RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

RESOLUCIÓN 001 DE 2018

 

(Marzo 05)

 

Derogada por el art. 18, Acuerdo 001 de 2019.

Por la cual se establece el reglamento interno de la Comisión Distrital de Sistemas – CDS y se dictan otras disposiciones

 

LA COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS - CDS

 

En ejercicio de sus facultades y en especial de las conferidas en el numeral 3 del artículo 6 y el artículo 7 del Decreto 680 de 2001

 

CONSIDERANDO:

 

Que, por medio del parágrafo 3 del artículo 18 del Acuerdo 20 de 1989, el Concejo de Bogotá, D.C., facultó al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., para crear y reglamentar “la Comisión Distrital de Sistemas, la cual será el organismo rector de las políticas que a nivel de sistematización se tomarán en todas las Entidades del Distrito Especial, incluyendo al Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos “SISE” (el cual fue suprimido mediante Acuerdo 66 de 2002).

 

Que, mediante Decreto Distrital 443 de 1990 se creó la Comisión Distrital de Sistemas (en adelante “CDS”), el cual fue derogado por medio del Decreto Distrital 680 de 2001.

 

Que mediante Acuerdo 057 de 2002 se organizó la CDS como el “organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito Capital, será además el asesor técnico de la Administración Distrital en dichas materias” (artículo 5). El artículo 10 del referido Acuerdo 057 de 2002 dispone que “las políticas, estrategias y recomendaciones de la Comisión Distrital de Sistemas, serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades del Distrito Capital que conformen la misma”.

 

Que los objetivos y funciones de la CDS fueron definidos por los artículos 6 y 7 del Acuerdo 057 de 2002 y los artículos 2 y 3 del Decreto 680 de 2001.

 

Que por medio del Acuerdo 409 de 2009, se derogó el artículo 9 del Acuerdo 57 de 2002 y el artículo 5 del Decreto 680 de 2001, en lo relacionado con la integración de la CDS. De conformidad con el artículo 1 del Acuerdo 409 de 2009 la CDS es presidida por el Alcalde Mayor o su delegado (actualmente, el Director/a Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, tal como se estableció en la Resolución 22 de 2016) y está integrada por los Directores o Jefes del área informática de las siguientes entidades del Distrito Capital: (a) Los Directores o Jefes del área informática de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y de las Secretarías Distritales de Gobierno, Hacienda, Salud, Planeación, Cultura, Recreación y Deporte, Ambiente, Movilidad, Hábitat, Integración Social, Desarrollo Económico y Educación; (b) Un representante de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá– ETB-, uno de la Empresa de Energía Eléctrica de Bogotá –EEB- y uno de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá –EAAB-; (c) Un representante de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital; y (d) Un representante de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

 

Que el artículo 4 del Acuerdo 130 de 2004, que “establece la infraestructura integrada de datos espaciales para el Distrito Capital” (IDECA), hace referencia a la existencia del grupo de Grupo de Trabajo de Información Georeferenciada de la CDS, señalando que el mismo está conformado por las siguientes entidades:

 

Departamento Administrativo de Catastro Distrital, Departamento Administrativo de Planeación Distrital, Departamento Administrativo del Medio Ambiente, Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, el Instituto de Desarrollo Urbano, la Empresa de Energía de Bogotá, la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, la Empresa de Acueducto de Bogotá, la Dirección de Prevención y Atención de Emergencias y las demás entidades distritales que la CDS considere necesario incluir.

 

Que el artículo 3 del Decreto Distrital 296 de 2008 hace referencia a las sesiones plenarias o de Grupos de Trabajo que llegue a convocar la CDS sobre la estrategia Gobierno en Línea.

 

Que mediante Resolución 001 del 7 de julio de 2017 (publicada en el Registro Distrital 6137 de 2017) se estableció el reglamento interno de la Comisión Distrital de Sistemas – CDS.

 

Que, por medio del parágrafo 3 del artículo 18 del Acuerdo 20 de 1989, el Concejo de Bogotá, D.C., facultó al Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., para crear y reglamentar “la Comisión Distrital de Sistemas, la cual será el organismo rector de las políticas que a nivel de sistematización se tomarán en todas las Entidades del Distrito Especial, incluyendo al Centro Distrital de Sistematización y Servicios Técnicos “SISE” (el cual fue suprimido mediante Acuerdo 66 de 2002).

 

Que se ha evidenciado la necesidad de efectuar ajustes en el funcionamiento, estructura y reglamento interno de la CDS, para mejorar con ello su operatividad.

