jurídica Distrital, conforme al artículo 19 del Decreto Distrital 89 de 2021 y las normas que lo modifiquen o reglamenten.

 

13. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.

 

14. En materia de representación judicial y extrajudicial, el Comité tendrá las siguientes competencias:

 

14.1. Aprobar en el primer trimestre del año el plan de acción anual del Comité de Conciliación, de conformidad con los lineamientos contenidos en el Documento especializado N°. 17 de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

 

14.2. Pronunciarse oportunamente sobre la procedencia o improcedencia de presentar propuestas de pacto de cumplimiento y sobre aquellas que se presenten por las demás partes de la acción popular, en coordinación con la Dirección Distrital de Gestión Judicial de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

14.3. Con el fin de evitar litigiosidad entre las entidades y/u organismos del Distrito Capital, en cumplimiento de las competencias de coordinación administrativa y para evitar conflictos o controversias entre entidades distritales, cuando se someta a estudio el agotamiento de la conciliación entre entidades, se deberá verificar la intervención de la Secretaría Jurídica Distrital, para que a través de una negociación interadministrativa se procure un acuerdo voluntario que ponga fin a la controversia.

 

14.4. Cuando el respectivo asunto judicial o extrajudicial interese a más de una entidad u organismo del nivel central, se deberá remitir su posición institucional al Comité de Conciliación del organismo que lleva la representación judicial o extrajudicial, que decidirá en última instancia cuando no exista una posición unificada, sobre la procedencia de la conciliación o el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos. Para estos efectos, el (la) apoderado(a) que ejerza la representación judicial o extrajudicial del asunto requerirá el (los) pronunciamiento(s) respectivo(s) del (de los) Comité(s) de Conciliación, que servirán de fundamento para el estudio técnico que concluirá con la recomendación de presentar o no fórmula conciliatoria o propuesta de pacto de cumplimiento, según sea el caso.

 

14.5. A efectos de evitar el impacto negativo en los niveles de éxito procesal del Distrito Capital por el resultado adverso de aquellos asuntos que pudieren preverse y aumentar el índice de recuperación de recursos públicos, deberá aprobar metodologías de costo beneficio diseñadas por la Oficina Jurídica, para evaluar los asuntos susceptibles de conciliación, de acuerdo de terminación anticipada de procesos, o del inicio de acciones de recuperación de recursos públicos, para lo cual tendrán en cuenta el precedente judicial por supuestos fácticos análogos, estudios de litigiosidad, e impacto económico de la defensa judicial, entre otros instrumentos.

 

14.6. Realizar seguimiento al cumplimiento de las sentencias condenatorias, así como de las conciliaciones o pactos de cumplimiento, transacciones u otros medios alternativos de solución de conflictos suscritos por parte de la entidad u organismo al que pertenecen, a fin de determinar las acciones preventivas o correctivas para su adecuado cumplimiento y desarrollar políticas de prevención del daño antijurídico.

 

14.7. Estudiar la posibilidad de aprobar o no, en los términos del parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 de 2011, la decisión de formular oferta de revocatoria directa de los actos administrativos demandados, antes de que se profiera sentencia de segunda instancia o única instancia dentro del curso del proceso judicial.

 

15. En materia de recuperación de recursos públicos, realizar el diseño de políticas generales para la orientación de la defensa de los intereses de la entidad, así como fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, acorde con las acciones dispuestas en el artículo 20 del Decreto Distrital 556 de 2021, “Por medio del cual se adopta el Plan Maestro de Acciones para la Recuperación del Patrimonio del Distrito Capital” y las normas que lo modifiquen o reglamenten.

 

Parágrafo. El Comité de Conciliación del IDT actuará con la debida diligencia en el estudio y definición de los conflictos contra la entidad y en la reducción de su litigiosidad, mediante el uso de la conciliación, la extensión de la jurisprudencia y de la aplicación por vía administrativa de las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado.

 

Artículo 6. Presidencia del Comité de Conciliación del Instituto Distrital de Turismo. El Comité de Conciliación del IDT estará presidido por el/la Jefe de la Oficina Jurídica.

