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  Resolución 300 de 2008 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
 
  Fecha de Expedición: 10/10/2008  
  Fecha de Entrada en Vigencia: 17/10/2008  
  Medio de Publicación: Registro Distrital 4081 de octubre 17 de 2008  


 
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RESOLUCIÓN 300 DE 2008

(Octubre 10)

Derogada por el art. 156, Decreto Distrital 654 de 2011

"Por la cual se unifican y actualizan las disposiciones normativas que desarrollan la política de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial para Bogotá, D.C."

EL SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por el artículo 48 del Acuerdo Distrital 257 de 2006, el literal c) del artículo 7º del Decreto Distrital 267 del 2007 y el artículo 2º del Decreto Distrital 581 de 2007, y,

CONSIDERANDO:

Que la Secretaría General formula, orienta y coordina la gerencia jurídica del Distrito Capital y define, adopta y ejecuta las políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico, en el Distrito Capital, según lo dispuso el literal c) del artículo 7 del Decreto 267 del 2007.

Que en el artículo 2º del Decreto 1214 de 2000 se define el Comité de Conciliación, como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.

Que conforme al artículo 5º ídem, son funciones de los Comités de Conciliación de las entidades públicas: "Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico" y "Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad".

Que la experiencia del Comité de Conciliación de la Secretaría General, derivada del conocimiento de las acciones judiciales y extrajudiciales, de las condenas judiciales y otros casos en la materia sometidos a su consideración, ha generado la formulación de políticas en materia de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico para Bogotá, D.C.

Que el eventual desconocimiento de las disposiciones normativas emitidas a lo largo de los últimos años, se ha identificado como un riesgo para la observancia de las políticas formuladas, dada la dispersión de las mismas en diferentes actos, tales como Directivas, Circulares e Instructivos, expedidos por el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., la Secretaría General de la Alcaldía Mayor y la Dirección Jurídica Distrital.

Que se hace necesario unificar y actualizar las disposiciones normativas que desarrollan la política de prevención del daño antijurídico y la defensa judicial, impartidas por el Gobierno Distrital.

Que adicionalmente, la Procuraduría General de la Nación, en visita al Comité de Conciliación, en sesión del día 13 de agosto de 2008, recomendó que se actualizaran, unificaran y ratificaran las políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa judicial del Distrito Capital por la citada instancia, con el propósito de asegurar su efectividad y conocimiento por parte de sus destinatarios.

Que el Comité de Conciliación acogió la iniciativa y en sesión del día 29 de agosto de 2008 analizó la propuesta, y recomendó el contenido, unificación temática y actualización de las disposiciones normativas contentivas de política, en los términos desarrollados por la presente resolución.

Ver el Concepto de la Sec. General 11 de 2010, Ver el Concepto Unificador de la Sec. General 004 de 2011

RESUELVE:

CAPÍTULO PRIMERO

"POLÍTICAS DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO"

ARTÍCULO 1°. Unificar las temáticas contenidas en las disposiciones normativas que desarrollan la política de prevención de daño antijurídico para Bogotá, D.C., y actualizar el marco legal aplicable, como a continuación se relaciona:

1. En materia de desvinculación de funcionarios por modificación de la planta de personal de las entidades distritales:

1.1. Previo a la decisión administrativa de retirar del servicio a un servidor público, se deberá evaluar si se encuentra amparado por fuero sindical o fuero de maternidad, y establecer con precisión las fechas de inicio y terminación de dicho amparo, para lo cual se aplicarán los criterios establecidos en el numeral 2° del artículo 407 del Código Sustantivo del Trabajo, tal como lo ha venido reiterando la jurisprudencia de la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá. (Circular 8 de 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

1.2. Los estudios técnicos que sirven de base para la modificación de la planta de personal, deberán observar que al suprimir un cargo no subsistan las funciones del mismo, y/o que sean asignadas a un cargo con diferente denominación, pues las autoridades judiciales consideran tal situación como falsa motivación o desviación de poder.

1.3. Al momento de notificar la supresión del cargo, tanto para los empleados aforados como para los no aforados, se debe ofrecer la opción de escoger entre la reincorporación o la indemnización. Si la opción de reincorporación se ofrece por la Administración al empleado aforado al término de la protección foral, resulta infructuosa porque para esta fecha ya se ha realizado la reincorporación del personal a la planta y no se puede hacer efectivo el derecho preferencial.

1.4. Si al momento de notificarle la supresión del cargo a un funcionario aforado, éste escoge la indemnización, y luego a la fecha del retiro efectivo opta por el reintegro, resulta de utilidad argumentar la tesis según la cual la solicitud de reintegro es incompatible y excluyente con la de indemnización.

1.5. Si al funcionario se le ha otorgado la indemnización por haber guardado silencio ante la oferta de la entidad, y no ha recurrido o demandado el acto que reconoció la indemnización, le es imposible solicitar posteriormente el reintegro.

1.6. Para los casos específicos en los que un empleado amparado por la garantía foral ostente la edad de retiro forzoso (65 años), la Administración debe recurrir al juez del trabajo por medio del proceso de levantamiento de fuero sindical y levantar la garantía foral que lo cobija, argumentando precisamente el hecho de que el empleado se encuentra en edad de retiro forzoso.

(Numerales 1.2 al 1.6 de acuerdo con los lineamientos impartidos en la Circular 7 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y en la Directiva 7 del 2005 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C.)

1.7. Procede consultar las conclusiones del análisis jurisprudencial a los fallos emitidos sobre las modificaciones de planta de personal, de las cuales se extractan de la síntesis contenida en la Circular 66 de 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C, las siguientes:

1.7.1. Si bien la decisión de suprimir cargos por reestructuración administrativa tiene fundamento legal, ésta no constituye justa causa para proceder a la desvinculación de un trabajador aforado. Por ello, el empleador debe acudir al juez en proceso de levantamiento de fuero, caso en el cual, el juez declarará la justa causa y definirá la indemnización correspondiente; en cambio, cuando el despido se haya realizado sin la previa autorización judicial, es procedente la acción de reintegro por violación al fuero sindical. En todo caso el fallador constata el cumplimiento o no por parte del empleador del requisito previo de autorización para el despido.

1.7.2. Cuando el ente público insiste en la imposibilidad de dar cumplimiento al fallo judicial que le ordena reintegrar a un ex trabajador, la misma entidad deberá, en el término de dos semanas contadas a partir de la notificación de la sentencia que ordena el reintegro, iniciar un proceso laboral ordinario cuya pretensión será que el juez declare cierta la imposibilidad de cumplir la orden judicial. De no hacerlo en el término señalado, podrán los trabajadores afectados demandar el cumplimiento del fallo a través de un proceso ejecutivo, caso en el cual la entidad ya no podrá excusarse bajo el argumento de la imposibilidad física y jurídica para hacer efectivo el reintegro.

1.7.3. Las entidades distritales deben reportar a la Procuraduría General de la Nación los casos en los que la Administración sea condenada por el despido de servidores amparados por fuero sindical sin el correspondiente permiso judicial, para que el órgano de control establezca si existe responsabilidad disciplinaria por parte de algún servidor público.

1.7.4. En los casos en los cuales se presente la multiafiliación sindical o creación y adhesión sucesiva a sindicatos para extender temporalmente los efectos de la garantía del fuero sindical, las entidades públicas deberán reconocer dicha garantía en relación con los fundadores o adherentes de los sindicatos creados de manera previa a la expedición de los actos administrativos que ordenan la supresión de cargos.

En este sentido debe recordarse que el reconocimiento a fueros futuros y sucesivos no es posible ya que implica un abuso del derecho y una desviación del fuero como garantía del derecho de asociación sindical, que no puede proteger derechos individuales en perspectiva de la estabilidad laboral, así como tampoco pueden prevalecer estos derechos sobre el interés general cuya satisfacción se materializa a través de las entidades públicas.

1.7.5. Las entidades distritales deben recordar que el derecho preferencial a la reincorporación de los funcionarios de carrera administrativa está condicionado a la existencia en la nueva planta de personal de cargos iguales o equivalentes al cargo suprimido. De no ser así, la Administración puede, en ejercicio de su facultad discrecional, negar la incorporación de algunos funcionarios sin motivación expresa del acto administrativo que así lo ordena, atendiendo al interés general y al mejoramiento del servicio, caso en el cual procede la indemnización como resarcimiento del perjuicio causado.