 

Que el artículo 6 del Decreto 680 de 2001 señala que la Secretaría Técnica de la CDS será ejercida por quien designe el Secretario General de la Alcaldía Mayor. En virtud del numeral 3 del referido artículo 6, la Secretaría Técnica tiene entre sus funciones la de presentar el Reglamento de Funcionamiento para la correspondiente aprobación de la CDS.

 

Que actualmente la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones – TIC, de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., ejerce la Secretaría Técnica de la CDS, tal como lo señala el artículo 1 del Decreto 56 de 2013.

 

Que en la sesión de la CDS llevada a cabo el 30 de enero de 2017 no fue posible aprobar el presente reglamento, debido a que no se alcanzó el quórum requerido, toda vez que asistió menos del 70% de los miembros de la Comisión. En todo caso, se discutió el proyecto con los presentes, quienes resaltaron que esa experiencia confirma la necesidad de reducir el quórum, responsabilizar a las entidades y facilitar el funcionamiento de la CDS, tal como lo propone la presente Resolución.

 

Que el proyecto de modificación del reglamento interno de la CDS, fue sometido a consideración de los miembros, el cual fue aprobado por los mismos, según consta en el acta de la Sesión Plenaria firmada por el Presidente y el Secretario Técnico, el 12 de febrero de 2018, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución CDS 001 de 2017.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1°-: Por medio del presente se adopta el reglamento interno de la CDS, en los términos que se establecen en los siguientes artículos

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO, FUNCIONES E INTEGRACIÓN DE LA CDS

 

Artículo 2: Objeto, funciones e integración de la CDS: La misionalidad, objetivos, funciones y demás aspectos estructurales de la CDS son definidas por los artículos 5 a 11 del Acuerdo 57 de 2002, los artículos 1 a 7 del Decreto Distrital 680 de 2001, los artículos 65, 67 y 68 de la Resolución CDS 305 de 2008, modificada por la Resolución CDS 004 de 2017, los artículos 1 a 5 del Decreto Distrital 296 de 2008 y aquellas normas las modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

La CDS se integrará de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Acuerdo 409 de 2009 o por aquella norma que la modifique, adicione o sustituya. Los órganos de control y la Veeduría Distrital podrán participar como invitados en las Sesiones, sin perjuicio de su autonomía administrativa y presupuestal.

 

Parágrafo 1: Las decisiones de la CDS deben alinearse con la normatividad nacional que resulte aplicable, teniendo en consideración los lineamientos del Gobierno Nacional en materia de TIC y la normatividad Distrital que resulte relevante.

 

Parágrafo 2: Los miembros de la Comisión Distrital de Sistemas y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán en virtud de los principios de moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO DE LA CDS

 

Artículo 3°-: Organización. La CDS contará con un Presidente y un Secretario Técnico

 

3.1. Presidencia: De conformidad con el Artículo 1 del Acuerdo 409 de 2009 y el Artículo 5 del Decreto 680 de 2001, o aquella norma que lo modifique, desarrolle o sustituya, la CDS será presidida por el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., o su delegado.

 

3.1.1. Sin perjuicio de las demás funciones señaladas a lo largo de la presente Resolución, es responsable de:

 

a. Presidir las sesiones plenarias y asegurar su normal funcionamiento.

 

b. Dirimir los conflictos que pudieren surgir entre grupos de trabajo o dependencias de las entidades u organismos, respecto a la adopción o promoción de políticas asociadas a las tecnologías de la información y las comunicaciones.

 

c. Proponer lineamientos y estrategias para el desarrollo de las actividade de la CDS

 

d. Cumplir y hacer cumplir el reglamento, mantener el orden de la CDS y decidir las cuestiones o dudas que se presenten sobre la aplicación del mismo.

 

3.2. Secretaría Técnica: De conformidad con el Artículo 6 del Decreto 680 de 2001, o aquella norma que lo modifique, desarrolle o sustituya, la Secretaría Técnica de la CDS será ejercida por quien designe el Secretario General de la Alcaldía Mayor.

 

3.2.1. Sin perjuicio de otras funciones contenidas en la presente Resolución y las señaladas en el artículo 6 del Decreto 680 de 2001, o aquella norma que lo modifique, desarrolle o sustituya, la Secretaría Técnica está facultada para:

 

a. Definir los procedimientos específicos para la operación de la Comisión, que no se contemplen en el presente reglamento.

 

b. Crear, modificar o eliminar Grupos de Trabajo y definir aspectos relevantes sobre el particular, incluyendo por ejemplo sus funciones, duración, conformación, reportes a presentar, etcétera.

 

c. Definir qué entidades actúan como coordinadoras y responsables de las actividades encomendadas a los Grupos de Trabajo.