 

CAPÍTULO III

 

Impedimentos y recusaciones

 

Artículo 7. Imparcialidad y autonomía en la adopción de decisiones. Con el objeto de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los miembros del Comité de Conciliación del IDT les serán aplicables las causales de impedimento y recusación previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las establecidas en el artículo 11 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y en el artículo 44 de la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario).

 

Los miembros del Comité deberán declarase impedidos o podrán ser recusados cuando, además de encontrarse incursos en alguna de las causales previstas en las normas citadas, cuando el asunto a decidir pueda comprometer a quien los designó, o a quien participó en el respectivo nombramiento o designación.

 

Artículo 8. Trámite de impedimentos, recusaciones y/o conflicto de intereses. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación del IDT se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses contenidas en la normativa citada en el artículo 7º de esta resolución, deberá informarlo previo a la realización de la respectiva sesión ante el/la secretaria(o) técnica(o) del Comité.

 

Los demás integrantes decidirán sobre si procede o no el impedimento y/o conflicto de intereses, exponiendo los motivos dentro de la misma sesión y dejando la respectiva constancia en el acta correspondiente. Enseguida, se continuará con la sesión con los demás miembros habilitados para deliberar y decidir.

 

De igual manera, los integrantes del Comité de Conciliación podrán ser recusados, caso en el cual se dará a la recusación el mismo trámite del impedimento, esto es, el procedimiento previsto en los artículos 11 y 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), o a las normas que los modifiquen o sustituyan.

 

Si se admitiere la causal de impedimento, recusación y/o conflicto de intereses y con ello se afecta el quórum deliberatorio y decisorio, el/la Presidente, mediante acto administrativo que no tendrá recurso alguno, designará un servidor de la entidad del nivel directivo o asesor, para que integre ad hoc el Comité, en remplazo de quien haya sido declarado impedido o recusado. En tal caso, se suspenderá la sesión correspondiente hasta que se produzca la designación.

 

CAPÍTULO IV

 

Funcionamientos del Comité

 

Artículo 9. Sesiones. El Comité de Conciliación se reunirá de forma ordinaria no menos de dos (2) veces al mes y, en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo exijan o cuando sus miembros lo estimen conveniente, previa convocatoria de la/del secretario(a) técnico(a).  Constituye un deber de todos los miembros del Comité asistir a todas sus sesiones, salvo que se encuentre debidamente justificada su inasistencia.

 

El Comité de Conciliación del IDT podrá deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, previa convocatoria de la secretaría técnica del Comité de Conciliación, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios, de acuerdo con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 de 2011.

 

Artículo 10. Término para la toma de decisión en solicitudes de conciliación. Presentada la petición de conciliación ante el IDT, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

 

Artículo 11. Quórum deliberatorio y decisorio. El Comité de Conciliación sesionará o deliberará con un mínimo de tres (3) integrantes permanentes. En todos los casos, las decisiones se adoptarán por mayoría simple.

 

El/la secretario(a) técnico(a) preguntará a cada uno de los integrantes el sentido de su voto y se dejará constancia de las razones por las cuales se vota en un sentido diferente. En caso de empate, el asunto se someterá a una nueva votación. De persistir el empate, el/la presidente del Comité o quien haga sus veces tendrá la función de decidir el empate.

 

Artículo 12. Convocatoria. De manera ordinaria, el/la secretario(a) técnico(a) convocará a los integrantes del Comité de Conciliación con al menos tres (3) días de anticipación, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

 

Así mismo, extenderá invitación a los servidores públicos, contratistas o personas cuya presencia se considere necesaria para debatir los temas puestos a consideración del Comité.

 

Con la convocatoria, se deberá remitir a cada integrante del Comité las fichas técnicas, informes o documentos que se vayan a someter a estudio y decisión del Comité, elaborada por el/la apoderado(a) del caso o el/la abogado(a) designado(a), la cual será puesta a consideración en el orden del día.

 

Artículo 13. Inasistencia a las sesiones. Cuando alguno de los integrantes del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá comunicarlo por escrito, enviando al/ a la secretario(a) técnico(a) la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión o haciendo llegar a la sesión del Comité el escrito antes señalado.

 

En el caso de los miembros que pueden delegar su participación, además de indicar las razones de inasistencia, deberán manifestar si delegan su participación en algún servidor público.