1.7.6. La Administración Distrital cuenta con la competencia para adelantar reestructuraciones administrativas sin previa aprobación del Concejo Distrital ya que esta atribución dada desde la Constitución no implica la expedición de un acuerdo distrital para cada supresión de cargo que se realice. En este sentido la reestructuración o modificación de planta debe seguir los lineamientos vigentes sobre la materia expedidos por Acuerdo Distrital, al momento de la supresión de cargos.

2. Cuando se trate de la evaluación de acciones encaminadas a reducir la probabilidad de condena en una actuación judicial, se debe recurrir al establecimiento de decisiones sustentadas en metodologías serias de interpretación en perspectiva de hermenéutica constitucional para evitar reclamos ante las instancias judiciales. De esta forma en el escenario litigioso es importante construir estrategias de defensa con base en argumentos seriamente sustentados que exhorten a los jueces a aplicar el derecho de la manera más racional posible con bajos márgenes de inseguridad, y con la pretensión de cerrar la brecha entre derecho y realidad.

El anterior lineamiento aplica en especial para la Secretaría de Educación del Distrito, en los procesos relacionados con descuento salarial por cese de actividades; incentivo rural; prima técnica por evaluación de desempeño; sobresueldo para profesores de preescolar y directivos docentes; y pago retroactivo de diferencias salariales (Circular 67 del 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

3. Para el retiro de funcionarios por la causal autónoma de abandono del cargo, de conformidad con el criterio definido por la Corte Constitucional y el Consejo de Estado, debe realizarse un proceso administrativo previo, desarrollado dentro de los principios que rigen la función pública, es decir, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, sin desconocer el debido proceso y el derecho de contradicción del funcionario.

De ahí que deban otorgarse las garantías necesarias para su defensa, siendo, por tanto, un procedimiento diferente al disciplinario, que le permite igualmente a la Administración contar con la posibilidad de proveer prontamente el cargo a fin de evitar traumatismos en la función pública. (Circular 43 de 2007).

4. Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de lo dispuesto en las Leyes 80 de 1993, 1150 del 2007 y el Decreto Nacional 2474 de 2008, las entidades y organismos distritales deberán tener cuenta:

4.1. El contenido del acta de liquidación debe ajustarse a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, toda vez que la omisión del balance económico del contrato señalando las sumas pagadas y los saldos a favor de las partes contratantes, o de los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, puede ser determinante para declarar que el documento no constituye acta de liquidación (Circular 27 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

4.2. No es procedente imponer multas al contratista con posterioridad a la suscripción de las actas de recibo a satisfacción de obras o servicios y/o de liquidación de los contratos, so pena que con base en la extemporaneidad se declare la nulidad de dichos actos (Circular 27 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

4.3. La decisión de imponer multas corresponde a las entidades distritales y deberá estar precedida de una audiencia, que deberá tener un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista (Ley 1150 de 2007).

4.4. La no adquisición de predios con antelación a la contratación de obras puede conllevar al incumplimiento de la obligación, a cargo de la entidad, de hacer la entrega de los mismos al contratista y/o a la imposibilidad de ejecutar el objeto contractual o retardarlo, dejando como consecuencia además de la declaración del incumplimiento, la condena al pago de la indemnización de perjuicios que ello cause. (Circular 27 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

4.5. Las demoras en la designación o contratación de los interventores, así como también en la entrega de diseños o rediseños necesarios para la ejecución de las obras contratadas, darán lugar a condenas relativas al reconocimiento de reajustes (Circular 27 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

4.6. En materia contractual, la elaboración del estudio de mercado, como sustento técnico y económico del valor estimado del contrato, debe ser uno de los soportes fundamentales para: a) definir presupuestos oficiales ajustados a la realidad del mercado, lo que evita entre otros, la contratación con mayores costos; b) contar con todas las especificaciones técnicas y económicas de la contratación, lo que facilita la ejecución de los contratos, haciéndola transparente, eficiente y eficaz, y c) determinar o ajustar los factores de escogencia de las propuestas, con el fin de que éstos sean objetivos, consulten la realidad del mercado y permitan a su vez seleccionar la oferta más favorable para el cumplimiento de los fines estatales. (Circular 50 de 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor).

En este sentido al efectuar el estudio de mercado, además de contar con los estudios previos que en cada caso se requieran, según la naturaleza del objeto a contratar, es preciso especificar la necesidad que la entidad pretende satisfacer, siendo pertinente tener en cuenta entre otras, las siguientes indicaciones:

4.6.1. Especificaciones del bien o servicio a adquirir incluidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes deben corresponder a las especificaciones base del estudio de mercado.

4.6.2. El estudio de mercado debe incluir la totalidad de los ítems objeto de contratación.

4.6.3. Las solicitudes de cotización que se efectúen como parte del estudio de mercado, deben incluir el mayor número de datos que incidan en el valor a cotizar, tales como el plazo de ejecución, la forma de pago, el personal mínimo exigido, las posibles garantías que se requieren, los productos que se necesitan.

4.6.4. Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo, el estudio de mercado debe contener, según se requiera, la consulta de los precios ofrecidos por dicho proveedor a otros clientes o la lista de precios por él publicada.

4.6.5. Se reitera que en los estudios de mercado, las entidades deben consultar el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE y tener en cuenta en el análisis correspondiente, los precios indicativos que se encuentren en éste.

4.7. Los pliegos de condiciones constituyen la ley del proceso de selección y por consiguiente del contrato que como resultado del mismo llegare a celebrarse. Por ello reviste la mayor importancia un pliego de condiciones con unas reglas claras y objetivas, que no den lugar a interpretaciones o dudas sobre su alcance.

Para ello, en la elaboración de los referidos documentos, las entidades del Distrito Capital observarán los siguientes aspectos:

4.7.1. Los requisitos habilitantes de participación, así como los factores de selección deben preservar la igualdad de oportunidades y por consiguiente ser objetivos, claros y razonables, por ello en la definición de los mismos se considerará la naturaleza del bien o servicio a contratar, las características de éste, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, de tal forma que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de los procesos de selección.

4.7.2. Las características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos, deben ser precisas y corresponder a las necesidades reales de la entidad.

4.7.3. El presupuesto oficial, debe ser determinado teniendo en cuenta el estudio de mercado y los demás estudios previos de la contratación. Si la adjudicación es por grupos o ítems es preciso determinar el presupuesto oficial para cada grupo o ítem y las consecuencias que se deriven del hecho de que el(los) grupo(s) o ítem(s) ofrecido(s) no se ajuste(n) a dicha(s) suma(s).

4.7.4. En los pliegos de condiciones debe establecerse en forma clara y expresa cuáles son los requisitos y documentos subsanables y aquéllos que no lo son, teniendo en cuenta para esto último, que si los mismos no son necesarios para la comparación de las propuestas, éstas no podrán ser objeto de rechazo. Las causales de rechazo no pueden ser producto de la interpretación o de la aplicación de la analogía.

4.7.5. Los plazos previstos en los pliegos de condiciones para la presentación de las ofertas, su correspondiente evaluación, presentación de las aclaraciones o documentos que conforme a los mismos puedan ser requeridos por la entidad, adjudicación y suscripción del contrato, deben ser razonables y adecuados, y deben fijarse consultando la complejidad del bien o servicio objeto del proceso, la realidad y las contingencias que puedan ocurrir durante el proceso de selección, la ejecución y la liquidación del contrato.

4.7.6. Frente a los documentos que se soliciten, se indicarán los datos que cada uno de ellos debe contener, teniendo en cuenta que respecto de la información dada en los mismos debe primar el fondo y no la forma, salvo que ésta última esté determinada expresamente y de manera perentoria en alguna norma.

4.7.7. Las modificaciones que se hagan a los pliegos de condiciones deben ser comunicadas oportunamente y si se trata de ampliación de términos, los mismos deben ser acordes a los hechos que los motivan.

4.7.8. La estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, y en los casos de licitación pública, el momento en el que con anterioridad a la presentación de las ofertas los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva (artículo 4° Ley 1150 de 2007).

4.7.9. La capacidad residual del proponente o K de contratación exigido.

4.8. En el plazo de ejecución del contrato, si se requiere contratar diversas actividades como son la adquisición de bienes, su instalación, mantenimiento, o soporte, según corresponda, es pertinente discriminar cada uno de dichos plazos y los eventos que sirven para contar la iniciación de los mismos, acordando para el efecto un cronograma. Igualmente, si el término se expresa en días, es recomendable señalar si son días hábiles o si son días calendario.