 

d. Solicitar informes a los miembros de la CDS. 

e. Coordinar, directamente o con el apoyo de otras entidades que asistan a las reuniones de la CDS los aspectos logísticos para el funcionamiento de la Comisión.

 

Artículo 4°-: Grupos de Trabajo. Son equipos operativos de la CDS cuyos integrantes son miembros permanentes de la Comisión. Por disposición de la Secretaría Técnica, también podrán participar en ellos otras entidades públicas y/o otras personas públicas o privadas. Los Grupos de Trabajo serán los siguientes:

 

4.1. Grupo de Trabajo de Información Georeferenciada: Estará conformado por las entidades señaladas en el artículo 4 del Acuerdo 130 de 2004 o aquella norma que lo modifique, reglamente o sustituya y sólo se activará, conformará y entrará en actividades en caso de que así lo solicite la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital al Secretario Técnico de la CDS.

 

4.2. Grupo de Trabajo de Gobierno en Línea: Está conformado por las entidades señaladas en el artículo 3 del Decreto 296 de 2008 o aquella norma que lo modifique, reglamente o sustituya y se activará por decisión de la Secretaría Técnica.

 

4.3. Los demás Grupos de Trabajo que cree la Secretaría Técnica, en caso de considerarlo pertinente.

 

Parágrafo 1: Los Grupos de Trabajo adelantarán actividades de análisis, diagnóstico y formulación de sugerencias, en el marco de las solicitudes que al respecto le formule la Secretaría Técnica de la CDS.

 

Parágrafo 2: Los reportes, conclusiones e iniciativas de los Grupos de Trabajo se dirigirán exclusivamente a la Secretaría Técnica de la CDS y no serán obligatorios para las entidades Distritales (salvo que sean aprobados por la plenaria de la CDS u otra instancia competente).

 

Parágrafo 3: Salvo que la Secretaría Técnica señale requisitos de operación particulares para el Grupo de Trabajo, los coordinadores definirán y utilizarán los mecanismos que consideren más eficientes de comunicación y ejecución de las tareas, brindando a todos los integrantes la oportunidad de participación en los proyectos asignados al Grupo de Trabajo.

 

CAPÍTULO III

 

SESIONES DE LA CDS

 

Artículo 5°-: Sesiones: Los miembros permanentes de la CDS deliberarán en sesión plenaria, previa convocatoria realizada por el Secretario Técnico. La CDS deliberará mínimo semestralmente de manera ordinaria y de forma extraordinaria cuando se requiera. Las deliberaciones extraordinarias se convocarán cuando se requiera tratar temas cuya urgencia e importancia impidan esperar hasta la siguiente sesión ordinaria.

 

Parágrafo Primero: Las deliberaciones para efectos de sesiones ordinarias o extraordinarias podrán efectuarse por medios virtuales, sean estos simultáneos o no, empleando las herramientas determinadas por el Secretario Técnico. Es posible la deliberación mediante mecanismos no simultáneos, asegurando que el voto de cada entidad conste por documento físico o digital.

 

Parágrafo Segundo: Las deliberaciones que empleen medios no simultáneos serán coordinadas por el Secretario Técnico. 

Parágrafo Tercero: Cada miembro permanente de la CDS, que esté debidamente representado en la sesión, contará con un voto. Los miembros de la CDS están en la obligación de asistir a las sesiones a las cuales sean convocados.

 

Artículo 6°-: Convocatoria: La convocatoria a los miembros permanentes de la CDS se efectuará con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación a la deliberación. La convocatoria contendrá información acerca de la fecha de la deliberación, el lugar de la sesión o el medio dispuesto para la deliberación y adjuntará la agenda respectiva. La convocatoria y sus anexos podrán ser enviados por el correo electrónico institucional a cada uno de los servidores públicos o contratistas vinculados a las entidades que la integran.

 

Parágrafo: Es posible extender invitación a otros servidores públicos y a los particulares cuya presencia se estime pertinente para debatir los temas a tratar. Tal invitación se efectuará por los medios que se consideren más eficientes y no estará sujeta a las reglas de convocatoria acá señaladas.

 

Artículo 7°-: Delegación: Los Jefes o Directores de las oficinas de tecnologías de la información de las entidades que conforman la CDS podrán delegar su participación en las personas que ellos designen, asumiendo la responsabilidad por las actuaciones del delegado. Esa designación debe ser previa y constar por cualquier medio escrito (análogo o digital) y ser remitida a la Secretaría Técnica de la CDS. Los delegados no podrán invocar falta de facultades para participar y votar en representación de la entidad.