 

En la correspondiente acta de cada sesión del Comité, el/la secretario(a) técnico(a) dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados y, en caso de inasistencia, así lo señalará, indicando si se presentó en forma oportuna la justificación.

 

Artículo 14. Desarrollo de las sesiones. En el día y hora señalados, el/la presidente del Comité instalará la sesión.

 

A continuación, el/la secretario(a) técnico(a) del Comité informará al/a la presidente sobre la extensión de las invitaciones a la sesión, las justificaciones presentadas por inasistencia, verificará el quórum y dará lectura al orden del día propuesto, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité por parte del/ de la presidente.

 

Aprobado el orden del día, se dará inicio a la sesión. Para tal efecto, el/la secretario(a) técnico(a) concederá el uso de la palabra. En ese sentido, el/la abogado(a) designado(a) o apoderado(a) expondrá de forma verbal su concepto, contenido en la ficha técnica al Comité, y absolverá las dudas e inquietudes que se le formulen.

 

Surtida la presentación, los miembros y asistentes al Comité deliberarán sobre el asunto sometido a su consideración y adoptarán las determinaciones que estimen oportunas, las cuales serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados del IDT.

 

Una vez se haya efectuado la deliberación, el/la secretario(a) técnico(a) preguntará a cada uno de los integrantes permanentes el sentido de su voto, dejando constancia del cumplimiento de la mayoría en cada uno de los casos.

 

Cuando se hubiere abordado todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, el/la secretario(a) técnico(a) informará al/ a la presidente que todos los temas han sido agotados, para que levante la sesión.

 

Parágrafo 1. Las sesiones del Comité de Conciliación del IDT deberán ser grabadas por el/la secretario(a) técnico(a) y, con ellas, elaborará las actas de la sesión; las cuales solo serán entregadas con el cuidado de salvaguardar el debido proceso de la entidad y la igualdad de las partes en el proceso judicial.

 

Parágrafo 2. En ningún caso, un miembro permanente del Comité de Conciliación podrá tener más de un voto en la definición de los asuntos. Si un miembro se encontrare desempeñando en la entidad más de un cargo con voz y voto, el/la Presidente deberá nombrar un miembro ad hoc que sea de dirección o confianza, conforme a la estructura de la entidad, para completar el número de integrantes.

 

Artículo 15. Trámite de proposiciones. Las recomendaciones presentadas por los/las abogado(a)s o apoderado(a)s se tramitarán como proposiciones para su deliberación y votación.

 

Los integrantes o asistentes a la sesión del Comité podrán presentar proposiciones sustitutivas o adicionar las antes indicadas.

 

El mismo trámite se surtirá para la reforma del reglamento y para la adopción de directrices y políticas a cargo del Comité.

 

Una vez tomada la decisión por parte del Comité, las fichas técnicas y sus soportes no podrán ser modificados, salvo que se efectúe el requerimiento por parte del Comité en la sesión respectiva; caso en el cual se dejará constancia, indicando un término prudencial para complementarla o ajustarla. El/la secretario(a) técnico(a) verificará que los ajustes requeridos se realicen.

 

Artículo 16. Ausencia de temas para someter a discusión del Comité de Conciliación. Cuando no se cuente con temas para someter a discusión del Comité de conciliación, el/la secretario(a) técnico(a) deberá informar en la convocatoria correspondiente que no se cuenta con temas para someter a discusión y solicitar a sus miembros informar si cuentan con una propuesta temática para adelantar dicha sesión.

 

De no recibir observaciones o propuestas de temas por parte de alguno de sus miembros, en los tres (3) días siguientes, el/la secretario(a) técnico(a) expedirá la certificación correspondiente, señalando que se cumplió con el deber de convocar y que, al no recibir propuestas de temas en el marco de las funciones del Comité, se genera la respectiva certificación donde consta la inexistencia de asuntos para someter a discusión.  De esta forma, se dará por cumplido el requisito de sesionar.

 

Artículo 17. Salvamento y aclaración de votos. Los integrantes del Comité de Conciliación que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.

 

Artículo 18. Tipología de las decisiones. Las decisiones de carácter particular que adopte el Comité constarán en las respectivas actas, contando, de ser necesario, con certificación. Las decisiones de carácter general se plasmarán en resolución y las suscribirá el representante legal de la entidad.

