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  Resolución 307 de 2015 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 09/06/2015  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 10/06/2015  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 5610 de junio 10 de 2015.  


 
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RESOLUCIÓN 307 DE 2015

 

(Junio 9)

 

“Por la cual se reorganiza el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital”.

 

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

 

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas en el literal c) del artículo 8° del Decreto Distrital 267 de 2007, modificado por el artículo 3 del Decreto Distrital 077 de 2012, y el artículo 2° del Decreto Distrital 652 de 2011

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Igualmente, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.”

 

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo determina: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

 

Que el artículo del Decreto Nacional 1826 de 1994, y el literal d) del artículo 5º del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

 

Que la Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en sus Capítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno.

 

Que a partir de la modificación de la estructura organizacional de la Secretaría General, se requiere integrar los nuevos procesos en el marco del Sistema Integrado de Gestión y por ende, establecer los espacios y equipos interdisciplinarios que faciliten la integralidad en el análisis y definición de actividades tendientes al desarrollo y sostenibilidad del Sistema.

 

Que en virtud de lo previsto en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 “cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano”.

 

Que conforme a lo previsto en los artículos 4 y 5 del Decreto Nacional 2641 de 2011, la Oficina de Planeación de las entidades estará a cargo de la consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y la Oficina de Control Interno realizará el mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento.

 

Que entre los principios establecidos en el Decreto Ley 019 de 2012, está el de contribuir a la mejora del funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas mediante el uso de las tecnologías de la información.

 

Que de igual manera, el artículo 38 del Decreto Ley 019 de 2012 establece la aplicación entre otros  principios, el de racionalización, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, los trámites y procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías legales.

 

Que la Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, reglamentada parcialmente por el Decreto 103 de 2015, tiene por objeto regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de la información, y al respecto señala en su artículo 3  como uno de sus principios el de transparencia, conforme al cual toda la información en poder de los sujetos obligados definidos en esa ley se presume pública, en consecuencia de lo cual, dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establece dicha norma.

 

Que adicional a los Subsistemas que conforman el Sistema Integrado de Gestión, el Gobierno Nacional con el fin de reforzar la construcción de un estado transparente, eficiente, participativo y enfocado a prestar mejores servicios a los ciudadanos a través del aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación, creo la estrategia de gobierno en línea y la política de racionalización de trámites y procedimientos administrativos de las entidades estatales.

 

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública expidió la Circular No. 1000-002 de 2007, en la cual se establece que “Como quiera que la implementación del MECI 1000:2005 y la NTCGP 1000:2004 son procesos paralelos, es recomendable que sea un solo equipo al interior de cada entidad el que se responsabilice de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y la búsqueda de una mayor eficiencia y eficacia institucional”.

 

Que con base en las normas mencionadas, mediante las Circulares conjuntas Nos. 018 de 2006 de la Veeduría Distrital y 046 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá sobre “Compatibilidad del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno en las Entidades u Organismos Distritales” y “Los Indicadores en el Marco del Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno”, se establecieron lineamientos para la implementación y aplicación de dichos Sistemas y de los indicadores que permitan medir la eficiencia y efectividad de las entidades, como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control.

 

Que el 26 de noviembre de 2008, Bogotá D.C., se adhirió a la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión pública, aprobada por la X Conferencia Iberoamericana de Ministros de Administración Pública y Reforma del Estado, documento que busca “conformar un cuerpo de principios y orientaciones que sirvan de referencia a las diferentes Administraciones Públicas de los Estados Iberoamericanos en la formulación de políticas, planes, modelos y mecanismos que permitan la mejora continua de la calidad de su gestión pública” y que, en este sentido, recomienda la adopción de modelos que contemplen la gestión integrada de la calidad, el medio ambiente, la salud y la  seguridad laboral.

 

Que el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI – 2014, adoptado mediante el Decreto 943 de 2014, destaca la compatibilidad y existencia de elementos comunes y complementarios entre el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno y su articulación está caracterizada por la  adopción de un modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) lo que facilita la identificación de esos elementos comunes.

 

Que de igual manera, el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI – 2014 señala que el Decreto 2482 de 2012 que regula entre otros el capítulo IV de la Ley 489 de 1998, establece la implementación del Sistema de Desarrollo Administrativo a través del Modelo Integrado, de Planeación y Gestión, el cual concibe al MECI como su herramienta de seguimiento y evaluación, aprovechando que éste proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo.