4.9. Dentro de las obligaciones del interventor del contrato, es conveniente incluir la de mantener permanentemente informadas y actualizadas a las compañías de seguros, respecto a la ejecución del contrato y verificar que las garantías se encuentren vigentes por el término previsto contractualmente. De los requerimientos que se hagan a los contratistas, debe enviarse copia a las aseguradoras.

4.10. En los contratos para la adquisición de bienes o equipos y cuando técnicamente sea pertinente, se debe incluir el cumplimiento por parte del contratista entre otras, de las siguientes obligaciones: a) el mantenimiento preventivo y correctivo de éstos, incluido el suministro de los repuestos respectivos durante el período de garantía de los mismos, y b) la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de los equipos o bienes, que deben ser tenidas en cuenta por la entidad contratante.

4.11. En las contrataciones de obra y cuando técnicamente sea pertinente, es preciso incluir igualmente dentro de las obligaciones del contratista, la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de la obra respectiva.

4.12. Las recomendaciones de mantenimiento y cuidado entregadas por los proveedores de los bienes o equipos o por los constructores, deben ser incluidas en las contrataciones del servicio de mantenimiento y deben ser divulgadas total o parcialmente entre los usuarios o beneficiarios de las obras, bienes o equipos, según corresponda.

4.13. En la forma de pago de los contratos se debe especificar claramente las condiciones y el plazo para hacer cada pago. Este plazo debe fijarse teniendo en cuenta los tiempos de cada una de las actuaciones que deba realizar la Administración para hacer efectivos los giros correspondientes.

4.14. Los ordenadores del gasto y los interventores deben adelantar las gestiones de programación y ejecución presupuestal, así como tomar las demás medidas que sean necesarias, para que los pagos se efectúen dentro del plazo y las condiciones pactadas.

4.15. No es procedente que las entidades retengan o demoren los pagos a favor de los contratistas, cuando éstos han cumplido los requisitos establecidos para el efecto.

4.16. Corresponde a los interventores de los contratos verificar el cumplimiento por parte de los contratistas de los requisitos exigidos para cada pago.

4.17. Si bien es cierto la realización de obra pública se concentra en unas pocas entidades del Distrito Capital, se estima también necesario impartir algunas instrucciones sobre el particular para las entidades del Distrito que ocasionalmente suscriben contratos de esta naturaleza por el sistema de precios unitarios y que se resumen en los siguientes aspectos:

4.17.1. Las entidades contratantes deben efectuar una estimación real de las cantidades de obra requeridas para la ejecución del contrato respectivo, siendo necesario contar para el efecto con proyectos realmente ejecutables y no sólo con anteproyectos.

4.17.2. En los pliegos de condiciones y en los contratos, es necesario establecer claramente los procedimientos de autorización y pago de las mayores cantidades de los ítems pactados y de los ítems no previstos que resulten indispensables para la ejecución de la obra contratada.

4.17.3. Si durante el plazo del contrato se requiere que el contratista de una obra ejecute ítems no previstos y éstos resultan indispensables para el cumplimiento del objeto contractual, es necesario suscribir un contrato adicional, cumplir los procedimientos pactados para el efecto y expedir el registro presupuestal correspondiente.

4.17.4. Si para alcanzar el objeto contractual se hace necesario aumentar las cantidades de los ítems pactados sin que exista variación en el valor unitario de los mismos, no se requiere la elaboración de un contrato adicional, sino la suscripción de un acta de mayor cantidad de obra previa la existencia de la respectiva disponibilidad presupuestal.

4.18. Las reglas de selección incluirán las "cláusulas especiales" (numeral 1.3 de la Directiva 7 de 2007 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C.) siguientes:

4.18.1. En los pliegos de condiciones de los contratos de suministro para actividades de apoyo a la Administración (como servicios de aseo, mantenimiento, cafetería y vigilancia), contratos de obra, y en los relacionados con la prestación de servicios públicos domiciliarios a cargo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, se deben incluir cláusulas que obliguen a los proponentes a utilizar personal proveniente de la población vulnerable de Bogotá y que se encuentre registrado en las bases de datos de las entidades públicas. En el evento de no contar con estas bases de datos, se deben fijar criterios objetivos y verificables que permitan su identificación.

4.18.2. En los pliegos de condiciones de los contratos de suministro, contratos de obra, y en los relacionados con la prestación de servicios públicos domiciliarios a cargo de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos, se deben incluir cláusulas de adjudicación parcial, con el propósito de estimular la participación de las Mipymes y, en especial, de población cuya actividad económica sea el reciclaje.

4.18.3. En los pliegos de condiciones se incluirá la posibilidad de que oferten personas privadas sin ánimo de lucro. Para tal efecto, podrán revisar la base de datos que lleva la Subdirección de Personas Jurídicas de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y de las demás entidades que cuenten con tal información.

5. Las Alcaldías Locales, al adelantar acciones para la restitución del espacio público, (Circular 16 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.), deberán tener en cuenta:

5.1. Informar previamente a los afectados sobre la decisión de efectuar la restitución del espacio público, con el fin de concertar alternativas de solución en las cuales participen ampliamente todos los sectores involucrados.

5.2. Disponer de un plazo prudencial para efectuar un procedimiento de restitución del espacio público, buscando causar el menor traumatismo posible en la comunidad residente y trabajadora del sector.

5.3. Las diligencias de restitución del espacio público deberán efectuarse en condiciones de seguridad para todos los transeúntes, sugiriendo como primera medida aplicable en estos casos, el acordonamiento del área para aislar a la comunidad de cualquier hecho dañoso.

5.4. En caso de no haberse logrado un consenso con anterioridad a la diligencia, se deberán proponer fórmulas de reubicación para los vendedores informales. Si después de surtido ese proceso de concertación el vendedor continúa invadiendo el espacio público, la Administración local podrá desalojarlo, aún cuando para ello sea necesario el uso de la fuerza. (Circular 16 del 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y punto 5 de la Directiva 7 del 2005 del Alcalde Mayor).

6. Las entidades, órganos de control y organismos distritales, de todos los niveles y sectores, incluidas las empresas de servicios públicos domiciliarios, oficiales o mixtas, los órganos de control y entes autónomos, deben implementar, hacer el seguimiento y garantizar la actualización de la información en el Sistema Único de Información de Procesos Judiciales –SIPROJWEB y del Sistema de Información Régimen Legal.

Las entidades, órganos y organismos continuarán siendo responsables de la actualización de los módulos de SIPROJ-WEB, en particular, de los módulos de Cumplimiento de Sentencias, Conciliación, Tutelas y Jurisprudencia del Sistema de Información de Procesos Judiciales SIPROJ. (Directiva 03 de 2006 del Alcalde Mayor De Bogotá, D.C. y del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

6.1. Respecto de la información del SIPROJ-WEB se deberá tener en cuenta:

6.1.1. El éxito del Sistema depende del compromiso y la participación activa de las entidades distritales, materializados a través de la consolidación de toda la información en un único instrumento que permita llevar un control eficiente y facilite a la actual Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General la coordinación integral del tema. (Circular 28 de 2003 de la Secretaría General).

6.1.2. El Manual del usuario SIPROJ facilita el manejo técnico y funcionamiento del Sistema, por tanto debe ser usado en forma permanente por los servidores públicos que se encargan de reportar la información.

6.1.3. La Secretaría General en forma permanente acompaña el proceso de implementación del Sistema y efectúa el seguimiento al mismo. (Circular 048 de 2004 de la Secretaría General).

6.1.4. Todas las entidades distritales deberán dar aplicación al protocolo de diligenciamiento de fichas de fallos judiciales en el Módulo de Jurisprudencia. (Resolución 377 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

6.2. El primer día hábil de los meses de junio y diciembre de cada año, las entidades, órganos y organismos distritales tendrán que presentar un informe a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor sobre la actualización de los procesos judiciales a su cargo y la relativa a cada uno de los módulos del -SIPROJ-.

6.3. Corresponderá a cada organismo, entidad y órgano de control del Distrito Capital efectuar en el Módulo de Contingencia Judicial de SIPROJWEB la calificación trimestral de los procesos judiciales que tengan a su cargo, conforme a lo dispuesto en los Decretos Distritales 175 de 2004 y 581 de 2007.

6.4. A las entidades y organismos distritales corresponde mantener actualizado el módulo de conciliaciones prejudiciales, (Directiva 6 de 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

7. Las entidades y organismos distritales deben remitir a la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General, en medio físico y magnético todos los documentos emitidos por cada organismo, entidad o Alcaldía Local del Distrito, con el objeto de integrarlos a la página Web de la Alcaldía Mayor en el aplicativo normatividad, "Régimen Legal" (Circular 62 de 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá).