 

Artículo 19. Oportunidades de conciliación para conocimiento del Comité de Conciliación. Será obligatorio someter al Comité de Conciliación todos los procesos en los cuales se tramite audiencia de conciliación, audiencia de pacto de cumplimiento y/o las solicitudes conciliación prejudicial, incluso en las cuales el IDT haya sido quien inicie el trámite conciliatorio. También deberán presentarse nuevamente los asuntos que fueron examinados en vía prejudicial, cuando en estos existiese modificación en el escenario fáctico y jurídico del litigio judicial, así como las sentencias condenatorias, según lo indicado en el artículo 192 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

 

CAPÍTULO V

 

Secretaría Técnica, Actas, Certificaciones y Archivo

 

Artículo 20. Secretaría Técnica. La secretaría técnica será ejercida por el funcionario de planta que designe el Comité.

 

Artículo 21. Funciones de la secretaría técnica. En virtud de lo establecido en el artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y el artículo 24 del Decreto Distrital 73 de 2023, la secretaría técnica del Comité de Conciliación tendrá las siguientes funciones:

 

1. Elaborar y cargar las actas de cada sesión del Comité en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ WEB, dentro de los cinco (5) días siguientes a la sesión del Comité de Conciliación, con las correspondientes deliberaciones de los asistentes y las decisiones adoptadas por los miembros permanentes. Las actas serán suscritas por el/la secretario(a) técnico(a) y el/la presidente, previa aprobación de cada uno de los miembros o envío a cada uno de los miembros.

 

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

 

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y los miembros del Comité cada seis (6) meses. Dicho informe debe presentarse a los integrantes del Comité de Conciliación sobre las actividades desarrolladas por el mismo, en sesión ordinaria y por lo menos una vez al semestre, en donde se incluirá el número total de casos decididos, el contingente judicial y la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité

 

Una copia de este informe deberá enviarse a la Secretaría Jurídica Distrital.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del IDT.

 

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

 

6. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

 

7. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación del IDT sobre la solicitud de conciliación.

 

8. Realizar la verificación sobre el cumplimiento y aplicación de las políticas adoptadas por el respectivo Comité de Conciliación y velar porque lo(a)s apoderado(a)s del IDT realicen el diligenciamiento de las fichas técnicas en el sistema SIPROJ WEB o en el que disponga la Secretaría Jurídica Distrital.

 

9. Remitir copia del reglamento interno del Comité de Conciliación a la Secretaría Jurídica Distrital, e informar sobre sus modificaciones a cada apoderado(a) del IDT.

 

10. Remitir a la Secretaría Jurídica Distrital los siguientes documentos e información relacionada con la conformación, funcionamiento e integración de los Comités de Conciliación y la actualización de los Sistemas Régimen Legal de Bogotá y de Información de Procesos Judiciales –SIPROJ, cada vez que se presenten cambios en la integración o reglamentación del respectivo Comité:

 

a) Copia del acto administrativo vigente de creación orgánica del Comité de Conciliación del IDT

 

b) Copia del acto administrativo vigente de integración del Comité de Conciliación; nombres completos, identificación y cargos de los funcionarios, señalando claramente el/la presidente del mismo y su delegado, si lo hubiere.

 

c) Nombre, cargo y correo electrónico de quien ejerce la secretaría técnica.

 

d) Actas suscritas por el Comité de Conciliación que no se hayan incorporado al sistema SIPROJWEB

 

e) Las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios del IDT, a fin de asegurar su publicación en la web en el Sistema de Información Régimen Legal de Bogotá.

 

f) Relación de las políticas y líneas de decisión en relación con la prevención del daño antijurídico.

 

11. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Artículo 22. Actas del Comité de Conciliación. De todas las reuniones ordinarias o extraordinarias del Comité de Conciliación se levantará un acta, en la cual se dejará constancia de las deliberaciones de los asistentes y de las decisiones adoptadas por sus integrantes, indicando el voto de cada uno de los miembros, de los salvamentos y/o aclaraciones, de los ajustes y/o requerimientos a las propuestas o documentos soportes realizados por el Comité y demás anotaciones que se consideren pertinentes.