 

Que los artículos 7 y 8 del Decreto 2573 del 12 de diciembre de 2014, señalan como responsable de coordinar y orientar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea al representante legal y al comité directivo de cada sujeto obligado.

 

Que el artículo 1 del Decreto Distrital 176 de 2010, señala que el Sistema Integrado de Gestión es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

 

Que a su vez la citada norma, establece que el Sistema Integrado de Gestión está  conformado por subsistemas tales como, Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC), Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Subsistema de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) y Subsistema de Control Interno (SCI), y adicionalmente para los Hospitales del Distrito Capital, el Subsistema Único de Acreditación (SUA).

 

Que en concordancia con el Decreto Distrital 176 de 2010, la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión en su numeral 1.1, determina que el Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), establecido por la Ley 489 de 1998.

 

Que a su vez el  Decreto Distrital 651 de 2011,  crea en Distrito Capital el Sistema Integrado de Gestión Distrital, como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales.

 

Que con el objetivo de determinar las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión, a través del Decreto 652 del de 2011 se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que el numeral 4.3 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión fija los requisitos en materia de Compromiso de la Alta Dirección, y en su literal c) establece que “La alta dirección debe designar uno o varios miembros del grupo directivo con responsabilidades específicas en el Sistema Integrado de Gestión y con independencia de otras responsabilidades que le sean asignadas”.

 

Que el numeral 4.4 de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión establece los requisitos en materia de Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que a nivel de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, las referidas disposiciones legales han tenido el siguiente desarrollo:

 

* Mediante la Resolución 303 de 2012, se adopta la Política Integral de Administración de Riesgos de la Secretaría General.

 

* Mediante la Resolución 201 de 1994, se creó el Comité de Coordinación de Control Interno de la Secretaría General, actualizado mediante las Resoluciones 096 de 1998 y 078 de 1999.

 

* Mediante la Resolución 299 de 2013, se establece el Comité Interno de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., y se deroga la Resolución 410 de 20 de septiembre de 2004.

 

* Mediante la Resolución 370 del 23 de diciembre de 2005, se creó el Comité de Coordinación del Plan Institucional de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.

 

* Mediante la Resolución 314 de octubre 20 de 2005, se creó el Comité del Sistema de Gestión de Calidad al interior de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, y se designó al Representante de la Alta Dirección para tal efecto.

 

* Mediante la Resolución 041 del 01 de febrero de 2006, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000-2005.

 

* Mediante la Resolución 353 de Diciembre 13 de 2007 se conformó “el Comité de Seguridad de la Información – CSI - de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C. y se definen sus funciones”.

 

* Mediante Resoluciones 290 del 4 de septiembre de 2009 y 464 del 14 de septiembre de 2011, se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, se reglamentaron los Equipos de Trabajo Institucional y se definieron sus roles y Responsabilidades en el Diseño, Implementación y Evaluación del Sistema Integrado de Gestión.

 

Que en concordancia con la normativa vigente en la materia, se modificó el carácter de subsistema del Sistema de Desarrollo Administrativo para convertirse en el marco de referencia del Sistema Integrado de Gestión y de igual manera, se modificó la definición del Sistema así como la política, los principios y los objetivos que acogen los requisitos establecidos.

 

Que para cumplir con la estrategia establecida para la implementación de sistemas de gestión en las entidades del Distrito, se requiere redefinir en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, los diferentes niveles de responsabilidad de los y las servidores/as vinculados a ésta, en el marco de su Sistema Integrado de Gestión, para que se consolide como un instrumento de fortalecimiento de la función administrativa de la institución.

 

Que el numeral 2 de la Circular 027 del 28 de diciembre de 2014, determinó que de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2693 de 2012 las entidades distritales deben incorporar las funciones del Comité de Gobierno en Línea al Comité del Sistema Integrado de Gestión y el numeral 3 estipula la obligación de nombrar un “Líder Gobierno en Línea” en las entidades distritales,  define  el perfil y las funciones del mismo.

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

TÍTULO. I

 

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente resolución tiene por objeto reorganizar el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, definiendo sus niveles de responsabilidad y autoridad, para consolidarlo, articularlo, documentarlo, mantenerlo y mejorarlo continuamente.