8. Los apoderados del Distrito Capital que adelanten la defensa judicial en acciones populares y de grupo deberán calificar en forma trimestral el contingente judicial teniendo en cuenta que para las acciones populares no podrá ser inferior al incentivo mínimo establecido por la Ley, esto es, diez (10) salarios mínimos, el cual se dividirá entre las entidades y organismos demandados en una misma acción. En las acciones de grupo, la suma que se registrará será el valor de las pretensiones en la demanda.

9. Cuando conjuntamente hayan sido demandados organismos del sector central y entidades del sector descentralizado y/o Fondos de Desarrollo Local, la Subdirección de Gestión Judicial de la Alcaldía Mayor convocará a reuniones de concertación con los apoderados de los procesos judiciales, con el propósito de establecer la asignación del valor de la pretensión, para fines exclusivos de la valoración del contingente judicial.

10. Los hospitales distritales para prevenir demandas en acción de reparación directa por responsabilidad médica, deben tener en cuenta las recomendaciones del anexo técnico de la Circular 5 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., entre otras las siguientes:

10.1. Adelantar un mayor control sobre el cumplimiento de las guías de atención de enfermedades, de los protocolos y de los manuales de procedimientos quirúrgicos existentes, mejorarlos de ser necesario y democratizar su conocimiento, con el fin de involucrar a todos los actores hospitalarios, en el cumplimiento de dicho objetivo.

10.2. Actualizar de manera permanente a los profesionales de la salud, en conocimientos médicos y/o exigir una educación médica continuada, para garantizar que todas las intervenciones quirúrgicas se efectúen con bases científicas sólidas, acordes con los continuos avances médicos. En este sentido deberán efectuar de forma constante una socialización de las experiencias médicas, realizando acciones para la divulgación de las mismas, con los datos y conclusiones más relevantes.

10.3. Los médicos de los entes hospitalarios deberán ser alertados en el sentido de realizar las intervenciones quirúrgicas con los medios e instrumentos mínimos requeridos, salvo los casos de emergencia.

10.4. Efectuar chequeos y revisiones a los equipos médicos para garantizar que los mismos se encuentran en condiciones óptimas para la atención del paciente.

10.5. Implementar mecanismos para probar la solidez de las decisiones que se toman en o respecto de una cirugía, sugiriendo la participación colegiada en la adopción de decisiones críticas.

10.6. Promover el tratamiento extrajudicial de la reclamación, cuando la falla médica es bastante evidente y el contingente judicial indique un alto porcentaje de pérdida del caso.

11. Las entidades y organismos distritales al momento de liquidar las sentencias que ordenen el reintegro de un servidor público procederán a aplicar el criterio de la Sala Plena del Consejo de Estado, en el sentido de no realizar el descuento de todos los ingresos que el demandante haya percibido del tesoro público, durante el tiempo comprendido entre el retiro del servicio y su reintegro efectivo, salvo que el fallo judicial diga expresamente lo contrario (Directiva 1 del 2008 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

12. Las entidades y organismos distritales que reciban peticiones o reclamaciones relativas a prestaciones laborales de los servidores y ex servidores públicos, deberán comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la solicitud y manifestar, si es del caso, que las acciones contra el Distrito Capital se encuentran caducadas. Además, indicarán clara y expresamente a los peticionarios que estén en dicha situación, que la respuesta que se suministre no revive los términos legales vencidos (Circular 39 del 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

13. Las entidades distritales relacionadas con el desarrollo de obras urbanísticas, concesión de licencias y construcción de vivienda en zonas de alto riesgo, deberán consultar las conclusiones del Estudio de análisis jurisprudencial en la materia, contenidas en la Circular 65 del 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., entre ellas:

13.1. Atender los casos sobre las materias planteadas en el sentido de ratificar la subregla jurisprudencial vigente donde se plantea que la Administración distrital será responsable por los daños ocasionados en viviendas construidas por particulares en zonas de alto riesgo, sin tomar las medidas de mitigación del mismo; por entregar licencias de construcción sin verificación previa de la estabilidad del terreno y la viabilidad de las obras. En este sentido, si bien, la licencia no es la causa directa del daño, se convierte en un factor concurrente para su producción.

13.2. Las entidades del Distrito, con el fin de evitar la imputación de responsabilidad patrimonial, deben garantizar una gestión de vigilancia y control sobre la construcción de urbanizaciones para asegurar que se cumplan los requerimientos técnicos de acuerdo con las normas urbanísticas y de uso del suelo y así evitar riesgos potenciales que afecten el bienestar de los ocupantes de dichas viviendas.

13.3. La Corte Constitucional ha definido que en los casos de afectación del derecho a la vivienda digna, por causa de una acción u omisión de las autoridades públicas, si éstas han afectado una vivienda hasta el punto de amenazar la vida de sus residentes, y éstos carecen de los recursos y capacidad necesarios para enfrentar temporalmente la situación, el juez de tutela deberá ordenarle a la entidad pública, así ésta sólo sea responsable parcialmente, ‘tomar las medidas’ necesarias para evitar que tal amenaza persista.

De igual modo señala que, será tutelable el derecho a la vivienda digna cuando haya grupos familiares que habiten en un inmueble que amenace ruina, y haya miembros que sean sujetos de especial protección constitucional (niños, adultos mayores o personas con discapacidad) y cuando exista un "grado importante de incertidumbre" por virtud del riesgo que se deriva de la amenaza de ruina, margen de duda que no tiene por qué ser asumido por el accionante y su grupo familiar.

14. Dentro de toda actuación administrativa tendiente a imponer una sanción, además de observar los principios que rigen la función administrativa (artículo 209 de la Constitución Política), debe prestarse especial atención al desarrollo del principio de seguridad y certeza, lo cual implica que la Administración dentro del término de caducidad establecido en el artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, deberá adelantar todos los trámites tendientes a obtener un acto administrativo ejecutoriado.

En este sentido, se deberá adoptar la tesis restrictiva expuesta por el Consejo de Estado sobre la materia, es decir, aquella que indica que dentro del término de tres años señalado en la norma en comento, la Administración debe expedir el acto principal, notificarlo y agotar la vía gubernativa.

En el caso de actuaciones o procesos sancionatorios en trámite, en los cuales se haya superado el término de los tres años, será responsabilidad de la respectiva entidad aplicar la tesis recomendada, de tal suerte que si se declara la caducidad en sede administrativa, y con ello se deja de recaudar los dineros producto de la actuación sancionatoría (multas), será deber de la entidad promover las acciones a que haya lugar, a fin de obtener para el erario el ingreso debido.

No sobra advertir que esta directriz aplica para las actuaciones administrativas que se rigen por lo establecido en el artículo 38 del Código Contencioso Administrativo, y no para aquéllas reguladas por disposiciones legales especiales, en cuyo caso debe darse cabal cumplimiento a ésta últimas. (Directiva 7 del 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

15. Cada vez que una entidad sea notificada de una sentencia judicial en asuntos o con argumentos que resulten novedosos, ésta deberá preparar un proyecto de Circular para la firma del Secretario General de la Alcaldía Mayor, con destino a las diferentes entidades distritales a fin de que en casos similares se actúe con la respectiva precaución. (Circular 9 de 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

CAPÍTULO SEGUNDO

"POLÍTICAS DE DEFENSA JUDICIAL"

ARTÍCULO 2º. Unificar los temas contenidos en las disposiciones normativas que desarrollan la política de defensa judicial para Bogotá, D.C., y actualizar su marco legal, como a continuación se relacionan:

1. Siempre que se demande o pretenda hacer valer un acto administrativo expedido por una autoridad del orden distrital, el apoderado del Distrito Capital deberá allegar al proceso copia auténtica e integral del mismo.

De igual manera, estos apoderados deben aportar dentro de las oportunidades procesales del caso, las pruebas documentales que reposen en las dependencias distritales, obviando en lo posible solicitar a los jueces que oficien a efectos de que se remitan tales documentos. (Circular 34 del 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

2. Instrucciones para la solicitud del llamamiento en garantía (Directiva 2 del 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor e Instructivo 1 de 2007 de la Dirección Jurídica Distrital) dentro de los procesos judiciales, que adelanta el Distrito Capital:

2.1. En cumplimiento de los artículos 19 y siguientes de la Ley 678 de 2001, las entidades distritales podrán solicitar el llamamiento en garantía, en los procesos de responsabilidad en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa y nulidad y restablecimiento del derecho, siempre y cuando aparezca prueba sumaria de que el agente actuó con dolo o culpa grave, para que en el mismo proceso se decida sobre la responsabilidad de la administración y la del funcionario.