 

En todos los casos, se dejará constancia de la inasistencia de los miembros del Comité, así como de la asistencia o inasistencia de los invitados y la calidad en que intervienen.

 

Las actas del Comité de Conciliación deberán tener una numeración consecutiva, la cual estará a cargo del/de la secretario(a) técnico(a).

 

Las fichas técnicas, las presentaciones, informes y la totalidad de los soportes documentales presentados para su estudio en la sesión, sus ajustes o complementos, así como las excusas presentadas por los miembros del Comité o los invitados constituirán parte integral del acta respectiva.

 

Artículo 23. Trámite de aprobación de las Actas. El/la secretario(a) técnico(a) del Comité de Conciliación enviará a cada uno de los asistentes a la respectiva sesión el proyecto de acta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la sesión, con el fin de que se remitan las observaciones. Si dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del proyecto de acta el/la secretario(a) técnico(a) no recibe comentarios al proyecto de acta, se entenderá que no existen objeciones y que el proyecto es aceptado.

 

Recibidas las respectivas observaciones o de no presentarse ninguna dentro del término establecido, se elaborará el acta definitiva, la cual será aprobada y firmada por el/la presidente y el/la secretario(a) técnico(a).

 

Artículo 24. Certificaciones. La decisión sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición o la oferta de revocatoria de un acto administrativo, de conformidad con el parágrafo del artículo 95 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se consignará en la respectiva acta del Comité, según lo establecido en esta resolución, y la certificación será suscrita por parte de la secretaría técnica y el/la presidente, para su presentación en el despacho que corresponda por parte del/de la apoderado(a) de la entidad.

 

Dichas certificaciones deberán contener la identificación del asunto, el número de radicación del mismo, las partes intervinientes y el despacho de conocimiento, así como la fecha de la sesión en la que se adoptó la decisión, el sentido de la misma y una descripción sucinta de las razones en las que esta se funda.

 

Artículo 25. Archivos del Comité de Conciliación y de su Secretaría Técnica. El archivo del Comité de Conciliación y el de su Secretaría Técnica reposarán en el lugar dispuesto para el mismo en la Oficina Jurídica del IDT.

 

Las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas serán tramitadas por el/la secretario(a) técnico(a) del Comité de Conciliación, salvaguardando el debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales, conforme lo establece el literal e) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 - Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

 

CAPÍTULO VI

 

Seguimiento y control a las decisiones del Comité

 

Artículo 26. Verificación del cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité. Corresponde al/a la secretario(a) técnico verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación.

 

Para tal efecto, los/las abogado(a)s que tengan a su cargo los respectivos asuntos deberán presentar al/a la secretario(a) técnico(a) un informe, en los términos definidos en el procedimiento de Representación Judicial y Extrajudicial del proceso de Gestión Jurídica y Contractual, del resultado de las actuaciones judiciales.

 

Igualmente, el seguimiento se realizará con la verificación de las actas de audiencias de conciliación que deberán aportar los/las abogado(a)s, así como cualquier otro documento en el que se constaten los resultados de las determinaciones. Lo anterior en concordancia con el control y seguimiento realizado con la elaboración del informe que se estipula en el artículo 32 de esta resolución.

 

CAPÍTULO VII

 

Elaboración y presentación de fichas e informes

 

Artículo 27. Fichas técnicas en materia de conciliación. Para facilitar la presentación de los respectivos casos, el/la abogado(a) que tenga a cargo la representación del asunto materia de conciliación extrajudicial o judicial deberá agotar el trámite previo a su presentación y satisfacer los requisitos de forma y contenido mínimo que tiene la ficha técnica del sistema SIPROJWEB.

 

En el momento de conceptuar si se adopta o no la conciliación u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, lo(a)s apoderado(a)s del IDT deberán tener en cuenta:

 

a) Las disposiciones de las leyes 446 de 1998, 678 de 2001, 1437 de 2011, 1564 de 2012 y 2220 de 2022, así como el Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho 1069 de 2015, las normas que los modifiquen o sustituyan, al igual de las demás disposiciones legales y reglamentarias que sean aplicables al caso.

 

b) La solicitud de conciliación extrajudicial o la demanda o proceso judicial, según el caso.

 

c) Los antecedentes que sobre el escenario fáctico y jurídico indique la dependencia involucrada con el asunto objeto de conciliación.

