RÉGIMEN LEGAL DE BOGOTÁ D.C.

CIRCULAR 027 DE 2021

 

(Octubre 29)

NOTA: Agotó su objeto por cumplimiento del término para el cual fue expedido.

 

Para: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO, ALCALDES Y ALCALDESAS LOCALES

 

De: SUBSECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL (sic)

 

Asunto: INSTRUCTIVO Y CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA FRENTE AL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO ÚNICO DE REPORTE Y AVANCE DE GESTIÓN (FURAG), COMO INSTRUMENTO PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN DE LA POLITÍCA DE DEFENSA JURÍDICA EN LA MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

 

El Decreto 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública (Decreto 1083 de 2015), adoptó una versión actualizada del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-, y lo definió como: "un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad del servicio".

 

El Modelo mencionado, cuenta con una herramienta en línea denominada Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión - FURAG, a través de la cual el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP captura, monitorea y evalúa anualmente, los avances sectoriales e institucionales en la implementación de las políticas de desarrollo administrativo y del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG de la vigencia anterior al reporte.

 

Así mismo, mide la gestión y desempeño institucional en las entidades que están en el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, y del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, con el fin de que identifiquen sus fortalezas o debilidades y establezcan las acciones de mejora.

 

En el Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión – FURAG, se debe reportar la información relacionada con la implementación y resultados de las políticas de gestión y desempeño que hacen parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG y la información relacionada con el estado de avance y la efectividad de los sistemas institucionales de control interno.

 

De acuerdo con lo anterior, con ocasión a la información reportada para la vigencia 2020, el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP realizó las siguientes recomendaciones en relación con temas asociados a la política de defensa jurídica, a saber:

 

al.Fuente: Resultados FURAG - Julio de 2021, informe Secretaría General.

Considerando los porcentajes por entidad de cada recomendación contenida en el informe de resultados FURAG – Julio de 2021 de la Secretaría General, se estima necesario brindar orientación frente a cada una de estas, con el propósito de aportar herramientas para el análisis y contribuir a impactar positivamente en los resultados de la próxima medición.

 

A continuación, se presentan las disposiciones normativas que orientan el desarrollo de las actividades respecto a cada recomendación formulada por el DAFP y entregada por la Secretaría General:

 

1. Determinar las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados de la entidad en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra, con el fin de proponer correctivos.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta  la realización de la actividad: Se sugiere tener en cuenta la Directiva No 025 de 2018, complementado con la función normativa contenida en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así mismo el Decreto Distrital 839 de 2018 Artículo 7, estos instrumentos en términos generales establecen directrices dirigidas  a los Comités de Conciliación para trabajar en la adopción de Políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes.

 

- Disposiciones legales para tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Directiva No 025 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, Decreto Distrital 430 de 2018, Decreto Distrital 839 de 2018 y Decreto 1499 de 2017.

 

2. Continuar trabajando para mantener los resultados alcanzados y propender por un mejoramiento continuo.

 

- Consideraciones frente a la actividad:

 

El mejoramiento continuo es una actividad asociada a la gestión de la calidad, de las todas las entidades. De acuerdo con lo anterior cada entidad deberá propender por ejecutar actividades orientadas al mejoramiento continuo de sus funciones y competencias.

 

3. Contar con un plan y/o programa de entrenamiento y/o actualización para los abogados que llevan la defensa jurídica. Una de las alternativas es vincular a los miembros de la oficina jurídica o de la oficina de defensa judicial a la Comunidad Jurídica del Conocimiento que es gratis y se pueden realizar solicitudes específicas.

 

Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Decreto 430 de 2018, numeral 7 del artículo 45.

 

Disposiciones legales para tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Todas las entidades del Distrito Capital pueden participar y acceder a las actividades de capacitación y actualización del cuerpo de abogados y abogadas del Distrito capital.  Para el efecto, tener en cuenta que las jornadas del año 2020 y 2021 se encuentran disponibles en el canal de YouTube[1] de la Secretaría Jurídica Distrital.  En tal sentido, independientemente de las actividades internas de cada entidad, este aspecto se cumple de manera transversal para todas las entidades. Para conocer los eventos de orientación puede solicitar la información al correo gerenciajuridica@secretariajuridica.gov.co y/o directamente en la página web de la entidad https://www.secretariajuridica.gov.co/calendario.

 

Adicionalmente, la Secretaría Jurídica Distrital cuenta con publicaciones, lineamientos, instrumentos de gerencia sobre temáticas que pueden ser consultadas en la página web de la entidad y en el micrositio del Modelo de Gestión Jurídica Pública[2]. Igualmente, los abogados y abogadas pueden inscribirse al Boletín semanal de régimen legal, al boletín del MGJP con edición mensual o consultar la revista “Doctrina Distrital” [3]  en la que se abordan diferentes temáticas de impacto jurídico.