 

ARTÍCULO 2°. Definición de Sistema Integrado de Gestión. Entiéndase como Sistema Integrado de Gestión el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico.

 

ARTÍCULO 3°. Conformación del Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se compone de los siguientes subsistemas:

 

1. Subsistema de Gestión de Calidad (SGC).

 

2. Subsistema de Control Interno (SCI).

 

3. Subsistema de Gestión Ambiental (SGA).

 

4. Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).

 

5. Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).

 

6. Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA).

 

7. Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).

 

El Sistema Integrado de Gestión estará enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.

 

ARTÍCULO 4°. Principios. Sin perjuicio de aquellos que se encuentren consagrados en la normativa vigente en la materia, son principios del Sistema Integrado de Gestión, el enfoque basado en procesos, la coherencia en el propósito, el control hacia la mejora, la productividad, el seguimiento, la evaluación y la sostenibilidad.

 

ARTÍCULO 5°. Objetivos. Son objetivos del Sistema Integrado de Gestión los consagrados en el Manual del Sistema de la Entidad.

 

ARTÍCULO 6°. Política. Es política del Sistema Integrado de Gestión la consagrada en el Manual del Sistema de la Entidad.

 

ARTÍCULO 7°. Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión. El responsable del direccionamiento estratégico del Sistema Integrado de Gestión para la Entidad, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento será el (la) Secretario (a) General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

 

Por su parte, los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores y Jefes de Oficina de cada dependencia, los servidores públicos de la Entidad y en general, quienes presten servicios a ésta, serán responsables de su implementación, desarrollo y mantenimiento.

 

ARTÍCULO 8°. Equipos de trabajo institucional. La Secretaría General contará con tres Equipos de Trabajo Institucional: Equipo Directivo, Equipo Operativo y Equipo Evaluador, cuya conformación, roles y responsabilidades en el Diseño, Implementación, Evaluación, Mejora y Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículos siguientes.

 

TÍTULO. II

 

COMITÉ DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTÍCULO 9°. Conformación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión. Está conformado por los servidores públicos del nivel Directivo de la Secretaría General, responsables de dar directrices y lineamientos a los equipos técnicos de la Entidad – Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, está conformado por:

 

1. El (la) Secretario (a) General, quien lo presidirá.

 

2. El (la) Secretario (a) Privado o su delegado.

 

3. El (la) Subsecretario (a) General.

 

4. El (la) Alto (a) Consejero (a) Distrital de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

 

5. El (la) Alto (a) Consejero (a) para los derechos de las víctimas, la paz y la reconciliación.

 

6. El (la) Director (a) de Gestión Corporativa.

 

7. El (la) Director (a) Distrital de Desarrollo Institucional.

 

8. El (la) Director (a) Jurídico (a) Distrital.

 

9. El (la) Director (a) Distrital de Servicio al Ciudadano.

 

10. El (la) Director (a) Distrital del Archivo de Bogotá.

 

11. El (la) Director (a) Distrital de Relaciones Internacionales.

 

12. El (la) Director (a) Distrital de Asuntos Disciplinarios

 

13. El (la) Jefe (a) de la Oficina Asesora de Planeación.

 

14. El (la) Jefe (a) de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto.

 

ARTÍCULO 10°. Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado de Gestión las siguientes:

 

1. Definir las políticas y estrategias necesarias para el diseño, desarrollo, comunicación, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Aprobar y evaluar, el desempeño y el cumplimiento de los objetivos, planes y metas previstas para el desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión y recomendar las acciones preventivas y correctivas necesarias.

 

3. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua.

 

4. Aprobar el programa de auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión.

 

5. Evaluar el estado y avance del Sistema Integrado de Gestión con base en los informes y en las encuestas de satisfacción de la ciudadanía, los usuarios, destinatarios y beneficiarios, entre otros.

 

6. Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la prevención en concordancia con los criterios de aceptación de la  Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá

 

7. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de Gestión por organismos de control externos e internos y tomar las acciones que corresponda.

 

8. Aprobar y realizar seguimiento a la definición e implementación de los planes  Anticorrupción, trasparencia y acceso a la información pública, estrategias de participación ciudadana en la gestión, rendición de cuentas y servicio al ciudadano, teniendo como eje transversal la estrategia de gobierno en línea.