 

d) Las políticas y/o directrices definidas por el Comité de Conciliación relacionadas con el caso.

 

e) Las líneas decisionales expuestas en el artículo 18 del Decreto Distrital 73 de 2023 o establecidas en las normas que las modifiquen.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el sistema SIPROJWEB o el que se designe para dicho fin.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas son responsabilidad del/ de la abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 28. Fichas técnicas en materia de pretensión de repetición. Para facilitar la presentación de los respectivos casos, el/la abogado(a) que tenga a cargo la iniciación de la demanda de repetición deberá elaborar la correspondiente ficha técnica del sistema SIPROJWEB.

 

Para la elaboración de la ficha técnica en materia de pretensión de repetición, lo(a)s apoderado(a)s del IDT deberán tener en cuenta el acto administrativo y antecedentes del reconocimiento del pago de conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, así como los requisitos de procedibilidad y procedimentales establecidos en la Ley 678 de 2001, modificada por la Ley 2195 de 2022 o en aquellas normas que la sustituyan o complementen, al igual que conforme a los lineamientos y directrices de la Directiva No. 005 de 2017 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

La ficha técnica deberá ser diligenciada en el sistema SIPROJ-WEB o el sistema que se designe para dicho fin.

 

La integridad, veracidad y fidelidad de la información y de los hechos consignados en las fichas serán responsabilidad del/de la abogado(a) que elabore la correspondiente ficha.

 

Artículo 29. Análisis del llamamiento en garantía con fines de repetición. Conforme a lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley 678 de 2001, modificado por la Ley 2195 de 2022 y en armonía con lo indicado en el artículo 2.2.4.3.1.2.13 del Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho 1069 de 2015, lo(a)s apoderado(a)s del IDT deberán realizar análisis de la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial.

 

El análisis debe realizarse al momento de contestar la demanda interpuesta, revisando si se tiene prueba sumaria contra los agentes de haber actuado con dolo o culpa grave. Para ello, lo(a)s apoderado(a)s presentarán la correspondiente ficha técnica proporcionada por SIPROJWEB o el sistema que haga sus veces al Comité de Conciliación, con el fin de que este pueda decidir sobre la procedencia de llamamiento en garantía.

 

Artículo 30. Término para decidir sobre interposición de acción de repetición y de ejercicio de este medio de control. En un término no superior a cuatro (4) meses, contados a partir del día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuada por el IDT de una conciliación, condena o de cualquier crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, el/la apoderado(a) deberá presentar para decisión del Comité de Conciliación la ficha de estudio de repetición respectivo, en los términos del artículo 29 de esta resolución.

 

Si el Comité de Conciliación decide interponer la acción de repetición, el/la apoderado(a) deberá interponer dicho medio de control dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

 

El/la secretario(a) técnico(a) del Comité supervisará el vencimiento de términos para llevar el estudio de procedencia de la acción de repetición por parte del Comité de Conciliación.

 

Parágrafo. La Dirección General del IDT, al día siguiente al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, de una conciliación, condena o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, o al vencimiento del plazo con que cuenta la administración para el pago de condenas conforme lo establece la Ley 1437 de 2011, o la norma que la sustituya o modifique, lo que suceda primero, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a cuatro (4) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los dos (2) meses siguientes a la decisión.

 

Artículo 31. Comunicación de la decisión del Comité de Conciliación de no interponer acción de repetición. En el evento en que el Comité de Conciliación decida no iniciar la acción de repetición, con el propósito de dar cumplimiento al artículo 8º de la Ley 678 de 2001, el/la secretario(a) técnico(a) del Comité deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría General de la Nación, con el fin de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

 

Artículo 32. Informe semestral de la secretaría técnica. Con el propósito de dar cumplimiento al numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y al numeral 24.3 del artículo 24 del Decreto Distrital 73 de 2023, el/la secretario(a) técnico(a) del Comité deberá preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será expuesto a los integrantes del Comité, cada seis (6) meses, en alguna de sus sesiones ordinarias.