 

Artículo 8°-: Quórum: Las deliberaciones de la CDS empezarán en la fecha y hora indicadas en la convocatoria, con las entidades que estén presentes, sin que para deliberar se requiera un número mínimo de asistentes. Existirá quórum decisorio, cuando esté representada la mitad más uno de los miembros permanentes de la CDS. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los miembros permanentes que emitan su voto de manera oportuna.

 

Parágrafo: En caso de no alcanzarse el quórum decisorio requerido, el Secretario Técnico convocará a una nueva deliberación. La convocatoria seguirá las reglas fijadas en el artículo 6 de la presente Resolución. En la reunión de segunda convocatoria bastará con que exista un número plural de entidades y que se cuente con mayoría simple de votos emitidos oportunamente.

 

ACTAS Y RESOLUCIONES DE LA CDS

 

Artículo 9°-: Actas: De todas las sesiones de la CDS la Secretaría Técnica levantará las actas respectivas, que contarán con numeración consecutiva anual.

 

El Secretario Técnico remitirá el acta a los integrantes de la CDS a través de correo electrónico u otro mecanismo de comunicación eficiente, para que las entidades que hayan participado oportunamente en la respectiva deliberación y el Presidente de la CDS realicen sus observaciones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurrido dicho tiempo y en caso de no recibir observaciones, se entenderá que refleja fielmente lo ocurrido en la sesión respectiva.

 

El acta final, que contendrá las decisiones tomadas, los compromisos y/o tareas de los integrantes y las respectivas ayudas de memoria, será suscrita por el Presidente y por el Secretario Técnico de la CDS, con lo cual se entiende aprobada. Las actas y sus observaciones podrán ser remitidas y recibidas por medios digitales.

 

Parágrafo: Tratándose de deliberaciones no presenciales, el Secretario Técnico recibirá los votos y consignará en el acta respectiva el sentido de la decisión, la existencia o no de votos suficientes para conformar el quórum decisorio y demás aspectos que sean pertinentes. El acta de las decisiones adoptadas por estos mecanismos siguen las mismas reglas fijadas en este artículo.

 

Artículo 10°-: Resoluciones de la CDS: Las decisiones proferidas por la CDS se adoptarán mediante resoluciones, las cuales deben ser suscritas por su Presidente y Secretario Técnico. De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 10 del Acuerdo 057 de 2002 y el Artículo 7 del Decreto Distrital 680 de 2001, estas decisiones serán de obligatorio cumplimiento para las entidades u organismos del Distrito Capital. El Presidente de la CDS deberá dar a conocer las resoluciones de la CDS de conformidad con lo establecido en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011 y se encargará de la numeración y publicación de las mismas.

 

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

 

Artículo 11°-: Manejo de la Correspondencia. La Secretaría Técnica será la encargada del manejo de la correspondencia de la CDS, función que cumplirá de conformidad con lo establecido por la Ley y teniendo en cuenta lo siguientes aspectos:

 

1. Las actas reposarán en la Secretaría Técnica o en el lugar que ésta determine. La Secretaría Técnica tiene a cargo la custodia y guarda de tal documentación.

 

2. Las comunicaciones físicas emitidas por la CDS serán suscritas por el Secretario Técnico de la CDS. En aquellos eventos en que también se requiera la firma del Presidente de la CDS el Secretario Técnico de la CDS la solicitará. No se requerirá formalidad alguna para el envío de correos electrónicos y las comunicaciones de trámite de la CDS.

 

3. Todas las comunicaciones, físicas o electrónicas que los miembros o invitados de la CDS remitan a la Comisión o a u Presidente, deberán ser copiadas al Secretario Técnico.

 

4. Toda la correspondencia entrante y saliente, tanto en medio impreso, como digital, que en su asunto se identifique como relativa a la CDS, debe ser archivada por la Secretaria Técnica e incorporada a la documentación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., según la normatividad de archivo vigente.

 

INFORMES

 

Artículo 12°-: El Presidente de la CDS preparará y remitirá al Concejo de Bogotá D.C. los informes que por disposición de algún Acuerdo o Decreto Distrital deban ser presentados ante dicha corporación. Los integrantes de la CDS están obligados a enviar los informes que les sean solicitados por parte del presidente o el Secretario Técnico, dentro de los plazos señalados por éste o aquél.

 

Artículo 13°-: Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución CDS 01 de 2017.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá D.C., a los 05 días del mes de marzo del año 2018.

 

CÉSAR OCAMPO CARO

 

Presidente

 

SERGIO MARTÍNEZ MEDINA

 

Secretario Técnico