2.2. Se exceptúa la posibilidad de solicitar el llamamiento en garantía cuando dentro de la contestación de la demanda se han propuesto excepciones de culpa exclusiva de la víctima, hecho de un tercero, caso fortuito o fuerza mayor.

2.3. Los apoderados de la Secretaría General deberán entregar al Subdirector de Gestión Judicial y/o a los coordinadores el proyecto de contestación de demanda, el escrito de excepciones y la respectiva denuncia o llamamiento en garantía; así mismo, en caso de que ésta última no sea procedente, deberán presentarle el informe al respecto.

2.4. Los coordinadores deberán remitir a la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación copia de los informes que presenten los apoderados de la entidad, conforme a lo antes anotado, durante el mes respectivo.

El Secretario Técnico, una vez recibidos los informes, los someterá a consideración del Comité de Conciliación.

2.5. Los apoderados de los entes públicos deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al Comité de Conciliación (Decreto 1214 de 2000) y a la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., antes del vencimiento de fijación en lista, para efectos de la coordinación respectiva.

2.6. Al momento de tramitar la cuenta de cobro respectiva, los interventores de los contratos de los apoderados externos deberán verificar el cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 13 del Decreto 1214 de 2000, en cuanto al llamamiento en garantía.

2.7. De no cumplirse adecuadamente este requisito, no podrán tramitarse las cuentas de cobro o liquidarse a satisfacción ningún contrato, toda vez que el respectivo apoderado ha incumplido una obligación legal, la cual debe entenderse incorporada al contrato por ser inherente a su objeto.

2.8. Cuando Bogotá, D.C., a través de sus organismos y entidades, demande a sus contratistas, deberá accionar contra la aseguradora que ampare el riesgo que origina la acción y cuando actúe como accionado por ciudadanos o personas jurídicas de derecho privado o de derecho público por actos, hechos, omisiones u operaciones atribuibles a contratistas suyos deberá llamar en garantía y/o denunciar el pleito al contratista y a su aseguradora, dependiendo del riesgo de que se trate.

3. Cuando comparezcan los organismos del sector central, sus entidades descentralizadas y las Localidades ante los estrados judiciales (Directiva 1 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.), se deberán tener en cuenta las siguientes instrucciones:

3.1. El apoderado de Bogotá D.C., en razón del mandato a él conferido, debe proceder a defender los intereses públicos del Distrito Capital de manera diligente, técnica y respetuosa, conforme a las reglas y ritos procesales y los principios y obligaciones que regulan el ejercicio de la abogacía.

3.2. Los apoderados no solamente deben defender la legalidad en abstracto de las decisiones de la Administración Distrital, sino también exponer y defender las políticas públicas que orientan la gestión pública del Distrito Capital.

3.3. En los procesos que el Distrito Capital actúe como parte, los antecedentes y las políticas deberán ser coordinadas directamente por el apoderado que atiende el proceso con el Subsecretario Jurídico, Director Jurídico, Jefe de Oficina Asesora Jurídica o el Subdirector de Gestión Judicial de la respectiva entidad, en donde este cargo exista, toda vez que dado su nivel directivo, son quienes deben orientar la defensa y posiciones jurídicas de su apoderado en términos de políticas y de la defensa de la legalidad de las decisiones de la Administración.

4. Los abogados encargados de la defensa judicial para la contestación de la demanda tendrán en cuenta los siguientes criterios:

4.1. Debe señalarse el marco normativo que regula las competencias orgánicas de la entidad u organismo respecto del problema planteado, al igual que las normas que regulan los aspectos particulares del caso concreto.

4.2. Deben presentarse o exponerse claramente los actos, procedimientos, operaciones, actuaciones que la entidad u organismo distrital hubiere desarrollado, así como los antecedentes en cada caso.

4.3. La copia de actos administrativos de carácter distrital deberá aportarse al proceso en copia auténtica.

4.4. Los apoderados en la contestación de la demanda deberán tratar los conceptos e imputaciones presentados por el actor y contener adicionalmente la explicación y justificación de los actos administrativos y de la conducta de la Administración, en cada caso concreto.

5. Los hospitales distritales para atender demandas en acción de reparación directa por responsabilidad médica (Circular 5 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.), deben tener en cuenta, entre otras, las siguientes recomendaciones:

5.1. Seguir los lineamientos de la actual tendencia jurisprudencial del Consejo de Estado, en el sentido de que la carga de la prueba relacionada con los hechos objeto de la demanda corresponde al demandante, con fundamento en que la legislación colombiana tiene esta regla general, por lo cual no es dable que por vía jurisprudencial se establezcan excepciones.

5.2. Sustentar en las contestaciones de demanda, de manera independiente y suficiente, los elementos constitutivos de la responsabilidad por el servicio médico a cargo del Estado, a saber: la falla médica, el daño, el nexo causal y la imputabilidad, por cuanto se ha registrado que la defensa judicial se ha orientado principalmente a establecer inexistencia de la falla médica, dejando de lado el nexo causal, el daño o su cuantía.

6. Las entidades públicas distritales a través de las cuales el Alcalde Mayor de Bogotá ejerce sus atribuciones en materia urbanística y de policía (Circular 51 del 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.), deberán:

6.1. En los procesos judiciales relacionados con asuntos de vivienda, la defensa se orientará a indicarle al juez respectivo las normas, competencias y funciones que regulan su funcionamiento y las gestiones que se han desarrollado en relación con los hechos y el problema jurídico planteado en el proceso.

6.2. La defensa judicial no deberá orientarse en trasladar la responsabilidad a otra entidad u organismo distrital.

6.3. Los apoderados judiciales del Distrito Capital en procesos relacionados con el desarrollo de obras urbanísticas, concesión de licencias y construcción de vivienda en zonas de alto riesgo, también deberán consultar las conclusiones del Estudio de análisis jurisprudencial en la materia (Circular 65 del 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

6.4. El término de caducidad de la acción de grupo deberá contarse sin perjuicio de la acción individual que corresponde por la indemnización de perjuicios, para lo cual debe tenerse en cuenta la fecha en que ocurrió el hecho generador del daño, y verificar si ésta es anterior a la vigencia de la Ley 472 de 1998, pues, de ser así, el procedimiento de la acción en comento sólo aplicaría a los casos en los cuales a la entrada en vigencia de la norma referida no se hubiera configurado la caducidad de la acción individual.

En otras palabras, la acción de grupo no puede usarse para revivir términos de caducidad legalmente concluidos, de acuerdo con la legislación que antecedió a la Ley 472 referida.

6.5. Cuando se trate de la legitimación en la causa, las personas jurídicas no están en capacidad de representar judicialmente los intereses particulares de sus afiliados, sino aquéllos adjudicados a sí misma y que son el fundamento de su creación; el representante legal no puede entonces interponer acción de grupo en búsqueda del resarcimiento particular de los miembros de la colectividad; si bien la acción puede iniciarse por una sola persona en representación del grupo, ésta debe acreditar su propio perjuicio, y debe otorgar poder a un abogado, pues este tipo de acciones solo pueden ejercerse por intermedio de dicho mandato.

7. En los procesos que se pretenda el reintegro de un servidor público, los apoderados de las entidades y organismos distritales deberán solicitar al juez, de manera subsidiaria, que se pronuncie expresamente en el fallo si proceden o no los descuentos de los ingresos salariales y prestacionales que el demandante haya percibido del tesoro público.

8. En los procesos para seleccionar y contratar abogados externos bien como asesores o para que asuman la defensa judicial o extrajudicial de las entidades distritales, además de las exigencias establecidas en la Ley 80 de 1993, se incluirá como requisito de la convocatoria, no estar asesorando o adelantando procesos judiciales contra el Distrito Capital, y mantener dicha prohibición mientras el contrato de prestación de servicios profesionales permanezca vigente (Circular 11 de 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

9. En aquellos procesos en los cuales se pretenda el reconocimiento del quinquenio se tendrán en cuenta los lineamientos jurídicos del Anexo Técnico de la Circular 24 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., entre otros:

9.1. Verificar siempre dentro de los antecedentes que reposen en el respectivo expediente administrativo si ha operado el fenómeno jurídico de la caducidad de las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho.