 

4. Determinar el índice de condenas en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra, con el fin de proponer correctivos.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Se sugiere tener en cuenta la Directiva No 025 de 2018, complementado con la función normativa contenida en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así mismo el Decreto Distrital 839 de 2018 Artículo 7, estos instrumentos en términos generales establecen directrices orientadas a los Comités de Conciliación para trabajar en la adopción de Políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes.

 

Concretamente el SIPROJ incluye el reporte de información asociada a las condenas a las que se ven abocadas las entidades distritales, por lo que sirve de insumo para la construcción y elaboración de los respectivos estudios.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Directiva No 025 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, Decreto Distrital 430 de 2018, Decreto Distrital  839 de 2018 y Decreto 1499 de 2017.

 

5. Determinar las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra, con el fin de proponer correctivos.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Para la realización de esta actividad se sugiere tener en cuenta la Directiva No 025 de 2018, complementado con la función normativa contenida en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.3. Modificado por el Art. 2º, Decreto Nacional 1167 de 2016, artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así mismo el Decreto Distrital 839 de 2018 Artículo 6.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Directiva No 025 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.3. Modificado por el Art. 2º, Decreto Nacional 1167 de 2016, artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así mismo el Decreto Distrital 839 de 2018 Artículo 6.

 

6. Formular directrices de conciliación en la entidad. Puede usar como guía la metodología con la que cuenta la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Esta se constituye una obligación legal como se establece en los siguientes instrumentos jurídicos: Directiva No 025 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 Modificado parcialmente por el Decreto Nacional 1167 de 2016, Decreto Distrital 430 de 2018, y el Decreto Distrital 839 de 2018, Metodología para la formulación de directrices institucionales de conciliación de la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Actividad que se deberá atender dando cumplimiento a las disposiciones normativas en cita.

 

7. Adoptar formalmente una metodología para el cálculo de la provisión contable. Desde el sistema de control interno efectuar su verificación.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Resolución 353 de 2016, “Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad” de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, de igual manera en el Sistema de información de procesos judiciales – SIPROJ-WEB, se cuenta con un módulo en cuyo evento se deberán reportar las OBLIGACIONES CONTINGENTES GENERADAS POR SENTENCIAS Y CONCILIACIONES, es así como "Todo proceso nuevo que se notifique, se deberá registrar directamente en el Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ-WEB, de acuerdo con el reglamento de operación del mismo desarrollado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Con el registro de los procesos notificados en el SIPROJ, se lleva a cabo automáticamente el procedimiento de identificación. Esta opción permite a las entidades y organismos distritales, conocer el reporte contable de los procesos judiciales y de las obligaciones contingentes correspondientes, el cual es generado automáticamente por el sistema, y desarrollado con base en el procedimiento de contabilidad implementado por la Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C"

 

8. Definir los criterios para la selección de los apoderados externos de la entidad en el Comité de Conciliación.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Se debe tener en cuenta que se trata de una función normativa contenida en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 Modificado por el Art. 2º, Decreto Nacional 1167 de 2016 y Decreto Distrital 839 de 2018.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Para este efecto en el Distrito Capital desde la Secretaría Jurídica Distrital se han expedido las Directivas No 022 de 2018 la cual define "Criterios para el nombramiento de árbitros y la inclusión de cláusula compromisoria”, instrumento actualizado a través de la Directiva 005 de 2020 por la cual “Se fijan lineamientos de los perfiles requeridos para la contratación de apoderados en tribunales de arbitramento..”, particularmente respecto del conocimiento jurídico y tiempo exigido de experiencia profesional en el ejercicio del Derecho, y se determina la información que debe ser remitida sobre potenciales árbitros en controversias que hagan parte entidades u organismos distritales. Instrumentos sobre los cuales al interior de los Comités se pueden extender para establecer criterios de selección para los abogados que ejercen la defensa jurídica de la Entidad.

 

9. Informar acerca de las decisiones con respecto a la procedencia de la acción de repetición al Ministerio Público.

 

- Disposición Legal que obliga la realización de la actividad: Ley 678 de 2001, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 Modificado parcialmente por el Decreto Nacional 1167 de 2016 y el Decreto Distrital 839 de 2018.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Se trata de una obligación legal por tanto a la hora de reportar la información ante el FURAG. Indicar su cumplimiento si a ello hay lugar.

 

10. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa técnica de los intereses de la entidad

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Para esta actividad en el Distrito Capital se cuenta con varios instrumentos jurídicos a saber:

 

* Decreto Distrital 430 de 2018.

 

* Directiva No 021 de 2018.

 

* Directiva Distrital No 018 de 2018.

 

* Decreto 089 de 2021.

 

* Finamente se cuenta con la Directiva No 0017 de 2020.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Además de los instrumentos citados, se deberá reportar la información que las entidades generen.