 

9. Orientar, coordinar, hacer seguimiento y verificación de la implementación y de la Estrategia de  Gobierno en línea.

 

10. Aprobar el plan de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.

 

11. Aprobar las actividades propias de las fases de la política de la Estrategia  Antitrámite de acuerdo con el plan de acción anual definido para tal fin, y a los  principios y requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005,  su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique.

 

12. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO 11°. Secretaría Técnica del Comité. La Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) Representante de la Alta Dirección.

 

Cuando se trate de un tema específico asociado a un subsistema en particular, la secretaría técnica será asumida por el representante del Subsistema correspondiente, de acuerdo con la normatividad vigente.

 

Para el caso de los temas relacionados con el Subsistema de Control Interno, se cumplirá con lo señalado en el artículo 4 del Decreto 1826 de 1994.

 

ARTÍCULO 12°. Representante de la Alta Dirección. El (la) Representante de la Alta Dirección de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá para el Sistema Integrado de Gestión será el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien debe informar al Comité sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier necesidad de mejora. Así mismo, tendrá la responsabilidad de liderar al equipo operativo y desarrollar las siguientes funciones:

 

1. Ser el soporte principal del (la) Secretario(a) General para el impulso, construcción, consolidación, articulación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.

 

3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso, las actividades que requiere realizar el Equipo operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.

 

6. Informar al Equipo Directivo sobre la planificación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión.

 

8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la Entidad.

 

9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión.

 

10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico.

 

11. Liderar, planear e impulsar la implementación de planes y acciones asociadas al Plan Anticorrupción, trasparencia y acceso a la información pública, estrategias de participación ciudadana en la gestión, rendición de cuentas y servicio al ciudadano, teniendo como eje transversal la estrategia de gobierno en línea.

 

12. Definir las actividades para la identificación, priorización y racionalización de trámites y procedimientos administrativos conforme a la política de la Estrategia Antitrámite y a los principios y requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005, su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 y al  artículo 38 de la Ley 019 de 2012  o aquellos que los sustituyan, adicionen o modifiquen.

 

13. Cumplir con las funciones propias del rol de administrador en el Sistema Único de Información de trámites – SUIT – 3.0, de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.

 

PARÁGRAFO 1. El (la) Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión para el ejercicio de sus roles y responsabilidades, se apoyará en los servidores de la Oficina Asesora de Planeación, quienes cumplirán los siguientes roles y responsabilidades:

 

1. Levantar y llevar las memorias del proceso de planeación, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

2. Apoyar la coordinación del Equipo Operativo o de Gestores en todo lo relacionado con el Sistema Integrado de Gestión.

 

3. Velar por el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Brindar asesoría al Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión en todo lo relacionado con el Sistema.

 

5. Las demás que el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o el Comité del Sistema Integrado de Gestión determinen.

 

PARÁGRAFO 2. En virtud de Las funciones previstas en el artículo 6B del Decreto Distrital 267 de 2007 y las disposiciones establecidas mediante la Circular 027 (sic) de 2014, expedida por la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones - TIC, dicha dependencia será el “Líder Gobierno en Línea  (Líder Gel)” en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

 

ARTÍCULO 13°. Sesiones del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión.

 

Las sesiones del Comité se llevarán a cabo de la siguiente manera:

 

Ordinarias: Los miembros del Comité del Sistema Integrado de Gestión se reunirán por lo menos dos (2) veces al año, previa convocatoria a través de la Secretaría Técnica.

 

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan, el (la) presidente del Comité, o por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días hábiles de anticipación.

 

ARTÍCULO 14°. Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e indelegable.

 

Los miembros del equipo del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión son permanentes y por ende no podrán delegar su participación en dicho Comité, salvo el (la) Secretario (a) General, quien podrá delegar su participación en el (la) Subsecretario (a) General; y el (la) Secretario (a) Privado (a), quien igualmente podrá delegar su participación conforme a las reglas de la Ley 489 de 1998.

 

ARTÍCULO 15°. Quórum. El Comité deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y las decisiones se tomarán por mayoría simple de votos.

 

ARTÍCULO 16°. Actas del Comité. De cada reunión llevada a cabo por el Comité del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y responsabilidades asignadas durante la sesión. Dicha acta se elaborará dentro de los ocho (8) días hábiles, a partir de la celebración del Comité.