 

El informe debe contener una relación de las sesiones del Comité, indicando la fecha, el número de acta, los asuntos estudiados, la decisión del Comité; los resultados de las audiencias de conciliación a las que asistieron lo(a)s apoderado(a)s del IDT; la relación de los asuntos sometidos a estudio para determinar la procedencia o no de la acción de repetición con su correspondiente avance o desarrollo; la relación de los asuntos en que se consideró procedente el llamamiento en garantía con fines de repetición efectuados por lo(a)s apoderado(a)s de la entidad y su correspondiente avance o desarrollo; la relación del resultado de los procesos judiciales en los que se haya aprobado por el Comité la presentación de oferta de revocatoria directa de los actos administrativo impugnados, de conformidad con el artículo 95 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o la norma que lo modifique o sustituya; las actividades ejecutadas para el cumplimiento de planes de acción y/o políticas de prevención del daño antijurídico implementados o creados por el Comité; el contingente judicial; la cantidad de procesos terminados favorable y desfavorablemente, así como los criterios o directrices institucionales y las actividades ejecutadas en relación con las demás funciones a cargo del Comité de Conciliación.

 

En cuanto a los mecanismos alternativos de solución de conflictos, se incluirá un reporte de los que han sido empleados por el IDT, indicando el número total de casos resueltos con el respectivo mecanismo alternativo de solución de conflictos, la terminación favorable o desfavorable, el valor total e individual de las sumas impuestas a favor o en contra, así como los criterios y directrices institucionales que se han implementado para utilizar los diferentes mecanismos alternativos de solución de conflictos.

 

Las diferentes dependencias del IDT deberán entregar los insumos que se requieran para la elaboración del informe, si a ello hubiere lugar.

 

Copia de este informe deberá enviarse a la Secretaría Jurídica Distrital, según lo indicado en el numeral 24.3 del artículo 24 del Decreto Distrital 73 de 2023.

 

Parágrafo. El IDT publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que los mismos, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos y atendiendo la reserva legal de las estrategias de defensa.

 

 

CAPÍTULO VIII

 

Prevención del daño antijurídico y políticas de defensa judicial

 

Artículo 33. Prevención del daño antijurídico. El Comité de Conciliación formulará y aprobará la política o políticas de prevención del daño antijurídico.

 

Para la formulación y adopción, así como para la implementación e institucionalización de la o las políticas de prevención del daño antijurídico, se seguirán las pautas definidas en la Directiva 25 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital, o la que modifique o sustituya. La eficacia y necesidades de actualización de la política deberán ser valoradas anualmente por los Comités de Conciliación.

 

Artículo 34. Políticas de defensa judicial y buenas prácticas para la defensa judicial. El Comité de Conciliación adoptará las políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes, para asistir ante los despachos judiciales o extrajudiciales con una posición institucional unificada y coherente, cuando se debatan temas con identidad fáctica, jurídica y coincidencia temporo-espacial, si es del caso.

 

Para lo anterior, se dará cumplimiento a los instrumentos establecidos en el documento Metodológico de Implementación de la Política, adoptado mediante Directiva 006 de 2022 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 35. Banco de Políticas de Conciliación y Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Comité de Conciliación del IDT remitirá las Políticas de Conciliación y de Prevención del Daño Antijurídico que sobre la materia expidan, dentro de los cinco (5) días siguientes a su expedición o actualización, a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 36. Seguimiento a las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico. El Comité de Conciliación del IDT hará seguimiento a la eficacia de los planes de acción de las políticas de prevención de daño antijurídico adoptadas.

 

CAPÍTULO IX

 

Deberes de los apoderados ante el Comité de Conciliación

 

Artículo 37. Deberes de los apoderados. Además de los deberes consagrados en la ley y en los reglamentos, corresponde a lo(a)s apoderado(a)s del IDT los siguientes:

 

1. Diligenciar en el Módulo de Conciliación de SIPROJ-WEB o en el sistema que lo actualice o reemplace, las fichas técnicas correspondientes al medio de control, acción, clase de demanda, mecanismo alternativo de solución de conflictos o procedimiento a su cargo. En estas fichas, se deben establecer los aspectos fundamentales del caso, la exposición de sus argumentos jurídicos y/o técnicos, sus conclusiones y recomendaciones. La información de la ficha debe permitir una dinámica de análisis al interior del Comité, sin perjuicio de la posición del/de la apoderado(a) sobre la viabilidad de conciliar o repetir.