9.2. De ser viable la configuración de la caducidad, debe alegarse en los diferentes procesos judiciales en el estado en que se encuentren, toda vez que ésta es una excepción de orden público que debe ser declarada por los jueces.

9.3. La Administración ha sostenido que no es posible pagar el quinquenio por ser una prestación social que no ha sido establecida respetando las reglas de competencia que sobre el particular tienen el Legislador y el Gobierno Nacional.

9.4. Argumentos para la línea de defensa judicial:

9.4.1. El Gobierno Nacional con la expedición del Decreto 1919 de 2002 ejecutó el mandato Constitucional atrás citado, y se limitó a fijar, dentro del marco que a su vez le estableció el Congreso Nacional, el régimen de prestaciones sociales para todos los empleados públicos del nivel territorial vinculados o que se vinculen a partir de su vigencia.

9.4.2. El régimen prestacional de los empleados públicos de las entidades territoriales, no podía subsistir con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia del Decreto Nacional 1919 de 2002, pues ello supondría que actos administrativos dictados con violación de los mandatos tanto de la Constitución Política de 1886 como la de 1991, pudieran ser inmodificables por quien sí tiene competencia constitucional para regular el tema, esto es, el Gobierno Nacional.

9.4.3. Con la expedición del Decreto 1919 de 2002, el Gobierno Nacional restablece el orden jurídico respetando en todo caso las situaciones consolidadas, es decir sin desconocer los derechos adquiridos conforme a la ley de los servidores públicos.

9.4.4. Los derechos adquiridos protegidos por el ordenamiento jurídico colombiano son justamente los que tienen fundamento constitucional y legal, a diferencia de los derechos aparentes que no tienen fundamento constitucional ni legal, los cuales carecen de la protección a que se refieren los artículos 53 y 58 de la Constitución Política.

9.5. Cuando los demandantes soliciten a la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo la aplicación de las normas distritales en las cuales se encuentra consagrada la prestación social quinquenio, los apoderados del Distrito Capital deberán pedir, con base en los fundamentos antes señalados, la aplicación de la excepción de inconstitucionalidad e ilegalidad de los respectivos actos administrativos.

10. Tener en cuenta los lineamientos sobre la acción de repetición en razón del reconocimiento del incentivo en las acciones populares (Directiva 9 de 2005 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.), entre otros:

10.1. Visión del incentivo: Los ciudadanos mediante el ejercicio de las acciones populares, acuden ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en procura de la tutela de un derecho colectivo, y cuando tal derecho es tutelado, se reconoce a su favor un incentivo, contemplado en los artículos 39 y 40 de la Ley 472 de 1998.

Como antecedente, se tuvo en cuenta que la Dirección de Defensa Judicial de la Nación concluyó que tal incentivo no constituye un pago indemnizatorio, siendo ello un requisito indispensable para que sea procedente la acción de repetición.

El Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. analizó la posición de la citada Dirección del Ministerio del Interior y de Justicia, encontrando que la misma es acertada y armónica con lo establecido en la Constitución, la Ley y los desarrollos jurisprudenciales en la materia.

Es de gran valor para la Administración Distrital la consagración y desarrollo de las acciones populares dentro de nuestro ordenamiento jurídico, reconociendo que las mismas son un instrumento para alcanzar el Estado Social de Derecho, cuando quiera que se estén vulnerando intereses y derechos colectivos.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor D.C. entiende que el actor popular es un colaborador de la Administración, cuando quiera que la interposición de las acciones populares persiga finalidades legítimas y éstas se ejerzan de manera racional y proporcionada.

10.2. Razones para lo no procedencia de la acción de repetición en razón del pago del incentivo en acciones populares: Iniciar acciones de repetición con la finalidad de recuperar los incentivos pagados por la Administración Distrital a favor de los actores populares podría ser considerada, conforme a las anteriores consideraciones, como una acción obstructiva de la Administración de Justicia, y por tanto, pueden generar condena en costas y agencias en derecho en contra de la entidad pública demandante en acción de repetición, conforme a lo dispuesto por el artículo 171 del Código Contencioso Administrativo, subrogado por el artículo 55 de la Ley 446 de 1998.

En la medida que el pago del incentivo no reviste un pago indemnizatorio, los Comités de Conciliación de las entidades distritales no deben adelantar acciones de repetición cuando procedió el pago del incentivo en una acción popular.

11. Al analizar la procedencia de las acciones de repetición los abogados deberán efectuar un estudio sobre la oportunidad o configuración del fenómeno jurídico de la caducidad de la acción (Directiva 10 de 2005 y Directiva 3 del 2006, ambas del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.), indicando las siguientes variables:

11.1. La fecha de ejecutoria de la sentencia, la fecha del pago total de la sentencia (último pago) y la fecha del pronunciamiento de la Corte Constitucional, Sentencia C - 832 del 8 de agosto de 2001.

11.2. Deberá determinarse si el último pago se dio dentro de los 18 meses a los que se refiere el inciso 4 del artículo 177 del Código Contencioso Administrativo.

11.2.1. Si el último pago se realizó dentro de los 18 meses siguientes a la fecha de ejecutoria de la sentencia, el término de 2 años de caducidad de la acción de repetición se computará a partir del día siguiente del último pago, bien sea que el caso analizado corresponda a una sentencia ejecutoriada con anterioridad o posterioridad a la Sentencia C-832 de 2001 de la Corte Constitucional.

11.2.2. Si el pago se realizó con posterioridad a los 18 meses siguientes a la fecha de ejecutoria de la sentencia el cómputo del término de 2 años de la caducidad de la acción de repetición varía, según se trate del cumplimiento de sentencias ejecutoriadas antes o después del citado fallo de constitucionalidad con efectos a futuro.

11.2.3. Si la ejecutoria de la sentencia respectiva fue anterior a la Sentencia C-832 de la Corte, el término de caducidad de la acción de repetición deberá contarse a partir del día siguiente al último pago.

11.2.4. Si la ejecutoria de la sentencia respectiva es posterior a la Sentencia C-832 de la Corte, el término de caducidad de la acción de repetición deberá contarse a partir del día siguiente al vencimiento de los 18 meses antes señalado.

11.3. Establecer si se ha configurado o no la caducidad es esencial a la hora de determinar la viabilidad y procedencia de las acciones de repetición por parte del Comité de Conciliación de la entidad, órgano u organismo a su cargo y, en el evento que hubiere caducado la acción procederá determinar que funcionarios fueron responsables de estos hechos.

11.4. En el evento en que los Comités de Conciliación no decidan en oportunidad iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8 de la Ley 678 de 2001, deberán comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.

11.5. Una vez ejecutoriados los fallos desfavorables al Distrito Capital, éstos deberán remitirse a la Personería, Contraloría y Veeduría Distritales, para que en el menor tiempo posible inicien las investigaciones que estimen pertinentes.

12. Recomendaciones para facilitar la labor de los Comités de Conciliación al adoptar una decisión respecto de la viabilidad de la acción de repetición y para que la actuación de los apoderados del Distrito Capital en este tipo de acciones sea eficaz al momento de aportar pruebas para la prosperidad de la misma (Directiva 6 de 2006 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C.).

12.1. Procedencia de la acción de repetición.

El artículo 4 de la Ley 678 de 2001 señala que es deber para la entidades ejercitar la acción de repetición cuando "el daño causado por el Estado haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes". Adicionalmente, el artículo 2 de la misma Ley prevé que la acción de repetición indica:"deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial"

La Corte Constitucional, en Sentencia C-832 de 2001, ha señalado tres elementos para la procedencia:

Para que la entidad pública pueda repetir contra el funcionario o ex funcionario, es necesario que concurran los siguientes requisitos: (i) que una entidad pública haya sido condenada por la jurisdicción contencioso administrativa a reparar los antijurídicos causados a un particular; (ii) que se haya establecido que el daño antijurídico fue consecuencia  de la conducta dolosa o gravemente culposa del funcionario o antiguo funcionario público. (iii) que la entidad condenada haya pagado la suma de dinero determinada por el juez en su sentencia.

12.2. Directrices y recomendaciones dirigidas a los Comités de Conciliación:

12.2.1. Los Comités de Conciliación deben atender las presunciones de dolo y culpa grave establecidas por los jueces administrativos. (Circular 9973 de 2005 emitida por la Contraloría Distrital).