 

Estas actas se numerarán consecutivamente cada año y serán aprobadas y suscritas por el (la) Secretario (a) Técnico (a) respectivo. El archivo y custodia de las mismas estará a cargo de la correspondiente Secretaría Técnica del Comité, según el tema que en ellas se trate.

 

Invitados: A las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir otros servidores o contratistas de otras áreas y niveles de la Secretaría General, en especial los Secretarios de los Comités Técnicos, de acuerdo con la agenda establecida, cuando se considere conveniente por invitación cursada a través de la Secretaría Técnica.

 

ARTÍCULO 17°. Comités de Apoyo. El Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión se apoyará en los Comités Técnicos de los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión.

 

TÍTULO. III

 

EQUIPOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

 

ARTÍCULO 18°. Equipos de trabajo. Para el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión y el cumplimiento de las responsabilidades del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión, se requiere organizar los equipos de trabajo que se describen en los artículos siguientes.

 

ARTÍCULO 19°. Equipo operativo. El equipo operativo estará liderado por el Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión y estará conformado por representantes de los diferentes procesos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, quienes serán designados por los jefes de cada dependencia para desplegarlo e implementarlo en la entidad, de acuerdo con normatividad técnica, legal y reglamentaria asociada a cada uno de los subsistemas. Estos representantes se denominarán Gestores del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO 20°. Funciones del equipo operativo. El equipo operativo tendrá las siguientes funciones:

 

1. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del equipo operativo en el desarrollo y la aplicación de todas las actividades designadas para el mejoramiento e implementación del SIG en la entidad.

 

2. Garantizar el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de mejora de los procesos al que pertenecen.

 

3. Ser el soporte principal y mantener informado al responsable del  proceso sobre los compromisos adquiridos y su necesaria participación en las etapas de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

4. Divulgar y capacitar a su equipo de trabajo en el Sistema Integrado de Gestión, bajo las directrices del Representante de la Alta Dirección.

 

5. Revisar, analizar y consolidar la información que le sea requerida por el Representante de la Alta Dirección durante el desarrollo, implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

 

6. Presentar propuestas de mejora relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión, tanto al responsable del proceso, como al Representante de la Alta Dirección, para su evaluación y aplicación.

 

7. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la Entidad.

 

8. Fomentar en la Secretaría General la cultura de la mejora continua y difundir los principios del Sistema Integrado de Gestión.

 

9. Ejecutar, bajo la coordinación del responsable de proceso, a través del Subcomité de Autocontrol y con el apoyo de sus compañeros de dependencia, cada una de las actividades tendientes a cumplir con la estructuración, implementación, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

 

10. Promover el mejoramiento continuo de la entidad a través de la elaboración, documentación, aplicación, implementación y el seguimiento de los procesos y procedimientos de la Secretaría General.

 

11. Participar en las reuniones, capacitaciones y talleres que sean programados relacionados con el diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento, difusión, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General.

 

PARÁGRAFO. Los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores y Jefes de Oficina tomarán las acciones necesarias para facilitar la labor de quienes sean delegados como gestores del Sistema Integrado de Gestión, de manera tal que cuenten con los escenarios y espacios que les permita cumplir a cabalidad con las responsabilidades establecidas en este artículo.

 

ARTÍCULO 21°. Equipos Técnicos. Con el propósito de garantizar una óptima implementación y desarrollo de los Subsistemas, estos podrán crear Equipos Técnicos diferentes a los Comités de Apoyo del Sistema Integrado de Gestión, los cuales estarán a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará y organizará dicho grupo determinando la periodicidad de sus reuniones, las áreas participantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente aplicable.

 

ARTÍCULO 22°. Equipo Evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizar la evaluación independiente y objetiva de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión. El Equipo Evaluador está conformado por el (la) Jefe (a) y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión y se apoyará en los Auditores de Calidad de la Secretaría General, cuando así se requiera.

 

ARTÍCULO 23°. Servidores Públicos. Será responsabilidad de los Directores, Altos Consejeros, Subdirectores, Jefes de Oficina y servidores públicos en general de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentes instancias de coordinación dentro de la entidad.

 

Corresponderá a los servidores públicos atender las directrices establecidas en la presente Resolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.

 

ARTÍCULO  24°. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 362 de 2014 y demás normas que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 09 días del mes de junio del año 2015.

 

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

 

Secretaria General

 

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5610 de junio 10 de 2015

 

 
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