 

2. Realizar la entrega de la ficha técnica a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación del IDT con al menos tres (3) días de anticipación a la celebración de la sesión, salvo caso excepcional, atendiendo a su exposición y/o justificación, conforme a los procedimientos.

 

3. Presentar un estudio sobre los antecedentes judiciales con la jurisprudencia relacionada, si a ello hubiere lugar, acorde con la especialidad del caso.

 

4. Las decisiones adoptadas por los Comités de Conciliación o por el representante legal de cada entidad u organismo distrital, serán de obligatorio cumplimiento para sus apoderados.

 

CAPÍTULO X

 

Disposiciones finales

 

Artículo 38. Indicador de gestión. En concordancia con el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, la prevención del daño antijurídico será considerada un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de la entidad.

 

Artículo 39. Publicación de acuerdos conciliatorios. El/la  secretario(a) técnico(a) del Comité de Conciliación del IDT verificará que se publiquen en la página web de la entidad las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios o de amigables composiciones, contratos de transacción y/o laudos arbitrales celebrados ante los agentes del Ministerio Público y Tribunales de Arbitramento, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos. Así mismo, el/la Jefe de la Oficina Jurídica del IDT remitirá oportunamente en medio magnético o virtual las citadas actas a la Dirección Distrital de Política Jurídica de la Secretaría Jurídica Distrital a efecto de que se incorporen debidamente tematizadas al Sistema de Información "Régimen Legal de Bogotá", en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11 y 12.3 de la Resolución 104 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital.

 

Artículo 40. Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. Los documentos que señalen total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica del DT gozarán de reservan conforme lo dispuesto en los literales e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modifique, adicione o sustituya.

 

La reserva no podrá ser oponible al agente del Ministerio Público.

 

En caso de que el documento en el que conste la decisión de no conciliar contenga la estrategia de defensa judicial, este no se agregará al expediente y será devuelto por el agente del Ministerio Público al finalizar la audiencia de conciliación.

 

Artículo 41. Sistemas de Información Jurídica Distritales. Corresponde a los miembros del Comité de Conciliación, a sus Secretarios(as) Técnicos(as) y a los (las) apoderados(as) de las entidades que presenten los casos ante el mismo, consultar, actualizar, analizar, hacer buen uso y realizar el seguimiento, en lo pertinente, de la  información que se encuentra dispuesta en los diferentes Sistemas de Información Jurídicos Distritales, tales como Régimen Legal de Bogotá RLB, Sistema de Información de la Abogacía General del Distrito Capital - AGDC, Biblioteca Virtual de Bogotá -BVB, Sistema Iberoamericano de Defensa de los Intereses del Estado - SIDIE, Sistema Único de Información de Procesos Judiciales de Bogotá -SIPROJ-WEB, Sistema Distrital de Información Disciplinaria - SID y Sistema de Información de Personas Jurídicas-SIPEJ, de conformidad con lo establecido en la Resolución 104 de 2018 expedida por la Secretaría Jurídica Distrital  y en las normas que la actualicen o sustituyan.

 

Artículo 42. Actualización en el Uso de las TICS y Neutralidad Tecnológica. Los integrantes del Comité de Conciliación velarán para que la entidad y en especial los/las apoderados(as) que lleven la representación judicial y extrajudicial de la misma, cuenten con las adecuadas herramientas de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), a fin de poder participar y hacer seguimiento a las diferentes formas de llevar los  procesos  de conciliación previstos en la Ley 2220 de 2022 -Estatuto de Conciliación-, ya sea de manera presencial, virtual o mixta, garantizando las condiciones de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad, esta última cuando esté sometida a reserva legal. 

 

Artículo 43. Derogatorias. La presente resolución deroga las disposiciones que le sean contrarias, especialmente las resoluciones 137 de 2020 y 183 de 2022 de la Dirección General del IDT.

 

Artículo 44. Comunicación. La presente resolución se comunicará a los integrantes del Comité de Conciliación.

 

Artículo 45. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D. C., a los 30 días del mes de marzo del año 2023.

 

ANDRÉS ORLANDO CLAVIJO RANGEL

 

DIRECTOR GENERAL

NOTA: Ver norma Original en Anexos.