12.2.2. El Comité de Conciliación de las entidades distritales con el fin de verificar la conducta dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, tendrá en cuenta si el juez administrativo en el fallo estableció una de las presunciones de dolo o culpa grave consagradas en los artículos 5 y 6 de la Ley 678 de 2001, en particular, desviación de poder, falsa motivación y violación manifiesta e inexcusable de las normas de derecho, en cuyo caso ese pronunciamiento es razón suficiente para establecer la existencia de ese presupuesto.

12.2.3. En los demás fallos, es decir aquéllos que no hagan referencia expresa a la determinación de una presunción de dolo o culpa grave de un funcionario público, corresponderá a los Comités de Conciliación evaluar si existió conducta dolosa o gravemente culposa imputable a un servidor público. Así mismo, establecer sin con esa conducta causó un daño antijurídico a un tercero. Entiéndase por daño antijurídico la lesión a un interés jurídicamente tutelado, que la víctima no está en la obligación legal de soportar, o como aquél que causa un detrimento patrimonial que carece de título jurídico válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.

12.2.4. Que una entidad pública haya sido condenada se verifica con el fallo en sí mismo. Para demostrar la actuación dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, no basta con la copia de la sentencia, ni siquiera en el evento que su contenido llegue a establecer una presunción de dolo y culpa grave, es necesario efectuar una evaluación de la conducta del servidor o exservidor público.

12.2.5. Corresponde a los Comités de Conciliación establecer que, la actuación del servidor público involucrado tuvo una conexión determinante con el daño antijurídico demostrado en el proceso judicial y que, por ende, fue la causa eficiente del detrimento patrimonial de la entidad pública al haber tenido que pagar la condena.

Se debe verificar que el servidor público contra quien se repite tenía a su cargo funciones asignadas que guardaban estrecha relación con el trámite demandado ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y, por tanto, su actuación resultó determinante en la causación del daño antijurídico alegado.

12.2.6. Que se haya pagado la condena, lo cual se demuestra con las órdenes de pago emitidas por el área financiera y la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.

12.2.7. Vía jurisprudencial los jueces han revisado que el cumplimiento de la condena haya causado un detrimento patrimonial a la entidad pública, y que el pago no corresponda a una obligación de otra índole, caso en el cual no procedería la acción de repetición.

12.2.8. Si en una sesión del Comité de Conciliación se aplaza la decisión en relación con la procedencia de la acción de repetición por falta de información sobre la actuación administrativa, es necesario efectuar el cómputo de la caducidad.

12.3. Una vez aceptada la demanda de repetición en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo es imprescindible que el apoderado de la entidad distrital solicite el decreto y práctica de pruebas conducentes a la prosperidad de la acción, tales como:

12.3.1. Las pruebas documentales que fueron aportadas en el proceso que dio origen a la acción de repetición y que sirvieron para que el juez declarara la nulidad de un acto administrativo o la reparación de un daño derivado de la actividad administrativa, mediante la solicitud de traslado de pruebas.

12.3.2. Testimonios de la parte que resultó beneficiaria de la condena en contra de una entidad distrital.

12.3.3. Copia del manual de funciones en su aparte pertinente, vigente para la época en que ocurrieron los hechos, de tal forma que sea posible al juez establecer la actuación dolosa o culposa del servidor público en el marco de las funciones a él asignadas.

12.3.4. Certificación del tiempo de servicio y el cargo ocupado por el funcionario contra quien se repite.

12.3.5. Indagar y remitir copias en el evento que se compruebe la existencia de un fallo adverso en un proceso disciplinario relacionado con la actuación administrativa demandada por la vía contenciosa.

12.3.6. Para demostrar el pago de la condena judicial se aportan los recibos de pago de la misma, expedidos por el área financiera de la entidad correspondiente junto con la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.

13. Las entidades distritales deben tener en cuenta que las medidas cautelares son procedentes en la acción de repetición, tal como lo señala el artículo 23 de la Ley 678 de 2001. Además, previo a iniciar la acción de repetición debe existir un pronunciamiento de los Comités de Conciliación al respecto.

14. Los apoderados de las entidades distritales deberán solicitar la ejecución de las sentencias que impongan a favor del Distrito Capital o de sus entidades u organismos el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, ante el mismo Juez que conoció la causa, allí mismo, y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o el auto de obedecimiento del superior. Así mismo se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar. (Directiva 4 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

15. En materia de cumplimiento de fallos en acciones de tutela (Directiva conjunta 4 del 2006 del Alcalde Mayor y del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.), debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:

15.1. Es deber de las entidades y organismos distritales cumplir las decisiones judiciales directamente o a través de las dependencias competentes para ello.

Lo antes dicho es armónico con lo establecido por el artículo 53 del Decreto Ley 1421 de 1993, el cual dispone que el Alcalde Mayor de Bogotá, D.C., ejerce sus atribuciones a través de los órganos y las entidades del ámbito distrital.

15.2. Analizados los fallos de tutela, se observa que en la mayoría de los casos, la situación fáctica y jurídica en ellos relatados se relaciona con asuntos inherentes y propios de cada una de los organismos y/o las entidades que por la naturaleza del asunto están a cargo de la temática objeto de la referida acción, y no del manejo directo del Alcalde Mayor de Bogotá, D.C.

De acuerdo con lo expuesto, en desarrollo del artículo 53 del Decreto Ley 1421 de 1993 y del artículo 19 del Decreto Distrital 581 de 2007, se requiere cumplir directamente los fallos de tutela dentro de los términos judiciales y legales, cuando de la situación fáctica y jurídica establecida en cada una de las acciones de tutela o de los antecedentes procesales en cuestión, se infiera que se trata de asuntos inherentes y propios de la naturaleza de cada una de las entidades y organismos distritales.

16. Pautas que las entidades distritales deben seguir para dar por terminado el proceso de las acciones de tutela en SIPROJWEB (Instructivo 3 de la Dirección Jurídica Distrital), así:

16.1. El Sistema de Información SIPROJWEB tomará automáticamente como "Estado de Terminado" el registro de Sentencia Ejecutoriada Desfavorable en 2ª Instancia, Sentencia Ejecutoriada Favorable en 2ª Instancia y Envío del Expediente a Revisión.

16.2. Una vez el proceso se encuentre con Sentencia en primera instancia y ésta no sea impugnada, la entidad u organismo distrital deberá ingresar el estado de "Ejecutoria Fallo de Primera Instancia", con la fecha de ejecutoria de dicha providencia, es decir, al vencimiento del término para la presentación de la impugnación, según información del apoderado de la respectiva tutela, dando así por terminado el proceso.

16.3. En el evento en que la sentencia que haya puesto fin al proceso sea seleccionada como objeto de revisión por la Corte Constitucional, se reabrirá el proceso actualizando uno a uno los estados y actuaciones posteriores a esta decisión.

17. El Distrito Capital como perjudicado de un delito contra la administración pública (Circular conjunta 01 de 2007 del Alcalde Mayor de Bogotá D.C. y el Secretario General de la Alcaldía Mayor), habrá de tener en cuenta:

17.1 Cuando el Distrito Capital sea el perjudicado por la comisión de un delito, se preferirá promover el incidente de reparación integral, aunque la Ley 906 de 2004 "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal" permite que, una vez caducada la oportunidad para promover el incidente de reparación integral, se acuda ante la jurisdicción civil.

17.2 En el nuevo proceso de juzgamiento acusatorio, la persona jurídica de derecho público perjudicada con algún delitos contra la administración pública, cometido con posterioridad al 1º de enero de 2005, tiene la calidad de víctima (artículo 132 ídem), diferenciándose del anterior sistema en que ahora actuará como interviniente en el proceso penal y no como sujeto procesal, con lo cual se ratifica su derecho de intervenir en todas las fases de la actuación penal, conforme lo señala el artículo 137 de la Ley 906 de 2004, así:

17.3 La calidad de interviniente como víctima en el proceso penal no excluye la acción civil y puede la víctima de derecho público de un delito contra la administración pública, instaurar la demanda ante la jurisdicción civil e intervenir en calidad de víctima en el proceso penal.

17.4 Con la audiencia de formulación de acusación se inicia el juicio y la víctima acude para que se determine su condición de tal (artículo 340 ibídem). Interviene por derecho propio; se le brinda la oportunidad para que designe y se le reconozca a su representante legal. Su participación en esta audiencia se limita exclusivamente al reconocimiento de su condición de víctima.