 

11. Realizar estudios de procedencia de la acción de repetición dentro de los términos previstos en la entidad.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Además de las normas mencionadas en los anteriores ítems, en relación con la Acción de Repetición además se cuenta con la Directiva No 005 de 2017 "Lineamientos y Directrices en materia de Acciones de Repetición" y la Directiva 002 de 2017. De manera adicional se señala que el SIPROJ cuenta con un módulo para el reporte de esta acción civil de carácter patrimonial identificada como “Ficha de Acción de Repetición”.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: De acuerdo con lo identificado en la parte normativa, se deberá indicar o hacer mención al proceso o procedimiento interno establecido para surtir dicha obligación legal.

 

12. Determinar los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada la entidad en los estudios y/o análisis que realiza la entidad de los procesos que cursan o hayan cursado en su contra, con el fin de proponer correctivos.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Para la realización de esta actividad se sugiere tener en cuenta la Directiva No 025 de 2018, complementado con la función normativa contenida en el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, artículo 39 del Decreto Distrital 430 de 2018, así mismo el Decreto Distrital  839 de 2018 Artículo 7. Instrumentos que en términos generales establecen directrices orientadas a los Comités de Conciliación para trabajar en la adopción de Políticas en materia de defensa judicial en aquellos casos recurrentes.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Directiva No 025 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 artículo 2.2.4.3.1.2.5, Decreto Distrital 430 de 2018, Decreto Distrital 839 de 2018.

 

13. Tener acorde el procedimiento de cumplimiento y pago de sentencias y conciliaciones de la entidad con el previsto en el Decreto Único del Sector Hacienda y Crédito Público.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: Decreto Distrital No 838 de 2018 "Por el cual se establecen lineamientos para el cumplimiento de providencias judiciales y de acuerdos derivados de la aplicación de un MASC, a cargo de las entidades y organismos distritales, se efectúan unas delegaciones y se dictan otras disposiciones."

 

14. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición. 

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad:

 

El llamamiento en garantía es una figura procesal que tiene por objeto exigir a un tercero la indemnización del perjuicio que llegare a sufrir el demandado, o el reembolso total o parcial del pago que tuviere que hacer como resultado de la sentencia.

 

En tal sentido la Ley 1564 de 2012 en su artículo 64 ha expresado sobre esta figura lo siguiente: “Quien afirme tener derecho legal o contractual a exigir de otro la indemnización del perjuicio que llegare a sufrir o el reembolso total o parcial del pago que tuviere que hacer como resultado de la sentencia que se dicte en el proceso que promueva o se le promueva, o quien de acuerdo con la ley sustancial tenga derecho al saneamiento por evicción, podrá pedir, en la demanda o dentro del término para contestarla, que en el mismo proceso se resuelva sobre tal relación”

 

En el mismo sentido la Ley 678 de 2001 “por medio de la cual se reglamenta la determinación de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de repetición.”, prevé en el artículo 4º que es “deber de las entidades públicas ejercitar la acción de repetición o el llamamiento en garantía, cuando el daño causado por el Estado haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes. El incumplimiento de este deber constituye falta disciplinaria.”

 

Conforme lo anterior hay disposiciones normativas que convocan a las entidades para hacer uso de esta figura. Por tanto, se les invita a considerarla en el marco de su actividad jurídica en ejercicio de la recuperación de recursos públicos de la administración distrital.

 

15. Formular políticas de prevención de daño antijurídico conforme a la metodología establecida por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado y contar con las evidencias.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: El Distrito Capital para esta actividad expidió la Directiva No 025 de 2018 y la Circular 007 de 2021.

 

16. Contar con un sistema de información o base de datos que contenga el inventario completo de los procesos judiciales en los que es parte de la entidad.

 

- Disposición Legal que sustenta y orienta la realización de la actividad: El Distrito Capital cuenta con el SIPROJ-WEB.

 

- Disposiciones legales a tener en cuenta a la hora de diligenciar el formulario FURAG: Por tanto, las entidades cuentan con este instrumento.

 

En suma se destaca que el Distrito Capital a la fecha cuenta con herramientas e instrumentos jurídicos que coadyuvan en la efectiva medición que se hace anualmente a través del FURAG, por lo que se recomienda en el marco de las políticas de prevención del daño antijurídico, tener en cuenta los aspectos mencionados y tomar las medidas pertinentes frente a los aspectos que son propios de cada entidad y que contribuyen en el proceso de mejora continua de los procesos y procedimientos internos y que impactan en la gestión de defensa jurídica de la organización. 

 

Finalmente, en el Sistema de Información Régimen Legal se cuenta con el Documento de Relatoría No. 12 de 2018 en el que encontrará la relación de los lineamientos y orientaciones en materia de defensa judicial. Dicho documento puede ser consultado a través de la consulta avanzada o en el siguiente link: https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=82638.

 

Cordialmente,

 

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

 

Secretario Jurídico Distrital

 

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