Audiencia de juicio oral.- En ella interviene por medio de su representante legal, para presentar sus alegatos finales. La práctica de pruebas, está reservada a las partes, fiscalía y defensa, para no romper el equilibrio que debe existir entre ellas.

17.5 Lo más recomendable para las entidades distritales será tramitar el incidente de reparación integral dentro de los 30 días siguientes al fallo condenatorio. Esa es la etapa procesal para que el Distrito Capital como víctima participe en la práctica de pruebas y reconocimiento de perjuicios derivados de la conducta punible (Directiva Conjunta 01 del 2007 del Alcalde Mayor y el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.).

18. Para el ejercicio de la representación del Distrito Capital en procesos concursales delegados en la Secretaría Distrital de Hacienda y para hacer valer los créditos a favor del mismo (Circular conjunta 72 de 2007 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y el Secretario Distrital de Hacienda), las entidades públicas distritales deberán aplicar los siguientes lineamientos:

18.1 Conocido el inicio de un proceso concursal por parte del respectivo organismo de la Administración Central del Distrito Capital y Localidades, Dirección Distrital de Impuestos y Tesorería Distrital - Oficina de Ejecuciones Fiscales, éstas conformarán el expediente con la(s) respectiva(s) prueba (s) sumaria (s) de la (s) acreencia (s) a su favor, con plena identificación del deudor y/o contribuyente (nombre completo, número del NIT o cédula de ciudadanía) y lo enviarán a la Dirección Jurídica - Subdirección de Gestión Judicial, de la Secretaría de Hacienda, con no menos de siete (7) días hábiles de antelación a la fecha de vencimiento del término para hacerse parte en el proceso, con el fin, de que la citada Subdirección asigne un apoderado especial, elabore el correspondiente escrito de presentación de créditos y se haga parte en el proceso respectivo.

18.2 En el evento que el conocimiento del proceso sea comunicado directamente por el juez competente a la Subdirección de Gestión Judicial de la Secretaría Distrital de Hacienda, ésta enviará a cada uno de los organismos del Sector Central, las localidades, o dependencias de la Secretaría de Hacienda, un oficio o memorando, en el cual solicite la información necesaria para determinar si existen o no acreencias a favor de cada una de dichas entidades, incluyendo el NIT o cédula de ciudadanía, nombre del deudor o contribuyente, fecha de admisión del proceso y fecha máxima para la remisión de las pruebas sumarias en que se soportan sus acreencias a la Subdirección de Gestión Judicial, con el fin de ejercer la representación judicial correspondiente.

18.3 Las pruebas sumarias en contra del deudor o contribuyente deberán ser remitidas junto con los correspondientes actos administrativos en donde conste la obligación expresa, clara y exigible a favor del Distrito Capital.

18.4 Las entidades del sector central distrital y del sector de localidades, que tengan a su cargo procesos ejecutivos o de ejecución coactiva para el cobro de sus acreencias contra el deudor concursado, deberán remitir el original del expediente a la correspondiente autoridad nominadora y/o juez del respectivo proceso concursal, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 99 y numeral 5 del artículo 151 de la Ley 222 de 1995, artículo 14 de la Ley 550 de 1999 y artículo 20 de la Ley 1116 de 2006.

18.5 Copia del oficio remisorio y del expediente deberá remitirse a la Subdirección de Gestión Judicial de la Dirección Jurídica de la Secretaría de Hacienda, a fin de conocer el proceso y ejercer la correspondiente representación judicial sobre tales acreencias.

18.6 En razón a que los términos son perentorios para que el Distrito Capital.- Secretaría Distrital de Hacienda - se haga parte en el proceso concursal, en caso de NO recibir prueba sumaria del crédito que se pretende cobrar o respuesta antes de la fecha de vencimiento indicada en el oficio de solicitud de certificación de acreencias, cuando sea del caso, se entenderá que la respectiva entidad NO tiene créditos a favor del Distrito que cobrar conforme al artículo 27.3 del Decreto Distrital 581 de 2007.

18.7 Será responsabilidad de cada entidad hacer valer sus créditos de manera oportuna, conforme a las reglas antes indicadas.

19. Los apoderados que se encarguen de procesos judiciales originados en actuaciones adelantadas por las Alcaldías Locales para lograr la restitución del espacio público (Circular 16 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.) deben observar las siguientes instrucciones:

19.1 Definir si se trata de daño especial o falla del servicio, como título de imputación de la responsabilidad.

19.2 De ser daño especial, la defensa judicial debe dirigirse a demostrar que no se puede configurar dicho título de imputación cuando existe igualdad ante la ley y las cargas públicas, argumentando que la diligencia de restitución del espacio público se da en cumplimiento de una norma constitucional que tiene efectos para todos los ciudadanos, sin distingo alguno.

19.3 De tratarse de falla del servicio, la defensa judicial debe demostrar que la Administración Distrital actuó de conformidad con las competencias establecidas por el Decreto Ley 1421 de 1993, y con los mandatos de los artículos 63 de la Constitución Política y 5° de la Ley 9 de 1989.

20. Las entidades distritales en materia de cumplimiento y pago de sentencias, tendrán en cuenta los siguientes lineamientos:

20.1. Al interior de las entidades deben establecerse los mecanismos, procedimientos y controles necesarios a efecto de responder con eficiencia y eficacia al deber legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales, estrictamente en los términos en que éstas son proferidas, evitando la generación de intereses moratorios y su correspondiente pago (Circular 36 de 2004 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

20.2. Podrán acoger como modelo para su proceso y los procedimientos para el cumplimiento de sentencias judiciales, conciliaciones o laudos arbitrales el adoptado para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., mediante la Resolución 381 del 29 de diciembre de 2005, dentro del cual se propone como alternativa para el pago de la sentencia, en caso de que el beneficiario no llene todos los requisitos legales, entre ellos, entregar la primera copia con constancia de notificación y ejecutoria, que los dineros relativos al pago se consignen a órdenes del respectivo despacho judicial, en un muy corto plazo, 30 días, luego de la ejecutoria de la sentencia respectiva. El citado procedimiento disminuye la causación de intereses moratorios y quedarán los soportes del pago y de la diligencia de la Administración para el efecto, en el respectivo Despacho Judicial (Circular 029 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

20.3. La ejecución de las sentencias que impongan a favor del Distrito Capital, sus entidades u organismos, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, deberá solicitarse ante el mismo Juez que conoció la causa y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoría de la sentencia o el auto de obedecimiento de lo dispuesto por el superior. De igual forma, se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.

Lo anterior, permite ahorrar recursos en gastos de notificación y asegurar el efectivo recaudo de los créditos judicialmente reconocidos, en aras de garantizar la máxima eficiencia procesal (Directiva 4 de 2006 del Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.).

ARTÍCULO  3°. Los Comités de Conciliación deberán verificar el cumplimiento de estas directrices al interior de sus respectivos organismos y entidades, debiendo remitir, a más tardar los días 15 de febrero y 15 de agosto de cada año, un informe al Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Serán responsables de la remisión de la citada información los Presidentes de los Comités de Conciliación de las entidades y organismos del Distrito Capital.

En el caso del Comité de Conciliación de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., corresponderá al Subdirector de Gestión Judicial la presentación de dicho informe.

PARÁGRAFO PRIMERO:  Derogado por el art. 1, Resolución Sec. General 330 de 2008. Para la vigencia 2008, el informe consolidado deberá presentarse a más tardar el próximo 30 de octubre de la citada anualidad.

PARÁGRAFO SEGUNDO:  Modificado por el art. 2, Resolución Sec. General 330 de 2008. Dentro de los 3 días siguientes a la expedición de la presente resolución, la Dirección Jurídica Distrital adoptará el formato que los Comités de Conciliación de las entidades distritales deberán diligenciar de conformidad con lo establecido en este artículo.

PARÁGRAFO TERCERO: A través de la Dirección Jurídica Distrital remítase copia del presente acto administrativo a la Dirección de Defensa Judicial del Ministerio del Interior y de Justicia y a la Procuraduría General de la Nación.

ARTÍCULO 4°. Lo previsto en los artículos anteriores no exime a los servidores públicos del cumplimiento en su integridad de los actos administrativos originarios de las determinaciones aquí referidas, en la medida que la presente Resolución persigue unificar la temáticas contenidas en varios actos administrativos de distinta época y actualizarlos a la luz de disposiciones posteriores a su emisión.

ARTÍCULO 5°. La presente Resolución rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá, D.C., a los 10 días del mes de Octubre de 2008

YURI CHILLÁN REYES

Secretario General

 
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